engeneer_19
29th January 2010, 01:12 AM
به نام خداوند بخشنده مهربان
معرفی کلی ERP
عبارت ERP اصطلاحی است که سال‌ها در حیطه مشترک تجارت و کامپیوتر رایج است و تلاش برای استفاده از آن جهت بهره‌گیری بیشتر از امکانات موجود و سازماندهی اطلاعات بچشم می‌خورد. در اینجا قصد نداریم که شما عزیزان را با جزئیات این مفهوم آشنا سازیم. این مقاله تنها فرصتی به شما می‌دهد که دامنه وسعت افکار خود را گسترش بخشیده و از آنها در مدیریت آینده فعالیت‌های خود بهره گیرید.
این محصول، برنامه‌ای است که از تعداد زیادی زیر برنامه تشکیل شده است. هر کدام از آن زیر برنامه ها، خود وظیفه خاص خود را دارند. زیر برنامه ها باید با یکدیگر سازگار باشند و رابط میان زیر برنامه ها باید به گونه‌ای باشد که بتواند تمامی انواع اطلاعات را به زبانی واحد و مشترک تبدیل نماید. در حقیقت هر کدام از زیر برنامه ها یا ماژول‌ها، موظف به انجام کار خود هستند. این بدان معنی است که هر برنامه، یک ورودی و یک خروجی دارد. توجه به این نکته نیز خالی از لطف نیست که خروجی هر ماژول (که با احتمال زیاد، در جای دیگری بعنوان ورودی استفاده می‌شود) باید برای ماژول بعدی قابل فهم باشد. در حقیقت با وجود ERP در یک شرکت، دیگر نیازی به برنامه های جانبی یا امکانات دیگری نداریم، چون همه برنامه ها و امکانات باید جزئی از ERP باشند و کلیه عملیات توسط آن کنترل و هدایت شوند.
نرم افزارهای مرتبط به ERP
در یک مقاله کوتاه نمی‌توان محصولات ERP و یا حتی یکی از این محصولات را معرفی نمود. زیرا همانطور که اشاره شد، برنامه ERP می‌بایست «کلیه» فعالیت‌های مورد نیاز در شرکت را انجام دهد. تنها کاری که در این زمینه می‌توان انجام داد، معرفی برنامه‌های موجود و اشاره به ویژگی‌های آنها است. دوستانی که علاقمند به آشنایی با جزئیات بیشتر هستند، می‌توانند اطلاعات تکمیلی را از طریق اینترنت مطالعه نمایند.
نرم افزار های Open Source در زمینه ERP
: Wavelet بزرگترین نرم افزار کد باز جنوب شرقی آسیا است که بعنوان اولین شرکت سازنده ERP تحت وب، خود را به دنیای نرم افزار معرفی کرده است. این نرم افزار توسط سه فارغ التحصیل دانشگاه کمبریج ساخته شده که از زبان جاوا و دیگر نرم افزارهای کد باز دیگر برای ساخت محصول خود بهره برده است.
: Compiere دیگر محصول کد باز ERP است که از مرورگر Mozilla و دیگر محصولات کد باز در نرم افزار خود استفاده می‌کند. در این نرم افزار، کاربران می‌توانند ساختار و قالب اطلاعات را بر اساس نیازهای خود تغییر داده و قالب جدید را مورد استفاده قرار دهند. این نرم افزار نیز از جاوا در ساختار برنامه نویسی خود بهره گرفته است.
: ERP5 این نرم افزار نیز بصورت کد باز تهیه و در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. زبان برنامه نویسی استفاده شده در این نرم افزار، زبان برنامه نویسی Python است. این نرم افزار انعطاف پذیری فوق العاده ای دارد و امکان تغییر هر کدام از بخش‌های برنامه، در آن تعبیه شده است.
سازندگان مطرح نرم افزارهای ERP
: Wavelet Enterprise Management Portal این شرکت، که سازنده محصول Wavelet است، از شرکت‌های طراحی نرم‌افزارهای ERP در جنوب شرقی آسیا است که مرکز آن در حال حاضر در کشور مالزی قرار دارد. کلیه نرم افزارهای طراحی شده توسط این شرکت، برای کار تحت وب برنامه نویسی شده اند.
: SAP AG بیشتر دوستان احتمالا تاکنون نام این شرکت را شنیده‌اند. این شرکت برزگترین شرکت اروپایی طراحی محصولات ERP است. این شرکت توسط پنج مهندس سابق شرکت IBM در سال ۱۹۷۲ در آلمان تاسیس شد. این شرکت سومین شرکت بزرگ نرم افزاری در جهان است. همچنین نرم افزار SAP بزرگترین محصول نرم افزاری مربوط به تجارت در جهان بشمار می‌رود.
: Oracle Corporation شرکت اوراکل، یک شرکت بزرگ و جهانی چند منظوره است که در در فیلدهای مختلفی فعالیت دارد. شاید مشهورترین محصول این شرکت، بانک داده آن میباشد و تمامی دوستان با آن آشنا هستند. این شرکت در سال ۱۹۷۷ تاسیس شده و هم اکنون در ۱۴۵ کشور جهان نمایندگی دارد. بعد از بانک داده Oracle ، مشهورترین محصول این شرکت نرم افزار ERP آن است که از خود بانک اطلاعاتی Oracle استفاده کرده است.
: Microsoft Business Division که همان بخش تجاری مایکروسافت است. این شرکت که مثل همیشه سعی نموده همه نوع نرم افزاری داشته باشد، تمامی نرم افزارهایی که قبلا طراحی و روانه بازار نموده بود، بصورت یک مجموعه در آورده و بنام ERP به دنیای علم و تجارت تقدیم کرده است. محصولاتی که Microsoft در نرم افزار ERP خود استفاده نموده، از معجونی از برنامه های زیر استفاده نموده است Word، Access، Excel، Outlook، PowerPoint، FrontPage، Project و ...
قبل از اینکه کلیه خصوصیات ERP را در قسمت "معرفی"، تمام کنیم، بهتر است به دسته‌بندی موضوع پرداخته و هر یک را جداگانه بررسی نماییم.
لیست کلی خصوصیات ERP
▪ وجود ماژول‌های متعدد
▪ ارتباط ماژول‌ها با یکدیگر
▪ استفاده از اطلاعات در هر زمان و از هر مکان
▪ نمایش اطلاعات در قالب‌های مختلف)آمار عددی، نمودارهای خطی، چارتهای سه بعدی و( ...
