چگونه انتقاد کنیم

[مجید موحد]

چگونه انتقادکنیم!

آیا تاکنون به این موضوع اندیشیده اید هر گاه مشکلی در سازمان شما پیش آید با آن چگونه برخورد می‌کنید؟

درچنین مواردی نخستین توصیه اینست: در تصمیم گیری شتاب نورزید، به سازمان خود اعتماد داشته باشید و با عملکرد صحیح این اعتماد را نشان دهید. سپس به ریشه‌یابی معضل بپردازید، بدون شک در تمام مراحل شناسائی مشکل باید خونسردی خود راحفظ نمائید.

پس از آنکه اطلاعات مورد نیاز برای تحلیل مشکل را بدست آوردید،شرایطی مناسب برای قضاوت صحیح فراهم می آید و مشخص می‌‌گردد که آیا مشکل به وجودآمده ناشی از خطای یکی از کارمندان شماست یا روش و سیستم حاکم بر سازمان کارآئی لازم برای پیشگیری از بروز چنین معضلاتی را ندارد.
شاید هم به این نتیجه برسید که گره کار و منشاء مشکل در سازمان شما نیست و همه چیز بر مبنای سوء تفاهم شکل گرفته است.
اگر در روند بررسی خود متوجه شدید که فردی یا افرادی اشتباه کرده‌اند دو راه پیش روی دارید، یا فرد خاطی را بدون توجه به سوابق وی و خدمات برجسته و مفیدی که انجام داده است، شدیداً مورد مؤاخذه قرار می‌دهید، تا درس عبرتی برای کارمند متخلف و سایرین باشد، یا روشی را در پیش می گیرید که در علم مدیریت "انتقاد سازنده" نام گرفته است.

در روش اول کارمند درصدد توجیه اشتباه و دفاع ازخود بر می آید و برای اثبات این موضوع با ارائه فهرستی بلند بالا از مشکلات و نارسائی های کار و زندگی خود وقت شما را هدر می‌دهدیا سر را به زیر افکنده و سرزنش های شما را به بهای آبروی خود تحمل مینماید.

اما در عین حال از شما دلگیر شده و این آزردگی خاطر تا مدتها با اوخواهد بود. یقیناً، چنین رفتاری نه تنها کارآئی سازمان را افزایش نمی دهد، بلکه اثری منفی نیز بر جای می‌گذارد که در غایت به صورت کاستی ها و خطاهای دیگر در کارمتجلی می گردد.

افزون بر این، رفتار یک مدیر کارآمد هنگام مواجهه بااینگونه مشکلات باید مؤید این نکته باشد که مدیر آگاه و مجرب کارمندان صادق وراستگو را علیرغم خطاهایشان بیشتر دوست دارد و حاضر نیست وقت خود را برای شنیدن بهانه‌های پوچ صرف کند.

بنابراین، مدیران نباید به گونه‌ای عمل نمایند که کارمند خاطی به بهانه آوردن و توجیه کاستی های کارش متوسل شود. به ‌همین ‌دلیل،مدیران مجرب توصیه می نمایند پیش از هر چیز شیوه انتقادکردن را مشخص نمائید و روش انتقاد را با معیارهای پذیرفته شده انسانی محک بزنید.

سپس اگر واقعاً انتقاد کردن لازم است، این رهنمودها را بکاربندید:

-1- انتقاد را تا زمان مناسب از دست نرفته است انجام دهید. صبر و بردباری خوب است و به ویژه شایسته مدیران پرمشغله است. اما اگربیش از حد زمان را تلف کنید شرایط حاکم برمحیط در زمان وقوع مشکل یا نارسائی از بین می رود وانتقاد بی‌معنی خواهد شد.

- 2- در هر نوبت فقط در یک زمینه انتقاد کنید نه آنکه مخاطب را به باد انتقادات ریز و درشت بگیرید.

-3- تنها از روش کارانتقاد کنید نه از خود شخص یا اشخاص.

