ابزارها و تكنيك هاي فرآيند كنترل كلي تغييرات
ابزارها و تكنيك هاي فرآيند كنترل كلي تغييرات
1. سيستم كنترل كلي تغييرات
سيستم كنترل كلي تغييرات مجموعه روش هاي قابل استناد رسمي مي‌باشد به طوري كه اين سيستم مراحلي را كه در آن مستندات پروژه ممكن است تغيير يابند را تعريف مي‌كند بسياري از سيستم‌هاي كنترل تغييرات داراي هئيت كنترل تغييرات (CCB)هستند كه مسول تاييد يا رد درخواست تغييرات مي‌باشد.تغييرات در پروژه ممكن است به دو صورت پيش بيني شده و پيش بيني نشده باشند.سيستم كنترل تغييرات بايد شامل روش‌هايي بالشد تا تغييرات پيش بيني شده كه از قبل تعريف شده‌‌‌‌‌‌اند بطور خود كار پذيرفته شوند.
البته هر دو نوع تغييرات بايد مستند سازي شوند.
2. مديريت اعمال تغييرات
مديريت اعمال تغييرات روشي مدون براي هدايت و نظارت فني پروژه مي‌باشد و شامل موارد زير ميشود:
• تعيين و تدوين ويژگي‌هاي فيزيكي و عملكرد هر فعاليت يا سيستمي در پروژه
• كنترل تغييرات در ويژگي‌هاي هر فعاليت و سيستمي در پروژه
• ثبت و گزارش تغييرات و وضعيت اجراي آنها
• نظارت بر انجام هر فعاليت و سيستمي براي انطباق آنها با نيازهاي پروژه
3. ارز يابي عملكرد
تكنيك‌هاي ارزيابي عملكرد از قبيل روش ارزش بدست آمده (Eerned value ) ارزيابي مي‌كنند كه آيا فعاليت‌هاي پروژه طبق برنامه پيش بيني شده پيش مي‌روند يا نه.
4. برنامه ريزي‌هاي ديگر
پروژه ها به ندرت بر طبق برنامه اجرا مي‌شوند.تغييرات آتي ممكن است شامل تخمين هزينه‌هاي جديد توالي جديد فعاليت‌ها و ديگر تنظيمات برنامه‌ي پروژه شوند.
5. سيستم اطلاعاتي مديريت پروژه
همان طور كه قبلآ توضيح داده شد سيستم اطلاعاتي مديريت پروژه شامل ابزارها و تکنيک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتايج ديگر فرآيند های مديريت پروژه مورد استفاده قرار می گيرد.
خروجي‌هاي فرايند كنترل كلي تغييرات
1. بروزآوري برنامه پروژه
بروزآوري برنامه پروژه هر گونه تغيير در محتواي برنامه پروژه يا جزئيات پشتيباني كننده را شامل ميشود
2. اقدامات اصلاحي
همانطور كه قبلآ توضيح داده شد اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند.
3. تجربيات حاصل از پروژه
علل ايجاد تغييرات در پروژه و انجام اقدامات اصلاحي بايد مستند سازي شوند تا بتوان از آنها به عنوان بانك اطلاعاتي در طول اجراي پروژه و در پروژه‌هاي ديگر استفاده كرد.
فرآيندهای مديريت يکپارجگی پروژه
فرآيند تهيه برنامه پروژه
فرآيند اجرای برنامه پروژه
فرآيند کنترل کلی تغييرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنيک ها
ابزارها و تکنيک ها
ابزارها و تکنيک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
فرآیند کنترل کلی تغییرات
برای تحقق فرآیند کنترل کلی تغییرات سه عامل زیر باید در نظر گرفته شود:
1. سودمند بودن تغییرات
2. اطمینان از رخ دادن تغییر
3. مدیریت زمان و چگونگی رخ دادن تغییرات
ورودی های فرآیند کنترل کلی تغییرات
1. برنامه پروژه
برنامه پروژه مبنای اصلی کنترل تغییرات می باشد که قبلا در مورد آن توضیح داده شد.
2. گزارشات عملکرد
گزارشات عملکرد اطلاعات و هشدارهایی را برای تیم پروژه فراهم می کند بطوریکه مشخص می شود چه مشکلاتی در آینده رخ خواهد داد.
3. درخواست تغییرات
درخواست تغییرات ممکن است به اشکال مختلفی رخ دهد از جمله شفاهی یا کتبی، مستقیم یا غیر مستقیم، با منشا خارجی یا داخلی.
فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه
فرآیند تهیه برنامه پروژه
فرآیند اجرای برنامه پروژه
فرآیند کنترل کلی تغییرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
ابزارها وتکنیک های فرآیند اجرای برنامه پروژه
1. مهارت های عمومی مدیریت
مهارت های عمومی مدیریت از جمله هدایت، برقراری ارتباطات و برگزاری جلسات بحث و گفتگو برای اجرای موثر پروژه لازم هستند.
2. دانش و مهارت های لازم درباره نتایج پروژه
تیم پروژه باید دسترسی کافی به مجموعه مهارت ها و دانش لازم در مورد نتایج پروژه داشته باشد.
3. سیستم اعطای مسولیت
سیستم اعطای مسولیت روشی رسمی برای اعطای اختیارات می باشد. بدین ترتیب تضمین می شود که کارها در زمان معین شده و به ترتیب مناسب انجام می شوند.
4. جلسات بازنگری وضعیت پروژه
جلسات بازنگری وضعیت پروژه جلسات زمانبندی شده ای هستند که برای مبادله اطلاعات درباره وضعیت پروژه تشکیل می شوند.
5. سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه(PMIS)
همانطور که قبلا توضیح داده شد سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتایج دیگر فرآیند های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
6. روش های سازمانی
خروجی های فرآیند اجرای برنامه پروژه
1. نتایج کار
ماحصل فعالیت های انجام شده برای تکمیل پروژه می باشند.
2. درخواست تغیییرات
درخواست تغییرات اغلب هنگام اجرای پروژه انجام می شوند ومعمولا برای تغییرات در هزینه، زمان های تخمین زده شده و محدوده پروژه می باشند.
فرآیندهای مدیریت یکپارچگی پروژه
فرآیند تهیه برنامه پروژه
فرآیند اجرای برنامه پروژه
فرآیند کنترل کلی تغییرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
فرآیند اجرای برنامه پروژه
اجرای برنامه پروژه فرآیند اصلی تحقق برنامه پروژه می باشد. در اجرای این فرآیند مقادیر بسیاری از بودجه پروژه مصرف خواهد شد.
ورودی های فرآیند اجرای برنامه پروژه
1. برنامه پروژه
همانطور که قبلا توضیح داده شد انواع برنامه های مدیریتی ورودی این بخش می باشند و معمولا شامل موارد زیر می شود:
• مصوبات؛ پروانه ها و مجوزها
• توصیفی از روش یا استراتژی مدیریت پروژه
• بیان محدوده پروژه، که شامل اقلام قابل تحویل پروژه و اهداف پروژه می باشد.
• ساختار شکست کار(WBS) تا سطحی که در آن کنترل داشته باشیم.
• تخمین هزینه ها، تاریخ شروع فعلیت ها و تعیین مسولیت ها
• وقایع کلیدی وتاریخ پیش بینی شده برای تحقق هریک از آنها.
• کارکنان کلیدی و مورد نیاز
ریسک های کلیدی، شامل محدودیت ها و فرضیات، پاسخ های برنامه ریزی شده به هرکدام از آنها.
• برنامه های فرعی پروژه مانند برنامه مدیریت زمانبندی و برنامه مدیریت محوده پروژه.
• تصمیمات کلیدی برای شروع، ادامه و توقف فعالیت ها.
2. جزییات پشتیبانی کننده برنامه پروژه
همانطور که قبلا توضیح داده شد این جزییات شامل موارد زیر می شود:
• خروجی های حاصل از دیگر فرآیندهای پروژه که در برنامه پروژه لحاظ نشده اند.
• اطلاعات واسناد دیگری که در مدت اجرای برنامه پروژه ایجادشده اند
• اسناد فنی مانند نیاز ها، طرح ها.
• مستند سازی استانداردهای مربوطه.
3. سیاست های سازمان
همانطور که قبلا توضیح داده شد در هر پروژه ای باید تاثیر سیاست های مختلف سلزمان بر پروژه بررسی شود. تعدادی از این سیاست ها عبارتند از:
• سیاست های مدیریت کیفیت
• سیاست های مربوط به مدیریت امور کارکنان پروژه
• سیاست های کنترل مالی
4. اقدامات اصلاحی
اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند.
فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه
فرآیند تهیه برنامه پروژه
فرآیند اجرای برنامه پروژه
فرآیند کنترل کلی تغییرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
