ترفندهای کلیدی در Microsoft Powerpoint

[آبجی]

ترفندهای کلیدی در Microsoft Powerpoint
مطمئنأ تمامی شما نرم افزار مایکروسافت پاورپوینت را میشناسید. به وسیله پاورپوینت میتوانید اسلایدهایی از ناگفتنی های خود فراهم آورید ، آن را تزئین کنید و در نهایت بر روی صفحه نمایش یا به كمك یك ویدیو پروژكتور بر روی پرده به نمایش درآورید. محیط این نرم افزار بر عكس محیط MS Word جای گزافه گویی نیست ، بلكه شما در آن رئوس مطالب را می گویید و شكلها و نمودارهای خود را در آن نمایش می دهید و در نهایت آنچه در ذهنتان می گذرد و در قالب بیان نمی گنجد را به تصویر میکشید. اسلایدهای حاصل در اصل پوستری از سخنان شما هستند. نکات کلیدی خاصی در پاورپوینت نهفته است که با دانستن آنها میتوانید به این بوم متحرک ، طراوت بیشتری ببخشید. در این ترفند قصد داریم به معرفی این نکات اساسی و کلیدی بپردازیم.
چیدمان داخلی یک اسلاید
سعی کنید اکثر تغییر و تحولات مورد نظر خود را از طریق روشهای کلی و استانداردی که Powerpoint ارائه می نماید انجام دهید. هر چیز در پاور پوینت در قاب مخصوص خود جای می گیرد. همین طوری نمی توان در یک اسلاید شروع به تایپ نمود. باید یک جعبه متنی داشته باشیم و در آن متن یا تیتر مورد نظر خود را بنویسیم. برای ارائه و نمایش مجموعه اسلایدهایتان بدون هول شدن F5 را بفشارید و برای رفتن از یک اسلاید به اسلاید بعدی کافی است یکبار ماوس را کلیک کنید و یا دکمه فلش سمت راست یا بالا را بفشارید. F5 نمایش را از اولین اسلاید شروع می کند.

