MR_Jentelman
26th August 2009, 05:04 PM
چکيده:
مديريت هزينه ها درکنار افزايش کيفيت و نيز قيمت گذاري صحيح محصولات در بازارها از چالشهاي اساسي و لحظه‌اي پيش روي مديران و فعالان محيط کسب و کار است. در اين راستا سيستمهاي اطلاعاتي و مديريتي زيادي پا به دنياي تجاري نهاده و به سرنوشتهاي متفاوتي دچار شده اند. سيستم abc/abm (activity based management/activity based costing) يکي از راهکارهايي بود که پياده سازي و اجراي صحيح آن در عمل مزاياي زيادي براي استفاده‌کنندگان به‌همراه داشت. در اين مقاله ضمن اشاره به مزاياي بي‌شمار استفاده از سيستم هزينه يابي و مديريت برمبناي فعاليت، دلايل مختلف شکست استفاده از چنين سيستم‌هايي و راههاي جلوگيري از آن ذکر شده است. دانستن موارد ايجاد اشکال و دوري جستن از آنها منشا پياده سازي و اجراي موفق سيستم‌ها مي شود. مباحث و دلايل شکست و راهکارهاي مطرح شده در پياده سازي و اجراي سيستمهاي تجاري و مديريتي نيز قابل بسط است و آگاهي از آنها ديدگاه مناسبي براي مديران ايجاد و بر هوشياري آنان در مراحل فوق مي افزايد.
مقدمه
در بازارهاي رقابتي توسعه يافته جهاني، تلاش سازمانها به منظور سازگاري با محيط رقابتي، پويا و پيچيده امروزي به منظور بقا امري بديهي است. در اين راستا سيستمهاي زيادي جهت هزينه‌يابي خدمات و محصولات، کاهش هزينه ها، بهبود مستمر، ارزيابي عملکرد و… و درنهايت افزايش ارزش ارائه شده است. سيستمهاي سنتي هزينه‌يابي با استفاده از چند محرک هزينه گزارشهاي مالي را به طور گمراهانه پشتيباني مي‌کردند و اطلاعات تحريف شده ارائه مي دادند. در چنين فضايي سازمانها به‌طور فزاينده‌اي در پي اصلاح سيستمهاي هزينه‌يابي خود شدند. مقصود از يک سيستم هزينه‌يابي اصلاح شده، سيستمي است که ناهمگوني مصرف منابع به وسيله خدمات، محصولات يا مشتريان را به‌گونه‌اي بهتر اندازه‌گيري کند و همچنان افزايش رقابت و پيشرفت تکنولوژي و فناوري اطلاعات عاملي تعيين کننده در طراحي چنين سيستمي بود.
يکي از روشهاي جديد، سيستم هزينه يابي. مديريت برمبناي فعاليت بود که مزاياي چشمگيري نسبت به روشهاي سنتي هزينه يابي بر مبناي حجم داشت. بنابراين شرکتها تصميم به پياده سازي و استقرار سيستمهاي abm/abcگرفتند تا از مزاياي فراوان آن بهره‌مند شوند. ولي واقعيت آن است که در پياده سازي و اجراي سيستمهاي هزينه يابي/ مديريت برمنباي فعاليت بايد محافظه‌کارانه و هوشمندانه عمل کرد، زيرا ميزان موفقيت چنين سيستم‌هايي کمتر از حد قابل تصور است. البته چنين کاستي‌هايي کمتر از آن چيزي است که بيشتر کارکنان ومديران از داده‌هاي ورودي به سيستمهاي هزينه‌يابي سنتي به‌دست مي‌آورند. شکل 1 ، سه مسيري که ممکن است طرحهاي abm/abc بپيمايند را نشان مي دهد.
همانطور که در شکل پيداست تنها يک مسير از سطح مطلوب بالاتر رفته و قابل حفظ است. در ابتدا هر سه مسير از نقطه آغاز به سرعت به سمت بالا مي روند و به نقطه اوج مي‌رسند، ولي ناگهان مسير آنها از هم جدا مي‌شود و دو مسير به سمت ناکامي و يک مسير به‌سوي موفقيت مي‌رود. اکنون ما نيز اين مسيرها را مي‌پيماييم تا تجربه آنها را فراگيريم.
مسير زيرين که به سمت قهقرا مي‌رود توسط افرادي دنبال مي‌شود که با به‌کارگيري abm/abc از غفلت رها مي شوند ولي با اين وجود به موفقيت دست نمي يابند.
مسير مياني، بازتاب وجود افراد با نفوذي است که همچنان به پشتيباني خود از مزيتهاي تفکر abm/abc ادامه مي‌دهند و قدرت شخصيت سازماني آنها به‌گونه‌اي است که به ادامه جريان پياده‌سازي و استفاده از abm/abc منجر مي‌شود. متاسفانه اطلاعات هزينه‌يابي که چنين سيستم‌هايي به کارکنان ارائه مي‌کنند، به اندازه کافي مفيد نيست تا از سطح قابل قبول عبور کند به‌طوري که شايستگي سيستم نمايان شود. اصطلاحاً گفته مي‌شود چنين سيستم‌هايي از لحاظ هزينه و منفعت، اقتصادي نيستند. مسير فوقاني طرحهاي موفق abm/abc را نشان مي‌دهد که مزيتهاي زيادي براي استفاده کنندگان بهمراه داشته اند و باعث انجام بهتر امور و تصميم گيريهاي صحيح شده‌اند.
