زمان یک مقیاس است / مدیران موفق چگونه در وقت صرفه جویی می کنند

[نارون1]

زمان یک معماست. معما این است که به نظر می رسد ما هیچوقت زمان کافی در اختیار نداریم در حالی که همه زمان موجود در اختیارمان است. اکثر ما آرزو می کنیم ای کاش وقت بیشتری داشتیم و آرزو می کنیم روزی برسد که ما برای تمام کارهایی که دوست داریم انجام دهیم،وقت کافی داشته باشیم. به طور کلی همه ما در یک روز می توانیم در همان ساعت ها، کار بیشتر و مطلوب تری را انجام دهیم.

بنابراین مساله کوتاه بودن وقت نیست، بلکه مشکل این است که ما چگونه زمان را به نفع مطلوب و سودمند تغییر دهیم. برای این کار لازم است از آرزوهایمان بکاهیم و یاد بگیریم چطور از وقتمان استفاده کنیم و انتخاب های زیرکانه ای داشته باشیم. وقتی یاد بگیریم که با هوشیاری و زیرکانه از وقتمان استفاده نماییم، زمان بیشتری در اختیار داریم تا بتوانیم هرکاری را آنطور که می خواهیم انجام دهیم.

بیشتر انتخاب های ما بدون فکر و اغلب از روی عادت است. به همین دلیل برای اینکه بتوانیم انتخاب های بهتری داشته باشیم باید عادت هایمان را بهتر بشناسیم. کنترل انتخاب های ما مهمترین موضوعی است که بدانیم چکار می کنیم. در واقع مشکل اینجاست که ما معمولا حتی نمی توانیم عادات و خلق و خوی خود را بشناسیم.


عادت ها و خلق و خو، رفتارها را به وجود می آورند. این عادات کارهایی هستند که ما بیشتر اوقات تکرار می کنیم. لازم نیست حتما آگاهانه فکر کرد. ضمیر ناخودآگاه برای رسیدن به موضوع اصلی برنامه ریزی می کند و در مسیر اصلی عکس العمل نشان می دهد.

به محض اینکه عادت ها و خلق و خوی ما شکل گرفت، این عادت ها هرکاری که ما انجام می دهیم را کنترل می کنند تا وقتی که یک رفتار جدید را جایگزین آن کنیم. راه حل اصلی برای رسیدن به هدف این است که عادت های خوب را جایگزین رفتارهای بد نماییم، اما ابتدا باید عادت های خود را بشناسیم.

برای اینکه رفتارهایمان را بشناسیم باید الگوهای رفتاری خود را مطالعه و تجزیه و تحلیل نماییم. ما می توانیم از دیگران بخواهیم که رفتارهایی که در ما می بینند را برایمان بازگو کنند. ممکن است مجله ای را بخریم تا بفهمیم چطور در موقعیت های خاص عکس العمل نشان می دهیم و هدف هایمان را مشخص می کنیم. وقتی ما از اعمال و رفتار خودآگاه شدیم، می توانیم الگوهای رفتاری خود را بشناسیم.

به وجود آوردن تغییر مثبت آسان نیست، اما همواره باارزش است. وقتی ما وقت خودمان را به دقت می سنجیم، به خوبی رفتارهایمان را تغییر می دهیم. پس از این کار، مرحله اصلی تغییر آنهاست، بنابراین سعی می کنیم از وقت خود بهتر استفاده کنیم. به این ترتیب یاد می گیریم که چگونه هدف های درست و آگاهانه را انتخاب نماییم.

برای اینکه وقت بیشتری داشته باشیم، باید آرزوهایمان را محدود نماییم و بیاموزیم چگونه انتخاب های درست و آگاهانه ای داشته باشیم.



روزهایتان را چگونه می گذرانید؟

طبق مطالعات دانشگاه میشیگان، افراد عادی جامعه معمولا روز خود را به شرح زیر می گذرانند: هشت ساعت خواب، هشت ساعت کار، دو ساعت تغذیه، دو ساعت رفت و آمد و یک ساعت از وقت شان صرف بهداشت شخصی می شود. بدین ترتیب تقریبا سه ساعت از روز برای همه کارهایی می ماند که به زندگی معنا می دهد و درست وقتی که شما می خواهید از این ساعات لذت ببرید، دوباره وقت خواب فرا می رسد.


