MR_Jentelman
4th September 2009, 02:26 PM
چکيده:
در دهه هاي گذشته، بوروکراسي پيچيده سازمانها، داراي آنچنان قوام و تعصبي بودکه خدشه به آن امري مذموم و بعضا نا ممکن تلقي مي شد. در چنين فضايي انديشه خلق سازمانهاي مجازي بي شباهت به رويا نبود. اما در عصر حاضر تغييرات شگرف سازمانها و پيشرفتهاي غير قابل تصور تکنولوژي ارتباطي، اطلاعاتي و نيز فراگير شدن شبکه هاي رايانه اي در سازمانها و حتي منازل و از سوي ديگر ناکار آمدي سازمانهاي سنتي در پاسخگويي به اين تحولات، موجب کمرنگ شدن حکومت اداري سازمانها (بوروکراسي ) و حکفرمايي نتوکراسي (حکومت شبکه ها بر سازمانها ) شده است . حال ديگر، ايده سازمانهاي مجازي نه تنها رنگ واقعيت به خود گرفته است، بلکه ضرورتي انکار ناپذير در سازمانهاي سده بيست و يکمي محسوب مي‌شود.
امروزه بسياري از کارکنان در منازل خود و از طريق شبکه هاي اطلاعاتي و ارتباطي همچون: اينترنت، پيجر، فاکس، ويدئو کنفرانس و ... خدمات خود را به سازمانهايشان ارائه مي‌دهند. همچنين سازمانهاي کوچک و بزرگ، از طريق اتحاد و وحدت زود گذر براي انجام يک کار ويژه بطور گروهي با استفاده از فناوري اطلاعات و ارتباطات، حتي با رقباي ديروز خود همکاري مي‌کنند و دست به کارهاي بزرگ مي زنند. به هر تقدير، در اين مقاله تلاش شده است، ضرورت پرداختن به سازمانهاي مجازي و همچنين مواردي همچون مفهوم چرخه حيات، انواع، مزايا و معايب سازمانهاي مجازي مطرح و در حد مقدور شرح داده شود.
مقدمه
در اوايل قرن بيستم زماني که ژول ورن نويسنده شهير فرانسوي داستانهايي همچون: سفر به کره ماه، 20 هزار فرسنگ زير دريا، دور دنيا در هشتاد روز و... را به رشته تحرير در آورد، خوانندگان داستانهايش اورا نويسنده اي تخيل گرا با روياهاي شيرين و مهيج شناختند و شايد خوشبين ترين طرفداران وي نيز نمي توانستند تصور کنند که پيشرفت علم و تکنولوژي در دهه هاي بعد به آن حد برسد که امروزه سخن گفتن از ساخت مجتمع هاي مسکوني در ماه و اعزام تورهاي تفريحي به آن و يا زير درياها امري ممکن و محتمل محسوب مي شود و امروزه حتي شاهد جنگهاي فرامدرن با زير درياييهاي اتمي که بمراتب از زير دريايي کاپيتان نمو (قهرمان داستانهاي ژول ورن) پيچيده تر و عجيب تر است و هواپيماهاي با سرعت مافوق صوت دور دنيا را در چند ساعت مي پيمايد، هستيم.
انديشه پيدايش سازمانهاي مجازي که اولين بار توسط پيتر دراکر (Peter F.Drucker) در آغاز دهه 1950 با انتشار کتاب «جهان فرا مدرن با حضور کارکنان انديشه مدار» مطرح شد، در ابتدا همانقدر رويا پردازانه بود که درمورد رمانهاي ژول ورن مطرح شد. حتي بعدها که در سال 1970 الوين تافلر (Alvin Toffler) ايده خلق سازمانهاي مجازي را بسط و گسترش داد، کمتر کسي تصور مي کرد که فناوري ارتباطات و اطلاعات به آن حد از پيشرفت برسد که در سازمانهاي سده بيست و يکمي کار در فضاي مجازي امري اجتناب ناپذير محسوب شود. چه بخواهيم چه نخواهيم، بايد بپذيريم که شرايط کسب و کار امروزه بسيار متفاوت تر از گذشته است و عواملي همچون جهاني شدن و جهاني سازي، پيشرفتهاي شگرف در صنعت رايانه، سرعت سرسام آور جابه جايي اطلاعات، تسهيلات هرچه بيشتر برقراري ارتباطات، تغييرات روز به روز محيط‌هاي بازار يابي، تغييرات پياپي در سليقه ها و ذائقه هاي مشتريان و فزوني يافتن سطح توقعات و انتظارات آنان و... ايجاب مي‌کند که ما جهت پاسخگويي سريع و صحيح به اين تغييرات، بدنبال ساختارهاي نوين و مناسب باشيم. چرا که ساختارهاي سنتي (گروههاي بزرگ از کارکنان با تشکيلات منسجم سلسله مراتبي و تمرکز اختيارات بالا ) که زماني از لحاظ اقتصادي توجيه پذير بود، ديگر جوابگوي اين محيط رقابتي و متغير نيست و مي بايست طرحي نو در اندازيم.
سازمانهاي مختلف رويکردهاي متفاوتي در اين زمينه داشته اند و برخي از سازمانهاي معتبر همچون: IBM، جنرال الکتريک، مايکروسافت، نايکي، ريبوک، دل، شرکت فيلم سازي فاکس قرن بيستم و... اشکال مختلف سازمانهاي مجازي را بر گزيدند و در اين راه بسيار موفق نيز بوده‌اند.
سازماندهي و ضرورت پرداختن به ساختارهاي جديد
ريچارد ال.دفت (تئوري و طراحي سازمان، ص 19) سازمان را داراي چهار ويژگي مي داند: (ريچارد ال .دفت، تئوري و طراحي سازمان، ص 19)
1)يک نهاد اجتماعي است2) مبتني برهدف است3) ساختار آن بصورتي آگاهانه طرح ريزي شده و داراي سيستمهاي فعال و هماهنگ است 4)با محيط خارجي ارتباط دارد.
در مورد سازماندهي نيز تاکنون تعاريف متعددي توسط انديشمندان سازماني مطرح شده، که به چند مورد آن اشاره مي‌شود:
- سازماندهي عبارت است از فعاليتهاي گروه‌بندي، انتصاب و فراهم کردن شرايط لازم جهت اعمال قدرت براي انجام وظايف سازماني و همچنين ساختار سازماني چارچوبي است که مرزهاي رسمي و فعاليتهاي درون سازماني را تعريف مي‌کند. (لسلي دبليو.ريو و ديگران، ص 204، 2000)
- سازماندهي عبارت است از فرايند واگذارکردن و هماهنگي وظايف و منابع براي رسيدن به اهداف سازمان. يکي از موارد مهم در هماهنگ سازي نيروي انساني واگذاري مشاغل و وظايف گوناگون به کارکنان است .(رابرت ان .ليوسير، ص 11، 1997)
- سازماندهي يک نوع فعاليت دوره اي مستمر بوده و در بر گيرنده طراحي کارها و دسته بندي فعاليتها بصورت وظايف، مشاغل و پست سازماني است. بنابراين مي توان گفت، سازماندهي عبارت است از فرآيندي که بر اساس آن تقسيم کار، تعيين مراتب و تنظيم روابط بمنظور کسب اهداف، امکان‌پذير مي‌شود.
منظور از ساختار سازماني فرايندي است که در آن، فعاليتهاي سازماني تقسيم، سازماندهي و هماهنگ مي شوند.(سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت، ص 362)
- سازماندهي عبارت است از گماردن و انتصاب افراد در نقاط مختلف نمودار سازماني، در پست‌هاي اجتماعي و پست‌هايي که بر روابط سازماني اين افراد اثر مي گذارد.(ريچارد ال.هال، سازمان، ص 83 )
باتوجه به تعاريف فوق هر سازماني ناگزير است بمنظور سامان بخشيدن به فعاليتهاي خود، ساختار سازماني مناسبي را بر گزيند. در گذشته و يا حتي در زمان حال بسياري از سازمانها ساختارهايي همچون ساختار بر حسب وظيفه، محصول، مکان جغرافيايي، ارباب رجوع و... ويا ترکيبي از آنها را بر مي گزيدند که امروزه اين نوع ساختارها تحت عنوان ساختارهاي سنتي، هرمي يا سلسله مراتبي معروف شده اند، که بالطبع با توجه به شرايط موجود داراي محدوديتهايي است که به اختصار شرح داده مي‌شود: (دکتر مهدي الواني ،مديريت عمومي، ص 106 ، با اندکي تغيير )
1) ساختارهاي سنتي براساس سلسله مراتب ايجاد مي شود و ارتباطات در آن کند و طولاني بوده، فاقد دقت لازم است و انعطاف پذيري لازم را جهت واکنش در برابر تغييرات محيطي ندارد.
2) واحدها مستقل نيستند و براي انجام هدف نهايي شديدا نيازمند يگديگرند. پس ضعف هر واحد تاثير سوء بر کل سيستم سازمان مي گذارد، ضمن آنکه هر واحد پيشرفت نکردن خود را در رابطه با ضعف عملکرد واحد ديگري توجيه مي کند.