سيستم abm/abc چيست؟
هزينه يابي برمبناي فعاليت را مي توان بسط تکامل يافته اي از روش تخصيص دو مرحله اي هزينه تلقي کرد که شالوده سيستمهاي نوين هزينه يابي صنعتي و محاسبه بهاي تمام شده محصولات و به تبع آن قيمت‌گذاري فروش محصولات است. در هزينه يابي سنتي، هزينه ها عموما برمبناي حجم به محصولات تخصيص مي‌يابند، در حالي که هزينه يابي / مديريت برمبناي فعاليت، محصولات و خدمات توليدشده، مستقيما مصرف کننده منابع نيستند، بلکه مصرف کننده فعاليتها هستند. بنابراين در abm/abc بر فعاليت به عنوان موضوع هزينه يابي تاکيد مي شود، زيرا فعاليت عامل اصلي ايجاد هزينه است. در اين سيستم ابتدا هزينه ها به فعاليتها و سپس از طريق فعاليتها به موضوعات ديگر (مانند محصولات، خدمات، دواير و...) تخصيص مي يابد. پس از مشخص شدن هزينه ها، مديران به فعاليتها بيشتر توجه مي کنند و حساسيت بيشتري نسبت به فعاليتها نشان مي دهند. از اين نظر هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت، سيستم تسهيم هزينه برمبناي رسيدگي و تحقيق است، به نحوي که ازطريق تجزيه و تحليل واحد اقتصادي و فرايندهاي موردعمل، محرکهاي هزينه يعني همان فعاليتهاي اصلي شناسايي مي شوند. محاسبه صحيح بهاي تمام شده محصول و قيمت فروش محصولات، بهبود فرايند توليد، حذف فعاليتهاي زايد، شناخت محرکهاي هزينه، شناخت فعاليتهاي داراي ارزش افزوده و به تبع آن حذف فعاليتهاي بي‌ارزش، برنامه‌ريزي عمليات و تعيين راهبرد تجاري واحد اقتصادي و سنجش صحيح عملکرد نيازمند اطلاعاتي است که abm/abc به مراتب بهتر از سيستمهاي سنتي حسابداري مديريت فراهم مي آورد. هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت مي تواند محوري باشد که اجزاي پيچيده سيستم پيشرفته مديريت هزينه پيرامون آن نگهداري مي شود و اگر با دورانديشي و دقت پياده نشود، مي تواند تلاش مديريت جامع هزينه را خنثي کند. به هرحال استفاده مفيد از سيستمهاي هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت درنهايت منجر به افزايش ارزش شرکت مي شود. زيرا با استفاده از تکنولوژي abm/abc ، بهاي تمام شده روشهاي ناکارآمد صنايع را مي توان شناسايي کرد و ميزان صرفه جوييهاي ناشي از بهبود آن روشها را نيز شناسايي و اندازه گيري کرد. همچنين طراحي مجدد برنامه‌ها توسط يک تحليل گر abc با استفاده از فرايندهاي کارا، کاهش بهاي تمام شده و بالابردن کيفيت را دربردارد و چه نتيجه اي بهتر از اين، مي‌توان از يک فرايند، در شرايط رقابتي کنوني انتظار داشت.
حال بايد ديد که چه چيز باعث مي‌شود تا بسياري از طرحهاي abm/abc به مسير فوقاني دست پيدا نکنند؟ يادگيري از ناکاميها در پياده‌سازي طرحهاي هزينه يابي / مديريت برمبناي فعاليت قبلي باعث افزايش شانس موفقيت طرحهاي آتي مي‌شود.
دلايل ناکامي برخي از سيستمهاي هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت
يکي از راههاي رسيدن به موفقيت اين است که اشتباهات ديگران را تکرار نکنيم و به اصلاح آن چيزهايي بپردازيم که باعث شکست طرحهاي abm/abc شده است. دانستن دلايل ناکاميها به پياده سازي آگاهانه سيستم کمک مي کند و مي توان با دوري جستن از آنها با موفقيت بالايي نسبت به اجراي سيستم ها اقدام کرد. به طورکلي علل زيادي براي مشکلات به‌وجود آمده بر سر پياده سازي طرحهاي هزينه يابي / مديريت برمبناي فعاليت وجود دارد که معمولاً آنها را در چهار طبقه به‌شرح زير طبقه بندي مي‌کنند:
_ موارداصلي بازدارنده
_ عدم پذيرش توسط استفاده کنندگان
_ موانع سازماني
_ ساير مواردايجاد مشکل
موارد اصلي بازدارنده
موارد اصلي بازدارنده‌ها زماني اتفاق مي‌افتد که:
- طرحهاي abm/abc تنها به‌وسيله قسمتهاي مالي و حسابداري راه‌اندازي مي‌شود(يا حسابداران از آن استفاده بيش از اندازه کنند) و از مشارکت و همفکري ساير قسمتهاي تاثيرگذار و ذي‌نفع در پياده سازي سيستم بهره‌اي گرفته نشود، همچنين استفاده از آن به‌طور هوشمندانه صورت نگيرد و تبديل به يک مورد روزمره مانند بسياري از فعاليتهاي مالي و مديريتي شود. بنابراين قبل از پياده‌سازي سيستمهاي abm/abc ، مي‌بايست از نيازهاي اطلاعاتي و نيز امکانات اطلاع‌رساني قسمتهاي عملياتي و بخشهاي زنجيره ارزش نيز آگاهي حاصل کرد و بر حسب آن اقدام به طراحي و ادامه مراحل پياده سازي و اجرا کرد.
- فهم اطلاعات ومسائل مالي معمولاً براي بسياري از افراد عادي مشکل است و اطلاعات جديد حسابداري را نمي توان از روي اجبار به افراد منتقل کرد. بلکه مي‌بايست مزاياي سيستمهاي abm/abc و معايب سيستمهاي سنتي هزينه‌يابي را به افراد شناساند و اجازه داد تا کارکنان خود به مزيت سيستم جديد آگاه شوند. هرچند هزينه يابي برمبناي فعاليت عمدتا به عنوان سيستمي براي هزينه يابي شهرت يافته اما اين وظيفه تنها از کاربردهاي اوليه آن است. در ابتداي فراگيري هزينه يابي برمبناي فعاليت، ديدگاه وسيع‌تري موردنياز است.
- ابتکارات جديد abm/abc يک روش عادي و بدون اهداف محسوس و از پيش تعيين شده باشد به‌طوري‌که سيستم‌ها يا مدلهاي abm/abc به شکل خيالپردازانه ايجاد شوند. در طي مراحل اجرا همواره مي بايست با استفاده کنندگان درارتباط بود، مشکلات آنها را شناسايي و ازطريق دريافت بازخوردهاي دائمي و بموقع از استفاده کنندگان از حل مشکلات آنها و بهبود وضعيت اطمينان حاصل کرد.
- چنين عقيده‌اي وجود دارد که محاسبه ساده داده‌هاي سيستم abm/abc براي استفاده کنندگان بسيار دلپذير است. در واقع بدون وجود يک برنامه ريزي مناسب، مزيتي نصيب استفاده‌کنندگان نمي‌شود، حتي اگر آنان به اطلاعات جديد را به‌دست آورند، و چيزهايي نيز از آن بياموزند. بهتر است استفاده کنندگان بدانند که چگونه هزينه يابي برمبناي فعاليت، سيستمهاي موجود گزارشگري مالي را بهبود بخشيده است و از مراحل مختلف رديابي هزينه ها به فعاليتها و موضوعات هزينه يابي آگاه شوند.
- اطلاعات سيستم abm/abc با سيستمهاي اداري-حسابداري رسمي رقابت کند. ارزيابي عملکرد کارکنان اغلب با سيستمهاي رسمي در ارتباط است و استفاده مناسب نکردن از سيستمهاي abm/abc در چنين سيستم‌هايي ممکن است همچنان منجر به تشويق تلويحي کارکنان به رفتارهاي نامناسب شود.