اما یک لحظه صبر کنید؛ اجازه دهید یک هفته را حساب کنیم. شما فقط پنج روز در هفته کار می کنید چون پایان هفته را کار نمی کنید. در این صرت شما باید تقریبا بیست ساعت به آن سه ساعت در روزهای عادی اضافه کنید. پس بدین ترتیب شما در هفته حدود 35 ساعت وقت برای کارهایی دارید که به زندگی تان معنا و مفهوم می بخشد. این کمی معقول تر به نظر می رسد این طور نیست؟

با اینحال به خاطر داشته باشید عدد به دست آمده بستگی به این دارد که فرد به طور متوسط چهل ساعت در هفته کار کند اما بیشتر مردم بیش از این کار می کنند. به عنوان مثال مدیران معمولا حدود 50 ساعت در هفته و مدیران اجرایی اغلب شصت ساعت در هفته کار می کنند.

همچنین در این حالت بیماری و ناخوشی نادیده گرفته شده است که به طور متوسط در سرتاسر عمر، پنج ساعت در هفته وقت ما را تلف می کند. البته معمولا بیشتر مردم بیش از 26 ساعت از وقت خود را نیز در طی هفته صرف تماشای تلویزیون می کنند.

وقتی شما همه این زمان ها را با هم جمع می کنید، دیگر وقتی ندارید. پس از اینکه همه این کارها را انجام دادید، وقت بسیار کمی را برای آنچه می خواهید انجام دهید در اختیار دارید. به علاوه اگر مراقب نباشید، بیشتر وقت باقیمانده خود را نیز از دست می دهید و به راحتی به بطالت می گذرانید.

مدیریت درست زمان فقط یک موضوع مربوط به کار نیست؛ بلکه برای همه زندگی می باشد. گذشت وقت یعنی گذشت زندگی؛ و هدر دادن وقت یعنی هدر دادن زندگی. برای اینکه از وقت خود درست استفاده کنید، بیشتر وقت خود را برای انجام کارهایی که از آنها لذت می برید اختصاص دهید.


مدیریت صحیح زمان فقط مرتبط با کار نمی شود بلکه همه زندگی را شامل می شود. برای کار کردن روی آن داشته باشید بلکه این است که موضوعی برای زندگی داشته باشید.





مدیران موفق چگونه در وقت صرفه جویی می کنند


طبق مطالعات به دست آمده، مدیران موفق معمولا 10 تا 12 ساعت در روز کار می کنند، به اضافه 10 ساعت یا بیشتر در پایان هفته. آنها معمولا صبح زود حدود ساعت 6 و 30 دقیقه از خواب بیدار می شوند. واقعا چکار می کنند که می توانند بیشترین بازده را در این ساعات داشته باشند؟ آنها چگونه زمان خود را برنامه ریزی و مدیریت می کنند.

طبقه بندی و زمان بندی یک ضرورت است. یکی از مدیران موفق گفته است: «همیشه کارهایی که برای انجام دادن داریم خیلی بیشتر از زمانی است که در اختیار داریم. من همیشه طوری برنامه ریزی می کنم که کارهایی را که مهمتر هستند و اولویت دارند را تمام کنم و کارهایی که اهمیت کمتری دارند را به بعد موکول می کنم. به این ترتیب من باید برنامه ها و موضوعات خاص را در نظر بگیرم تا بتوانم بر اساس اولویت های خود تصمیم گیری کنم.»

مدیران موفق خاطرنشان می کنند که یک منشی خوب می تواند در صرفه جویی عاقلانه و درست وقت، کمک کند. به علاوه آنها می گویند یک سیستم مخابراتی خوب و شبکه اطلاعاتی فعال هم مهم است. کابین های تلفن یک ابزار ارتباطی برای مدیران موفق هستند.