ساختن اسلاید و پنهان کردن آن
گزینه Duplicate silde منوی Insert از اسلاید جاری یک کپی دیگر درست می کند. ترفند کلیک راست روی آیکن اسلاید برای حذف یا پنهان کردن اسلایدها نیز بسیار کارآمد است. امتحانش کنید Hidden یا پنهان بودن یک اسلاید برای اسلایدهای توضیحی که به کمک Hyperlink به سراغشان می رویم. ولی نمی خواهیم در روال عادی نمایش دیده شوند و فقط در صورتی که رویشان کلیک کنیم نشان داده شوند کلی به کار می آید.
اسلایدها افقی یا عمودی
می توانید بگویید اسلایدها Lanscape و Portrait باشند. برای این کار سراغ Page Setup از منوی File بروید. نمی توان در آن واحد در یک نمایش هم اسلاید عمودی داشت و هم اسلاید افقی.
برای چنین هدفی بایستی دو نمایش جداگانه بسازید و در اولی یک لینک به دومی ایجاد کنید. نمایش اول دارای تنظیم صفحات افقی و نمایش دوم دارای تنظیم صفحات عمودی می باشد. در خاتمه نمایش دوم درباره آن را لینک به نمایش اول می کنید.
در حین اجرای یک پرزنتیشن برای متوقف ساختن یا ادامه دادن نمایش در پرزنتیشن کلید S و یا علامت بعلاوه را بفشارید برای ختمه نمایش اسلایدها Esc و یا Ctrl + Break را بفشارید.
برای رفتن به یک اسلاید با شماره خاص شماره اسلاید را وارد نموده Enter را فشارید. برای رفتن به اسلاید مخفی بعدی از کلید H استفاده کنید.
برای رفتن به اولین اسلاید 1+Enter را بفشارید و یا آنکه هر دو دکمه ماوس را همزمان دو ثانیه نگهدارید.
توقف نمایش اسلایدها
برای آنکه در حین نمایش متوقف شوید و یک صفحه با زمینه مشکی رنگ نشان داده شود کلیه B را بفشارید. برای نمایش یک صفحه یا زمینه سفید کلید W را بفشارید.
استفاده از اشاره گر ماوس به عنوان پرینتر
برای نمایش یا مخفی کردن اشاره گر ماوس و همینطور نوار ابزار Slideshow در حین نمایش کلید A و یا علامت مساوی را بفشارید. (بعضی وقتها علامت سفید اشاره گر ماوس روی زمینه نمایش ما خیلی توی چشم می آید) برای تبدیل اشاره گر ماوس به یک نقطه رنگی مثل یک پوینتر Ctrl + P کمک بگیرید.
برای مخفی کردن سریع نوار ابزار Slideshow کلید Ctrl + H و برای خاموش کردن آن ظرف 15 ثانیه Ctrl + U را بفشارید. برای نمایش دوباره اشاره گر ماوس Ctrl + A در خدمت شماست.
برای اجرای انیمیشن بعدی یا رفتن به اسلاید بعدی از N استفاده کنید. برای قبلی هم از P استفاده نمایید.
ساختن یک اسلاید خلاصه مطالب
اگر به طور خلاصه در یک اسلاید بخواهید بگویید که در اسلایدهای بعدی چه خواهید گفت یک اسلاید خلاصه مطالب بسیار کارآمد خواهد بود. برای این کار به نمایش Slide Sorter از منوی View‌ بروید و در آنجا اسلایدهای مورد نظر برای خلاصه سازی را با پایین نگهداشتن کلید Shift انتخاب کنید. سپس از نوار ابزار Slide Sorter گزینه Summary Slide را انتخاب کنید. این اسلاید خلاصه به صورت پیش فرض به عنوان دومین اسلاید نمایش قرار می گیرد و حاوی تیتر اسلایدهای منتخب خواهد بود. خلاصه مطالب به طور پیش فرض دارای رئوس مطالب تیترهای اسلایدهای موجود می باشد.{happy}

[Geek]

مایکروسافت همزمان با عرضه ویندوز ویستا ، آفیس 2007 خود را عرضه کرد. در این بسته نرم افزار ، Microsoft Word 2007 نیز با تغییرات فراوان و قابلیتهای جدید نیز منتشر شد. همچنین بسیاری از کاربران ویندوز XP نیز Word 2007 را بر روی سیستم های خود نصب کرده اند. طبعأ با عرضه هر نرم افزار جدید ، ترفندهای جدیدی نیز به آن افزوده میشود. در این ترفند قصد داریم به معرفی یک ترفند جدید و در عین حال جالب و بامزه که به شکل مخفی در نرم افزار Microsoft Word 2007 گنجانده شده است بپردازیم. لازم به ذکر است این ترفند برای اولین بار توسط وب سایت ما در میان سایت های پارسی و همچنین جزء معدود سایتهای اینترنتی است که این ترفند را بازگو میکند!


بدین منظور:
نرم افزار Microsoft Word 2007 را اجرا نمایید.
اکنون در یک صفحه خالی عبارت زیر را وارد نمایید و سپس Enter بزنید:

()lorem=


(دقت نموده که مساوی را تایپ کنید و این متن را نیز کپی نکنید و تنها در محیط Word تایپ نمایید)
خواهید دید که پس از زدن Enter جملات عجیب و غریبی بر روی صفحه ظاهر میشود!
این کار که در نسخه های قبلی Word به طریقی دیگر امکان پذیر بود ، اینک در نسخه 2007 برنامه Word این کار به وسیله کد فوق امکان پذیر است.

