engeneer_19
26th July 2009, 09:33 PM
{happy}سنجش موفقيت برنامه ريزي فناوري اطلاعات
چكيده
براي برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي چارچوبهاي متفاوتي ارائه شده است، ولي هنوز سازمانها در تدوين استراتژيهاي فناوري اطلاعات با مشكلاتي مواجه هستند كه نهايتا اين مشكلات منجر به شكست برنامه‌ها مي‌شود. اين شكست‌ها غالبا به اين دليل است كه چارچوبهاي مختلف برنامه‌ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات، در شناسايي مشكلات ريشه‌اي مربوط به سيستم‌هاي اطلاعاتي كه بندرت مشكلات فني و تكنولوژيك هستند، دچار ناكارايي هستند كه اين امر ناشي از توجه نكردن به رابطه بين فناوري اطلاعات با محتواي سازماني است. در اين مقاله سعي شده است تا با ارائه يك مدلي با رويكرد سازماني، عواملي كه كيفيت و موفقيت اين فرايند را متاثر مي‌كنند، شناسايي كنيم.
مقدمه
برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي(IT/ISSP) عامل اساسي در انسجام فناوري اطلاعات در يك سازمان براي افزايش مزيت رقابتي است. طبق مطالعات انجام شده روي مباحث مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي، برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي يكي از ده موضوع اصلي است كه مديران شركتها و متخصصان سيستم‌هاي اطلاعاتي با آن مواجهند.
فرايندIT/ISSP شامل افقهاي برنامه ريزي بلندمدت براي سرمايه ها، خدمات انساني، تخصص فني، الزامات سخت افزاري و نرم افزاري براي استفاده از فرصتهاي پيش آمده است. لدرر و ستي (1996) نشان دادند كه IT/ISSP ناقص ممكن است منجر به شكست پيش بيني هاي انجام شده براي سرمايه گذاريها در سيستم‌هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات شود كه نهايتا منجر به ايجاد سيستم‌هاي اطلاعاتي غير منعطف ، تكراري و ناقص مي‌شود. برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي يك وظيفه مديريتي بسيار مهم است كه باعث مي‌شود تا سازمان بطور اثربخشتر و مناسبتر از فناوري اطلاعات استفاده كند.
مطالعات گذشته در اين زمينه، عموماً بر متدولوژي‌هاي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، منافع و مشكلات برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، ارزيابي اثر، مراحل رشد، نقش كميته راهبري، طرح تحقيق براي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، ابعاد فرايندي و محتوايي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، هم راستايي بين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري و خود فرايند برنامه ريزي، تمركز داشته‌اند.
براي مثال (لدرر و ستي 1911) گزارش دادند كه سازماندهي و پياده سازي ، ابعاد مهم برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند. داس و همكاران، ابعاد برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را به متغيرهاي محتوايي و فرايندي تقسيم كردند و نشان دادند كه رسميت، حوزه كاربري، مشاركت ، نفوذ و همكاري ، ابعاد مهم برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند. محققان ديگري ادعا مي‌كنند كه ابعاد برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارتند از: رسميت، ميزان تلاش براي برنامه ريزي، توجيه فرايندها، افق برنامه ريزي و ميزان مشاركت و درگيري مديران ارشد سازمان. همچنين يكسري از مطالعات، تاثير فرايند برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و انسجام برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را مورد بررسي قرار داده اند.
(سگارز و گروور، 1998) چهار عامل هم راستايي، تحليل برنامه ريزي، همكاري و توانمندي در برنامه ريزي را بعنوان عوامل موثر بر برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي شناسايي كردند. راگواناتان و راگواناتان (1996) مدل موفقيت برنامه ريزي را از ادبيات مديريت استراتژيك توسعه دادند و تلاش كردند تا موفقيت برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را مفهوم سازي و اعتبار سنجي كنند.