▪ داشتن قابلیت Real-time
▪ کاربری آسان
▪ پیچیدگی در متد سفارش و نصب
▪ درصد موفقیتِ نامعلوم و هزینه بسیار بالا
▪ سرمایه گذاری بلند مدت و گرفتن نتیجه احتمالی بعد از چندین سال
▪ هزینه و ریسک بالای سفارشی کردن
▪ آموزش کارمندان و هزینه های آن
▪ شکست و یکی از علت‌هاوجود ماژول‌های متعدد
بصورت کلی ERP، سیستمی است که برای جوابگویی به تمام نیازهای کارمندان و بخش‌های یک شرکت بزرگ، ناچار است، ماژول‌های متعددی را برای بخش‌های مختلف در نظر بگیرد. تشخیص نیاز به وجود هر یک از ماژول‌ها و فعال کردن آنها به عهده مدیر اجرایی شرکت است. مدیر اجرایی، خود، این اطلاعات را از منابع مختلف و با بررسی مراحل اتوماتیک نشده که در کار گره ایجاد می‌کند، مورد توجه قرار می‌دهد. این ماژول‌های هر یک موظف هستند، وظایف خود را حتی در صورت جدا شدن از سیستم مرکزی، اگر چه بصورت نسبی، به انجام برسانند. زیر گروه‌های تشکیل دهنده ERP به زیر شاخه ها و دسته های مختلفی تقسیم می‌شوند. بعنوان مثال، بخش مالی ماژول‌های مخصوص به خود را دارد و بقیه بخش‌ها نیز ماژول‌های متفاوت خاص دیگری دارند.
ارتباط با ماژول‌های دیگر
در قسمت قبل به تعداد بالای زیر مجموعه ها اشاره شد. موضوعی که تقریبا برای همه شرکت‌ها صادق است. اما تفاوتی که ERP با دیگر نرم افزارها دارد، تلاش برای بهم پیوستن و ایجاد رابطه تنگاتنگ میان این ماژول‌ها یا زیرمجموعه ها است. همانطور که قبلا نیز اشاره شد، هر ماژول یک ورودی و یک خروجی دارد (البته خروجی می‌تواند شکل‌های متفاوتی داشته باشد ولی همه شکل‌ها در واقع منشعب از یک مدل بشمار می‌روند). خروجی ماژول‌ها ممکن است به عنوان ورودی زیربرنامه دیگری مورد استفاده قرار گیرد. بدین معنی که ممکن است یک ماژول، موارد و اطلاعات ورودی خود را از خروجی یکی از ماژول‌ها، برداشت نماید.
حال برای سهولت در امر انتقال اطلاعات از یک بخش به بخش دیگر، یا از یک ماژول به ماژول دیگر، می‌بایست یک قالب و فرمت استاندارد و فراگیر برای تمامی ورودی ها و خروجی ها در نظر گرفته شود تا تمامی ماژول‌ها بتوانند از آن بهره ببرند. در عمل این کار برای پروژه‌های بزرگ غیر ممکن است. برای حل این مشکل از یک رابط میانی استفاده می‌شود که این اطلاعات را از فرمت برنامه مبدا به فرمت رابط میانی تبدیل نماید و سپس اطلاعات تبدیل شده به قالب رابط میانی را به فرمت برنامه مقصد تبدیل نماید.در این سیستم هر برنامه در کنار یک converter یا مبدل عمل می‌کند که این مبدل، وظیفه تبدیل رفت و برگشت اطلاعات را به عهده دارد.
در قسمت‌های بعدی، مشکلات این مبدل، مزایا و نواقص آن را بر خواهیم شمرد. هنگام مطالعه این مقاله فراموش نکنید که خود را بعنوان مدیر اجرایی شرکت خیالی (!) خود در نظر بگیرید و تلاش نمایید آنچه را از نظر می‌گذرانید، در شرکت خود مورد پردازش قرار دهید، زیرا ممکن است، با فرض اینکه شما جوان باشید و پرکار، ظرف چند سال آینده مجبور باشید برای پیشبرد کارهای شرکت واقعی (!) خود، از این مفاهیم بهره مند شوید. حال به قسمت بعدی توجه کنید.
امکان استفاده از اطلاعات در هر زمان و از هر مکان
مدیر و مدیران اجرایی برای پیشبرد کارهای خود و رقابت با رقبای خود در دیگر شرکت‌ها، می‌بایست اطلاعات مورد نظر خود را در هر زمان و از هر مکان بدست آورند. در غیر اینصورت مدیر، توانایی مدیریت خود را از دست می‌دهد و یا در بهترین حالت، تصمیمات خود را با تاخیر ابلاغ می‌کند. هر دو حالت فوق به بیشتر شدن فاصله شرکت با رقبا دامن می‌زند.
همانطور که شما نیز می‌دانید، شغل‌های مدیریتی از پر استرس ترین شغل‌هاست، مخصوصا اگر این مدیریت، مسئولیت پروژه های چند منظوره را بعهده داشته باشد که این خود به استرس موجود می‌افزاید.در این شرایط، اگر ERP ، با مطالعه و دقیق برگزیده و وارد سیستم کاری شرکت شود، می‌تواند در کم کردن استرس و بازدهی بیشتر مدیریت، نقش بسزایی ایفا نماید.
استفاده از اطلاعات در هر زمان بدین معنا است که سیستم باید قابلیت گزارشگیری و نمایش اطلاعات را در هر زمان که مدیر به آن نیاز داشته باشد، در اختیار او قرار دهد. بنابراین گرفتن خروجی از میان میلیون‌ها رکورد، نیاز به داشتن سرعت بالا دارد. اشاره به این مسئله خالی از لطف نیست که این سرعت بدون بهره گیری از هوش مصنوعی قابل دستیابی نیست، زیرا جستجوی هوشمند اطلاعات، زمان جستجو را Optimize می‌کند و مجبور نیست، تک تک رکوردها و فیلدها را مورد بررسی قرار دهد.
و اما مکان، تمامی دوستان بدون استثنا می‌توانند حدس بزنند که فاکتور مکان در دنیای امروز بسیار ساده تر از گذشته شده است. زیرا شبکه های خصوصی و مجازی و اینترنت دسترسی به اطلاعات را از هر مکان، ممکن ساخته است. تنها مسئله ای که باید در این مرحله مورد توجه قرار گیرد، کنترل امنیت در ارسال اطلاعات است. مقوله امنیت در همه جا مهم است، اما هنگامیکه کار به ERP می‌رسد و رقابت میلیاردی شرکت‌های بزرگ تنگاتنگ می‌شود، امنیت جایگاه خاصی پیدا می‌کند. اصول رمزگذاری یا Encryption داده ها اهمیت ویژه‌ای می‌یابد.
نمایش اطلاعات با خروجی‌های متفاوت (آمار عددی، نمودار خطی و چارتهای گوناگون(
ازآنجا که مدیر اجرایی و دیگر مدیران شرکت به فراخور نیازهای خود، به گزارش‌های متفاوتی نیاز دارند، برنامه باید پس از جمع آوری اطلاعات مورد نیاز مدیران، آن داده ها را به شیوه دلخواه آنها تبدیل نماید. از جمله خروجیهایی که گزارش‌ها بر اساس آنها طراحی می‌شود، خروجی‌های زیر است:
▪ آمار عددی با درصد
▪ نمودارهای دو بعدی (خطی، پای، ...)
▪ نمودارهای سه بعدی برای ارزیابی ابعاد مختلفی همچون، زمان، فروش و پیشرفت
یکی از مهترین مسایلی که باید در گزارش‌ها به آنها توجه ویژه‌ای داشت، این است که اگر مدیری تمایل داشته باشد، اطلاعات بیشتری در مورد یکی از نتایج داخل گزارش داشته باشد، باید برنامه این امکان را به مدیر بدهد که مثلا با یک کلیک بر روی آن مورد، بتواند به اطلاعاتی جزئی تر دسترسی داشته باشد که پشتوانه تهیه و ارائه آن مورد از گزارش را داشته باشد.
