۲۰ نکته برای بهره وری بیشتر از سرویس پست الکترونیک – قسمت اول

[MAHDIAR]

۲۰ نکته برای بهره وری بیشتر از سرویس پست الکترونیک – قسمت اول

این روزها، چه دوست داشته باشید و چه نداشته باشید، سرویس پست الکترونیک (Email)، یک راه استاندارد برای برقراری ارتباط می باشد و اگر هر شغلی داشته باشید قطعا در روز قسمتی از اوقات خود را برای این سرویس اختصاص می دهید (البته نه در ایران!). اگر این چنین است، پس یادگیری نکته های مهم کار با این سرویس نیز مهم می شود. زیرا هم باعث کاهش هزینه ها و هم بازدهی بیشتر در زمان کمتر می شود. در ادامه مقاله، به ۲۰ نکته مهم برای سودمندتر کردن استفاده از این سرویس را (در دو قسمت) برای شما شرح می دهیم.



۱- از سرویس Gmail استفاده کنید
برای روشن شدن قدرت گوگل، اولین نکته را با این عنوان آغاز کردیم که از سرویس پست الکترونیکی این شرکت با نام Gmail استفاده کنید. گوگل یک شرکت اینترنتی است و همگی از قدرت این شرکت آگاهیم. پس باید با اطمینان خاطر بگوییم که سرویس های ارائه شده از سوی گوگل، در نوع خود بهترین اند. استفاده از Gmail مزایایی زیادی دارد که به چند مورد اشاره می کنیم. سرعت Gmail بسیار خوب عمل می کند و از رقیبانش (Hotmail و Yahoo) بهتر است. از تبلیغات مزاحم اصلا خبری نیست. می توان این سرویس را با دیگر سرویس های ارائه شده از سوی گوگل و دیگر شرکت ها ادغام کرد. براحتی می توانید آن را شخصی سازی کنید. امنیت بسیار بالایی دارد و … .


۲- Gmail را به عنوان Mail hub خود انتخاب کنبد
یکی از مزیت های استفاده از Gmail این است که شما می توانید از چندین آدرس پست الکترونیکی مختلف، درون اکانت Gmail خود استفاده کنید! شاید کمی عجیب باشد ولی حقیقت دارد. برای مثال، شما می توانید به پست الکترونیکی یاهو خود متصل شوید و در داخل خود محیط Gmail از یاهو و یا دیگر Email های خود استفاده کنید. بدین معنا که کاربر قادر است تا بدون ترک کردن Gmail، به دریافت و ارسال ایمیل دیگر اکانت های خود بپردازد.
برای فعال سازی این ابزار، ابتدا اکانت های دیگر خود را (Yahoo، Hotmail …) را آدرس Gmail خود Forward نمایید. سپس به قسمت Settings در سرویس Gmail بروید و بر روی گزینه Accounts and Import کلیک نمایید. در مرحله بعد بر روی گزینه Send email from another address کلیلک کنید و مراحل و دستورالعمل ها را طی کنید تا بتوانید این ابزار مفید را فعال کنید.


۳- نحوه استفاده از Shortcut ها را در محیط پست الکترونیکی خود بیاموزید
کلیدهای میانبر یا همان Shortcut ها، کارایی و بازده تعامل با این سرویس ها را بالاتر می برند و با استفاده از این کلیدها، زمان بسیار کمتری برای فرستادن یک پست الکترونیکی صرف می کنید. در زیر، لیست میانبرهای محیط Gmail آورده شده است که با دانستن آنها، می توانید به کار خود سرعت بیشتری دهید.
http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=6594
4- تایپ کردن ده انگشتی را بیاموزید
امروزه نوشتن توسط هر دو دست بسیار مهم است. سرعت زیاد تایپ ده انگشتی باعث می شود تا بازده شما بسیار بالاتر رود. این تکنیک و مهارت در همه جا به کار می آید و باعث می شود حرفه ای تر عمل کنید. پس اگر هنوز این تکنینک را نیاموخته اید، در موتورهای جست و جو به دنبال روشی برای یادگیری آن بروید.