3) روابط در ساخت سنتي، فردي است و از روابط گروهي و جمعي کمتر اثري وجود دارد.
4) مديران و کارکنان در اين ساخت تنها در يک رشته خاص که ماموريت و وظيفه واحد آنهاست تجربه و آگاهي پيدا مي‌کنند. همچنين تخصصها در خانه هاي سازماني ثابت محبوس شده اند و بتدريج نوعي شيفتگي تخصصي در هر واحد ايجاد مي‌شود.
حال اين سوال پيش مي آيد که در عصر اينترنت و تجارت الکترونيک چه سازماني سود خواهد برد؟آن سازمانهايي که همان ساختار هرمي شکل قديمي را دارند و يا سازمانهايي که بصورت ديگري عمل مي‌کنند؟ پس براي پاسخ به اين سوال بايد ساختاري از سازمانهاي آينده را تجسم و بررسي کنيم.
نظريه پردازان سازماني جي آر.کالبرايث و ادوارد اي.لاونر، صفات جديدي را براي سازمانهاي جديد در مقايسه با سازمانهاي قديمي بيان کرده اند.(رابرت کريتنر و ديگران، ص 427 ، 2001 )
آن چه مسلم به نظر مي‌رسد، ناتواني ساختارهاي سنتي جهت پاسخگويي بهينه به صفات و ويژگيهاي بر شمرده در سازمانهاي جديد است و سازمانها جهت بهره برداري هرچه بيشتر از موقعيتها و فرصتها و برخوردهاي منطقي با تهديدات مي بايست بدنبال ساختارهاي انعطاف پذير تر و با سرعت عمل بيشتر باشند، چرا که سرعت را مي توان مهمترين خصيصه هزاره سوم برشمرد.
نويسندگان آمريکايي ويليام ديويدو و مايکل مالون، در شرح سازمانهاي آينده مي گويند: «از چشم ناظراني که از بيرون نگاه مي کنند، اين سازمانها تقريبا بدون تيغه به نظر مي رسند، با لايه هاي رابطي که نرم، منعطف و دائم در تغييرند و شرکت را به گروههاي ذينفع ، مثل تامين کنندگان مواد اوليه يا ملزومات و مشتريان وصل مي کنند. از داخل که نگاه مي کني ديگر با منظر تشکيلاتي سخت و آهنين سابق رو به رو نمي‌شوي، بلکه دفاتر واحدها و قسمتهاي عمليات پيوسته براساس شرايط و نيازها تغيير شکل مي دهند.»(استوارت کرينر، ديدگاههاي کليدي در مديريت، ص 107)
حاصل نهايي چيزي مي شود که اکنون به آن سازمان مجازي مي گويند و در چنين شرايطي است که انتظار مي رود تعداد شرکتهاي مجازي روز به روز افزايش يابد تا از تکنولوژي در عرصه هاي لجستيک، حمل و نقل و جهاني شدن در جهت تامين نيازهاي مشتريان استفاده کنند.(طارق خليل، مديريت تکنولوژي، ص 131)
اين سازمانها از نوعي تلفيق تازه ميان گروهها و واحدهاي پراکنده اي که با مدد شبکه ارتباطي با هم پيوند خورده و تشکل جديدي را بوجود آورده اند، خبر مي دهد. سازمانهاي مجازي، نمونه اي از سازمانهاي آينده اي هستند که در آن ما پيچيدگي، وسعت و حجم عمليات به گونه اي است که ديگر نمي توان آنها را بصورت سازماني متمرکز و واحد اداره کرد، بلکه براي ادامه کارآنها نياز به سازمانهاي ديگري است . (پهلوانيان، سايت ماهنامه دنياي مخابرات و ارتباطات،1384)
سازمانهاي مجازي، شکل جديد سازمان
مجاز را در لغت به معناي گذشتن از حقيقت تعريف کرده اند. امروزه، با توجه به توسعه و گسترش تکنولوژي ارتباطي و اطلاعاتي و همچنين فراگير شدن شبکه هاي کامپيوتري نظير اينترنت، مفهوم مجازي بودن در تصورات عمومي و زندگي روزمره انسانهاي سده بيست و يکمي وارد شده واين امر موجب شده است تا افراد در داخل و خارج از سازمانها، چيز جديدي به نام فضاي مجازي را تجربه کنند.امروزه، کودکان با بازيهاي رايانه‌اي در فضاي مجازي با دوستان مجازي خود سر مست از بازيهاي سرگرم کننده مي‌شوند. دانشجويان با ثبت نام در دانشگاهها يا مدارس مجازي درجات علمي را گام به گام طي مي کنند. پزشکان جراح در دورترين نقاط اقدام به هدايت تيم جراحي خود در ساير نقاط و يا حتي ديگر قاره ها مي کنند. دانشجويان رشته هاي ناوبري و يا خلباني در فضاي کاملا مجازي با دستگاههاي شبيه ساز کشتي يا هواپيما مشق جنگ مي کنند و با دشمنان فرضي خود به نبرد مي پردازند.
خريداران، در منزل مي نشينند و در يک بازار مجازي (سايتهاي اينترنتي شرکتها و يا فروشگاهها ) محصول مورد نياز خود را بر اساس سليقه خود انتخاب مي کنند و بهاي آن‌را بصورت مجازي (کارتهاي اعتباري) مي پردازند. بسياري از شرکتها نيز با استفاده از موقعيتهاي پيش آمده، کارکنان خود را ترغيب به کار در خانه مي کنند. بعنوان مثال شرکت مايکروسافت با 50 هزار کارمند در 78 کشور در حال فعاليت است (مسعود بينش، تدبير 134،ص47 ) که کارکنانش متشکل از برنامه نويسان متبحر اروپايي، امريکايي، اسکيموهاي آلاسکا، جوانان نابغه هندي، بنگالي، کره‌اي، عرب، ايراني و... هستند که تنها راه ارتباطي آنها شبکه هاي اينترنتي است و آنان بدون حضور فيزيکي در شرکت وظايف خود را انجام مي‌دهند و حقوق خود را دريافت مي کنند.
بدون چون و چرا،کار در فضاي مجازي جزء لاينفک سازمانهاي عصر حاضر است. همين امر موجب پيدايش ايده تيم هاي مجازي در سازمانها شد. طبق تعريف، يک تيم مجازي شامل گروهي از کارکنان است که به تکنولوژي ارتباط الکترونيک تکيه مي‌کند و با وجود آنکه از لحاظ فيزيکي از يکديگر جدا هستند، از طريق پست الکترونيک، دستگاههاي پيجر، کنفرانس‌‌‌‌‌هاي ويدئويي، تلفن و.... با يکديگر ارتباط برقرار مي‌کنند.(جيمز ال . کيبسون و ديگران، ص 233 ،2003 )
در اين ميان بسترهاي لازم جهت واقعيت بخشيدن به روياي خلق سازمانهاي مجازي کاملا مهيا شده است و صاحبان سرمايه، سهام و نظريه پردازان سازماني با طرح اين سوال که اگر بتوان تشکيلات و مکانهايي را اجاره کرد، چه نيازي است که آنها را خريداري کرد؟و همين انديشه را پايه و اساس سازمان مجازي قرار دادند .
تعاريف مختلف و بعضا مشابهي از سازمان مجازي توسط انديشمندان مختلف مطرح شده است که به تعدادي از آنها اشاره مي‌شود:
- سازمان مجازي، يک سازمان کوچک و مرکزي است که منابع اصلي خود را از ساير سازمانها تامين مي‌کند، يک سازمان مجازي از نظر ساختار، بسيار متمرکز است و بندرت داراي واحدها و دواير تخصصي يا وظيفه‌اي است. (استفن رابينز، مباني رفتار سازماني، ص 310 )
- سازمان مجازي، يک اتحاد زود گذر و موقتي بين دو يا چند سازمان است که براي انجام يک کار ويژه بطور گروهي و براي مدت کوتاهي همکاري مي‌کنند.(جورج مورهد و ديگران ، ص470، 2001)
- سازمان مجازي، شبکه اي از چندين سازمان است که به يکديگر قلاب شده اند وپيمانها و قرار دادها ي خود را از طريق شبکه ارتباطي و الکترونيک مي بندند. (رابرت کريتنر، ص 649 ،2001)
- سازمان مجازي، به شکل جديدي از سازمانها اطلاق مي شودکه از مشخصه هاي آن جمع شدن گروهي از افراد است که از نظر جغرافياي پراکنده اند و به سازمانهاي يکساني نيز وابسته نيستند و براي رسيدن به يک هدف واحد از طريق فناوري اطلاعات با هم در تماس هستند.(پهلوانيان، سايت ماهنامه دنياي مخابرات و ارتباطات،1384)
- سازمان مجازي، يک نوع خاص از سازمان شبکه اي است که با استفاده از آخرين فناوريهاي ارتباطي و اطلاعاتي مانند اينترنت، مراودات و همکاري با اشخاص و سازمانهاي ديگر را خارج از فضا، زمان و مرزهاي سازماني امکان پذير مي سازد.