بحث نمایش اطلاعات به شیوه های مختلف نیاز به طرح مسایل متعددی دارد که از حوصله مقاله خارج است.
داشتن قابلیت Real Time
وجود قابلیت Real Time بصورت صددرصد، بدلیل شرایط و عوامل دخیل در مدیریت و تجارت، تقریبا غیر ممکن است. اما تمامی سازندگان محصولات ERP تلاش می‌کنند خود را تا آنجا که در توان دارند به درصد مطلوب برسانند یا به سمت آن میل کنند.
کاربری آسان
بدلیل عدم تخصص مدیران، جهت استفاده از کامپیوتر، طراحی برنامه یا در حقیقت طراحی GUI برنامه باید به گونه‌ای باشد که این افراد با کمترین مشکل بتوانند به استفاده از نرم افزار اقدام نمایند. طراحی مناسب GUI یا رابط گرفیکی کاربر، مدت زمان آموزش برنامه را نیز کاهش می‌دهد. این خود به مزایای طرح می‌آفزاید. کاربر باید بتواند براحتی و تنها با یک نگاه به هدف خود در دستیابی به اطلاعات مورد نظر برسد
متاسفانه نرم افزارهایی که در ایران طراحی می‌شوند، از این لحاظ بسیار ضعیف هستند. این ضعف به چند دلیل برمی‌گردد:
.1 عدم وجود ارتباط میان برنامه نویسان و طراحان با کاربران غیر حرفه ای است.
.2 برنامه نویسان، خودشان کار طراحی GUI را بعهده می‌گیرند، در حالی که در کشورهای پیشرفته، شرکت‌های عظیم و مطرح تولید نرم افزار، طراحی GUI ، توسط یک تیم زبده و متخصص انجام می‌گیرد که در نهایت بعد از برقراری جلساتی میان طراحان GUI و برنامه نویسان، رابط به اصل برنامه پیوند می‌خورد
.3 که از مهمترین عوامل بشمار می‌رود، این است که در کشور عزیزمان، برنامه نویسان جزء افرادی هستند که زیر خط فقر زندگی می‌کنند!! زیرا اولا قانون Copyright اصلا معنی ندارد. ثانیا برنامه نویس دائما تحت فشار است که برنامه را هر چه سریع‌تر تحویل دهد، زیرا مشتری در حال پریدن است!! و در آخر اینکه، منابع و تیم مورد نیاز در اختیار برنامه نویس قرار نمی گیرد.
به کرات شاهد بودیم که دوستان عزیز برنامه نویس تمامی کارهای زیر را خود به تنهایی انجام می‌دهند، در حالیکه تمامی این کارها در شرکت‌های معتبر توسط تیم های جداگانه‌ای انجام می‌شود:
▪ تعریف ماژول‌ها و میزان تقسیم ماژولی
▪ برنامه نویسی ماژول‌ها
▪ اسمبل کردن ماژول‌ها و ساختن برنامه اصلی با کمک برنامه نویسان
▪ طراحی گرافیکی برنامه )زیبا شناختی برنامه و کارهای وابسته به گرافیک(
▪ طراحی GUI )مراحل کار گرافیکی(
▪ تست برنامه
مستحضر هستید که تمامی موارد یاد شده که هر یک توسط تیمی جدا انجام می‌شود، در اینجا، رفقا، یک تنه (یا حداکثر دو تنه!) تمامی این موانع را پشت سر می‌گذارند و مشت محکمی به دهان بقیه تیم‌ها می‌زنند! البته یک امکان دیگری را که حق مسلم آنهاست نیز به برنامه می‌افزایند: قفل سخت افزاری و نرم افزاری
پیچیدگی متد سفارش و نصب ERP
شرکت‌هایی که تصمیمی برای نصب و سفارش ERP دارند، معمولا دو راه پیش روی خویش دارند:
راه اول: استفاده از یک نرم افزار ERP پیش ساخته و سفارشی کردن آن
راه دوم: ساخت و طراحی برنامه که خود دو زیر حالت دارد:
الف) دادن سفارش ساخت و طراحی به یک شرکت نرم افزاری
ب) ساخت و طراحی برنامه توسط پرسنل شرکت
در حالت اول که شرکت تصمیم می‌گیرد، برنامه ای را که قبلا ساخته شده، بعد از سفارشی کردن، مورد استفاده قرار دهد، مزایای زیر قابل ذکر هستند:
▪ استفاده از تجربیات گذشته دیگران
▪ سرعت در بکارگیری و عملیاتی کردن نرم افزار
▪ استفاده از بسته های آموزشی چگونگی استفاده از نرم افزار
ولی در عین حال معایب زیر را نیز نباید از نظر دور نگاه داشت:
▪ هر شرکتی ساختار خاص خود را دارد و موفقیت استفاده از یک نرم افزار در یک شرکت، دلیل موفقیت آن نرم افزار در شرکت دیگری نیست. کما اینکه تجربه نیز این امر را اثبات نموده است.
. سفارشی کردن محصول ممکن است ناسازگاری‌هایی را در برنامه اصلی بوجود آورد.
. تغییر در برنامه، ممکن است به امنیت برنامه آسیب زند و حفرهای امنیتی جدیدی به برنامه بیافزاید.
▪ سویچ کردن از برنامه‌ای که شرکت قبل از طرح جدید خود از آن استفاده می‌کرد به برنامه جدید، در مدت زمانی کوتاه، ممکن است برای کاربران سنگین باشد و در برابر آن مقاومت کنند
در حالت دوم که شرکت به فکر طراحی نرم افزار است، باید یکی از دو راه زیر را برگزیند که اولی سفارش دادن نرم افزار به یک شرکت نرم افزاری است و دومی ساخت برنامه توسط اعضای برنامه نویس و کادر علمی خود شرکت است.
مراحل کار در شیوه اول که همان سفارش ساخت برنامه است، به شرح زیر است:
▪ گفتگو میان اعضای علمی و مدیران اجرایی شرکت با طرف قرارداد، جهت ساخت برنامه
▪ ساخته شدن برنامه پس از تعیین اولویت‌های کاری(که معمولا از زمان مندرج در قرارداد بیشتر بطول می انجامد)
▪ ارائه برنامه به شرکت و تست شدن آن توسط کاربران
▪ ارجاع برنامه به سازندگان به همراه توضیحات و اصلاخاتی که باید اعمال شوند
▪ ارائه برنامه نهایی بعد از چند مرحله اصلاحات و تست
مزایای این طرح:
▪ استفاده از تجربیات تخصصی یک گروه خبره
▪ ساخت و طراحی در مدت زمانی کوتاه‌تر بدلیل وجود تیم‌های تخصصی برای انجام جداگانه وظایف
▪ بهره گیری از متدها و تم‌های استاندارد موجود
معایب طرح:
▪ لزوم ارتباط با شرکت سفارش دهنده و آشنایی با روند کار در شرکت که بسیار زمان بر است
▪ تست چند مرحله ای و اعمال اطلاحات بطور مکرر
▪ نیاز به شبیه سازی وضعیت شرکت در محل طراحی نرم افزار
▪ لزوم داشتن ارتباط تنگاتنگ با کاربران جهت جلب رضایت آنها در استفاده از نرم افزار جدید
حال در اینجا به مزایا و معایب طرح دوم که همان ساخت و طراحی نرم افزار در خود شرکت است، می‌پردازیم.