دقت نمایید که تعداد سطور و پاراگراف های نمایش داده شده نیز به شکل دستی توسط خود شما قابل تنظیم است به فرمول زیر:


(تعداد سطر ها , تعداد پاراگراف ها)lorem=


به عنوان مثال برای 6 پاراگراف و 20 سطر خواهیم داشت:


(6,20)lorem=


با این کار جالب میتوانید دوستان خود را تقریبأ شگفت زده کنید!

در خصوص متنی که تقریبأ غیرقابل تشخیص است نیز باید گفت این عبارت ها که Lorem Ipsum نام دارد خود تاریخچه پیچیده ای دارد. تنها ذکر این نکته ضروری است که Lorem Ipsum متونی است که معمولأ به هنگام ساخت صفحات سایت ها و سایر پروژه ها به شکل پیش فرض و به عنوان مثالی از متن قرار میگیرد. اطلاعات کامل پیرامون Lorem Ipsum در ویکی پدیا موجود است:
http://en.wikipedia.org/wiki/Lorem_ipsum

[آبجی]

اگر عمل چاپ را با Outlook به انجام برسانید آنچه به دست می‌آورید فهرستی از آدرس‌های الکترونیکی شما است که فقط به درد قرار گرفتن درون پوشه می‌خورد. اما با Word می‌توانید جزئیات آدرس‌های خود را به صورت برچسب چاپ کنید و بدین وسیله مطمئن شوید که هیچ تماسی را از نظر دور نداشته‌اید. اگر آدرس نامه را درون متن نامه تایپ کرده‌اید، آن را انتخاب و از منوی Tools گزینه Envelopes and labels برگزینید. با این کار Word به صورت خودکار آدرس مذکور را در فیلد Address رکوئستر Envelops & Labels وارد خواهد کرد. اما اگر آدرس را قبلا در نامه خود تایپ نکرده‌اید، به سادگی می‌توانید، آن را به‌صورت دستی در رکوئستر مذکور تایپ و یا با کلیک بر روی آیکون Address Book این رکوئستر، آدرس را از طریق آدرس‌های موجود در برنامه Outlook انتخاب کنید.