کنار گذاشتن کارهای غیرضروری، راهکار سودمند دیگری است که از آن نام برده شده است. آنها سعی می کنند فقط کارهای مهم را به دقت انجام دهند و جزئیات را به دستیاران و زیردستانشان واگذار می کنند.
مدیران موفق اغلب به برنامه های کاری شرکت برای ملاقات ها، تنظیم تقویم روزانه و برنامه ریزی ملاقات های تجاری در حین صرف صبحانه و نهار احتیاج دارند.


درست مثل خود ما، مدیران موفق نیز معمولا آرزو می کنند که ای کاش وقت بیشتری برای انجام کارهای اصلی داشتند. رشد منابع انسانی و غیر انسانی، دو موضوعی هستند که آنها بیشترین توجه را بدان ها مبذول می دارند.


انتخاب نماینده، برنامه ریزی، تعیین اولویت ها، کنار گذاشتن کارهای جزئی و پیش پا افتاده و برنامه های درست کاری، مهارت های سودمندی هستند که می توانند به هرکس کمک کند. در حقیقت مدیران موفق معمولا این مهارت ها را مدت های مدید قبل از اینکه یک مدیر موفق شوند تکمیل می کند تا کار بیشتری انجام دهید بلکه به شما برای کسب مقام بالاتر و ترفیع، کمک شایانی خواهد نمود.




 
اولویت ها را توسعه دهید.

آیا هرگز شما اولویت درجه «سه» بوده اید؟

سالها قبل از وقتی همسرم در دانشگاه هندوستان مشغول تحصیل شد، پسر زیبا و خوش تیپی بود که همیشه به او می اندیشید و اسمش هانگ بود. بیشتر ساعت های مهم درس و امتحان را صرف خیال پردازی درباره هانک می کرد، بدون اینکه زمان را در نظر بگیرد. هانک پسر زیبا و خوش قیافه در ضمن بسیار باهوش بود. تا امروز او تنها مردی است که توانسته همسرم را متقاعد کند پیراهن هایش را اتو بزند.

یک روز بعد از ظهر هانک به خوابگاه همسرم می آید تا هشت پیراهنی را که چند روز قبل برای اتو زدن آورده بود بگیرد. همسرم لبخندی زده و با غرور دست پسر شیک و زیبا را می گیرد، سپس او را به خوردن یک عصرانه با هم دعوت می کند، ولی هانک با تعجب لبخند زده و می گوید:

«عزیزم من تو را خیلی دوست دارم، اما 10000 دختر دیگر الان توی دانشکده هست و من وقت زیادی ندارم!» سپس پیراهن هایش را از دست همسر من قاپ می زند و به سرعت از او دور می شود. این ماجرا همسرم را شوکه می کند ولی این واقعه برای من یک خوش شانسی بود که همسرم در آن روز اولویت «ج» هانک شده بود.

اولویت ها! وقتی کارهای مهم بسیاری برای انجام دادن دارید، چگونه موضوعات مهم تر را انتخاب می کنید؟

برای تصمیم گیری و انتخاب اولویت هایتان، هدف هایتان را بررسی کنید. بعد از اینکه اهدافتان را روی کاغذ نوشتید، به ترتیب اولویت و اهمیت هر هدف و برای رسیدن به آن، اهداف را به صورت «الف» ، «ب» یا «ج» درجه بندی کنید. «الف» به این معنی است که رسیدن به این هدف برای شما بسیار مهم است. علامت « ب» یعنی اهمیت کمتری برای شما دارد و علامت «ج» به این معنی است که واقعا رسیدن به آن هدف برای شما چندان مهم نیست.

حالا قسمت مهم و سخت کار؛ هدف های «الف» خود را بخوانید و آنها را بر اساس اهمیت شان درجه بندی نمایید. مهمتری هدف عدد «1» دومین هدف «2» و الی آخر. وقتی این کار تمام شد شما یک سیستم اولویت بندی برای اهدافتان در اختیار دارید.