مزایا:
▪ آشنایی کامل طراحان با روند فعالیت و پروسه های اجرایی در شرکت
▪ مدیریت واحد و هماهنگ که توسط مدیر اجرایی شرکت انجام می‌شود
▪ دسترسی آسان به امکانات شرکت
▪ حرکت قدم به قدم و امکان انجام تست‌ها بصورتی ساده تر
▪ زمینه سازی برای کابران جهت استفاده از نرم افزار جدید
▪ طراحی و تغییر کلیه موارد بر اساس نیازهای شرکت
▪ آشنایی به کلیه جزئیات کار و اطمینان از امنیت برنامه
معایب:
▪ زمان طراحی و برنامه نویسی بسیار بالا است
▪ تجربه کادر برنامه نویسی به قدر کافی نیست
▪ در صورت بروز مشکل و عدم توانایی برطرف کردن مشکل پیش آمده توسط کادر برنامه نویسی در شرکت، امکان تقاضا از شرکت‌های حرفه ای نرم افزاری برای پشتیبانی و رفع اشکال وجود ندارد
▪ تعداد افراد متخصص به اندازه کافی وجود ندارد
درصد موفقیت، نامعلوم و هزینه بسیار بالا
بطور کلی، محصول ERP، نرم افزاری است که علاوه بر صرف هزینه بالا، زمانی بسیار طولانی را نیازمند است. این پروژه ها نیاز به سرمایه گذاری بلند مدت دارند. بسیاری از پروژه های ERP بدلیل طولانی تر شدن از زمان تخمینی اولیه، دچار مشکلات مالی شدیدی شده و برخی نیز بصورت ناقص مورد استفاده قرار گرفته‌اند که منجر به عدم کارکرد مناسب این محصول و بازدهی نامناسب آن برای شرکت شدند.
از آنجا که علاوه بر فاکتورهای علمی، عوامل انسانی نیز در موفقیت پروژه دخیل هستند، تنها قوی بودن استحکامات و بنیان‌های علمی نمی‌تواند بعنوان تنها عامل موفقیت شناخته شود. در بخش‌های بعدی به عوامل انسانی و تاثیر آنها در موفقیت پروژه اشاره خواهد شد.
علیرغم مسایل یاد شده،در صورتیکه پروژه ERP با موفقیت نصب ومورد استفاده کاربران شرکت قرار گیرد، بازدهی و سود دهی بالای آن بسیار چشمگیر خواهد بود. و این موفقیت همان عاملی است که بسیاری از شرکت‌ها را بسوی ریسک و سرمایه گزاری برای استفاده از این تکنولوژی با در حقیقت مفهوم می‌کشد.
لازم به ذکر است که نتیجه عملی و مرحله سود دهی ممکن است چند سال بعد از استفاده از این محصول، اثرات خود را نشان دهد. تمامی این محرک‌ها یا موانع، نقش مهمی در حرکت به جلو و یا عقب گرد در اجرای پروژه را بدنبال دارد.
هزینه و ریسک بالای سفارشی کردن ERP
سفارشی نمودن نرم افزار طراحی شده بسیار پرهزینه و در بسیاری از شرایط ریسک بالایی دارد و تا آنجا که امکان دارد باید از آن دوری جست. زیربرنامه های ERP ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند و تغییر هر کدام از آنها، بی شک نیازمند اعمال تغییرات دیگری در دیگر زیربرنامه ها را بوجود می‌آورد. سفارشی کردن تا آنجا که ارتباطی با شرکت سازنده نرم افزار دارد، کاری سنگین است و سعی می‌کنند در روند سفارشی کردن دخالت نکنند تا عواقب آن را متحمل نشوند. از سویی دیگر پرسنل علمی شرکت نیز توانایی لازم جهت سفارشی کردن نرم افزار را ندارند. از این رو سفارشی نمودن نرم افزار ERP معمولا توصیه نمشود مگر در شرایطی که چاره ای غیر آن نباشد.
آموزش کارمندان و هزینه های آن
یکی از هزینه‌های سنگین غیر مربوط به روند ساخت برنامه، هزینه آموزش پرسنل است. در قسمت قبل به مسایل مربوط به کاربران و اهمیت جلب رضایت آنها در استفاده از کامپیوتر اشاره نمودیم. تنها مسئله که در اینجا نیاز به بحث دارد این است که آموزش باید سلسله مراتب خاص خود را داشته باشد و هر بخش از سیستم خاص خود پبروی کند. در نتیجه بهترین آموزش در شرایطی محقق می‌شود که مسئولان آموزش از پرسنل خود شرکت باشد. از آنجا که ERP خود، برنامه سنگینی است، کار آموزش گران و زمان بر است. بهمین دلیل است که مشارکت شرکت در طراحی نرم افزار می‌تواند کمک شایانی به آموزش کارکنان نماید.
احتمال شکست بدلیل مقاومت کارمندان و کاربران
در صورتی که تدابیر لازم جهت محبوبیت برنامه برای کاربران، بکار گرفته نشود، ممکن است، مقاومت کاربران، این طرح را به شکست بکشاند. منظور از مقاومت کاربران این نیست که کاربران اعتصاب کنند یا دست از کار بکشند. بلکه کاربران می‌توانند با عدم استفاده مناسب از برنامه و نگرفتن خروجی‌های مرتبط، نتایج جدید را که بر اساس برنامه جدید شکل گرفته است، بسطح قابل توجهی کاهش دهند.
یکی از عواملی که باعث بروز این مشکل می‌شود این است که کاربران مجبور می‌شوند برنامه‌ای را که سال‌ها از آن استفاده کرده اند و کاملا به آن آشنایی دارند را به کناری گذاشته و از برنامه‌ای جدید، که هنوز کار با آن را بطور کامل فرا نگرفته اند، استفاده نمایند.
همانطور که قبلا نیز اشاره شد، یکی از فواید طراحی برنامه در شرکت این است که کاربران در طول مدت طراحی که زمان نسبتا زیادی را به خود اختصاص می‌دهد، می‌توانند بتدریج با عملکرد برنامه آشنا شوند. این آشنایی معمولا در هنگام تست برنامه و نظر سنجی درباره وضعیت برنامه محقق مبشود. یکی از راهکارهای مناسب در جلب رضایت کاربران و تشویق آنها به کار مناسب، گرفتن نظرات آنها در بهبود و راحتی استفاده از نرم افزار است. زیرا کارمندان در صورت مشاهده اعمال تغییرات در برنامه، بنا به درخواست خود، تمایل بیشتری به استفاده از برنامه پیدا می‌کنند.