تنظیمات پیش‌فرض Word به گونه‌ای است که می‌تواند کپی‌های متعددی از یک لیبل را بر روی کل یک ورق مخصوص برچسب به چاپ برسانید. بسیاری مواقع اتفاق می‌افتد که ما فقط به یک لیبل تکی نیاز داریم و نه به یک ورق پر از لیبل‌های یکسان، در این‌گونه مواقع می‌توانید گزینه Single Label را انتخاب، و سطر و ستونی که می‌خواهید لیبل مورد نظر بر روی برچسب در آنجا به چاپ برسد را برگزینید. این شیوه زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که قبلا بارها از ورق برچسبتان استفاده کرده باشید و در نتیجه بخش‌هایی از آن در حال حاضر فاقد کاغذ لیبل باشد.البته در این حالت لازم است جهت ورود کاغذ به چاپگر را به خاطر بسپارید تا مثلا وقتی لیبل خود را در ستون سوم، سطر چهارم چاپ می‌کنید ناگهان سر از ستون و سطر دیگری در نیاورد، من معمولا اگر کاغذ علامت مشخصه‌ای نداشته باشد، به صورت دستی یک فلش کوچک بر روی آن رسم می‌کنم تا بتوانم جهت ورود کاغذ را تعیین نمایم.
Word برای اکثر ورق‌های استاندارد (ترفندستان) برچسب به صورت داخلی الگوهای پیش‌فرضی را در نظر گرفته است که در میان آنها استاندارد ورق‌های معروفی مانند Avery نیز مشاهد می‌شوند. توجه داشته باشید همیشه از اندازه‌های Avery A4 and A5 استفاده کنید، چرا که از اندازه‌های استانداردی که Word به صورت پیش‌فرض برای ورق Avery در نظر می‌گیرد، مبتنی بر استاندارد آمریکایی است و نه انگلیسی.
اکثر ورق‌های معمولی برچسب کدی دارند که نشان ‌می‌دهد اندازه آن ورق، معادل اندازه کدام یک از ورق‌های Avery است. اما اگر ورق برچسب شما چنین کدی نداشت می‌توانید برای download سایر اندازه‌ها به سایت http://office.microsoft.com/en-us/templates/default.aspx (http://www.tarfandestan.com/engine/go.php?url=aHR0cDovL29mZmljZS5taWNyb3NvZnQuY29tL2V uLXVzL3RlbXBsYXRlcy9kZWZhdWx0LmFzcHg%3D) مراجعه نمایید. اگر طرح مد نظر شما در میان الگوهای آماده وجود نداشت و یا لیبل‌های شما پس از چاپ، از لبه ورق برچسب بیرون زدند، در قسمت Labels Options گزینه New Label را انتخاب و اندازه‌های ورق مورد نظر خود را به صورت دستی وارد نمایید. البته هنگام وارد کردن اندازه‌ها به صورت دستی امکان انتخاب هر اندازه‌ای را ندارید. مثلا در این قسمت گزینه‌ای برای تعیین فاصله مابین دو لیبلی که قرار است کنار یکدیگر چاپ شوند، و یا گزینه‌ای برای تعیین حاشیه پایین و سمت راست لیبل‌ها در نظر گرفته نشده است. ولی وقتی اندازه حاشیه بالا و حاشیه چپ برچسب‌ها و هم‌چنین فاصله نقطه شروع برچسب اول و برچسب دوم Vertical Pitch و Horizontal Pitch را مشخص کنید، Word به صورت خودکار مابقی اندازه‌ها را برایتان تعیین خواهد کرد.
اگر فقط از ورق برچسب‌هایی در قطع استاندارد Avery استفاده می‌کنید می‌توانید برای چاپ لیبل‌هایتان از ویزاردی که در آدرس http://www.avery.com (http://www.tarfandestan.com/engine/go.php?url=aHR0cDovL3d3dy5hdmVyeS5jb20%3D) ارائه شده استفاده نمایید. این ویزارد در واقع یک Plug-in مخصوص Word 2003 است که به شما اجازه می‌دهد بدون ورود به اینترفیس Word اقدام به چاپ ایمیل‌هایتان نمایید. فقط کافیست Avery Wizard را اجرا و جزئیات مورد نظرتان را انتخاب کنید، تا این برنامه به صورت خودکار برنامه Word را در Background به اجرا در آورد. گرچه این ویزارد کار را کمی ساده‌تر می‌کند، ولی اگر اندازه‌هایتان کاملا با ورق برچسب منطبق نباشد نمی‌توانید برای رفع مشکل، اندازه‌هایتان را به صورت دستی تنظیم کنید. هم‌چنین این ویزارد صرفا اندازه‌های سازگار با Avery را پشتیبانی می‌کند و در برخی سیستم‌ها اگر لیبل‌هایتان را در مکانی غیر از موقعیت قرارگیری اولین لیبل موجود بر روی ورق برچسب چاپ کنید، دیگر نمی‌توانید مطمئن باشید که لیبل شما دقیقا در همان جایی چاپ می‌شود که شما خواسته‌اید.