- ايستادگيهاي قوي که در مقابل تغييرات وجود دارند دست کم گرفته شود. مديران و تاجران بي‌اطلاع از مسائل مالي فکر مي‌کنند سيستم مالي موفق ، سيستمي است که به‌طور ماهانه گزارشهاي مالي تهيه کند و به تراز نمودن دفاتر حسابداري و مالي بپردازد. سوال آنها اين است که «چه اِشکالي در سيستمي که همه ماهه به نتايجش دست پيدا مي کند وجود دارد؟». بايد به اين گروه نيز با دقت و حوصله معايب سيستم سنتي براي مبناي حجم و مزايا و بهبودهاي بالقوه سيستم جديد و تاثير آن را بر تصحيح تصميم‌گيريهاي نادرست گذشته نشان داد. در چنين مواقعي استفاده از فنون شبيه‌سازي بسيار مفيد است.
- درجه بي اعتمادي گروههاي مختلف استفاده‌کنندگان ، نسبت به اعداد و ارقام جديد محاسبه شده توسط سيستم هزينه‌يابي/مديريت برمبناي فعاليت از سوي تيم طراحي دست کم گرفته بشود. با رديابي صحيح و دقيق بهاي تمام شده توسط سيستم abm/abc ، نتايج بهاي تمام شده توليدات، خدمات يا خروجيهاي فرايند ، اختلاف قابل توجهي با آنچه که توسط سيستمهاي سنتي به‌دست مي‌آمد ، خواهد داشت. اين اختلاف يک شک و حتي شوک سازماني قوي به‌وجود مي‌آورد. بنابراين بايستي نتايج حاصله و مستندات محاسبه شده را به تدريج به ارکان مختلف سازمان مخابره کرد.
- بعضي از قسمتهاي سازمان به شدت تحت تاثير هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت قرارمي‌گيرند. به‌عنوان نمونه مديران توليد که مسئول توليد محصولات با حاشيه سود مشخص هستند، زماني که ببينند حاشيه سود محاسبه شده در سيستم سنتي ، توسط سيستم abm/abc رد شده يا بسيار کمتر از قبل و يا حتي تبديل به زيان شده است، به شدت با حضور سيستمهاي هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت در سازمان مخالفت مي‌کنند.
- ممکن است مهندسي طراحي سيستمهاي abm/abc بسيار سختگيرانه باشد، به جزئيات به‌طور زياده روي پرداخته شود و به تمامي روشهايي که داده‌هايشان مفيد به‌نظر نمي‌رسيد ايراد وارد شده باشد. اين که سيستمي معتبر است يا خير ، اغلب مسئله‌اي توافقي است. اگر دقت سيستمي بارها مورد امتحان قرار گيرد، عاقبت آن سيستم مورد شکست يا ايراد قرار مي‌گيرد. عيب ديگر چنين سيستم‌هايي عدم تعريف دقيق يا تعريف ضعيف فعاليتها ، وجود تعداد زياد فعاليتهاي محرک هزينه و وجود نداشتن موضوعات هزينه مشخص که مصرف کننده فعاليتها باشند، است. در طراحي سيستمهاي abm/abc مي بايستي در شناسايي فعاليتها و طبقه بندي فعاليتهاي مشابه دقت و از تعدد زياد مراکز هزينه و سطوح فعاليتها پرهيز کرد.
موارد عدم پذيرش توسط استفاده کنندگان
ممکن است، استفاده‌کنندگان به علت مواردي که در زير آمده است، سيستم هزينه يابي/ مديريت را برمبناي فعاليت رد کنند. زماني که:
- کارکنان قسمت فروش و بازاريابي نمي‌دانند که چگونه در مقابل نتايج جديد حاشيه فروش محصولات، واکنش نشان داده و عمل مناسب انجام دهند. آيا آنان همچنان بايد به توليد، بازاريابي، فروش و خدمات خود ادامه دهند يا خير. مدل هزينه يابي برمبناي فعاليت مشکل کم نمايي بهاي تمام شده محصول در حجم توليد کم و بيش نمايي بهاي تمام شده محصول در حجم توليد بالا را حل مي کند و بدين‌وسيله اطلاعات جديد دراختيار تصميم گيرندگان قرار مي دهد.
- سيستمهاي abm/abc تمام اطلاعات لازم جهت تصميم‌گيري توليد و برنامه‌ريزي را فراهم نکند و مصارف گوناگون و نامناسب منابع و هزينه هاي آنها را منعکس نکند. با استفاده از abm/abc ممکن است به نتايج جديدي در مورد استراتژي‌هاي بازار، توليد و موقعيت کالاها در چرخه تجاري دست پيدا کنيم و در نتيجه اطلاعات بيشتري توسط مديران در تصميم‌گيريهاي راجع به مشتريان، بازار و عملکردهاي مربوط به‌کار گرفته مي‌شود.
- به طرحهايabm/abc به‌عنوان يک برنامه بهبود رقيب نگريسته شود، در حالي‌که abm/abc توانايي‌هاي برنامه‌هاي بهبود موجود را افزايش مي‌دهد. نکته مهم اينجاست که بهبود مستمر، رمز بقاي سازمان در محيط تجاري بسيار رقابتي امروزي است. با رشد تکنولوژي و به کارگيري علوم جديد، طراحي و پياده سازي سيستم هاي اطلاعاتي مدرن که خروجيهاي واقعي‌تري به همراه داشته باشند، نياز اساسي سازمان است.
- داده‌هاي سيستم abm/abc ممکن است موجب رنجش بعضي از کارکنان شود. ممکن است منجر به اين شود که در مورد نحوه کار بعضي کارکنان تجديد نظر شود ، شيوه‌ها و عملکردها و راههاي جديد انجام کار در نظر گرفته شود يا نسبت به حذف ، جابجايي يا جايگزيني بعضي کارکنان يا تجهيزات اقدام شود. سيستم هزينه يابي برمبناي فعاليت، سرپرست هر قسمت شغلي را وادار مي‌کند تا کار را به شيوه اي انجام دهد که محصولات هزينه يابي، عمليات انجام و عملکردها عادلانه تر اندازه گيري شود.
موانع سازماني
موانع سازماني موفقيت abm/abc شامل شرايط و موارد زير است:
- پس از شروع هزينه يابي/مديريت برمبناي فعاليت، قدمهاي بعدي به آهستگي برداشته شود. اگر مراحل مختلف پياده سازي طرحهاي abm/abc زياد به‌طول بيانجامد، انرژي زيادي به هدر رفته و منابع انساني و سازماني زيادي نيز زائل مي‌شود. لازم است که گروه اجرايي پياده سازي، به طور تمام وقت به کار گرفته شوند و طي مدت زمان معقولي طرح پياده سازي را به اتمام رسانند تا بدين ترتيب علاقه مندي بيشتري را به سوي به کارگيري سيستم جديد، جلب کنند.