منابع:www.aftab.ir
www.computernews.ir
معرفی کلی ERP
عبارت ERP اصطلاحی است که سال‌ها در حیطه مشترک تجارت و کامپیوتر رایج است و تلاش برای استفاده از آن جهت بهره‌گیری بیشتر از امکانات موجود و سازماندهی اطلاعات بچشم می‌خورد. در اینجا قصد نداریم که شما عزیزان را با جزئیات این مفهوم آشنا سازیم. این مقاله تنها فرصتی به شما می‌دهد که دامنه وسعت افکار خود را گسترش بخشیده و از آنها در مدیریت آینده فعالیت‌های خود بهره گیرید.
این محصول، برنامه‌ای است که از تعداد زیادی زیر برنامه تشکیل شده است. هر کدام از آن زیر برنامه ها، خود وظیفه خاص خود را دارند. زیر برنامه ها باید با یکدیگر سازگار باشند و رابط میان زیر برنامه ها باید به گونه‌ای باشد که بتواند تمامی انواع اطلاعات را به زبانی واحد و مشترک تبدیل نماید. در حقیقت هر کدام از زیر برنامه ها یا ماژول‌ها، موظف به انجام کار خود هستند. این بدان معنی است که هر برنامه، یک ورودی و یک خروجی دارد. توجه به این نکته نیز خالی از لطف نیست که خروجی هر ماژول (که با احتمال زیاد، در جای دیگری بعنوان ورودی استفاده می‌شود) باید برای ماژول بعدی قابل فهم باشد. در حقیقت با وجود ERP در یک شرکت، دیگر نیازی به برنامه های جانبی یا امکانات دیگری نداریم، چون همه برنامه ها و امکانات باید جزئی از ERP باشند و کلیه عملیات توسط آن کنترل و هدایت شوند.
نرم افزارهای مرتبط به ERP
در یک مقاله کوتاه نمی‌توان محصولات ERP و یا حتی یکی از این محصولات را معرفی نمود. زیرا همانطور که اشاره شد، برنامه ERP می‌بایست «کلیه» فعالیت‌های مورد نیاز در شرکت را انجام دهد. تنها کاری که در این زمینه می‌توان انجام داد، معرفی برنامه‌های موجود و اشاره به ویژگی‌های آنها است. دوستانی که علاقمند به آشنایی با جزئیات بیشتر هستند، می‌توانند اطلاعات تکمیلی را از طریق اینترنت مطالعه نمایند.
نرم افزار های Open Source در زمینه ERP
: Wavelet بزرگترین نرم افزار کد باز جنوب شرقی آسیا است که بعنوان اولین شرکت سازنده ERP تحت وب، خود را به دنیای نرم افزار معرفی کرده است. این نرم افزار توسط سه فارغ التحصیل دانشگاه کمبریج ساخته شده که از زبان جاوا و دیگر نرم افزارهای کد باز دیگر برای ساخت محصول خود بهره برده است.
: Compiere دیگر محصول کد باز ERP است که از مرورگر Mozilla و دیگر محصولات کد باز در نرم افزار خود استفاده می‌کند. در این نرم افزار، کاربران می‌توانند ساختار و قالب اطلاعات را بر اساس نیازهای خود تغییر داده و قالب جدید را مورد استفاده قرار دهند. این نرم افزار نیز از جاوا در ساختار برنامه نویسی خود بهره گرفته است.
: ERP5 این نرم افزار نیز بصورت کد باز تهیه و در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. زبان برنامه نویسی استفاده شده در این نرم افزار، زبان برنامه نویسی Python است. این نرم افزار انعطاف پذیری فوق العاده ای دارد و امکان تغییر هر کدام از بخش‌های برنامه، در آن تعبیه شده است.
سازندگان مطرح نرم افزارهای ERP
: Wavelet Enterprise Management Portal این شرکت، که سازنده محصول Wavelet است، از شرکت‌های طراحی نرم‌افزارهای ERP در جنوب شرقی آسیا است که مرکز آن در حال حاضر در کشور مالزی قرار دارد. کلیه نرم افزارهای طراحی شده توسط این شرکت، برای کار تحت وب برنامه نویسی شده اند.
: SAP AG بیشتر دوستان احتمالا تاکنون نام این شرکت را شنیده‌اند. این شرکت برزگترین شرکت اروپایی طراحی محصولات ERP است. این شرکت توسط پنج مهندس سابق شرکت IBM در سال ۱۹۷۲ در آلمان تاسیس شد. این شرکت سومین شرکت بزرگ نرم افزاری در جهان است. همچنین نرم افزار SAP بزرگترین محصول نرم افزاری مربوط به تجارت در جهان بشمار می‌رود.
: Oracle Corporation شرکت اوراکل، یک شرکت بزرگ و جهانی چند منظوره است که در در فیلدهای مختلفی فعالیت دارد. شاید مشهورترین محصول این شرکت، بانک داده آن میباشد و تمامی دوستان با آن آشنا هستند. این شرکت در سال ۱۹۷۷ تاسیس شده و هم اکنون در ۱۴۵ کشور جهان نمایندگی دارد. بعد از بانک داده Oracle ، مشهورترین محصول این شرکت نرم افزار ERP آن است که از خود بانک اطلاعاتی Oracle استفاده کرده است.
: Microsoft Business Division که همان بخش تجاری مایکروسافت است. این شرکت که مثل همیشه سعی نموده همه نوع نرم افزاری داشته باشد، تمامی نرم افزارهایی که قبلا طراحی و روانه بازار نموده بود، بصورت یک مجموعه در آورده و بنام ERP به دنیای علم و تجارت تقدیم کرده است. محصولاتی که Microsoft در نرم افزار ERP خود استفاده نموده، از معجونی از برنامه های زیر استفاده نموده است Word، Access، Excel، Outlook، PowerPoint، FrontPage، Project و ...
قبل از اینکه کلیه خصوصیات ERP را در قسمت "معرفی"، تمام کنیم، بهتر است به دسته‌بندی موضوع پرداخته و هر یک را جداگانه بررسی نماییم.
لیست کلی خصوصیات ERP
▪ وجود ماژول‌های متعدد
▪ ارتباط ماژول‌ها با یکدیگر
▪ استفاده از اطلاعات در هر زمان و از هر مکان
▪ نمایش اطلاعات در قالب‌های مختلف)آمار عددی، نمودارهای خطی، چارتهای سه بعدی و( ...