از جمله روش‌های دیگری که Word برای چاپ لیبل درنظر گرفته، گزینه Mail Merge است که بیشتر برای چاپ هم‌زمان چندین آدرس متفاوت مناسب است. برای این‌که بتوانید آدرس‌های موجود در Outlook را با استفاده از این قابلیت Word به چاپ برسانید. لازم نیست جزئیات مورد نظرتان را ابتدا از Outlook به‌صورت یک فایل، Export نمایید، ولی اگر قصد چاپ داده‌های Excel را داشته باشید مجبورید آنها را ابتدا به Outlook وارد Import کنید.
هر یک از فیلدهای رسمی Outlook می‌توانند تمام اطلاعات مورد نیاز شما (مثلا آیا نامه باید به صورت پیشتاز ارسال شود یا معمولی) را برای استفاده در Mail Merge در خود نگهداری کنند.برای این منظور Mail Merge را از منوی Tools Letters & Mailing برنامه Word انتخاب (ترفندستان) و به آنچه از شما خواسته می‌شود عمل نمایید. طی این مراحل علاوه بر چاپ لیبل و نامه، حتی می‌توانید پرونده‌ای را برای ارسال به افراد مختلف انتخاب و با استفاده از گزینه‌هایی که در اختیار شما قرار می‌گیرد کاری کنید که در قسمت عنوانی هر پرونده به صورت خودکار نام و مشخصات فرد گیرنده به چاپ برسد. این کار توسط گزینه‌های موجود در قاب Task به انجام می‌رسد و شما می‌توانید در مرحله چهارم، آدرس و خطوط مربوط به سلام و احوالپرسی را وارد و یا با کلیک بر روی More Items فیلدهای دیگری را به نامه‌ها یا لیبل‌هایتان بیافزایید. برای تغییر آنچه Word در فیلدهای برنامه قرار می‌دهد می‌توانید از کلید Match Fields استفاده کنید. (این کلید در رکوئستر گزینه‌های ارائه شده در مرحله چهارم قرار دارد). فیلدهای ادغام مابین << >> قرار می‌گیرند و این همان جایی است که Word جزئیات اختصاصی هر یک از کپی‌ها را در آن پر می‌کند.
چه از گزینه Envelopes and Labels استفاده کنید و چه از گزینه‌ Mail Marge، در هر صورت آنچه می‌توانید به متون خود بیافزایید بسیار فراتر از صرفا یک آدرس است.
با این روش می‌توانید اقدام به چاپ دعوت‌نامه‌های شخصی، برچسب سی‌دی‌های پشتیبان، علامت شرکت، کارت‌های تجاری، فهرست غذا، راهنمای گنج‌یابی و خلاصه هر چیزی که به کپی‌های متعدد نیاز دارد نمایید، حتی اگر قرار باشد هر کپی دقیقا مانند کپی دیگر نباشد.

[engeneer_19]

چند ترفند پیشرفته در نرم افزار Microsoft Word (http://www.tarfandestan.com/1384/10/29/some-advanced-tricks-in-microsoft-word.html)

http://www.tarfandestan.com/images/topics/TarfandOffice.gif

هم اکنون قصد داریم تا چند ترفند حرفه ای در نرم افزار Microsoft Word را به شما معرفی کنیم که با استفاده از آن میتوانید قدرت استفاده از این نرم افزار را تا حد زیادی بهبود ببخشید.



اگر عمل چاپ را با Outlook به انجام برسانید آنچه به دست می‌آورید فهرستی از آدرس‌های الکترونیکی شما است که فقط به درد قرار گرفتن درون پوشه می‌خورد. اما با Word می‌توانید جزئیات آدرس‌های خود را به صورت برچسب چاپ کنید و بدین وسیله مطمئن شوید که هیچ تماسی را از نظر دور نداشته‌اید. اگر آدرس نامه را درون متن نامه تایپ کرده‌اید، آن را انتخاب و از منوی Tools گزینه Envelopes and labels برگزینید. با این کار Word به صورت خودکار آدرس مذکور را در فیلد Address رکوئستر Envelops & Labels وارد خواهد کرد. اما اگر آدرس را قبلا در نامه خود تایپ نکرده‌اید، به سادگی می‌توانید، آن را به‌صورت دستی در رکوئستر مذکور تایپ و یا با کلیک بر روی آیکون Address Book این رکوئستر، آدرس را از طریق آدرس‌های موجود در برنامه Outlook انتخاب کنید.