- اگر قسمت مورد نظر صرفاً مرکز هزينه بوده و مسئوليتي در قبال سود يا زيان نداشته باشد کمتر مورد توجه قرار مي‌گيرد و جذابيتي براي استقرار سيستمهاي جديد به‌وجود نمي‌آورد. آشنايي مراکز هزينه با يکديگر و ايجاد رقابت بين آنها از طريق تشويق کردن در کارايي بيشتر فعاليتها و حذف فعاليتهاي زائد و بدون ارزش افزوده به جديت و جذابيت به کارگيري سيستم جديد مي انجامد.
- پراکندگي کمي در مورد اعداد و ارقام به‌دست آمده توليدات نهايي وجود داشته باشد، متعاقباً ممکن است بهاي تمام شده هر يک از اجزاي توليدات يا خدمات به‌طور نامناسب محاسبه يا ميانگين آنها در نظر گرفته شود که خود باعث مي‌شود تغييرات کمي در قيمتهاي نهائي به‌وجود آيد.
- مديران ارشد سازمان خود مستقيماً عمليات اجرايabm/abc را در اختيار بگيرند و به تعريف استانداردها و تعريف فعاليتها بپردازند. اين امر مانع درگير شدن و مشارکت ساير استفاده کنندگان و کارکنان مي شود و بدين ترتيب بسياري از مزاياي سيستم جديد از بين مي رود.
- با استفاده از تکنيکهاي جديد مديريت هزينه در بهبود بهره‌وري و پشتيباني تصميمات، تجربيات گذشته در سازمان بدون استفاده بماند و متخصصان قبلي نيز نياز به آموزشهاي جديد پيدا کنند و اگر چنين آموزشها و تغييرديدگاههايي بوجود نيايد از سيستمهاي جديد به طور مناسب استفاده نخواهد شد.
- شهرت و اعتبار هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت به‌عنوان ابزار بهبود، به وسيله مخالفان و به بهانه پرهزينه و ناکارآمد بودن، از بين برود. ارائه تجربيات موفقيت آميز ساير شرکتها و تاثير به کارگيري شيوه هزينه يابي/مديريت برمبناي فعاليت بر بهبود وضعيتها، روش مناسبي براي حل اين مشکل است.
ساير موارد ايجاد اِشکال
ساير موارد اشکال که بر موفقيت abm/abc تاثير مي گذارد به شرح زير است:
- سر گروه تيم طراحي جسارت کافي براي ايجاد تغييرات را نداشته باشد. سرگروه يا مسئول تيم طراحي بايد علاقه‌مندترين فرد از ميان افراد صاحب صلاحيت بوده و آماده دريافت و تحليل انبوهي از اطلاعات و عقايد و کار تحت شرايط سخت باشد.
- آموزش و آگاهي رساني در مورد abm/abc به‌شرطي اتفاق مي‌افتد که استفاده‌کنندگان داخلي از مزاياي آن بهره‌مند شوند و به افراد متناسب با عملکرد ها و شرايط سازماني آموزش داده شود ، در غير اين صورت افراد ناآگاهانه به استفاده غير مفيد از سيستم مي‌پردازند.
- محرکهاي هزينه فعاليتها ، نرخ يا الگوي مصرف مربوط به فعاليتهاي مختلف را به‌خوبي منعکس نکنند. اگر محرکهاي هزينه همبستگي ضعيفي با هزينه فعاليتها داشته باشند در نهايت گزارشهاي سيستم abm/abc نيز به‌دور از واقعيت و گمراه کننده خواهد شد. در انتخاب محرکهاي هزينه بايد به عواملي از جمله هزينه هاي تعيين محرک، همبستگي بين فعاليت و محرک فعاليت و آثار رفتاري ناشي از تعيين محرک به دقت توجه کرد.
- داده‌هاي قابل اندازه‌گيري مانند تعداد جابجايي مواد ، ساعات انجام انواع مختلف فعاليتها ، ميزان مصرف منابع و… غير قابل دسترس و ناآماده باشند. بنابراين در مرحله طراحي ابتدا ضروري است نسبت به شناخت کامل، مستندسازي و کمي سازي داده هاي موردنياز اقدام شود.
- دامنه مدل بهاي تمام شده تنها محدود به عمليات توليد شود و بسياري از جنبه‌هاي مهم و با اهميت سازمانها را از قبيل تحقيق و توسعه ، طراحي ، بازاريابي ، توزيع و خدمات پس از فروش را در بر نگيرد. هزينه يابي/مديريت برمبناي فعاليت قسمتي از بدنه سيستم کيفيت جامع در سازمان است و تمام ارکان سازمان را تحت تاثير منافع خود قرار مي‌دهد.
نتيجه گيري
پياده‌سازي سيستمهاي جديد اطلاعاتي، مديريتي و هزينه يابي همانند abm/abc در سازمانها امري بديهي و غير قابل اجتناب است، اما گاهي پس از پياده‌سازي چنين سيستم‌هايي ميزان موفقيت کمتر از حد قابل تصور است و دليل آن ناشي از عوامل مختلفي است. اين دلايل را مي‌توان در چهار گروه عمده، شامل موارد اصلي يا بازدارنده، موارد عدم پذيرش توسط استفاده‌کنندگان، موانع سازماني و ساير موارد ايجاد اشکال طبقه‌بندي کرد. آموزش صحيح کارکنان و مديران و ايجاد شناخت کافي از سيستمهاي جديد و معرفي مزاياي آنها در سازمان، راه حل بسياري از مشکلات موجود در راه پياده سازي و اجراي سيستم abm/abc است. به طورکلي دانستن دلايل شکست و ناکامي پياده سازي و اجراي سيستم هاي هزينه يابي/مديريت برمبناي فعاليت باعث کمتر شدن و به حداقل رسانيدن احتمال شکستها مي‌شود. با آگاهي از دلايل ايجاد ناکامي مي‌توان به‌دنبال راههاي رفع مشکلات و انجام پيش‌بيني‌ها و به‌کارگيري تدابير لازم در پياده‌سازي بود. بدين ترتيب شانس موفقيت را به حداکثرمي‌رسانيم تا سازمان از مزاياي فراوان abm/abc بهره برد ونهايتاً ارزش افزوده سازمان افزايش يابد.
منبع:
عزيزي، احمد. مدرس، احمد «هزينه يابي برمبناي فعاليت» نشريه شماره 140 سازمان حسابرسي، دي ماه 1379.