بعنوان نمونه در نمودار 1، يک سازمان مجازي رسم شده است که در آن مديريت، همه وظايفي را که سازمان بايد انجام دهد، از منابع خارجي تامين مي‌کند. يک گروه کوچک اجرايي، هسته اصلي سازمان را تشکيل مي دهد. وظيفه گروه، نظارت مستقيم بر کارهايي است که بوسيله سازمان انجام مي‌شود و ايجاد هماهنگي با سازمانهايي که کار توليد، توزيع و ساير وظايف اصلي (براي سازمان مجازي ) را انجام مي دهند. خط‌هاي نقطه چين در نمودار، نشان دهنده اين رابطه هاست که معمولا با بستن قرار دادهايي بوجود مي آيند. در واقع مدير، در اين گونه سازمانها بيشتر وقت خود را صرف هماهنگي و کنترل روابط خارجي بويژه از طريق شبکه هاي کامپيوتري مي کند.(استفن رابينز، مباني رفتار سازماني، ص 310 )
خصوصيات سازمانهاي مجازي
براي سازمانهاي مجازي خصوصياتي برشمرده اند که در زير به تعدادي از آنها به اجمال اشاره مي‌شود: (پهلوانيان، سايت ماهنامه دنياي مخابرات و ارتباطات،1384)
-1 نداشتن مرز مشخص: در حال حاضر بسياري از سازمانها قابليت ارائه يک سرويس و يا توليد را بتنهايي ندارند و اين نياز به انعطاف، صرفا توسط سازمانهاي کوچک قابل دستيابي است.
-2 استفاده از منابع مشترک: يکي از مهمترين شاخصه هاي سازمان مجازي جمع شدن توان مالي و نيروي انساني شرکتهايي است که اين سازمان را تشکيل مي دهند.
-3 غير متمرکز بودن از نظر مکاني: از آنجا که ارتباطات بين شرکتها با استفاده از فناوري مخابرات صورت مي گيرد، ديگر نيازي به ساکن بودن افراد در يک مکان و داشتن يک مکان مشخص براي انجام تمامي کارها نيست.
-4 متغير بودن شرکا: يک سازمان مجازي مي تواند هر روز به يک نوعي شکل گيرد، مثلا قسمتي از سازمان مجازي باشد و يا ازشرکتهاي ديگر تشکيل شود.
-5 همساني و برابري شرکا: به دليل نيازي که شرکا در اين گونه سازمانها به يکديگر دارند، برابري بيشتر بين شرکا ايجاد مي شود.
-6 ارتباط الکترونيک: اساس سازمانهاي مجازي بر شکستن سنتهاي قديمي سازمانها استوار است. همکاريهاي بوجود آمده در اين سازمانها براساس ارتباطات از طريق فناوري مخابرات و ارتباطات است.
چرخه زندگي سازمانهاي مجازي
براي درک مجازي شدن سازمان، کلابر چرخه اي از مدل سازمان مجازي، شامل 4 قدم و 10 مرحله را ارائه کرده است. که به مراحل دهگانه آن بطور مختصر اشاره مي‌شود. مطابق اين الگو در مرحله اول، سازمانها پس از تحقيقات بازاريابي و تشخيص فرصتهاي مناسب در بازار، اگر بتنهايي قادر به پاسخگويي به نيازهاي بازار و استفاده بهينه از فرصتهاي پيش آمده نباشند، ضرورت تشکيل سازمانهاي مجازي براي موفقيت نمايان مي‌شود. در مرحله دوم، قبل از تشکيل سازمان مجازي، مديران شرکت مي بايست به تجزيه و تحليل هزينه و منفعت بپردازند و با تنظيم يک طرح جامع تجاري اطلاعات لازم را جهت تسهيل در امر تصميم گيري مديران، فراهم آورند. مرحله سوم، بررسي توانمنديها، شايستگيها و امکانات شرکاي بالقوه در جهت تامين نيازمنديهاي سازمان است. در مرحله چهارم، پس از بررسيهاي بعمل آمده، شرکت اقدام به انتخاب شرکاي تجاري خود مي کند. در مرحله پنجم، حدود وظايف، مسئوليتها، چگونگي توزيع ريسک و سود بدست آمده، توافق در مورد کيفيت و ... مشخص و معين مي‌شود. در مرحله ششم، تيم هاي کاري هريک از شرکاي تجاري معرفي مي‌شوند و در مرحله هفتم، ساختار زير بنايي تکنولوژي اطلاعاتي و ارتباطي مورد نياز جهت فعاليتهاي مجازي تيم ها مشخص و حدود مسئوليت هر يک از شرکاء تعيين و ابلاغ مي‌شود. در مرحله هشتم، تيم هاي مجازي با استفاده از امکانات اطلاعاتي و ارتباطي يک سازمان مجازي تشکيل داده و هر يک در امور تخصصي خود، وظايف خود را هماهنگ با گروه انجام مي دهند. در مرحله نهم، سازمان مجازي بصورتي پيوسته و دائم فعاليتهاي خود را با تغييرات محيط، بازار، تکنولوژي، سازمان و غيره بصورتي پويا منطبق مي کند و در آخر هرگاه سازمان مجازي تشکيل شده از مفيد بودن افتاد، بدون درنگ، هريک از تيم ها مجددا به سازمان اصلي خود بازمي گردند و اين پايان کار يک سازمان مجازي است.
انواع سازمانهاي مجازي
در سازمان مجازي، عامل مهمي که مجازي بودن را تعيين مي‌کند، واگذاري فعاليتها به سازمانهاي ديگر و تامين خدمات و کالا با همکاري واحدهاي خارجي و اتحاد با آنهاست. هر قدر اين واگذاري گسترده تر باشد، سازمان بسوي مجازي بودن بيشتري حرکت کرده است. پس ميزان مجازي بودن سازمانها را مي توان به روي يک پيوستار که در يک سوي آن، سازمانهاي پارندي ودر سوي ديگر آن سازمانهاي بدون مرز (با بيشترين درجه مجازي)قرار دارد، نشان داد.
-1 سازمان پارندي يا سازمان با واحدهاي مستقل: (MODULAR ORGANIZATION)
سازمانهاي پارندي، (با واحدهاي مستقل) فعاليتهاي استراتژيک خود را معين و آن را به واحدهاي خارجي محول مي‌کنند. بدين ترتيب هزينه سازمان کاهش مي‌يابد و براي مديريت اين امکان فراهم مي شود که منابع خود را صرف فعاليتهاي اصلي کند و امور جزئي و کم اهميت خود را به واحدهاي خارجي واگذار کند.(غلامحسين حيدري تفرشي و ديگران، نگرش نوين به نظريات سازمان و مديريت در جهان امروز، ص 193)
در سازمان با واحدهاي مستقل با اين که مزيتهايي وجود دارد، محدوديتهايي نيز هست. به عنوان مثال در اين ساختار کنترل و نظارت عملياتي خيلي کم مي شود که در مواردي ممکن است، ضايعه ساز باشد. (سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت، ص 385 )
-2 سازمان شبکه‌اي: (NETWORK ORGANIZATION)
سازمان شبکه اي، يک سازمان مرکزي کوچک است، که بر اساس قرار دادهايي براي توليد، توزيع، بازار يابي و ساير وظايف حياتي به ساير شرکتها متکي است. سازمان شبکه اي به معني ساده، شبکه اي از سازمانهاست که داراي مرزهاي منعطف، استقلال کاري بالا و برنامه ريزي استراتژيک بوده و در آنها، چندين هدف مورد توجه است. (عباس منوريان، طراحي ساختار سازماني، ص 75 ) در سازمان شبکه اي، قدرت رقابتي افزايش مي يابد و خاصيت هم افزايي سبب مي‌شود که در مجموعه سازمانها نسبت به بهره برداري از فرصتهاي موجود، توانمندي بيشتري بوجود آيد. (سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت ، ص384 )
-3 سازمانهاي بدون مرز : (BARRIER FREE)
در اين نوع از سازمانهاي مجازي، هيچ يک از مرزهاي افقي، عمودي، خارجي و جغرافيايي، محدود و محصور نمي شود. اين شيوه براي اولين بار توسط جک ولش (John Francis Welch Jr.) رئيس هيئت مديره جنرال الکتريک، مطرح شد. کسي که قصد حذف کردن مرزهاي عمودي و افقي و همچنين سدهاي بيروني بين شرکت، مشتريها و عرضه کنندگان را با GE داشت.(استفن رابينز و ديگران، ص 271، 2002 ) سازمان بدون مرز به اطلاعات، ايده ها، منابع و انرژي اجازه مي دهد تا در سرتا سر سازمان، جريان يابند. البته بدون مرز شدن به معني حذف کليه مرزها نيست، زيرا وجود مرزها براي شکل دادن به سازمان ضروري است، بلکه مسئله نفوذ پذير تر کردن مرزهاست.(محمد ناطق، تدبير 155 ،ص 33 )
براي گسترش مرزهاي عمودي، چهار بعد سرنوشت ساز عبارتند از : مشارکت در اطلاعات، شايستگي، واگذاري اختيارات و دادن پاداش مناسب. بهترين راه براي ايجاد مرزهاي افقي نفوذ پذير نيز اين است که به مشتريان توجه کرد. در مورد ايجاد رابطه لازم با مشتريان، عرضه کنندگان مواد اوليه، قانونگذاران و ساير سازمانها (مرزهاي خارجي ) شرکت بايد به فرصتهاي موجود در محيط توجه کند و با برقراري سيستم ها، فرايندها و ساختار مناسب، با عوامل خارجي و ذي‌ربط همکاري و تشريک مساعي کنند. در مورد مرزهاي جغرافيايي نيز شرکت براي اينکه در سطح جهاني فعاليت کند، بايد از نظر جغرافيايي بتواند از منابع موجود بويژه از نظر منابع انساني بهره گيرد. (ريچارد ال دفت، تئوري و طراحي سازمان، ص 901 )
در سازمان بدون مرز، استعدادها و توانمنديهاي اعضاي بيروني و دروني براي نيل به هدفهاي از پيش تعيين شده، پرورش مي يابد، روحيه همکاري تقويت مي‌شود و پاسخگويي به نيازهاي محيطي، سريعتر ميسر مي شود. در مقابل، سازمان بدون مرز، امکان ايجاد اعتماد ميان افراد را تقليل مي‌دهد، کار رهبري را مشکل مي سازد و هماهنگي را با دشواريهايي روبرو مي‌کند. (سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت، ص386 )
مزاياي سازمانهاي مجازي
-1 سرعت بالا در پاسخگويي به نيازهاي مشتريان و انطباق با تغييرات محيطي.
