چگونگی امتیاز دادن در مذاکرات

[میلاد صفری]

برای جلو رفتن مذاکره، هر یک از طرفین به تدریج در عقب‌نشینی از موضع اولیه خود، امتیازهایی را به طرف مقابل خود اعطا می‌کنند. اعطای امتیازها، در واقع شروع یک بده‌بستان است. هر طرف مذاکره پس از اعطای یک امتیاز، انتظار دارد طرف مقابل هم امتیازی مشابه و با اهمیتی یکسان اعطا کند.

اما به یاد داشته باشید که امتیاز دادن و امتیاز گرفتن، صرفا محدود به تبادل خواسته‌های مشهود نیست. سرمایه‌های نامشهود زیادی در فرآیند مذاکره مبادله می‌شوند که از جمله آنها می‌توان شهرت، احترام و اعتبار را نام برد. زمانی که شما به طرف مقابل امتیازی می‌دهید، پذیرفته‌اید که او برای شما یک طرف ارزشمند است و علاقه‌مند هستید با او به توافق برسید. در زمان تصمیم‌گیری در مورد اعطای امتیاز این نکته را در ذهن داشته باشید. ممکن است شما برنده یک مذاکره باشید، اما ترجیح دهید به طرف مقابل امتیازاتی هر چند کوچک اعطا کنید تا مطمئن باشید او دست خالی به خانه یا سازمان خود بازنمی‌گردد. ممکن است ترجیح دهید امتیازاتی را به طرف مقابل بدهید، فقط از این جهت که او نیز طعم برنده بودن را بچشد و پیش خود از باختن در مذاکره احساس شرم نکند.
سعی کنید هیچ وقت در گرماگرم مذاکره، طرف مقابل را – هر چند ضعیف – به صورت کامل خلع سلاح نکنید. در فصول بعدی، به اهمیت این نکته که چرا نباید به احساسات شخصی طرف مقابل خدشه وارد شود و نیز به اثرات این نحوه برخورد بر تشدید موضع‌گیری طرف مقابل، خواهیم پرداخت.
علاوه‌بر برنامه‌ریزی برای اعطای امتیازات با هدف حفظ شأن و غرور طرف مقابل، به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که غرور و شهرت خودتان هم حفظ شود. به عنوان مثال، اگر امتیازی اعطا کنید و طرف مقابل، هیچ امتیازی به شما اعطا نکند یا امتیاز بسیار کوچکی اعطا کند، شما بخشی از اعتبار خود را از دست خواهید داد و احتمالا دیگران – بالاخص گروهی که شما نماینده آنها محسوب می‌شوید – شما را مذاکره‌کننده ضعیفی تلقی خواهند کرد. همان گونه که بحث شد، این سرمایه‌های نامشهود یعنی شهرت و اعتبار، ‌در برخی مذاکره‌ها شکلی جدی‌تر به خود می‌گیرند.خصوصا زمانی که مذاکره به صورت «فرد در مقابل‌فرد» نبوده و مذاکره‌کننده با هیات همراه خود بر سر میز مذاکره حضور می‌یابد؛ بنابراین حتما قبل از مذاکره، لیستی از امتیازاتی که حاضرید به طرف مقابل اعطا کنید و نیز لیستی از امتیازهایی که طرف مقابل می‌تواند به شما اعطا کند، تهیه کنید. مثلا فرض کنید قرار است یک مشتری با شما جلسه‌ای داشته باشد و حدس می‌زنید که تخفیفی درخواست خواهد کرد. بهتر است قبل از جلسه با خود فکر کنید که در ازای اعطای تخفیف، چه امتیازی می‌توانید از او بگیرید. اعطای امتیاز بدون اینکه امتیاز متقابلی کسب شود، شما را مذاکره‌کننده ضعیفی نشان خواهد داد. گاه ممکن است در شرایطی باشید که امکان انعطاف‌پذیری زیادی در زمینه موضوع‌ مذاکره برایتان وجود ندارد. در این شرایط حتما سعی کنید موضوع دیگری بیابید که بتواند فضای لازم برای مذاکره بین شما و مخاطبتان را ایجاد کند. این وظیفه شما است که فضایی ایجاد کنید که در آن مسیری برای نزدیک‌تر شدن شما و طرف مقابل فراهم شود.
