شاید تا به حال از ایمیل دیگری استفاده می کرده اید و حالا می خواهید به گوگل کوچ کنید. شاید هم اعتبار سالیانه اکانت ایمیل روی سایت شخصی تان به پایان رسیده و تمایلی به تمدید آن ندارید! به هر حال باید بدانید که جیمیل به خوبی کار انتقال اطلاعات شما را به جیمیل جدیدتان انجام می دهد و در هر صورت برای استادی جیمیل خوب است که از این امکان نیز اطلاع داشته باشید.
 یکی از موارد مهم در این تغییر، استفاده از دفترچه اطلاعات تماس تان (Contacts یا مخاطلبین) بر روی جیمیل و امکان دسترسی به آرشیو ایمیل های قدیمی تان است. این کار قبلا باید با استفاده از برنامه ها و افزونه های خاص و با دردسر فراوان انجام می شد، اما هم اکنون این کار تنها با چند کلیک از طریق منوی تنظیمات جیمیل قابل انجام است. ۱- در اکانت جیمیل صفحه "تنظیمات" را باز کنید. ۲- بر روی تب "حساب ها و انتقال" (Accounts and Import) کلیک کنید. ۳- در بخش "وارد کردن نامه و مخاطبین" (Import mail and contacts) لینک "وارد کردن نامه ها و مخاطبین" Import mail and contacts را بزنید. ۴- پنجره جدیدی باز می شود. چند لحظه صبر کنید تا محتوای آن لود گردد. ۵- در کادر زیر عبارت "از چه حسابی می خواهید وارد کنید؟" (What account do you want to import from)، آدرس ایمیلی را که می خواهید آرشیو و اطلاعات تماس آن را به جیمیل وارد کنید، تایپ کنید. حال دکمه "ادامه" (Continue) را بزنید. ۶- در صفحه بعدی رمزعبور مربوط به ایمیلی را که می خواهید اطلاعات آن را دریافت کنید، وارد کنید و دکمه "ادامه" را بزنید. ۷- اگر رمزعبور را درست وارد کرده باشید، حال باید تنظیمات مربوط به ورود اطلاعات را انتخاب کنید:

  • برای دریافت تمامی اطلاعات تماس از ایمیل وارد شده در مرحله قبل عبارت Import contacts را تیک بزنید.
  • برای دریافت ایمیل های موجود در آرشیو ایمیل مورد نظر، گزینه Import mail را تیک بزنید.
  • اگر می خواهید تا هنگام مطلع کردن افرادی که با آنها از طریق ایمیل قبلی در تماس بوده اید، ایمیل های دریافتی در ۳۰ روز آینده را هم از دست ندهید، گزینه import new mail for next 30 days را انتخاب کنید.
  • برای اینکه ایمیل های دریافتی از آرشیو ایمیل قدیمی تان با پیام های جیمیل تان تداخل پیدا نکنند، می توانید با انتخاب گزینه "افزودن برچسب به کل ایمیل منتقل شده" (Add label to all imported mail) برچسب دلخواهی بر روی آنها بزنید، نام برچسب را در کادر روبروی این عبارت بنویسید.
  • حال دکمه "وارد کنید" (Start import) را بزنید تا کار شروع شود! ‌به همین راحتی. البته گوگل به شما اخطار می دهد که در صورت زدن دکمه "وارد کنید"، شما با شرایط سرویس دهی و قوانین حفظ حریم خصوصی این شرکت موافقت کرده اید.

۸- حال در صفحه پایانی، گوگل می گوید که کار ورود اطلاعات از ایمیل قدیمی تان آغاز شده و معمولا بین چند ساعت تا دو روز طول می کشد. حال دکمه OK را زده و به کارهای روزمره تان برسید. حتی می توانید جیمیل تان را بسته و کامپیوتر را خاموش کنید. گوگل خودش کارهای لازم را انجام می دهد. هر لحظه هم که بخواهید می توانید با مراجعه به برگه "حساب ها و انتقال" در صفحه "تنظیمات" از فرایند کار و یا اتمام آن اطلاع یابید.


- - - به روز رسانی شده - - -

نکته شماره یک: اگر تا به حال از برنامه اوت لوک برای مدیریت ایمیل های تان استفاده می کردید و آرشیوتان را فقط روی آن دارید، باز هم مهاجرت به جیمیل کار چندان سختی نیست، تنها کافی است برنامه Google Apps Migration for Microsoft Outlook را نصب کرده و با استفاده از آن، ایمیل ها، تقویم و اطلاعات تماس (مخاطبین) درون اوت لوک را به جیمیل منتقل کنید.
 نکته شماره دو: کاربران سیستم عامل مک هم به همین شیوه و با استفاده از برنامه google-email-uploader-mac می توانند به راحتی آرشیوشان را از برنامه هایی مانند اپل میل، ادورا، تاندربرد و … به جیمیل منتقل کنند.

شاید شما هم مانند من ایمیل ها و شماره تماس و بقیه مشخصات دوستان تان را از قدیم روی تلفن همراه تان نگه داری می کرده اید و حال تصمیم دارید آنها را در اکانت جیمیل تان هم ثبت کنید. این کار هم به راحتی قابل انجام است. تنها کافی است از اطلاعات روی گوشی یک خروجی CVS تهیه کرده و بر روی کامپیوترتان ذخیره کنید. نکته: اگر امکان تهیه خروجی سی وی اس را ندارید، می توانید از این راهنمای گوگل برای تولید فایل سی وی اس هم کمک بگیرید.

حال این مراحل را دنبال کنید:

۱- بر روی عبارت Gmail در منوی سمت راست جیمیل (بالای عبارت "نوشتن") کلیک کنید و از منوی باز شده گزینه "مخاطبین" (Contacts) را انتخاب کنید.
۲- از منوی "موارد دیگر" (More) در بالای صفحه گزینه "وارد کردن..." (Import) را انتخاب کنید. ۳- دکمه Browse یا Choose File را زده و فایل CVS اطلاعات تماس تان را از روی هارد انتخاب کنید. ۴- حال تنها کافی است دکمه "وارد کردن" (Import) را بزنید تا جیمیل خودش همه کارها را انجام دهد.