-2 انعطاف پذيري فوق العاده.
-3 کاهش هزينه ها از طريق کاهش کاغذ بازي، دوباره کاريها، تردد کارکنان و هزينه‌هاي پرسنلي.
-4 کيفيت و تسهيلات بيشتر براي مشتريان و امکان دريافت خدمات در هر زمان.
-5 بهبود شاخص بهره وري در مقياس فردي، سازماني و اجتماعي.
-6 استقلال بيشتر کارکنان در انجام امور.
-7 با تشکيل سازمان مجازي، ديگر فاصله، مانع انجام کار موسسات، همکاريها و کنفرانس ها نمي‌شود.
-8 افزايش سودهي با توجه به کاهش هزينه ها و از سوي ديگر افزايش کارايي در سازمان.
-9 امکان انجام کارهاي بزرگ براي شرکتهاي کوچک فراهم مي آيد.
-10 با توجه به داشتن حق انتخاب پيمانکاران فرعي (شرکاي تجاري) مي توان بهترين را به جهت ارتقاي کيفي محصول و اقتصادي بودن آن برگزيد.( وحيد رضا ميرابي، مديريت «مباني و استراتژي»، ص 142)
معايب سازمانهاي مجازي
-1 نقص و کمبود تعامل رودر رو، مي تواند اعتماد و صداقت در شرکتها، ارتباط بين آنها و همچنين مسئوليت پذيري آنها را کاهش دهد.(رابرت کرينتر و ديگران، ص 427 ، 2001)
-2 کاهش ميزان کنترل کنندگي مدير بر عناصر کليدي در تجارت.(استفن رابينز، ص 427 ، 2003)
-3 اگر تيم هاي تشکيل دهنده سازمان مجازي ازکشورهاي مختلف با فرهنگهاي متفاوت باشند، ممکن است، تعارضات فرهنگي و اجتماعي بدليل تفاوت در زبان، فرهنگ ،نژاد دين و ... بوجود آيد.
-4 کاهش تحرک، بويژه فعاليتهاي فيزيکي کار.
-5 افزايش ساعات کار کارکنان که ممکن است موجب خستگي مفرط در آنان شود.
-6 کاهش ميزان وفاداري کارکنان.
-7 کارکنان از نظر اجتماعي منزوي مي‌شوند و محرک تماس شخصي و رو در رو را از دست مي دهند.
-8 افزايش برخوردها در بين کارمندان اداره مرکزي با کارمندان مجازي دور از سازمان. (جابر قدرتيان، تدبير شماره 131، ص 98)
-9 به دليل وابستگي بيش از حد سازمانهاي مجازي به فناوري و تجهيزات ارتباطي، هرگونه اختلال و نارسايي در شبکه هاي ارتباطي از جمله ويروسها و هک سايت سازمانها، مي تواند فعاليت اين گونه سازمانها را کاملا مختل کند.
محدوديتهاي تشکيل و توسعه سازمانهاي مجازي در ايران
1 - توسعه نامناسب زير ساختهاي ارتباطي و اطلاعاتي: با وجود پيشرفتهايي که در سالهاي اخير در زمينه IT در کشورمان بوقوع پيوسته است، هنوز ما از خطوط پر سرعت اينترنت، شبکه مطمئن تلفن همراه و يا حتي تکنولوژي هاي معمولي تر در بسياري از شهرها و روستاهاي دور افتاده، بي بهره ايم.
2 - کاهش ميزان فرصتهاي شغلي: با توجه به اينکه عضويت در سازمانهاي مجازي، نيازمند يکسري امکانات، تجهيزات رايانه‌اي و سمعي و بصري است، تعداد زيادي ازکارجويان، اين امکانات ويا دانش استفاده ازآن را ندارند.
3 - ديدگاه سنتي مديران به حضور فيزيکي کارکنان در محيط کار: به نظر مي‌رسد اغلب مديران تمايل دارند که کارکنانشان بطور پيوسته در محيط کاري حضور داشته باشند، تا در صورت ضرورت بلا فاصله در اختيار باشند. پس اعتقاد چنداني به کار کارکنان در محيط‌هايي غير از سازمان ندارند.
4 - ديدگاه سنتي خانواده ها به کار: اغلب خانواده هاي ايراني بر پايه اعتقادات سنتي خود بر اين تصورند که بخصوص مردان خانواده مي‌بايست جهت کسب روزي از خانه خارج شوند و در محيطي به غير از خانه به فعاليت بپردازند. پس ممکن است برخي از خانواده ها کار در خانه را چندان جدي و يا حتي زيبنده مردانشان ندانند.
5 - کاهش امنيت شغلي : از آن جهت که سازمانهاي مجازي موقت و زود گذر هستند، در ظاهر کارکنان از امنيت شغلي مطلوبي برخوردار نيستند، در صورتي که مشاغل مادام‌العمر در نزد خانواده هاي ايراني از جذابيت بيشتري برخودار است.
نتيجه گيري
بدون شک همگان اين باور را پذيرفته‌اند که شرايط کسب و کار در سازمانهاي سده بيست و يکمي دچار تغييرات شگرف و دگرگونيهاي اساسي شده است.امروزه سازمانها جهت موفقيت در عرصه پر رقابت جهاني مي بايست، رويکردي متفاوت با گذشته داشته باشند و مبادرت به طراحي و پياده سازي ساختارهاي نوين متناسب با شرايط حاکم کنند. چرا که تغييرات مداوم و با سرعت متغيرهاي محيطي موجب شده است تا ساختارهاي سنتي انعطاف و سرعت لازم جهت پاسخگويي به اين تغييرات را نداشته باشند. از سوي ديگر گسترش روز افزون تکنولوژي‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي موجب شده است، شرايط لازم جهت کار در فضاي مجازي براحتي فراهم شود. پس يکي از جايگزينهايي که سازمانها، جهت بهينه ساختن ساختارهاي خود پيش روي دارند، استفاده از ساختار مجازي است. بدين ترتيب سازمانهاي کوچک با اتحاد و ائتلاف با شرکاي تجاري خود، مي توانند با کاهش هزينه هاي خود، بهره وري را به مقدار قابل توجهي افزايش دهند. اما آنچه که نبايد در اين ميان ناديده گرفته شود آن است که، پرداختن به مقوله مجازي کردن سازمانها بدون در نظر گرفتن زير ساختهاي لازم (نرم افزاري و سخت افزاري ) و اشاعه فرهنگ کار در فضاي مجازي در ميان کارکنان و همچنين مد نظر قرار ندادن تبعات بعضا منفي که ممکن است در اثر ايجاد سازمانهاي مجازي بر سازمانها تحميل شود، امري عبث و بي حاصل است.
منابع
-1 حيدري تفرشي، غلامحسين- يوسفي، رضا و خديوي، اسدالله، 1381، نگرش نوين به نظريات سازمان و مديريت در جهان امروز، انتشارات فراشناختي انديشه.
-2 منوريان، عباس، 1378، طراحي ساختار سازماني، مرکز آموزش مديريت دولتي.
-3 استيفن رابينز، رفتار سازماني (جلد سوم )، مترجمان : دکتر علي پارسائيان و دکتر سيد محمد اعرابي، دفتر پژوهشهاي فرهنگي، 1380.
-4 استيفن رابينز، مباني رفتار سازماني، مترجمان : دکتر علي پارسائيان و دکتر سيد محمد اعرابي، دفتر پژوهشهاي فرهنگي، 1381.
-5 ريچارد ال.دفت، تئوري و طراحي سازمان(جلد1و2)، مترجمان : دکتر علي پارسائيان و دکتر سيد محمد اعرابي، دفتر پژوهشهاي فرهنگي، 1379.
-6 سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت، نشر نگاه دانش، 1382.