مديريت هزينه ها درکنار افزايش کيفيت و نيز قيمت گذاري صحيح محصولات در بازارها از چالشهاي اساسي و لحظه‌اي پيش روي مديران و فعالان محيط کسب و کار است. در اين راستا سيستمهاي اطلاعاتي و مديريتي زيادي پا به دنياي تجاري نهاده و به سرنوشتهاي متفاوتي دچار شده اند. سيستم abc/abm (activity based management/activity based costing) يکي از راهکارهايي بود که پياده سازي و اجراي صحيح آن در عمل مزاياي زيادي براي استفاده‌کنندگان به‌همراه داشت. در اين مقاله ضمن اشاره به مزاياي بي‌شمار استفاده از سيستم هزينه يابي و مديريت برمبناي فعاليت، دلايل مختلف شکست استفاده از چنين سيستم‌هايي و راههاي جلوگيري از آن ذکر شده است. دانستن موارد ايجاد اشکال و دوري جستن از آنها منشا پياده سازي و اجراي موفق سيستم‌ها مي شود. مباحث و دلايل شکست و راهکارهاي مطرح شده در پياده سازي و اجراي سيستمهاي تجاري و مديريتي نيز قابل بسط است و آگاهي از آنها ديدگاه مناسبي براي مديران ايجاد و بر هوشياري آنان در مراحل فوق مي افزايد.
مقدمه
در بازارهاي رقابتي توسعه يافته جهاني، تلاش سازمانها به منظور سازگاري با محيط رقابتي، پويا و پيچيده امروزي به منظور بقا امري بديهي است. در اين راستا سيستمهاي زيادي جهت هزينه‌يابي خدمات و محصولات، کاهش هزينه ها، بهبود مستمر، ارزيابي عملکرد و… و درنهايت افزايش ارزش ارائه شده است. سيستمهاي سنتي هزينه‌يابي با استفاده از چند محرک هزينه گزارشهاي مالي را به طور گمراهانه پشتيباني مي‌کردند و اطلاعات تحريف شده ارائه مي دادند. در چنين فضايي سازمانها به‌طور فزاينده‌اي در پي اصلاح سيستمهاي هزينه‌يابي خود شدند. مقصود از يک سيستم هزينه‌يابي اصلاح شده، سيستمي است که ناهمگوني مصرف منابع به وسيله خدمات، محصولات يا مشتريان را به‌گونه‌اي بهتر اندازه‌گيري کند و همچنان افزايش رقابت و پيشرفت تکنولوژي و فناوري اطلاعات عاملي تعيين کننده در طراحي چنين سيستمي بود.
يکي از روشهاي جديد، سيستم هزينه يابي. مديريت برمبناي فعاليت بود که مزاياي چشمگيري نسبت به روشهاي سنتي هزينه يابي بر مبناي حجم داشت. بنابراين شرکتها تصميم به پياده سازي و استقرار سيستمهاي abm/abcگرفتند تا از مزاياي فراوان آن بهره‌مند شوند. ولي واقعيت آن است که در پياده سازي و اجراي سيستمهاي هزينه يابي/ مديريت برمنباي فعاليت بايد محافظه‌کارانه و هوشمندانه عمل کرد، زيرا ميزان موفقيت چنين سيستم‌هايي کمتر از حد قابل تصور است. البته چنين کاستي‌هايي کمتر از آن چيزي است که بيشتر کارکنان ومديران از داده‌هاي ورودي به سيستمهاي هزينه‌يابي سنتي به‌دست مي‌آورند. شکل 1 ، سه مسيري که ممکن است طرحهاي abm/abc بپيمايند را نشان مي دهد.
همانطور که در شکل پيداست تنها يک مسير از سطح مطلوب بالاتر رفته و قابل حفظ است. در ابتدا هر سه مسير از نقطه آغاز به سرعت به سمت بالا مي روند و به نقطه اوج مي‌رسند، ولي ناگهان مسير آنها از هم جدا مي‌شود و دو مسير به سمت ناکامي و يک مسير به‌سوي موفقيت مي‌رود. اکنون ما نيز اين مسيرها را مي‌پيماييم تا تجربه آنها را فراگيريم.
مسير زيرين که به سمت قهقرا مي‌رود توسط افرادي دنبال مي‌شود که با به‌کارگيري abm/abc از غفلت رها مي شوند ولي با اين وجود به موفقيت دست نمي يابند.
مسير مياني، بازتاب وجود افراد با نفوذي است که همچنان به پشتيباني خود از مزيتهاي تفکر abm/abc ادامه مي‌دهند و قدرت شخصيت سازماني آنها به‌گونه‌اي است که به ادامه جريان پياده‌سازي و استفاده از abm/abc منجر مي‌شود. متاسفانه اطلاعات هزينه‌يابي که چنين سيستم‌هايي به کارکنان ارائه مي‌کنند، به اندازه کافي مفيد نيست تا از سطح قابل قبول عبور کند به‌طوري که شايستگي سيستم نمايان شود. اصطلاحاً گفته مي‌شود چنين سيستم‌هايي از لحاظ هزينه و منفعت، اقتصادي نيستند. مسير فوقاني طرحهاي موفق abm/abc را نشان مي‌دهد که مزيتهاي زيادي براي استفاده کنندگان بهمراه داشته اند و باعث انجام بهتر امور و تصميم گيريهاي صحيح شده‌اند.