▪ داشتن قابلیت Real-time
▪ کاربری آسان
▪ پیچیدگی در متد سفارش و نصب
▪ درصد موفقیتِ نامعلوم و هزینه بسیار بالا
▪ سرمایه گذاری بلند مدت و گرفتن نتیجه احتمالی بعد از چندین سال
▪ هزینه و ریسک بالای سفارشی کردن
▪ آموزش کارمندان و هزینه های آن
▪ شکست و یکی از علت‌هاوجود ماژول‌های متعدد
بصورت کلی ERP، سیستمی است که برای جوابگویی به تمام نیازهای کارمندان و بخش‌های یک شرکت بزرگ، ناچار است، ماژول‌های متعددی را برای بخش‌های مختلف در نظر بگیرد. تشخیص نیاز به وجود هر یک از ماژول‌ها و فعال کردن آنها به عهده مدیر اجرایی شرکت است. مدیر اجرایی، خود، این اطلاعات را از منابع مختلف و با بررسی مراحل اتوماتیک نشده که در کار گره ایجاد می‌کند، مورد توجه قرار می‌دهد. این ماژول‌های هر یک موظف هستند، وظایف خود را حتی در صورت جدا شدن از سیستم مرکزی، اگر چه بصورت نسبی، به انجام برسانند. زیر گروه‌های تشکیل دهنده ERP به زیر شاخه ها و دسته های مختلفی تقسیم می‌شوند. بعنوان مثال، بخش مالی ماژول‌های مخصوص به خود را دارد و بقیه بخش‌ها نیز ماژول‌های متفاوت خاص دیگری دارند.
ارتباط با ماژول‌های دیگر
در قسمت قبل به تعداد بالای زیر مجموعه ها اشاره شد. موضوعی که تقریبا برای همه شرکت‌ها صادق است. اما تفاوتی که ERP با دیگر نرم افزارها دارد، تلاش برای بهم پیوستن و ایجاد رابطه تنگاتنگ میان این ماژول‌ها یا زیرمجموعه ها است. همانطور که قبلا نیز اشاره شد، هر ماژول یک ورودی و یک خروجی دارد (البته خروجی می‌تواند شکل‌های متفاوتی داشته باشد ولی همه شکل‌ها در واقع منشعب از یک مدل بشمار می‌روند). خروجی ماژول‌ها ممکن است به عنوان ورودی زیربرنامه دیگری مورد استفاده قرار گیرد. بدین معنی که ممکن است یک ماژول، موارد و اطلاعات ورودی خود را از خروجی یکی از ماژول‌ها، برداشت نماید.
حال برای سهولت در امر انتقال اطلاعات از یک بخش به بخش دیگر، یا از یک ماژول به ماژول دیگر، می‌بایست یک قالب و فرمت استاندارد و فراگیر برای تمامی ورودی ها و خروجی ها در نظر گرفته شود تا تمامی ماژول‌ها بتوانند از آن بهره ببرند. در عمل این کار برای پروژه‌های بزرگ غیر ممکن است. برای حل این مشکل از یک رابط میانی استفاده می‌شود که این اطلاعات را از فرمت برنامه مبدا به فرمت رابط میانی تبدیل نماید و سپس اطلاعات تبدیل شده به قالب رابط میانی را به فرمت برنامه مقصد تبدیل نماید.در این سیستم هر برنامه در کنار یک converter یا مبدل عمل می‌کند که این مبدل، وظیفه تبدیل رفت و برگشت اطلاعات را به عهده دارد.
در قسمت‌های بعدی، مشکلات این مبدل، مزایا و نواقص آن را بر خواهیم شمرد. هنگام مطالعه این مقاله فراموش نکنید که خود را بعنوان مدیر اجرایی شرکت خیالی (!) خود در نظر بگیرید و تلاش نمایید آنچه را از نظر می‌گذرانید، در شرکت خود مورد پردازش قرار دهید، زیرا ممکن است، با فرض اینکه شما جوان باشید و پرکار، ظرف چند سال آینده مجبور باشید برای پیشبرد کارهای شرکت واقعی (!) خود، از این مفاهیم بهره مند شوید. حال به قسمت بعدی توجه کنید.
امکان استفاده از اطلاعات در هر زمان و از هر مکان
مدیر و مدیران اجرایی برای پیشبرد کارهای خود و رقابت با رقبای خود در دیگر شرکت‌ها، می‌بایست اطلاعات مورد نظر خود را در هر زمان و از هر مکان بدست آورند. در غیر اینصورت مدیر، توانایی مدیریت خود را از دست می‌دهد و یا در بهترین حالت، تصمیمات خود را با تاخیر ابلاغ می‌کند. هر دو حالت فوق به بیشتر شدن فاصله شرکت با رقبا دامن می‌زند.
همانطور که شما نیز می‌دانید، شغل‌های مدیریتی از پر استرس ترین شغل‌هاست، مخصوصا اگر این مدیریت، مسئولیت پروژه های چند منظوره را بعهده داشته باشد که این خود به استرس موجود می‌افزاید.در این شرایط، اگر ERP ، با مطالعه و دقیق برگزیده و وارد سیستم کاری شرکت شود، می‌تواند در کم کردن استرس و بازدهی بیشتر مدیریت، نقش بسزایی ایفا نماید.
استفاده از اطلاعات در هر زمان بدین معنا است که سیستم باید قابلیت گزارشگیری و نمایش اطلاعات را در هر زمان که مدیر به آن نیاز داشته باشد، در اختیار او قرار دهد. بنابراین گرفتن خروجی از میان میلیون‌ها رکورد، نیاز به داشتن سرعت بالا دارد. اشاره به این مسئله خالی از لطف نیست که این سرعت بدون بهره گیری از هوش مصنوعی قابل دستیابی نیست، زیرا جستجوی هوشمند اطلاعات، زمان جستجو را Optimize می‌کند و مجبور نیست، تک تک رکوردها و فیلدها را مورد بررسی قرار دهد.
و اما مکان، تمامی دوستان بدون استثنا می‌توانند حدس بزنند که فاکتور مکان در دنیای امروز بسیار ساده تر از گذشته شده است. زیرا شبکه های خصوصی و مجازی و اینترنت دسترسی به اطلاعات را از هر مکان، ممکن ساخته است. تنها مسئله ای که باید در این مرحله مورد توجه قرار گیرد، کنترل امنیت در ارسال اطلاعات است. مقوله امنیت در همه جا مهم است، اما هنگامیکه کار به ERP می‌رسد و رقابت میلیاردی شرکت‌های بزرگ تنگاتنگ می‌شود، امنیت جایگاه خاصی پیدا می‌کند. اصول رمزگذاری یا Encryption داده ها اهمیت ویژه‌ای می‌یابد.
نمایش اطلاعات با خروجی‌های متفاوت (آمار عددی، نمودار خطی و چارتهای گوناگون(
ازآنجا که مدیر اجرایی و دیگر مدیران شرکت به فراخور نیازهای خود، به گزارش‌های متفاوتی نیاز دارند، برنامه باید پس از جمع آوری اطلاعات مورد نیاز مدیران، آن داده ها را به شیوه دلخواه آنها تبدیل نماید. از جمله خروجیهایی که گزارش‌ها بر اساس آنها طراحی می‌شود، خروجی‌های زیر است:
▪ آمار عددی با درصد
▪ نمودارهای دو بعدی (خطی، پای، ...)
▪ نمودارهای سه بعدی برای ارزیابی ابعاد مختلفی همچون، زمان، فروش و پیشرفت
یکی از مهترین مسایلی که باید در گزارش‌ها به آنها توجه ویژه‌ای داشت، این است که اگر مدیری تمایل داشته باشد، اطلاعات بیشتری در مورد یکی از نتایج داخل گزارش داشته باشد، باید برنامه این امکان را به مدیر بدهد که مثلا با یک کلیک بر روی آن مورد، بتواند به اطلاعاتی جزئی تر دسترسی داشته باشد که پشتوانه تهیه و ارائه آن مورد از گزارش را داشته باشد.