در دهه هاي گذشته، بوروکراسي پيچيده سازمانها، داراي آنچنان قوام و تعصبي بودکه خدشه به آن امري مذموم و بعضا نا ممکن تلقي مي شد. در چنين فضايي انديشه خلق سازمانهاي مجازي بي شباهت به رويا نبود. اما در عصر حاضر تغييرات شگرف سازمانها و پيشرفتهاي غير قابل تصور تکنولوژي ارتباطي، اطلاعاتي و نيز فراگير شدن شبکه هاي رايانه اي در سازمانها و حتي منازل و از سوي ديگر ناکار آمدي سازمانهاي سنتي در پاسخگويي به اين تحولات، موجب کمرنگ شدن حکومت اداري سازمانها (بوروکراسي ) و حکفرمايي نتوکراسي (حکومت شبکه ها بر سازمانها ) شده است . حال ديگر، ايده سازمانهاي مجازي نه تنها رنگ واقعيت به خود گرفته است، بلکه ضرورتي انکار ناپذير در سازمانهاي سده بيست و يکمي محسوب مي‌شود.
امروزه بسياري از کارکنان در منازل خود و از طريق شبکه هاي اطلاعاتي و ارتباطي همچون: اينترنت، پيجر، فاکس، ويدئو کنفرانس و ... خدمات خود را به سازمانهايشان ارائه مي‌دهند. همچنين سازمانهاي کوچک و بزرگ، از طريق اتحاد و وحدت زود گذر براي انجام يک کار ويژه بطور گروهي با استفاده از فناوري اطلاعات و ارتباطات، حتي با رقباي ديروز خود همکاري مي‌کنند و دست به کارهاي بزرگ مي زنند. به هر تقدير، در اين مقاله تلاش شده است، ضرورت پرداختن به سازمانهاي مجازي و همچنين مواردي همچون مفهوم چرخه حيات، انواع، مزايا و معايب سازمانهاي مجازي مطرح و در حد مقدور شرح داده شود.
مقدمه
در اوايل قرن بيستم زماني که ژول ورن نويسنده شهير فرانسوي داستانهايي همچون: سفر به کره ماه، 20 هزار فرسنگ زير دريا، دور دنيا در هشتاد روز و... را به رشته تحرير در آورد، خوانندگان داستانهايش اورا نويسنده اي تخيل گرا با روياهاي شيرين و مهيج شناختند و شايد خوشبين ترين طرفداران وي نيز نمي توانستند تصور کنند که پيشرفت علم و تکنولوژي در دهه هاي بعد به آن حد برسد که امروزه سخن گفتن از ساخت مجتمع هاي مسکوني در ماه و اعزام تورهاي تفريحي به آن و يا زير درياها امري ممکن و محتمل محسوب مي شود و امروزه حتي شاهد جنگهاي فرامدرن با زير درياييهاي اتمي که بمراتب از زير دريايي کاپيتان نمو (قهرمان داستانهاي ژول ورن) پيچيده تر و عجيب تر است و هواپيماهاي با سرعت مافوق صوت دور دنيا را در چند ساعت مي پيمايد، هستيم.
انديشه پيدايش سازمانهاي مجازي که اولين بار توسط پيتر دراکر (Peter F.Drucker) در آغاز دهه 1950 با انتشار کتاب «جهان فرا مدرن با حضور کارکنان انديشه مدار» مطرح شد، در ابتدا همانقدر رويا پردازانه بود که درمورد رمانهاي ژول ورن مطرح شد. حتي بعدها که در سال 1970 الوين تافلر (Alvin Toffler) ايده خلق سازمانهاي مجازي را بسط و گسترش داد، کمتر کسي تصور مي کرد که فناوري ارتباطات و اطلاعات به آن حد از پيشرفت برسد که در سازمانهاي سده بيست و يکمي کار در فضاي مجازي امري اجتناب ناپذير محسوب شود. چه بخواهيم چه نخواهيم، بايد بپذيريم که شرايط کسب و کار امروزه بسيار متفاوت تر از گذشته است و عواملي همچون جهاني شدن و جهاني سازي، پيشرفتهاي شگرف در صنعت رايانه، سرعت سرسام آور جابه جايي اطلاعات، تسهيلات هرچه بيشتر برقراري ارتباطات، تغييرات روز به روز محيط‌هاي بازار يابي، تغييرات پياپي در سليقه ها و ذائقه هاي مشتريان و فزوني يافتن سطح توقعات و انتظارات آنان و... ايجاب مي‌کند که ما جهت پاسخگويي سريع و صحيح به اين تغييرات، بدنبال ساختارهاي نوين و مناسب باشيم. چرا که ساختارهاي سنتي (گروههاي بزرگ از کارکنان با تشکيلات منسجم سلسله مراتبي و تمرکز اختيارات بالا ) که زماني از لحاظ اقتصادي توجيه پذير بود، ديگر جوابگوي اين محيط رقابتي و متغير نيست و مي بايست طرحي نو در اندازيم.
سازمانهاي مختلف رويکردهاي متفاوتي در اين زمينه داشته اند و برخي از سازمانهاي معتبر همچون: IBM، جنرال الکتريک، مايکروسافت، نايکي، ريبوک، دل، شرکت فيلم سازي فاکس قرن بيستم و... اشکال مختلف سازمانهاي مجازي را بر گزيدند و در اين راه بسيار موفق نيز بوده‌اند.
سازماندهي و ضرورت پرداختن به ساختارهاي جديد
ريچارد ال.دفت (تئوري و طراحي سازمان، ص 19) سازمان را داراي چهار ويژگي مي داند: (ريچارد ال .دفت، تئوري و طراحي سازمان، ص 19)
1)يک نهاد اجتماعي است2) مبتني برهدف است3) ساختار آن بصورتي آگاهانه طرح ريزي شده و داراي سيستمهاي فعال و هماهنگ است 4)با محيط خارجي ارتباط دارد.
در مورد سازماندهي نيز تاکنون تعاريف متعددي توسط انديشمندان سازماني مطرح شده، که به چند مورد آن اشاره مي‌شود:
- سازماندهي عبارت است از فعاليتهاي گروه‌بندي، انتصاب و فراهم کردن شرايط لازم جهت اعمال قدرت براي انجام وظايف سازماني و همچنين ساختار سازماني چارچوبي است که مرزهاي رسمي و فعاليتهاي درون سازماني را تعريف مي‌کند. (لسلي دبليو.ريو و ديگران، ص 204، 2000)
- سازماندهي عبارت است از فرايند واگذارکردن و هماهنگي وظايف و منابع براي رسيدن به اهداف سازمان. يکي از موارد مهم در هماهنگ سازي نيروي انساني واگذاري مشاغل و وظايف گوناگون به کارکنان است .(رابرت ان .ليوسير، ص 11، 1997)
- سازماندهي يک نوع فعاليت دوره اي مستمر بوده و در بر گيرنده طراحي کارها و دسته بندي فعاليتها بصورت وظايف، مشاغل و پست سازماني است. بنابراين مي توان گفت، سازماندهي عبارت است از فرآيندي که بر اساس آن تقسيم کار، تعيين مراتب و تنظيم روابط بمنظور کسب اهداف، امکان‌پذير مي‌شود.
منظور از ساختار سازماني فرايندي است که در آن، فعاليتهاي سازماني تقسيم، سازماندهي و هماهنگ مي شوند.(سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت، ص 362)
- سازماندهي عبارت است از گماردن و انتصاب افراد در نقاط مختلف نمودار سازماني، در پست‌هاي اجتماعي و پست‌هايي که بر روابط سازماني اين افراد اثر مي گذارد.(ريچارد ال.هال، سازمان، ص 83 )
باتوجه به تعاريف فوق هر سازماني ناگزير است بمنظور سامان بخشيدن به فعاليتهاي خود، ساختار سازماني مناسبي را بر گزيند. در گذشته و يا حتي در زمان حال بسياري از سازمانها ساختارهايي همچون ساختار بر حسب وظيفه، محصول، مکان جغرافيايي، ارباب رجوع و... ويا ترکيبي از آنها را بر مي گزيدند که امروزه اين نوع ساختارها تحت عنوان ساختارهاي سنتي، هرمي يا سلسله مراتبي معروف شده اند، که بالطبع با توجه به شرايط موجود داراي محدوديتهايي است که به اختصار شرح داده مي‌شود: (دکتر مهدي الواني ،مديريت عمومي، ص 106 ، با اندکي تغيير )
1) ساختارهاي سنتي براساس سلسله مراتب ايجاد مي شود و ارتباطات در آن کند و طولاني بوده، فاقد دقت لازم است و انعطاف پذيري لازم را جهت واکنش در برابر تغييرات محيطي ندارد.
2) واحدها مستقل نيستند و براي انجام هدف نهايي شديدا نيازمند يگديگرند. پس ضعف هر واحد تاثير سوء بر کل سيستم سازمان مي گذارد، ضمن آنکه هر واحد پيشرفت نکردن خود را در رابطه با ضعف عملکرد واحد ديگري توجيه مي کند.
3) روابط در ساخت سنتي، فردي است و از روابط گروهي و جمعي کمتر اثري وجود دارد.