-4- انتقاد را موجز و فشرده بیان کنید. زیرا، مخاطب شما در وضعی قرار دارد که صحبت های شما را بخوبی می‌شنود و درک می‌کند. سخنرانی کردن و تکرار نکاتی که لحظه ای پیش متذکر شده اید نه تنها لزومی ندارد بلکه تأثیر کلام شما را نیز از بین می‌برد.

-5- توجه داشته باشید نکاتی را به عنوان انتقاد مطرح نمائید که در حیطه اختیارات و وظایف شخص مخاطب باشد، بطوری که وی بتواند در زمینه های مورد نظر شما فعالیت نماید و اشکالات کار را مرتفع سازد.

-6- تا آنجا که امکان دارد انتقاد را در پوشش "پیشنهاد" و حتی "سؤال" مطرح کنید.

-7- از گوشه و کنایه زدن به شخص مخاطب (که به ضعف مدیر دربیان تعبیر می شود) جداً بپرهیزید. این کار نشانه آن است که شما از شخص عصبانی هستید نه از اینکه کار درست انجام نشده است. به همین دلیل مخاطب در جبهه مخالف شماجای خواهد گرفت و حتی اگر گفته های شما درست و منطقی هم باشد آنها را قلباً نخواهدپذیرفت.

8- هنگام انتقاد از افراط بپرهیزید و از واژه هائی مانند "همیشه"، "هرگز" و ... کمتر استفاده کنید (مثلاً نگوئید "مثل همیشه کار در دایره تدارکات گره خورد!" یا "هیچ وقت نشد که بتوانم به کار شما آقای فلان اعتماد کنم" یا "صدبار گفته ام اما در شما اثر نکرده است") این کلمات فاقد کاربرد لازم و تأثیرکافی درجهت‌سازندگی فرد است. در نتیجه با این رفتار، ثابت کرده اید که یا دقت نظرکافی در حل معضلات را ندارید یا منصف نیستید و در هر حال مطلب اصلی تحت الشعاع این شیوه رفتار نامعقول قرار خواهد گرفت.

-9- برای انتقاد کردن پوزش نخواهید،زیرا در این صورت چنین استنباط می شود که شما در قابل انتقاد بودن موضوع تردیددارید

-10- نقاط قوت شخص را مورد تقدیر قرار دهید تا اطمینان یابد که شما خدماتش را نیز در نظر دارید. با این کار زمینه را برای پذیرش انتقاد در مخاطب فراهم کرده اید.

-11- حرفها و درد دل مخاطب را نیز بشنوید زیرا ممکن است در قضاوت خود به راه خطا رفته باشید.

-12- برای انتقاد از افراد مکان و شرایط مناسبی فراهم کنید. بهتر است انتقاد را در خلوت انجام دهید. درغایت اگر بتوانید درکارمندی که مورد انتقاد قرار می‌گیرد شوق ارائه کار بهتر، دقت بیشتر در انجام امور محوله،فعالیت و تحرک بیشتر و ... به وجود آورید در انتقاد از کارمند خود موفق بوده‌اید.

در نتیجه هر روز استعدادها و قابلیت‌های بیشتری در سازمان شماشکوفا می شوند و چنین سازمانی بدون شک راه پیشرفت را خواهد پیمود. بالعکس، چنانچه کارمند با خاطری پریشان، عصبی، ناامید و افسرده شما را ترک کند، باید تبعات ناخوشایند این پیشامد را در کاهش‌ بازدهی‌ و بهره‌وری ‌سازمان، خدشه دار شدن جوصمیمیت و .. انتظار داشته باشید. بنابراین اگر فکر می کنید انتقاد لازم باشد، باتأسی از روشی اصولی، سازنده ‌و مثبت به گونه ای رفتار کنید که در غایت پیامدانتقاد، دریچه‌ای بسوی شکوفائی خلاقیت ها و استعدادها و پیشبرد اهداف سازمانتان بگشاید