سيستم abm/abc چيست؟
هزينه يابي برمبناي فعاليت را مي توان بسط تکامل يافته اي از روش تخصيص دو مرحله اي هزينه تلقي کرد که شالوده سيستمهاي نوين هزينه يابي صنعتي و محاسبه بهاي تمام شده محصولات و به تبع آن قيمت‌گذاري فروش محصولات است. در هزينه يابي سنتي، هزينه ها عموما برمبناي حجم به محصولات تخصيص مي‌يابند، در حالي که هزينه يابي / مديريت برمبناي فعاليت، محصولات و خدمات توليدشده، مستقيما مصرف کننده منابع نيستند، بلکه مصرف کننده فعاليتها هستند. بنابراين در abm/abc بر فعاليت به عنوان موضوع هزينه يابي تاکيد مي شود، زيرا فعاليت عامل اصلي ايجاد هزينه است. در اين سيستم ابتدا هزينه ها به فعاليتها و سپس از طريق فعاليتها به موضوعات ديگر (مانند محصولات، خدمات، دواير و...) تخصيص مي يابد. پس از مشخص شدن هزينه ها، مديران به فعاليتها بيشتر توجه مي کنند و حساسيت بيشتري نسبت به فعاليتها نشان مي دهند. از اين نظر هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت، سيستم تسهيم هزينه برمبناي رسيدگي و تحقيق است، به نحوي که ازطريق تجزيه و تحليل واحد اقتصادي و فرايندهاي موردعمل، محرکهاي هزينه يعني همان فعاليتهاي اصلي شناسايي مي شوند. محاسبه صحيح بهاي تمام شده محصول و قيمت فروش محصولات، بهبود فرايند توليد، حذف فعاليتهاي زايد، شناخت محرکهاي هزينه، شناخت فعاليتهاي داراي ارزش افزوده و به تبع آن حذف فعاليتهاي بي‌ارزش، برنامه‌ريزي عمليات و تعيين راهبرد تجاري واحد اقتصادي و سنجش صحيح عملکرد نيازمند اطلاعاتي است که abm/abc به مراتب بهتر از سيستمهاي سنتي حسابداري مديريت فراهم مي آورد. هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت مي تواند محوري باشد که اجزاي پيچيده سيستم پيشرفته مديريت هزينه پيرامون آن نگهداري مي شود و اگر با دورانديشي و دقت پياده نشود، مي تواند تلاش مديريت جامع هزينه را خنثي کند. به هرحال استفاده مفيد از سيستمهاي هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت درنهايت منجر به افزايش ارزش شرکت مي شود. زيرا با استفاده از تکنولوژي abm/abc ، بهاي تمام شده روشهاي ناکارآمد صنايع را مي توان شناسايي کرد و ميزان صرفه جوييهاي ناشي از بهبود آن روشها را نيز شناسايي و اندازه گيري کرد. همچنين طراحي مجدد برنامه‌ها توسط يک تحليل گر abc با استفاده از فرايندهاي کارا، کاهش بهاي تمام شده و بالابردن کيفيت را دربردارد و چه نتيجه اي بهتر از اين، مي‌توان از يک فرايند، در شرايط رقابتي کنوني انتظار داشت.
حال بايد ديد که چه چيز باعث مي‌شود تا بسياري از طرحهاي abm/abc به مسير فوقاني دست پيدا نکنند؟ يادگيري از ناکاميها در پياده‌سازي طرحهاي هزينه يابي / مديريت برمبناي فعاليت قبلي باعث افزايش شانس موفقيت طرحهاي آتي مي‌شود.
دلايل ناکامي برخي از سيستمهاي هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت
يکي از راههاي رسيدن به موفقيت اين است که اشتباهات ديگران را تکرار نکنيم و به اصلاح آن چيزهايي بپردازيم که باعث شکست طرحهاي abm/abc شده است. دانستن دلايل ناکاميها به پياده سازي آگاهانه سيستم کمک مي کند و مي توان با دوري جستن از آنها با موفقيت بالايي نسبت به اجراي سيستم ها اقدام کرد. به طورکلي علل زيادي براي مشکلات به‌وجود آمده بر سر پياده سازي طرحهاي هزينه يابي / مديريت برمبناي فعاليت وجود دارد که معمولاً آنها را در چهار طبقه به‌شرح زير طبقه بندي مي‌کنند:
_ موارداصلي بازدارنده
_ عدم پذيرش توسط استفاده کنندگان
_ موانع سازماني
_ ساير مواردايجاد مشکل
موارد اصلي بازدارنده
موارد اصلي بازدارنده‌ها زماني اتفاق مي‌افتد که:
- طرحهاي abm/abc تنها به‌وسيله قسمتهاي مالي و حسابداري راه‌اندازي مي‌شود(يا حسابداران از آن استفاده بيش از اندازه کنند) و از مشارکت و همفکري ساير قسمتهاي تاثيرگذار و ذي‌نفع در پياده سازي سيستم بهره‌اي گرفته نشود، همچنين استفاده از آن به‌طور هوشمندانه صورت نگيرد و تبديل به يک مورد روزمره مانند بسياري از فعاليتهاي مالي و مديريتي شود. بنابراين قبل از پياده‌سازي سيستمهاي abm/abc ، مي‌بايست از نيازهاي اطلاعاتي و نيز امکانات اطلاع‌رساني قسمتهاي عملياتي و بخشهاي زنجيره ارزش نيز آگاهي حاصل کرد و بر حسب آن اقدام به طراحي و ادامه مراحل پياده سازي و اجرا کرد.
- فهم اطلاعات ومسائل مالي معمولاً براي بسياري از افراد عادي مشکل است و اطلاعات جديد حسابداري را نمي توان از روي اجبار به افراد منتقل کرد. بلکه مي‌بايست مزاياي سيستمهاي abm/abc و معايب سيستمهاي سنتي هزينه‌يابي را به افراد شناساند و اجازه داد تا کارکنان خود به مزيت سيستم جديد آگاه شوند. هرچند هزينه يابي برمبناي فعاليت عمدتا به عنوان سيستمي براي هزينه يابي شهرت يافته اما اين وظيفه تنها از کاربردهاي اوليه آن است. در ابتداي فراگيري هزينه يابي برمبناي فعاليت، ديدگاه وسيع‌تري موردنياز است.
- ابتکارات جديد abm/abc يک روش عادي و بدون اهداف محسوس و از پيش تعيين شده باشد به‌طوري‌که سيستم‌ها يا مدلهاي abm/abc به شکل خيالپردازانه ايجاد شوند. در طي مراحل اجرا همواره مي بايست با استفاده کنندگان درارتباط بود، مشکلات آنها را شناسايي و ازطريق دريافت بازخوردهاي دائمي و بموقع از استفاده کنندگان از حل مشکلات آنها و بهبود وضعيت اطمينان حاصل کرد.
- چنين عقيده‌اي وجود دارد که محاسبه ساده داده‌هاي سيستم abm/abc براي استفاده کنندگان بسيار دلپذير است. در واقع بدون وجود يک برنامه ريزي مناسب، مزيتي نصيب استفاده‌کنندگان نمي‌شود، حتي اگر آنان به اطلاعات جديد را به‌دست آورند، و چيزهايي نيز از آن بياموزند. بهتر است استفاده کنندگان بدانند که چگونه هزينه يابي برمبناي فعاليت، سيستمهاي موجود گزارشگري مالي را بهبود بخشيده است و از مراحل مختلف رديابي هزينه ها به فعاليتها و موضوعات هزينه يابي آگاه شوند.
- اطلاعات سيستم abm/abc با سيستمهاي اداري-حسابداري رسمي رقابت کند. ارزيابي عملکرد کارکنان اغلب با سيستمهاي رسمي در ارتباط است و استفاده مناسب نکردن از سيستمهاي abm/abc در چنين سيستم‌هايي ممکن است همچنان منجر به تشويق تلويحي کارکنان به رفتارهاي نامناسب شود.