4) مديران و کارکنان در اين ساخت تنها در يک رشته خاص که ماموريت و وظيفه واحد آنهاست تجربه و آگاهي پيدا مي‌کنند. همچنين تخصصها در خانه هاي سازماني ثابت محبوس شده اند و بتدريج نوعي شيفتگي تخصصي در هر واحد ايجاد مي‌شود.
حال اين سوال پيش مي آيد که در عصر اينترنت و تجارت الکترونيک چه سازماني سود خواهد برد؟آن سازمانهايي که همان ساختار هرمي شکل قديمي را دارند و يا سازمانهايي که بصورت ديگري عمل مي‌کنند؟ پس براي پاسخ به اين سوال بايد ساختاري از سازمانهاي آينده را تجسم و بررسي کنيم.
نظريه پردازان سازماني جي آر.کالبرايث و ادوارد اي.لاونر، صفات جديدي را براي سازمانهاي جديد در مقايسه با سازمانهاي قديمي بيان کرده اند.(رابرت کريتنر و ديگران، ص 427 ، 2001 )
آن چه مسلم به نظر مي‌رسد، ناتواني ساختارهاي سنتي جهت پاسخگويي بهينه به صفات و ويژگيهاي بر شمرده در سازمانهاي جديد است و سازمانها جهت بهره برداري هرچه بيشتر از موقعيتها و فرصتها و برخوردهاي منطقي با تهديدات مي بايست بدنبال ساختارهاي انعطاف پذير تر و با سرعت عمل بيشتر باشند، چرا که سرعت را مي توان مهمترين خصيصه هزاره سوم برشمرد.
نويسندگان آمريکايي ويليام ديويدو و مايکل مالون، در شرح سازمانهاي آينده مي گويند: «از چشم ناظراني که از بيرون نگاه مي کنند، اين سازمانها تقريبا بدون تيغه به نظر مي رسند، با لايه هاي رابطي که نرم، منعطف و دائم در تغييرند و شرکت را به گروههاي ذينفع ، مثل تامين کنندگان مواد اوليه يا ملزومات و مشتريان وصل مي کنند. از داخل که نگاه مي کني ديگر با منظر تشکيلاتي سخت و آهنين سابق رو به رو نمي‌شوي، بلکه دفاتر واحدها و قسمتهاي عمليات پيوسته براساس شرايط و نيازها تغيير شکل مي دهند.»(استوارت کرينر، ديدگاههاي کليدي در مديريت، ص 107)
حاصل نهايي چيزي مي شود که اکنون به آن سازمان مجازي مي گويند و در چنين شرايطي است که انتظار مي رود تعداد شرکتهاي مجازي روز به روز افزايش يابد تا از تکنولوژي در عرصه هاي لجستيک، حمل و نقل و جهاني شدن در جهت تامين نيازهاي مشتريان استفاده کنند.(طارق خليل، مديريت تکنولوژي، ص 131)
اين سازمانها از نوعي تلفيق تازه ميان گروهها و واحدهاي پراکنده اي که با مدد شبکه ارتباطي با هم پيوند خورده و تشکل جديدي را بوجود آورده اند، خبر مي دهد. سازمانهاي مجازي، نمونه اي از سازمانهاي آينده اي هستند که در آن ما پيچيدگي، وسعت و حجم عمليات به گونه اي است که ديگر نمي توان آنها را بصورت سازماني متمرکز و واحد اداره کرد، بلکه براي ادامه کارآنها نياز به سازمانهاي ديگري است . (پهلوانيان، سايت ماهنامه دنياي مخابرات و ارتباطات،1384)
سازمانهاي مجازي، شکل جديد سازمان
مجاز را در لغت به معناي گذشتن از حقيقت تعريف کرده اند. امروزه، با توجه به توسعه و گسترش تکنولوژي ارتباطي و اطلاعاتي و همچنين فراگير شدن شبکه هاي کامپيوتري نظير اينترنت، مفهوم مجازي بودن در تصورات عمومي و زندگي روزمره انسانهاي سده بيست و يکمي وارد شده واين امر موجب شده است تا افراد در داخل و خارج از سازمانها، چيز جديدي به نام فضاي مجازي را تجربه کنند.امروزه، کودکان با بازيهاي رايانه‌اي در فضاي مجازي با دوستان مجازي خود سر مست از بازيهاي سرگرم کننده مي‌شوند. دانشجويان با ثبت نام در دانشگاهها يا مدارس مجازي درجات علمي را گام به گام طي مي کنند. پزشکان جراح در دورترين نقاط اقدام به هدايت تيم جراحي خود در ساير نقاط و يا حتي ديگر قاره ها مي کنند. دانشجويان رشته هاي ناوبري و يا خلباني در فضاي کاملا مجازي با دستگاههاي شبيه ساز کشتي يا هواپيما مشق جنگ مي کنند و با دشمنان فرضي خود به نبرد مي پردازند.
خريداران، در منزل مي نشينند و در يک بازار مجازي (سايتهاي اينترنتي شرکتها و يا فروشگاهها ) محصول مورد نياز خود را بر اساس سليقه خود انتخاب مي کنند و بهاي آن‌را بصورت مجازي (کارتهاي اعتباري) مي پردازند. بسياري از شرکتها نيز با استفاده از موقعيتهاي پيش آمده، کارکنان خود را ترغيب به کار در خانه مي کنند. بعنوان مثال شرکت مايکروسافت با 50 هزار کارمند در 78 کشور در حال فعاليت است (مسعود بينش، تدبير 134،ص47 ) که کارکنانش متشکل از برنامه نويسان متبحر اروپايي، امريکايي، اسکيموهاي آلاسکا، جوانان نابغه هندي، بنگالي، کره‌اي، عرب، ايراني و... هستند که تنها راه ارتباطي آنها شبکه هاي اينترنتي است و آنان بدون حضور فيزيکي در شرکت وظايف خود را انجام مي‌دهند و حقوق خود را دريافت مي کنند.
بدون چون و چرا،کار در فضاي مجازي جزء لاينفک سازمانهاي عصر حاضر است. همين امر موجب پيدايش ايده تيم هاي مجازي در سازمانها شد. طبق تعريف، يک تيم مجازي شامل گروهي از کارکنان است که به تکنولوژي ارتباط الکترونيک تکيه مي‌کند و با وجود آنکه از لحاظ فيزيکي از يکديگر جدا هستند، از طريق پست الکترونيک، دستگاههاي پيجر، کنفرانس‌‌‌‌‌هاي ويدئويي، تلفن و.... با يکديگر ارتباط برقرار مي‌کنند.(جيمز ال . کيبسون و ديگران، ص 233 ،2003 )
در اين ميان بسترهاي لازم جهت واقعيت بخشيدن به روياي خلق سازمانهاي مجازي کاملا مهيا شده است و صاحبان سرمايه، سهام و نظريه پردازان سازماني با طرح اين سوال که اگر بتوان تشکيلات و مکانهايي را اجاره کرد، چه نيازي است که آنها را خريداري کرد؟و همين انديشه را پايه و اساس سازمان مجازي قرار دادند .
تعاريف مختلف و بعضا مشابهي از سازمان مجازي توسط انديشمندان مختلف مطرح شده است که به تعدادي از آنها اشاره مي‌شود:
- سازمان مجازي، يک سازمان کوچک و مرکزي است که منابع اصلي خود را از ساير سازمانها تامين مي‌کند، يک سازمان مجازي از نظر ساختار، بسيار متمرکز است و بندرت داراي واحدها و دواير تخصصي يا وظيفه‌اي است. (استفن رابينز، مباني رفتار سازماني، ص 310 )
- سازمان مجازي، يک اتحاد زود گذر و موقتي بين دو يا چند سازمان است که براي انجام يک کار ويژه بطور گروهي و براي مدت کوتاهي همکاري مي‌کنند.(جورج مورهد و ديگران ، ص470، 2001)
- سازمان مجازي، شبکه اي از چندين سازمان است که به يکديگر قلاب شده اند وپيمانها و قرار دادها ي خود را از طريق شبکه ارتباطي و الکترونيک مي بندند. (رابرت کريتنر، ص 649 ،2001)
- سازمان مجازي، به شکل جديدي از سازمانها اطلاق مي شودکه از مشخصه هاي آن جمع شدن گروهي از افراد است که از نظر جغرافياي پراکنده اند و به سازمانهاي يکساني نيز وابسته نيستند و براي رسيدن به يک هدف واحد از طريق فناوري اطلاعات با هم در تماس هستند.(پهلوانيان، سايت ماهنامه دنياي مخابرات و ارتباطات،1384)
- سازمان مجازي، يک نوع خاص از سازمان شبکه اي است که با استفاده از آخرين فناوريهاي ارتباطي و اطلاعاتي مانند اينترنت، مراودات و همکاري با اشخاص و سازمانهاي ديگر را خارج از فضا، زمان و مرزهاي سازماني امکان پذير مي سازد.