بحث نمایش اطلاعات به شیوه های مختلف نیاز به طرح مسایل متعددی دارد که از حوصله مقاله خارج است.
داشتن قابلیت Real Time
وجود قابلیت Real Time بصورت صددرصد، بدلیل شرایط و عوامل دخیل در مدیریت و تجارت، تقریبا غیر ممکن است. اما تمامی سازندگان محصولات ERP تلاش می‌کنند خود را تا آنجا که در توان دارند به درصد مطلوب برسانند یا به سمت آن میل کنند.
کاربری آسان
بدلیل عدم تخصص مدیران، جهت استفاده از کامپیوتر، طراحی برنامه یا در حقیقت طراحی GUI برنامه باید به گونه‌ای باشد که این افراد با کمترین مشکل بتوانند به استفاده از نرم افزار اقدام نمایند. طراحی مناسب GUI یا رابط گرفیکی کاربر، مدت زمان آموزش برنامه را نیز کاهش می‌دهد. این خود به مزایای طرح می‌آفزاید. کاربر باید بتواند براحتی و تنها با یک نگاه به هدف خود در دستیابی به اطلاعات مورد نظر برسد
متاسفانه نرم افزارهایی که در ایران طراحی می‌شوند، از این لحاظ بسیار ضعیف هستند. این ضعف به چند دلیل برمی‌گردد:
.1 عدم وجود ارتباط میان برنامه نویسان و طراحان با کاربران غیر حرفه ای است.
.2 برنامه نویسان، خودشان کار طراحی GUI را بعهده می‌گیرند، در حالی که در کشورهای پیشرفته، شرکت‌های عظیم و مطرح تولید نرم افزار، طراحی GUI ، توسط یک تیم زبده و متخصص انجام می‌گیرد که در نهایت بعد از برقراری جلساتی میان طراحان GUI و برنامه نویسان، رابط به اصل برنامه پیوند می‌خورد
.3 که از مهمترین عوامل بشمار می‌رود، این است که در کشور عزیزمان، برنامه نویسان جزء افرادی هستند که زیر خط فقر زندگی می‌کنند!! زیرا اولا قانون Copyright اصلا معنی ندارد. ثانیا برنامه نویس دائما تحت فشار است که برنامه را هر چه سریع‌تر تحویل دهد، زیرا مشتری در حال پریدن است!! و در آخر اینکه، منابع و تیم مورد نیاز در اختیار برنامه نویس قرار نمی گیرد.
به کرات شاهد بودیم که دوستان عزیز برنامه نویس تمامی کارهای زیر را خود به تنهایی انجام می‌دهند، در حالیکه تمامی این کارها در شرکت‌های معتبر توسط تیم های جداگانه‌ای انجام می‌شود:
▪ تعریف ماژول‌ها و میزان تقسیم ماژولی
▪ برنامه نویسی ماژول‌ها
▪ اسمبل کردن ماژول‌ها و ساختن برنامه اصلی با کمک برنامه نویسان
▪ طراحی گرافیکی برنامه )زیبا شناختی برنامه و کارهای وابسته به گرافیک(
▪ طراحی GUI )مراحل کار گرافیکی(
▪ تست برنامه
مستحضر هستید که تمامی موارد یاد شده که هر یک توسط تیمی جدا انجام می‌شود، در اینجا، رفقا، یک تنه (یا حداکثر دو تنه!) تمامی این موانع را پشت سر می‌گذارند و مشت محکمی به دهان بقیه تیم‌ها می‌زنند! البته یک امکان دیگری را که حق مسلم آنهاست نیز به برنامه می‌افزایند: قفل سخت افزاری و نرم افزاری
پیچیدگی متد سفارش و نصب ERP
شرکت‌هایی که تصمیمی برای نصب و سفارش ERP دارند، معمولا دو راه پیش روی خویش دارند:
راه اول: استفاده از یک نرم افزار ERP پیش ساخته و سفارشی کردن آن
راه دوم: ساخت و طراحی برنامه که خود دو زیر حالت دارد:
الف) دادن سفارش ساخت و طراحی به یک شرکت نرم افزاری
ب) ساخت و طراحی برنامه توسط پرسنل شرکت
در حالت اول که شرکت تصمیم می‌گیرد، برنامه ای را که قبلا ساخته شده، بعد از سفارشی کردن، مورد استفاده قرار دهد، مزایای زیر قابل ذکر هستند:
▪ استفاده از تجربیات گذشته دیگران
▪ سرعت در بکارگیری و عملیاتی کردن نرم افزار
▪ استفاده از بسته های آموزشی چگونگی استفاده از نرم افزار
ولی در عین حال معایب زیر را نیز نباید از نظر دور نگاه داشت:
▪ هر شرکتی ساختار خاص خود را دارد و موفقیت استفاده از یک نرم افزار در یک شرکت، دلیل موفقیت آن نرم افزار در شرکت دیگری نیست. کما اینکه تجربه نیز این امر را اثبات نموده است.
. سفارشی کردن محصول ممکن است ناسازگاری‌هایی را در برنامه اصلی بوجود آورد.
. تغییر در برنامه، ممکن است به امنیت برنامه آسیب زند و حفرهای امنیتی جدیدی به برنامه بیافزاید.
▪ سویچ کردن از برنامه‌ای که شرکت قبل از طرح جدید خود از آن استفاده می‌کرد به برنامه جدید، در مدت زمانی کوتاه، ممکن است برای کاربران سنگین باشد و در برابر آن مقاومت کنند
در حالت دوم که شرکت به فکر طراحی نرم افزار است، باید یکی از دو راه زیر را برگزیند که اولی سفارش دادن نرم افزار به یک شرکت نرم افزاری است و دومی ساخت برنامه توسط اعضای برنامه نویس و کادر علمی خود شرکت است.
مراحل کار در شیوه اول که همان سفارش ساخت برنامه است، به شرح زیر است:
▪ گفتگو میان اعضای علمی و مدیران اجرایی شرکت با طرف قرارداد، جهت ساخت برنامه
▪ ساخته شدن برنامه پس از تعیین اولویت‌های کاری(که معمولا از زمان مندرج در قرارداد بیشتر بطول می انجامد)
▪ ارائه برنامه به شرکت و تست شدن آن توسط کاربران
▪ ارجاع برنامه به سازندگان به همراه توضیحات و اصلاخاتی که باید اعمال شوند
▪ ارائه برنامه نهایی بعد از چند مرحله اصلاحات و تست
مزایای این طرح:
▪ استفاده از تجربیات تخصصی یک گروه خبره
▪ ساخت و طراحی در مدت زمانی کوتاه‌تر بدلیل وجود تیم‌های تخصصی برای انجام جداگانه وظایف
▪ بهره گیری از متدها و تم‌های استاندارد موجود
معایب طرح:
▪ لزوم ارتباط با شرکت سفارش دهنده و آشنایی با روند کار در شرکت که بسیار زمان بر است
▪ تست چند مرحله ای و اعمال اطلاحات بطور مکرر
▪ نیاز به شبیه سازی وضعیت شرکت در محل طراحی نرم افزار
▪ لزوم داشتن ارتباط تنگاتنگ با کاربران جهت جلب رضایت آنها در استفاده از نرم افزار جدید
حال در اینجا به مزایا و معایب طرح دوم که همان ساخت و طراحی نرم افزار در خود شرکت است، می‌پردازیم.