تنظیمات پیش‌فرض Word به گونه‌ای است که می‌تواند کپی‌های متعددی از یک لیبل را بر روی کل یک ورق مخصوص برچسب به چاپ برسانید. بسیاری مواقع اتفاق می‌افتد که ما فقط به یک لیبل تکی نیاز داریم و نه به یک ورق پر از لیبل‌های یکسان، در این‌گونه مواقع می‌توانید گزینه Single Label را انتخاب، و سطر و ستونی که می‌خواهید لیبل مورد نظر بر روی برچسب در آنجا به چاپ برسد را برگزینید. این شیوه زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که قبلا بارها از ورق برچسبتان استفاده کرده باشید و در نتیجه بخش‌هایی از آن در حال حاضر فاقد کاغذ لیبل باشد.البته در این حالت لازم است جهت ورود کاغذ به چاپگر را به خاطر بسپارید تا مثلا وقتی لیبل خود را در ستون سوم، سطر چهارم چاپ می‌کنید ناگهان سر از ستون و سطر دیگری در نیاورد، من معمولا اگر کاغذ علامت مشخصه‌ای نداشته باشد، به صورت دستی یک فلش کوچک بر روی آن رسم می‌کنم تا بتوانم جهت ورود کاغذ را تعیین نمایم.
Word برای اکثر ورق‌های استاندارد (ترفندستان) برچسب به صورت داخلی الگوهای پیش‌فرضی را در نظر گرفته است که در میان آنها استاندارد ورق‌های معروفی مانند Avery نیز مشاهد می‌شوند. توجه داشته باشید همیشه از اندازه‌های Avery A4 and A5 استفاده کنید، چرا که از اندازه‌های استانداردی که Word به صورت پیش‌فرض برای ورق Avery در نظر می‌گیرد، مبتنی بر استاندارد آمریکایی است و نه انگلیسی.
اکثر ورق‌های معمولی برچسب کدی دارند که نشان ‌می‌دهد اندازه آن ورق، معادل اندازه کدام یک از ورق‌های Avery است. اما اگر ورق برچسب شما چنین کدی نداشت می‌توانید برای download سایر اندازه‌ها به سایت http://office.microsoft.com/en-us/templates/default.aspx (http://www.tarfandestan.com/engine/go.php?url=aHR0cDovL29mZmljZS5taWNyb3NvZnQuY29tL2V uLXVzL3RlbXBsYXRlcy9kZWZhdWx0LmFzcHg%3D) مراجعه نمایید. اگر طرح مد نظر شما در میان الگوهای آماده وجود نداشت و یا لیبل‌های شما پس از چاپ، از لبه ورق برچسب بیرون زدند، در قسمت Labels Options گزینه New Label را انتخاب و اندازه‌های ورق مورد نظر خود را به صورت دستی وارد نمایید. البته هنگام وارد کردن اندازه‌ها به صورت دستی امکان انتخاب هر اندازه‌ای را ندارید. مثلا در این قسمت گزینه‌ای برای تعیین فاصله مابین دو لیبلی که قرار است کنار یکدیگر چاپ شوند، و یا گزینه‌ای برای تعیین حاشیه پایین و سمت راست لیبل‌ها در نظر گرفته نشده است. ولی وقتی اندازه حاشیه بالا و حاشیه چپ برچسب‌ها و هم‌چنین فاصله نقطه شروع برچسب اول و برچسب دوم Vertical Pitch و Horizontal Pitch را مشخص کنید، Word به صورت خودکار مابقی اندازه‌ها را برایتان تعیین خواهد کرد.
اگر فقط از ورق برچسب‌هایی در قطع استاندارد Avery استفاده می‌کنید می‌توانید برای چاپ لیبل‌هایتان از ویزاردی که در آدرس http://www.avery.com (http://www.tarfandestan.com/engine/go.php?url=aHR0cDovL3d3dy5hdmVyeS5jb20%3D) ارائه شده استفاده نمایید. این ویزارد در واقع یک Plug-in مخصوص Word 2003 است که به شما اجازه می‌دهد بدون ورود به اینترفیس Word اقدام به چاپ ایمیل‌هایتان نمایید. فقط کافیست Avery Wizard را اجرا و جزئیات مورد نظرتان را انتخاب کنید، تا این برنامه به صورت خودکار برنامه Word را در Background به اجرا در آورد. گرچه این ویزارد کار را کمی ساده‌تر می‌کند، ولی اگر اندازه‌هایتان کاملا با ورق برچسب منطبق نباشد نمی‌توانید برای رفع مشکل، اندازه‌هایتان را به صورت دستی تنظیم کنید. هم‌چنین این ویزارد صرفا اندازه‌های سازگار با Avery را پشتیبانی می‌کند و در برخی سیستم‌ها اگر لیبل‌هایتان را در مکانی غیر از موقعیت قرارگیری اولین لیبل موجود بر روی ورق برچسب چاپ کنید، دیگر نمی‌توانید مطمئن باشید که لیبل شما دقیقا در همان جایی چاپ می‌شود که شما خواسته‌اید.