بعنوان نمونه در نمودار 1، يک سازمان مجازي رسم شده است که در آن مديريت، همه وظايفي را که سازمان بايد انجام دهد، از منابع خارجي تامين مي‌کند. يک گروه کوچک اجرايي، هسته اصلي سازمان را تشکيل مي دهد. وظيفه گروه، نظارت مستقيم بر کارهايي است که بوسيله سازمان انجام مي‌شود و ايجاد هماهنگي با سازمانهايي که کار توليد، توزيع و ساير وظايف اصلي (براي سازمان مجازي ) را انجام مي دهند. خط‌هاي نقطه چين در نمودار، نشان دهنده اين رابطه هاست که معمولا با بستن قرار دادهايي بوجود مي آيند. در واقع مدير، در اين گونه سازمانها بيشتر وقت خود را صرف هماهنگي و کنترل روابط خارجي بويژه از طريق شبکه هاي کامپيوتري مي کند.(استفن رابينز، مباني رفتار سازماني، ص 310 )
خصوصيات سازمانهاي مجازي
براي سازمانهاي مجازي خصوصياتي برشمرده اند که در زير به تعدادي از آنها به اجمال اشاره مي‌شود: (پهلوانيان، سايت ماهنامه دنياي مخابرات و ارتباطات،1384)
-1 نداشتن مرز مشخص: در حال حاضر بسياري از سازمانها قابليت ارائه يک سرويس و يا توليد را بتنهايي ندارند و اين نياز به انعطاف، صرفا توسط سازمانهاي کوچک قابل دستيابي است.
-2 استفاده از منابع مشترک: يکي از مهمترين شاخصه هاي سازمان مجازي جمع شدن توان مالي و نيروي انساني شرکتهايي است که اين سازمان را تشکيل مي دهند.
-3 غير متمرکز بودن از نظر مکاني: از آنجا که ارتباطات بين شرکتها با استفاده از فناوري مخابرات صورت مي گيرد، ديگر نيازي به ساکن بودن افراد در يک مکان و داشتن يک مکان مشخص براي انجام تمامي کارها نيست.
-4 متغير بودن شرکا: يک سازمان مجازي مي تواند هر روز به يک نوعي شکل گيرد، مثلا قسمتي از سازمان مجازي باشد و يا ازشرکتهاي ديگر تشکيل شود.
-5 همساني و برابري شرکا: به دليل نيازي که شرکا در اين گونه سازمانها به يکديگر دارند، برابري بيشتر بين شرکا ايجاد مي شود.
-6 ارتباط الکترونيک: اساس سازمانهاي مجازي بر شکستن سنتهاي قديمي سازمانها استوار است. همکاريهاي بوجود آمده در اين سازمانها براساس ارتباطات از طريق فناوري مخابرات و ارتباطات است.
چرخه زندگي سازمانهاي مجازي
براي درک مجازي شدن سازمان، کلابر چرخه اي از مدل سازمان مجازي، شامل 4 قدم و 10 مرحله را ارائه کرده است. که به مراحل دهگانه آن بطور مختصر اشاره مي‌شود. مطابق اين الگو در مرحله اول، سازمانها پس از تحقيقات بازاريابي و تشخيص فرصتهاي مناسب در بازار، اگر بتنهايي قادر به پاسخگويي به نيازهاي بازار و استفاده بهينه از فرصتهاي پيش آمده نباشند، ضرورت تشکيل سازمانهاي مجازي براي موفقيت نمايان مي‌شود. در مرحله دوم، قبل از تشکيل سازمان مجازي، مديران شرکت مي بايست به تجزيه و تحليل هزينه و منفعت بپردازند و با تنظيم يک طرح جامع تجاري اطلاعات لازم را جهت تسهيل در امر تصميم گيري مديران، فراهم آورند. مرحله سوم، بررسي توانمنديها، شايستگيها و امکانات شرکاي بالقوه در جهت تامين نيازمنديهاي سازمان است. در مرحله چهارم، پس از بررسيهاي بعمل آمده، شرکت اقدام به انتخاب شرکاي تجاري خود مي کند. در مرحله پنجم، حدود وظايف، مسئوليتها، چگونگي توزيع ريسک و سود بدست آمده، توافق در مورد کيفيت و ... مشخص و معين مي‌شود. در مرحله ششم، تيم هاي کاري هريک از شرکاي تجاري معرفي مي‌شوند و در مرحله هفتم، ساختار زير بنايي تکنولوژي اطلاعاتي و ارتباطي مورد نياز جهت فعاليتهاي مجازي تيم ها مشخص و حدود مسئوليت هر يک از شرکاء تعيين و ابلاغ مي‌شود. در مرحله هشتم، تيم هاي مجازي با استفاده از امکانات اطلاعاتي و ارتباطي يک سازمان مجازي تشکيل داده و هر يک در امور تخصصي خود، وظايف خود را هماهنگ با گروه انجام مي دهند. در مرحله نهم، سازمان مجازي بصورتي پيوسته و دائم فعاليتهاي خود را با تغييرات محيط، بازار، تکنولوژي، سازمان و غيره بصورتي پويا منطبق مي کند و در آخر هرگاه سازمان مجازي تشکيل شده از مفيد بودن افتاد، بدون درنگ، هريک از تيم ها مجددا به سازمان اصلي خود بازمي گردند و اين پايان کار يک سازمان مجازي است.
انواع سازمانهاي مجازي
در سازمان مجازي، عامل مهمي که مجازي بودن را تعيين مي‌کند، واگذاري فعاليتها به سازمانهاي ديگر و تامين خدمات و کالا با همکاري واحدهاي خارجي و اتحاد با آنهاست. هر قدر اين واگذاري گسترده تر باشد، سازمان بسوي مجازي بودن بيشتري حرکت کرده است. پس ميزان مجازي بودن سازمانها را مي توان به روي يک پيوستار که در يک سوي آن، سازمانهاي پارندي ودر سوي ديگر آن سازمانهاي بدون مرز (با بيشترين درجه مجازي)قرار دارد، نشان داد.
-1 سازمان پارندي يا سازمان با واحدهاي مستقل: (MODULAR ORGANIZATION)
سازمانهاي پارندي، (با واحدهاي مستقل) فعاليتهاي استراتژيک خود را معين و آن را به واحدهاي خارجي محول مي‌کنند. بدين ترتيب هزينه سازمان کاهش مي‌يابد و براي مديريت اين امکان فراهم مي شود که منابع خود را صرف فعاليتهاي اصلي کند و امور جزئي و کم اهميت خود را به واحدهاي خارجي واگذار کند.(غلامحسين حيدري تفرشي و ديگران، نگرش نوين به نظريات سازمان و مديريت در جهان امروز، ص 193)
در سازمان با واحدهاي مستقل با اين که مزيتهايي وجود دارد، محدوديتهايي نيز هست. به عنوان مثال در اين ساختار کنترل و نظارت عملياتي خيلي کم مي شود که در مواردي ممکن است، ضايعه ساز باشد. (سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت، ص 385 )
-2 سازمان شبکه‌اي: (NETWORK ORGANIZATION)
سازمان شبکه اي، يک سازمان مرکزي کوچک است، که بر اساس قرار دادهايي براي توليد، توزيع، بازار يابي و ساير وظايف حياتي به ساير شرکتها متکي است. سازمان شبکه اي به معني ساده، شبکه اي از سازمانهاست که داراي مرزهاي منعطف، استقلال کاري بالا و برنامه ريزي استراتژيک بوده و در آنها، چندين هدف مورد توجه است. (عباس منوريان، طراحي ساختار سازماني، ص 75 ) در سازمان شبکه اي، قدرت رقابتي افزايش مي يابد و خاصيت هم افزايي سبب مي‌شود که در مجموعه سازمانها نسبت به بهره برداري از فرصتهاي موجود، توانمندي بيشتري بوجود آيد. (سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت ، ص384 )
-3 سازمانهاي بدون مرز : (BARRIER FREE)
در اين نوع از سازمانهاي مجازي، هيچ يک از مرزهاي افقي، عمودي، خارجي و جغرافيايي، محدود و محصور نمي شود. اين شيوه براي اولين بار توسط جک ولش (John Francis Welch Jr.) رئيس هيئت مديره جنرال الکتريک، مطرح شد. کسي که قصد حذف کردن مرزهاي عمودي و افقي و همچنين سدهاي بيروني بين شرکت، مشتريها و عرضه کنندگان را با GE داشت.(استفن رابينز و ديگران، ص 271، 2002 ) سازمان بدون مرز به اطلاعات، ايده ها، منابع و انرژي اجازه مي دهد تا در سرتا سر سازمان، جريان يابند. البته بدون مرز شدن به معني حذف کليه مرزها نيست، زيرا وجود مرزها براي شکل دادن به سازمان ضروري است، بلکه مسئله نفوذ پذير تر کردن مرزهاست.(محمد ناطق، تدبير 155 ،ص 33 )
براي گسترش مرزهاي عمودي، چهار بعد سرنوشت ساز عبارتند از : مشارکت در اطلاعات، شايستگي، واگذاري اختيارات و دادن پاداش مناسب. بهترين راه براي ايجاد مرزهاي افقي نفوذ پذير نيز اين است که به مشتريان توجه کرد. در مورد ايجاد رابطه لازم با مشتريان، عرضه کنندگان مواد اوليه، قانونگذاران و ساير سازمانها (مرزهاي خارجي ) شرکت بايد به فرصتهاي موجود در محيط توجه کند و با برقراري سيستم ها، فرايندها و ساختار مناسب، با عوامل خارجي و ذي‌ربط همکاري و تشريک مساعي کنند. در مورد مرزهاي جغرافيايي نيز شرکت براي اينکه در سطح جهاني فعاليت کند، بايد از نظر جغرافيايي بتواند از منابع موجود بويژه از نظر منابع انساني بهره گيرد. (ريچارد ال دفت، تئوري و طراحي سازمان، ص 901 )
در سازمان بدون مرز، استعدادها و توانمنديهاي اعضاي بيروني و دروني براي نيل به هدفهاي از پيش تعيين شده، پرورش مي يابد، روحيه همکاري تقويت مي‌شود و پاسخگويي به نيازهاي محيطي، سريعتر ميسر مي شود. در مقابل، سازمان بدون مرز، امکان ايجاد اعتماد ميان افراد را تقليل مي‌دهد، کار رهبري را مشکل مي سازد و هماهنگي را با دشواريهايي روبرو مي‌کند. (سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت، ص386 )
مزاياي سازمانهاي مجازي
-1 سرعت بالا در پاسخگويي به نيازهاي مشتريان و انطباق با تغييرات محيطي.