مزایا:
▪ آشنایی کامل طراحان با روند فعالیت و پروسه های اجرایی در شرکت
▪ مدیریت واحد و هماهنگ که توسط مدیر اجرایی شرکت انجام می‌شود
▪ دسترسی آسان به امکانات شرکت
▪ حرکت قدم به قدم و امکان انجام تست‌ها بصورتی ساده تر
▪ زمینه سازی برای کابران جهت استفاده از نرم افزار جدید
▪ طراحی و تغییر کلیه موارد بر اساس نیازهای شرکت
▪ آشنایی به کلیه جزئیات کار و اطمینان از امنیت برنامه
معایب:
▪ زمان طراحی و برنامه نویسی بسیار بالا است
▪ تجربه کادر برنامه نویسی به قدر کافی نیست
▪ در صورت بروز مشکل و عدم توانایی برطرف کردن مشکل پیش آمده توسط کادر برنامه نویسی در شرکت، امکان تقاضا از شرکت‌های حرفه ای نرم افزاری برای پشتیبانی و رفع اشکال وجود ندارد
▪ تعداد افراد متخصص به اندازه کافی وجود ندارد
درصد موفقیت، نامعلوم و هزینه بسیار بالا
بطور کلی، محصول ERP، نرم افزاری است که علاوه بر صرف هزینه بالا، زمانی بسیار طولانی را نیازمند است. این پروژه ها نیاز به سرمایه گذاری بلند مدت دارند. بسیاری از پروژه های ERP بدلیل طولانی تر شدن از زمان تخمینی اولیه، دچار مشکلات مالی شدیدی شده و برخی نیز بصورت ناقص مورد استفاده قرار گرفته‌اند که منجر به عدم کارکرد مناسب این محصول و بازدهی نامناسب آن برای شرکت شدند.
از آنجا که علاوه بر فاکتورهای علمی، عوامل انسانی نیز در موفقیت پروژه دخیل هستند، تنها قوی بودن استحکامات و بنیان‌های علمی نمی‌تواند بعنوان تنها عامل موفقیت شناخته شود. در بخش‌های بعدی به عوامل انسانی و تاثیر آنها در موفقیت پروژه اشاره خواهد شد.
علیرغم مسایل یاد شده،در صورتیکه پروژه ERP با موفقیت نصب ومورد استفاده کاربران شرکت قرار گیرد، بازدهی و سود دهی بالای آن بسیار چشمگیر خواهد بود. و این موفقیت همان عاملی است که بسیاری از شرکت‌ها را بسوی ریسک و سرمایه گزاری برای استفاده از این تکنولوژی با در حقیقت مفهوم می‌کشد.
لازم به ذکر است که نتیجه عملی و مرحله سود دهی ممکن است چند سال بعد از استفاده از این محصول، اثرات خود را نشان دهد. تمامی این محرک‌ها یا موانع، نقش مهمی در حرکت به جلو و یا عقب گرد در اجرای پروژه را بدنبال دارد.
هزینه و ریسک بالای سفارشی کردن ERP
سفارشی نمودن نرم افزار طراحی شده بسیار پرهزینه و در بسیاری از شرایط ریسک بالایی دارد و تا آنجا که امکان دارد باید از آن دوری جست. زیربرنامه های ERP ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند و تغییر هر کدام از آنها، بی شک نیازمند اعمال تغییرات دیگری در دیگر زیربرنامه ها را بوجود می‌آورد. سفارشی کردن تا آنجا که ارتباطی با شرکت سازنده نرم افزار دارد، کاری سنگین است و سعی می‌کنند در روند سفارشی کردن دخالت نکنند تا عواقب آن را متحمل نشوند. از سویی دیگر پرسنل علمی شرکت نیز توانایی لازم جهت سفارشی کردن نرم افزار را ندارند. از این رو سفارشی نمودن نرم افزار ERP معمولا توصیه نمشود مگر در شرایطی که چاره ای غیر آن نباشد.
آموزش کارمندان و هزینه های آن
یکی از هزینه‌های سنگین غیر مربوط به روند ساخت برنامه، هزینه آموزش پرسنل است. در قسمت قبل به مسایل مربوط به کاربران و اهمیت جلب رضایت آنها در استفاده از کامپیوتر اشاره نمودیم. تنها مسئله که در اینجا نیاز به بحث دارد این است که آموزش باید سلسله مراتب خاص خود را داشته باشد و هر بخش از سیستم خاص خود پبروی کند. در نتیجه بهترین آموزش در شرایطی محقق می‌شود که مسئولان آموزش از پرسنل خود شرکت باشد. از آنجا که ERP خود، برنامه سنگینی است، کار آموزش گران و زمان بر است. بهمین دلیل است که مشارکت شرکت در طراحی نرم افزار می‌تواند کمک شایانی به آموزش کارکنان نماید.
احتمال شکست بدلیل مقاومت کارمندان و کاربران
در صورتی که تدابیر لازم جهت محبوبیت برنامه برای کاربران، بکار گرفته نشود، ممکن است، مقاومت کاربران، این طرح را به شکست بکشاند. منظور از مقاومت کاربران این نیست که کاربران اعتصاب کنند یا دست از کار بکشند. بلکه کاربران می‌توانند با عدم استفاده مناسب از برنامه و نگرفتن خروجی‌های مرتبط، نتایج جدید را که بر اساس برنامه جدید شکل گرفته است، بسطح قابل توجهی کاهش دهند.
یکی از عواملی که باعث بروز این مشکل می‌شود این است که کاربران مجبور می‌شوند برنامه‌ای را که سال‌ها از آن استفاده کرده اند و کاملا به آن آشنایی دارند را به کناری گذاشته و از برنامه‌ای جدید، که هنوز کار با آن را بطور کامل فرا نگرفته اند، استفاده نمایند.
همانطور که قبلا نیز اشاره شد، یکی از فواید طراحی برنامه در شرکت این است که کاربران در طول مدت طراحی که زمان نسبتا زیادی را به خود اختصاص می‌دهد، می‌توانند بتدریج با عملکرد برنامه آشنا شوند. این آشنایی معمولا در هنگام تست برنامه و نظر سنجی درباره وضعیت برنامه محقق مبشود. یکی از راهکارهای مناسب در جلب رضایت کاربران و تشویق آنها به کار مناسب، گرفتن نظرات آنها در بهبود و راحتی استفاده از نرم افزار است. زیرا کارمندان در صورت مشاهده اعمال تغییرات در برنامه، بنا به درخواست خود، تمایل بیشتری به استفاده از برنامه پیدا می‌کنند.
منابع:www.aftab.ir
www.computernews.ir