آیا این کار راحت است؟ البته که نه، اما این تناوب- تمام نکردن کارها- بدتر است. با مجبور کردن خودتان برای اتخاذ برخی انتخاب ها و تصمیم های راسخ، شما در مسیر رسیدن به اهدافتان قرار می گیرید. شما با زندگی خود روبرو می شوید و از آنچه که دارید بهترین را درست می کنید. شما می توانید توقعات خودتان را از خود پایین بیاورید.




 
عادت های خوب کمک کننده هستند.

آیا عادت هایی که دارید به شما برای رسیدن به نتایج مثبت کمک می کنند یا اینکه موفقیت شما را به تعویق می اندازند؟ عادت هایتان را با عادت های خوب مدیریت زمان کنترل کنید.


عادت شماره 1:

هدف های جدید را مشخص کنید. واقعیت ساده این است کسانی که اهدافشان را بر روی کاغذ می نویسند بیشتر به آنها می رسند. همچنین تحقیقات نشان داده که این روش بیشتر پولساز است و به این ترتیب کارهای شخصی بیشتر انجام می گیرد.




عادت شماره 2:

رفتارتان را تجزیه و تحلیل نمایید. چگونه کار می کنید؟ چرا این کار را انجام می دهید؟ چقدر وقت برای انجام کارتان در نظر می گیرید؟ چقدر این کار کمک می کند؟ بالاخره در طول یکسال یک بار گزارش یک ماه خود را یادداشت نمایید. زمان کار و زمانی که برای خودتان در نظر می گیرید، هر دو را مد نظر قرار دهید.





عادت شماره 3:

برای وقت تان برنامه ریزی کنید. یک برنامه خوب به شما کمک می کند تا کارهای بیشتری را انجام دهید. همچنین باعث می شود که شما در وقت و تلاش خود صرفه جویی کنید. یک برنامه هفتگی برای خود تهیه کنید. برای این هفته چه هدف هایی را در نظر دارید؟ چه کارهایی باید انجام دهید؟ چه موقع فعالیت ها در موقعیت خود تغییر می کند؟ شما به چقدر زمان برای انجام کار نیاز دارید؟ سعی کنید چند هفته این کار را انجام دهید و پس از آن روند خود را ارزیابی نمایید تا ببینید که این روش چقدر به شما کمک می کند.






عادت شماره 4:

از هدر دادن وقت بپرهیزید. بیشتر ما همیشه از گذر زمان در زندگی خود شکایت می کنیم. با این وجود افراد بسیار کمی با جدیت کار می کنند تا از هدر رفتن وقت و بیشتر به زحمت افتادن شان جلوگیری کنند. گله و شکایت را کنار بگذارید و کار را شروع کنید.


هر هفته یک کار اضافه را انتخاب کنید و سعی کنید آن را تمام کنید. آیا می توانید آن را کنار بگذارید؟ آیا می توانید حجم کارتان را کم کنید؟ آیا می توانید تاثیر آن را کم کنید؟ این کار را هر هفته در طول سال انجام دهید. ظرف چند هفته شما می توانید عادت جستجو و کنار گذاشتن کارهای بیهوده و وقتگیر را در خود به وجود آورید.






عادت شماره 5:

طفره رفتن را کنار بگذارید. ما معمولا سعی می کنیم با سرپوش گذاشتن روی موضوعات ناخوش آیند از آنها فرار کنیم . گاهی اوقات آن کار انجام می شود اما بیشتر اوقات کار انجام نمی گیرد. با این موضوع که «بعدا انجام می دهم» مبارزه کنید و به جای آن همین الان کار را انجام دهید.

وقتی عادت های شما به جای اینکه برعلیه شما باشد با شما کار کند، خیلی راحت تر به نتیجه دست می یابید. این پنج عادت خوب زمان را خوب یاد بگیرید و به این ترتیب زمان در اختیار شما می باشد.
وقتی عادت های شما به جای اینکه برعلیه شما باشند، همراه شما می شوند، سریع تر و آسان تر به نتیجه مطلوب دست می یابید.






منبع:
سایت جامع مدیریتی اثیر

ملیحه کمالی