-2 انعطاف پذيري فوق العاده.
-3 کاهش هزينه ها از طريق کاهش کاغذ بازي، دوباره کاريها، تردد کارکنان و هزينه‌هاي پرسنلي.
-4 کيفيت و تسهيلات بيشتر براي مشتريان و امکان دريافت خدمات در هر زمان.
-5 بهبود شاخص بهره وري در مقياس فردي، سازماني و اجتماعي.
-6 استقلال بيشتر کارکنان در انجام امور.
-7 با تشکيل سازمان مجازي، ديگر فاصله، مانع انجام کار موسسات، همکاريها و کنفرانس ها نمي‌شود.
-8 افزايش سودهي با توجه به کاهش هزينه ها و از سوي ديگر افزايش کارايي در سازمان.
-9 امکان انجام کارهاي بزرگ براي شرکتهاي کوچک فراهم مي آيد.
-10 با توجه به داشتن حق انتخاب پيمانکاران فرعي (شرکاي تجاري) مي توان بهترين را به جهت ارتقاي کيفي محصول و اقتصادي بودن آن برگزيد.( وحيد رضا ميرابي، مديريت «مباني و استراتژي»، ص 142)
معايب سازمانهاي مجازي
-1 نقص و کمبود تعامل رودر رو، مي تواند اعتماد و صداقت در شرکتها، ارتباط بين آنها و همچنين مسئوليت پذيري آنها را کاهش دهد.(رابرت کرينتر و ديگران، ص 427 ، 2001)
-2 کاهش ميزان کنترل کنندگي مدير بر عناصر کليدي در تجارت.(استفن رابينز، ص 427 ، 2003)
-3 اگر تيم هاي تشکيل دهنده سازمان مجازي ازکشورهاي مختلف با فرهنگهاي متفاوت باشند، ممکن است، تعارضات فرهنگي و اجتماعي بدليل تفاوت در زبان، فرهنگ ،نژاد دين و ... بوجود آيد.
-4 کاهش تحرک، بويژه فعاليتهاي فيزيکي کار.
-5 افزايش ساعات کار کارکنان که ممکن است موجب خستگي مفرط در آنان شود.
-6 کاهش ميزان وفاداري کارکنان.
-7 کارکنان از نظر اجتماعي منزوي مي‌شوند و محرک تماس شخصي و رو در رو را از دست مي دهند.
-8 افزايش برخوردها در بين کارمندان اداره مرکزي با کارمندان مجازي دور از سازمان. (جابر قدرتيان، تدبير شماره 131، ص 98)
-9 به دليل وابستگي بيش از حد سازمانهاي مجازي به فناوري و تجهيزات ارتباطي، هرگونه اختلال و نارسايي در شبکه هاي ارتباطي از جمله ويروسها و هک سايت سازمانها، مي تواند فعاليت اين گونه سازمانها را کاملا مختل کند.
محدوديتهاي تشکيل و توسعه سازمانهاي مجازي در ايران
1 - توسعه نامناسب زير ساختهاي ارتباطي و اطلاعاتي: با وجود پيشرفتهايي که در سالهاي اخير در زمينه IT در کشورمان بوقوع پيوسته است، هنوز ما از خطوط پر سرعت اينترنت، شبکه مطمئن تلفن همراه و يا حتي تکنولوژي هاي معمولي تر در بسياري از شهرها و روستاهاي دور افتاده، بي بهره ايم.
2 - کاهش ميزان فرصتهاي شغلي: با توجه به اينکه عضويت در سازمانهاي مجازي، نيازمند يکسري امکانات، تجهيزات رايانه‌اي و سمعي و بصري است، تعداد زيادي ازکارجويان، اين امکانات ويا دانش استفاده ازآن را ندارند.
3 - ديدگاه سنتي مديران به حضور فيزيکي کارکنان در محيط کار: به نظر مي‌رسد اغلب مديران تمايل دارند که کارکنانشان بطور پيوسته در محيط کاري حضور داشته باشند، تا در صورت ضرورت بلا فاصله در اختيار باشند. پس اعتقاد چنداني به کار کارکنان در محيط‌هايي غير از سازمان ندارند.
4 - ديدگاه سنتي خانواده ها به کار: اغلب خانواده هاي ايراني بر پايه اعتقادات سنتي خود بر اين تصورند که بخصوص مردان خانواده مي‌بايست جهت کسب روزي از خانه خارج شوند و در محيطي به غير از خانه به فعاليت بپردازند. پس ممکن است برخي از خانواده ها کار در خانه را چندان جدي و يا حتي زيبنده مردانشان ندانند.
5 - کاهش امنيت شغلي : از آن جهت که سازمانهاي مجازي موقت و زود گذر هستند، در ظاهر کارکنان از امنيت شغلي مطلوبي برخوردار نيستند، در صورتي که مشاغل مادام‌العمر در نزد خانواده هاي ايراني از جذابيت بيشتري برخودار است.
نتيجه گيري
بدون شک همگان اين باور را پذيرفته‌اند که شرايط کسب و کار در سازمانهاي سده بيست و يکمي دچار تغييرات شگرف و دگرگونيهاي اساسي شده است.امروزه سازمانها جهت موفقيت در عرصه پر رقابت جهاني مي بايست، رويکردي متفاوت با گذشته داشته باشند و مبادرت به طراحي و پياده سازي ساختارهاي نوين متناسب با شرايط حاکم کنند. چرا که تغييرات مداوم و با سرعت متغيرهاي محيطي موجب شده است تا ساختارهاي سنتي انعطاف و سرعت لازم جهت پاسخگويي به اين تغييرات را نداشته باشند. از سوي ديگر گسترش روز افزون تکنولوژي‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي موجب شده است، شرايط لازم جهت کار در فضاي مجازي براحتي فراهم شود. پس يکي از جايگزينهايي که سازمانها، جهت بهينه ساختن ساختارهاي خود پيش روي دارند، استفاده از ساختار مجازي است. بدين ترتيب سازمانهاي کوچک با اتحاد و ائتلاف با شرکاي تجاري خود، مي توانند با کاهش هزينه هاي خود، بهره وري را به مقدار قابل توجهي افزايش دهند. اما آنچه که نبايد در اين ميان ناديده گرفته شود آن است که، پرداختن به مقوله مجازي کردن سازمانها بدون در نظر گرفتن زير ساختهاي لازم (نرم افزاري و سخت افزاري ) و اشاعه فرهنگ کار در فضاي مجازي در ميان کارکنان و همچنين مد نظر قرار ندادن تبعات بعضا منفي که ممکن است در اثر ايجاد سازمانهاي مجازي بر سازمانها تحميل شود، امري عبث و بي حاصل است.
منابع
-1 حيدري تفرشي، غلامحسين- يوسفي، رضا و خديوي، اسدالله، 1381، نگرش نوين به نظريات سازمان و مديريت در جهان امروز، انتشارات فراشناختي انديشه.
-2 منوريان، عباس، 1378، طراحي ساختار سازماني، مرکز آموزش مديريت دولتي.
-3 استيفن رابينز، رفتار سازماني (جلد سوم )، مترجمان : دکتر علي پارسائيان و دکتر سيد محمد اعرابي، دفتر پژوهشهاي فرهنگي، 1380.
-4 استيفن رابينز، مباني رفتار سازماني، مترجمان : دکتر علي پارسائيان و دکتر سيد محمد اعرابي، دفتر پژوهشهاي فرهنگي، 1381.
-5 ريچارد ال.دفت، تئوري و طراحي سازمان(جلد1و2)، مترجمان : دکتر علي پارسائيان و دکتر سيد محمد اعرابي، دفتر پژوهشهاي فرهنگي، 1379.
-6 سيد رضا جوادين، مباني سازمان و مديريت، نشر نگاه دانش، 1382.