۵- در طول روز برای چک کردن پست های الکترونیکی خود، زمان های مشخصی را تعیین کنید
هیچ گاه در طول روز، Email client خود را به طور مداوم باز نگذارید (مگر اینکه نیاز داشته باشید). در غیر این صورت وقت و هزینه شما بسیار تلف می شود. ایمیل ها ارزش خود را از دست می دهند و شما را شخصی فقط برای منتظر گذاشتن بار می آورند. بهترین راه این است که در طول روز زمان هایی را مشخص کنید و فقط در آن زمان ها به ایمیل های خود سر بزنید و آن ها را چک کنید.

[MAHDIAR]

۶- به هنگام باز کردن Email client خود، کارهایی که باید انجام دهید را دسته بندی کنید
اکثر افرادی که از پست الکترونیک استفاده زیادی می کنند و روزانه تعداد زیادی پست برای آن ها فرستاده می شود، به دلیل نداشتن برنامه خاصی برای جوابدهی به آن ها، به همه کارهای خود نمی رسند و یا کارها را نیمه کار انجام می دهند. به طور مثال ایمیل های مهمی را که باید بخوانند، نمی خوانند و جواب پست هایی که باید بدهند را فراموش می کنند و فقط Inbox خود را شلوغ می کنند. برای رفع این مشکل کارهای خود را دسته بندی کنید.
بدین منظور بهتر است ابتدا پست های مهم را بخوانید، آن هایی که نیاز ندارید را حذف کنید، پاسخ پست هایی که باید بدهید را بفرستید، پست هایی که باید ارسال کنید را ارسال کنید و در آخر Email client خود را ببندید.


۷- اگر باید جواب پستی را بدهید، سریعا اقدام کنید
جواب پست ها را پس از خواندن آن ها بدهید. در غیر این صورت به احتمال زیاد در آینده فراموش خواهید کرد. هیچ گاه با خود نگویید که “پس از خواندن تمام پست های، باز خواهم گشت و جواب را ارسال می کنم”. زیرا به دو دلیل ضرر می کنید. اول اینکه احتمال فراموشی آن بسیار زیاد است و دوم اینکه پست خوانده شده را باید یک بار دیگر بخوانید تا پاسخ آن را بدهید و این کار، وقت شما را از بین می برد.

۸- از قابلیت Canned Responses سرویس Gmail استفاده نمایید
تا به حال پیش آمده که نیاز است به چندبن ایمیل، جواب های یکسانی را ارسال کرد. نوشتن پاسخ مشابه برای هر کدام از آن ها بسیار وقت گیر و خسته کننده می باشد. Gmail قابلیت خوبی را ارائه ساخته است که با استفاده از آن می توان جواب ایمیل های مشابه را یکباره ارسال کرد و در وقت و هزینه، بسیار صرفه جویی کرد. برای فعال سازی این ابزار، به قسمت Setting و سپس Labs بروید و از لیست باز شده، ابزار مورد نظر را فعال سازی کنید.

۹- نحوه استفاده از ابزار Filters را در Gmail بیاموزید
فلیترها یکی از برترین ابزارهای Mail Client ها می باشد. با استفاده از فیلترها می توان ایمیل هایی که از آدرس مشخصی ارسال می شوند را به طور خودکار حذف کرد، پاسخ داد، برچسب مشخصی به آن زد، با آدرس دیگری انتقال داد و خیلی امکانات دیگر. با این کار می توان ایمیل های دریافتی را به راحتی دسته بندی کرد. خواندن آن ها ساده تر می شود و زمان کمتری را می گیرند. برای ایجاد فیلتر جدید می توانید با استفاده از پیوند Create a filter در محیط Gmail استفاده نمایید.

۱۰- جعبه دریافت خود را همیشه خالی نگه دارید
شلوغ بودن Inbox بسیار آزاد دهنده می باشد و ده ها ایمیلی که ناخوانده مانده اند نیز می تواند باعث نگرانی و ضرر شود. به طور مثال اگر منتظر ایمیل مهمی باشید، ممکن است که این ایمیل از دید شما پنهان بماند و در هر بار چک کردن، زمان زیادی را باید برای جست و جو بین دیگر ایمیل ها صرف کنید. پس سعی کنید تا Inbox خود را خالی نگه دارید و در آخر هر روز کاری، آن را چک کنید.

[MAHDIAR]

ادامه در قسمت بعدی