- ايستادگيهاي قوي که در مقابل تغييرات وجود دارند دست کم گرفته شود. مديران و تاجران بي‌اطلاع از مسائل مالي فکر مي‌کنند سيستم مالي موفق ، سيستمي است که به‌طور ماهانه گزارشهاي مالي تهيه کند و به تراز نمودن دفاتر حسابداري و مالي بپردازد. سوال آنها اين است که «چه اِشکالي در سيستمي که همه ماهه به نتايجش دست پيدا مي کند وجود دارد؟». بايد به اين گروه نيز با دقت و حوصله معايب سيستم سنتي براي مبناي حجم و مزايا و بهبودهاي بالقوه سيستم جديد و تاثير آن را بر تصحيح تصميم‌گيريهاي نادرست گذشته نشان داد. در چنين مواقعي استفاده از فنون شبيه‌سازي بسيار مفيد است.
- درجه بي اعتمادي گروههاي مختلف استفاده‌کنندگان ، نسبت به اعداد و ارقام جديد محاسبه شده توسط سيستم هزينه‌يابي/مديريت برمبناي فعاليت از سوي تيم طراحي دست کم گرفته بشود. با رديابي صحيح و دقيق بهاي تمام شده توسط سيستم abm/abc ، نتايج بهاي تمام شده توليدات، خدمات يا خروجيهاي فرايند ، اختلاف قابل توجهي با آنچه که توسط سيستمهاي سنتي به‌دست مي‌آمد ، خواهد داشت. اين اختلاف يک شک و حتي شوک سازماني قوي به‌وجود مي‌آورد. بنابراين بايستي نتايج حاصله و مستندات محاسبه شده را به تدريج به ارکان مختلف سازمان مخابره کرد.
- بعضي از قسمتهاي سازمان به شدت تحت تاثير هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت قرارمي‌گيرند. به‌عنوان نمونه مديران توليد که مسئول توليد محصولات با حاشيه سود مشخص هستند، زماني که ببينند حاشيه سود محاسبه شده در سيستم سنتي ، توسط سيستم abm/abc رد شده يا بسيار کمتر از قبل و يا حتي تبديل به زيان شده است، به شدت با حضور سيستمهاي هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت در سازمان مخالفت مي‌کنند.
- ممکن است مهندسي طراحي سيستمهاي abm/abc بسيار سختگيرانه باشد، به جزئيات به‌طور زياده روي پرداخته شود و به تمامي روشهايي که داده‌هايشان مفيد به‌نظر نمي‌رسيد ايراد وارد شده باشد. اين که سيستمي معتبر است يا خير ، اغلب مسئله‌اي توافقي است. اگر دقت سيستمي بارها مورد امتحان قرار گيرد، عاقبت آن سيستم مورد شکست يا ايراد قرار مي‌گيرد. عيب ديگر چنين سيستم‌هايي عدم تعريف دقيق يا تعريف ضعيف فعاليتها ، وجود تعداد زياد فعاليتهاي محرک هزينه و وجود نداشتن موضوعات هزينه مشخص که مصرف کننده فعاليتها باشند، است. در طراحي سيستمهاي abm/abc مي بايستي در شناسايي فعاليتها و طبقه بندي فعاليتهاي مشابه دقت و از تعدد زياد مراکز هزينه و سطوح فعاليتها پرهيز کرد.
موارد عدم پذيرش توسط استفاده کنندگان
ممکن است، استفاده‌کنندگان به علت مواردي که در زير آمده است، سيستم هزينه يابي/ مديريت را برمبناي فعاليت رد کنند. زماني که:
- کارکنان قسمت فروش و بازاريابي نمي‌دانند که چگونه در مقابل نتايج جديد حاشيه فروش محصولات، واکنش نشان داده و عمل مناسب انجام دهند. آيا آنان همچنان بايد به توليد، بازاريابي، فروش و خدمات خود ادامه دهند يا خير. مدل هزينه يابي برمبناي فعاليت مشکل کم نمايي بهاي تمام شده محصول در حجم توليد کم و بيش نمايي بهاي تمام شده محصول در حجم توليد بالا را حل مي کند و بدين‌وسيله اطلاعات جديد دراختيار تصميم گيرندگان قرار مي دهد.
- سيستمهاي abm/abc تمام اطلاعات لازم جهت تصميم‌گيري توليد و برنامه‌ريزي را فراهم نکند و مصارف گوناگون و نامناسب منابع و هزينه هاي آنها را منعکس نکند. با استفاده از abm/abc ممکن است به نتايج جديدي در مورد استراتژي‌هاي بازار، توليد و موقعيت کالاها در چرخه تجاري دست پيدا کنيم و در نتيجه اطلاعات بيشتري توسط مديران در تصميم‌گيريهاي راجع به مشتريان، بازار و عملکردهاي مربوط به‌کار گرفته مي‌شود.
- به طرحهايabm/abc به‌عنوان يک برنامه بهبود رقيب نگريسته شود، در حالي‌که abm/abc توانايي‌هاي برنامه‌هاي بهبود موجود را افزايش مي‌دهد. نکته مهم اينجاست که بهبود مستمر، رمز بقاي سازمان در محيط تجاري بسيار رقابتي امروزي است. با رشد تکنولوژي و به کارگيري علوم جديد، طراحي و پياده سازي سيستم هاي اطلاعاتي مدرن که خروجيهاي واقعي‌تري به همراه داشته باشند، نياز اساسي سازمان است.
- داده‌هاي سيستم abm/abc ممکن است موجب رنجش بعضي از کارکنان شود. ممکن است منجر به اين شود که در مورد نحوه کار بعضي کارکنان تجديد نظر شود ، شيوه‌ها و عملکردها و راههاي جديد انجام کار در نظر گرفته شود يا نسبت به حذف ، جابجايي يا جايگزيني بعضي کارکنان يا تجهيزات اقدام شود. سيستم هزينه يابي برمبناي فعاليت، سرپرست هر قسمت شغلي را وادار مي‌کند تا کار را به شيوه اي انجام دهد که محصولات هزينه يابي، عمليات انجام و عملکردها عادلانه تر اندازه گيري شود.
موانع سازماني
موانع سازماني موفقيت abm/abc شامل شرايط و موارد زير است:
- پس از شروع هزينه يابي/مديريت برمبناي فعاليت، قدمهاي بعدي به آهستگي برداشته شود. اگر مراحل مختلف پياده سازي طرحهاي abm/abc زياد به‌طول بيانجامد، انرژي زيادي به هدر رفته و منابع انساني و سازماني زيادي نيز زائل مي‌شود. لازم است که گروه اجرايي پياده سازي، به طور تمام وقت به کار گرفته شوند و طي مدت زمان معقولي طرح پياده سازي را به اتمام رسانند تا بدين ترتيب علاقه مندي بيشتري را به سوي به کارگيري سيستم جديد، جلب کنند.