فرض کنید به عنوان نماینده شرکت، برای فروش محصولی به جلسه مذاکره رفته‌اید و به شما اختیار اعطای تخفیف بیش از پنج درصد داده نشده است. در این شرایط، حتما قبل از شروع مذاکره، مواردی پیدا کنید که بتوانید روی آنها امتیاز دهید. مثلا می‌توانید گارانتی 24 ماهه محصول را در ابتدا 12ماه اعلام کنید و وقتی مشتری بر سر قیمت مذاکره می‌کند، بگویید در زمینه قیمت امکان اعطای تخفیف بیشتر وجود ندارد، اما شاید بتوانیم گارانتی بیشتری برای این محصول در نظر بگیریم. یا اگر محصول مورد بحث، ‌یک محصول با تولید سفارشی است، ممکن است در ابتدا زمان طولانی‌تری برای تحویل پیشنهاد دهید و در طول مذاکره این فضا را ایجاد کنید که براساس خواست مشتری، می‌پذیرید که محصول را سریع‌تر تحویل دهید.بعضی از مذاکره‌کنندگان، اگر احساس کنند که فضای منطقی بر مذاکره حاکم است، ترجیح می‌دهند زمینه‌هایی که امکان اعطای امتیاز در آنها وجود دارد را به صورت متقابل برای یکدیگر مشخص کنند. به عنوان مثال، در صورت شکل‌گیری یک رابطه نزدیک و صمیمی ممکن است یکی از مذاکره‌کنندگان، پیشنهاد خود را به این صورت مطرح کند که: «با توجه به شناختی که از یکدیگر داریم، اگر موافق باشید برای تسریع روند مذاکره، زمینه‌هایی را که می‌توان روی آنها مذاکره کرد برای یکدیگر مشخص کنیم.»
لازم است در ابتدا تاكید كنم كه ما نمی‌توانیم قیمت را كاهش دهیم. البته زمان تحویل، نحوه بسته‌بندی و شر ایط گارانتی از نظر ما قابل مذاكره است.» چنین روشی تنها در صورتی مفید است كه طرفین براساس سوابق قبلی، از رفتار منطقی یكدیگر مطمئن باشند.
به روند اعطای امتیازات در مذاكره دقت كنید
آنهایی كه مشغول مذاكره رقابتی هستند، به تدریج در طول مذاكره، با توجه به ترتیب و حجم امتیازهای ارائه شده، نكات مهمی را كشف می‌كنند. عموما مذاكره‌كنندگان، مذاكره را با دادن امتیازهای بزرگ شروع می‌كنند و به تدریج، هرچه به نقطه هدف خود نزدیك‌تر می‌شوند، امتیازها را كمتر و كوچك‌تر می‌كنند. اگر با اصرار یا فشار طرف مقابل، از نقطه هدف خود عبور كنند، همزمان با نزدیك شدن به نقطه ترك مذاكره، مقدار امتیازها باز هم كمتر و كمتر می‌شود. پس سعی كنید در مذاكره‌های طولانی، امتیازهایی را كه طرف مقابل اعطا می‌كند، ثبت كرده و به روند كاهشی آنها توجه داشته باشید. اگر امتیازها بسیار كوچك شده یا عملا تحت هیچ شرایطی امتیاز دیگری اعطا نمی‌شود، می‌توان حدس زد كه طرف مقابل به نزدیكی نقطه ترك مذاكره رسیده است.
در چنین شرایطی، بهترین راه‌حل این است كه به سراغ موضوع دیگری در مذاكره رفته و سعی كنید امتیازهای بعدی را در حوزه‌های دیگر كسب كنید. همیشه هنگام تحویل روند امتیاز دادن به طرف مقابل، دقت كنید كه برایتان بلوف نزنند. برخی از مذاكره‌كنندگان به سرعت امتیازهایی را كه به شما می‌دهند، كم و كمتر می‌كنند تا این حس القا شود كه به موضع آخر آنها نزدیك شده‌اید. تنها روش فرار از این ترفند، این است كه قبل از مذاكره، اطلاعاتی در زمینه موضوع مذاكره و سطح احتمالی هریك از پارامترها (مقدار قیمت بازار، سطح تخفیف متعارف، زمان تحویل متداول و...) كسب كنید.
منبع : ویوان نیوز