از جمله روش‌های دیگری که Word برای چاپ لیبل درنظر گرفته، گزینه Mail Merge است که بیشتر برای چاپ هم‌زمان چندین آدرس متفاوت مناسب است. برای این‌که بتوانید آدرس‌های موجود در Outlook را با استفاده از این قابلیت Word به چاپ برسانید. لازم نیست جزئیات مورد نظرتان را ابتدا از Outlook به‌صورت یک فایل، Export نمایید، ولی اگر قصد چاپ داده‌های Excel را داشته باشید مجبورید آنها را ابتدا به Outlook وارد Import کنید.
هر یک از فیلدهای رسمی Outlook می‌توانند تمام اطلاعات مورد نیاز شما (مثلا آیا نامه باید به صورت پیشتاز ارسال شود یا معمولی) را برای استفاده در Mail Merge در خود نگهداری کنند.برای این منظور Mail Merge را از منوی Tools Letters & Mailing برنامه Word انتخاب (ترفندستان) و به آنچه از شما خواسته می‌شود عمل نمایید. طی این مراحل علاوه بر چاپ لیبل و نامه، حتی می‌توانید پرونده‌ای را برای ارسال به افراد مختلف انتخاب و با استفاده از گزینه‌هایی که در اختیار شما قرار می‌گیرد کاری کنید که در قسمت عنوانی هر پرونده به صورت خودکار نام و مشخصات فرد گیرنده به چاپ برسد. این کار توسط گزینه‌های موجود در قاب Task به انجام می‌رسد و شما می‌توانید در مرحله چهارم، آدرس و خطوط مربوط به سلام و احوالپرسی را وارد و یا با کلیک بر روی More Items فیلدهای دیگری را به نامه‌ها یا لیبل‌هایتان بیافزایید. برای تغییر آنچه Word در فیلدهای برنامه قرار می‌دهد می‌توانید از کلید Match Fields استفاده کنید. (این کلید در رکوئستر گزینه‌های ارائه شده در مرحله چهارم قرار دارد). فیلدهای ادغام مابین << >> قرار می‌گیرند و این همان جایی است که Word جزئیات اختصاصی هر یک از کپی‌ها را در آن پر می‌کند.
چه از گزینه Envelopes and Labels استفاده کنید و چه از گزینه‌ Mail Marge، در هر صورت آنچه می‌توانید به متون خود بیافزایید بسیار فراتر از صرفا یک آدرس است.
با این روش می‌توانید اقدام به چاپ دعوت‌نامه‌های شخصی، برچسب سی‌دی‌های پشتیبان، علامت شرکت، کارت‌های تجاری، فهرست غذا، راهنمای گنج‌یابی و خلاصه هر چیزی که به کپی‌های متعدد نیاز دارد نمایید، حتی اگر قرار باشد هر کپی دقیقا مانند کپی دیگر نباشد.