- اگر قسمت مورد نظر صرفاً مرکز هزينه بوده و مسئوليتي در قبال سود يا زيان نداشته باشد کمتر مورد توجه قرار مي‌گيرد و جذابيتي براي استقرار سيستمهاي جديد به‌وجود نمي‌آورد. آشنايي مراکز هزينه با يکديگر و ايجاد رقابت بين آنها از طريق تشويق کردن در کارايي بيشتر فعاليتها و حذف فعاليتهاي زائد و بدون ارزش افزوده به جديت و جذابيت به کارگيري سيستم جديد مي انجامد.
- پراکندگي کمي در مورد اعداد و ارقام به‌دست آمده توليدات نهايي وجود داشته باشد، متعاقباً ممکن است بهاي تمام شده هر يک از اجزاي توليدات يا خدمات به‌طور نامناسب محاسبه يا ميانگين آنها در نظر گرفته شود که خود باعث مي‌شود تغييرات کمي در قيمتهاي نهائي به‌وجود آيد.
- مديران ارشد سازمان خود مستقيماً عمليات اجرايabm/abc را در اختيار بگيرند و به تعريف استانداردها و تعريف فعاليتها بپردازند. اين امر مانع درگير شدن و مشارکت ساير استفاده کنندگان و کارکنان مي شود و بدين ترتيب بسياري از مزاياي سيستم جديد از بين مي رود.
- با استفاده از تکنيکهاي جديد مديريت هزينه در بهبود بهره‌وري و پشتيباني تصميمات، تجربيات گذشته در سازمان بدون استفاده بماند و متخصصان قبلي نيز نياز به آموزشهاي جديد پيدا کنند و اگر چنين آموزشها و تغييرديدگاههايي بوجود نيايد از سيستمهاي جديد به طور مناسب استفاده نخواهد شد.
- شهرت و اعتبار هزينه يابي/ مديريت برمبناي فعاليت به‌عنوان ابزار بهبود، به وسيله مخالفان و به بهانه پرهزينه و ناکارآمد بودن، از بين برود. ارائه تجربيات موفقيت آميز ساير شرکتها و تاثير به کارگيري شيوه هزينه يابي/مديريت برمبناي فعاليت بر بهبود وضعيتها، روش مناسبي براي حل اين مشکل است.
ساير موارد ايجاد اِشکال
ساير موارد اشکال که بر موفقيت abm/abc تاثير مي گذارد به شرح زير است:
- سر گروه تيم طراحي جسارت کافي براي ايجاد تغييرات را نداشته باشد. سرگروه يا مسئول تيم طراحي بايد علاقه‌مندترين فرد از ميان افراد صاحب صلاحيت بوده و آماده دريافت و تحليل انبوهي از اطلاعات و عقايد و کار تحت شرايط سخت باشد.
- آموزش و آگاهي رساني در مورد abm/abc به‌شرطي اتفاق مي‌افتد که استفاده‌کنندگان داخلي از مزاياي آن بهره‌مند شوند و به افراد متناسب با عملکرد ها و شرايط سازماني آموزش داده شود ، در غير اين صورت افراد ناآگاهانه به استفاده غير مفيد از سيستم مي‌پردازند.
- محرکهاي هزينه فعاليتها ، نرخ يا الگوي مصرف مربوط به فعاليتهاي مختلف را به‌خوبي منعکس نکنند. اگر محرکهاي هزينه همبستگي ضعيفي با هزينه فعاليتها داشته باشند در نهايت گزارشهاي سيستم abm/abc نيز به‌دور از واقعيت و گمراه کننده خواهد شد. در انتخاب محرکهاي هزينه بايد به عواملي از جمله هزينه هاي تعيين محرک، همبستگي بين فعاليت و محرک فعاليت و آثار رفتاري ناشي از تعيين محرک به دقت توجه کرد.
- داده‌هاي قابل اندازه‌گيري مانند تعداد جابجايي مواد ، ساعات انجام انواع مختلف فعاليتها ، ميزان مصرف منابع و… غير قابل دسترس و ناآماده باشند. بنابراين در مرحله طراحي ابتدا ضروري است نسبت به شناخت کامل، مستندسازي و کمي سازي داده هاي موردنياز اقدام شود.
- دامنه مدل بهاي تمام شده تنها محدود به عمليات توليد شود و بسياري از جنبه‌هاي مهم و با اهميت سازمانها را از قبيل تحقيق و توسعه ، طراحي ، بازاريابي ، توزيع و خدمات پس از فروش را در بر نگيرد. هزينه يابي/مديريت برمبناي فعاليت قسمتي از بدنه سيستم کيفيت جامع در سازمان است و تمام ارکان سازمان را تحت تاثير منافع خود قرار مي‌دهد.
نتيجه گيري
پياده‌سازي سيستمهاي جديد اطلاعاتي، مديريتي و هزينه يابي همانند abm/abc در سازمانها امري بديهي و غير قابل اجتناب است، اما گاهي پس از پياده‌سازي چنين سيستم‌هايي ميزان موفقيت کمتر از حد قابل تصور است و دليل آن ناشي از عوامل مختلفي است. اين دلايل را مي‌توان در چهار گروه عمده، شامل موارد اصلي يا بازدارنده، موارد عدم پذيرش توسط استفاده‌کنندگان، موانع سازماني و ساير موارد ايجاد اشکال طبقه‌بندي کرد. آموزش صحيح کارکنان و مديران و ايجاد شناخت کافي از سيستمهاي جديد و معرفي مزاياي آنها در سازمان، راه حل بسياري از مشکلات موجود در راه پياده سازي و اجراي سيستم abm/abc است. به طورکلي دانستن دلايل شکست و ناکامي پياده سازي و اجراي سيستم هاي هزينه يابي/مديريت برمبناي فعاليت باعث کمتر شدن و به حداقل رسانيدن احتمال شکستها مي‌شود. با آگاهي از دلايل ايجاد ناکامي مي‌توان به‌دنبال راههاي رفع مشکلات و انجام پيش‌بيني‌ها و به‌کارگيري تدابير لازم در پياده‌سازي بود. بدين ترتيب شانس موفقيت را به حداکثرمي‌رسانيم تا سازمان از مزاياي فراوان abm/abc بهره برد ونهايتاً ارزش افزوده سازمان افزايش يابد.
منبع:
عزيزي، احمد. مدرس، احمد «هزينه يابي برمبناي فعاليت» نشريه شماره 140 سازمان حسابرسي، دي ماه 1379.