با توجه به پيشينه ارائه شده، فرايند برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي خيلي پيچيده تر از آن است كه بتوان آن را با تغييرات تكنولوژيك اداره كرد. تئووآنگ (2000) بيان مي‌كنند كه فرايند IT/ISSP بسيار وابسته به محتوي است و بايد از ديدگاه سازماني به آن نگاه شود. بنابراين اثربخشي و كيفيت برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي وابسته به ماهيت عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي، خصوصيات و مشخصه هاي سازماني و خود فرايند برنامه ريزي است. اگرچه مطالعات گذشته يكسري فاكتورها و ابعاد را شناسايي كرده اند، ولي بين آنها ارتباط اندكي را پيدا كرده اند. بنابراين در اين مقاله سعي شده است تا بيشتر با ديد سازماني و مديريتي و با عنايت به مطالعات گذشته ، عوامل موثر بر كيفيت فرايند IT/ISSP شناسايي شود و به كمك آن مدلي براي سنجش ميزان موفقيت اين فرايند مهم، ارائه شود.
رويكرد هاي برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات
سه نقش اساسي فناوري اطلاعات عبارتند از نقشهاي اجرايي، عملياتي و رقابتي. نقش اجرايي شامل اتوماسيون فعاليتهاي حسابرسي و كنترل است كه مستلزم استقرار يك بستر كارا از فناوري اطلاعات است. نقش عملياتي، يك حالت توسعه يافته‌اي از نقش اجرايي است، با اين وجه تمايز كه شامل ايجاد و استقرار يك بستري از فناوري اطلاعات است كه باعث ايجاد توانايي در اتوماسيون كل فرايندهاي تجاري سازمان مي‌شود. نقش رقابتي هم، شامل استقرار يكسري برنامه هاي كاربردي جديد از فناوري اطلاعات است كه بتوان به آن به عنوان يك مزيت رقابتي در محيط بازار نگريست. امروزه بيشتر به نقش و اساس رقابتي فناوري اطلاعات توجه مي‌شود. بنابراين براي استفاده از فناوري اطلاعات بعنوان يك مزيت رقابتي ما نياز به برنامه ريزي استراتژيك داريم تا بتوان از آن در تحقق اهداف استراتژيك سازمان استفاده كرد.
از نظر (لدرر و ستي، 1996) برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از فرايند شناسايي يك پرتفوليويي از برنامه هاي كاربردي مبتني بر كامپيوتر كه به سازمان در تحقق اهداف تجاري اش كمك مي‌كند. برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي يك فرايند مديريتي است براي ايجاد انسجام سيستم‌هاي اطلاعاتي با فرايند برنامه ريزي سازمان، مرتبط كردن برنامه هاي كاربردي سيستم‌هاي اطلاعاتي با اهداف تجاري سازمان و تعيين الزامات اطلاعاتي براي دستيابي به اهداف بلند مدت و كوتاه مدت سازماني. به عبارت ديگر برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از فرايند جستجوي يكسري برنامه هاي كاربردي از سيستم‌هاي اطلاعاتي استراتژيك كه سازمان را قادر به كسب مزيت رقابتي كند. نتيجه برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از يكسري برنامه هاي اجرايي كه وجود اين برنامه ها براي ايجاد هم راستايي بين نيازهاي اطلاعاتي سازمان با جهت گيريهاي استراتژيك آن لازم و ضروري است.
بر اساس مطالعه انجام شده توسط تئووآنگ (2000) يكسري دلايل براي نشان دادن لزوم برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي ليست شده است كه از آن جمله عبارتند از: پشتيباني بهتر از اهداف تجاري سازمان، بهبود انسجام بين سيستمها، بهره مندي از فناوري اطلاعات بعنوان يك مزيت رقابتي، اولويت بندي پروژه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي، افزايش پشتيباني مديريت ارشد سازمان از عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي، تسهيل تصميم گيري راجع به سرمايه گذاري در زمينه سيستم‌هاي اطلاعاتي، بهبود تخصيص منابع، پيش بيني منابع مورد نياز ، تسهيل ارتباطات با مديريت ارشد و ... .
براي برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي چارچوبهاي مختلفي ارائه شده است، مثل مدل BSP ارائه شده توسط شركتIBM، دگر سازي استراتژي‌ها، عوامل كليدي موفقيت، مديريت پورتفوليو، مهندسي اطلاعات، توصيف اطلاعات تجاري، روش تحليل End/Means و ... به دليل پيچيدگي فرايند برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و به دليل وجود موقعيتهاي خاص براي هر سازمان، نمي‌توان يك بهترين روش را براي اين فرايند مهم پيشنهاد كرد.
محققان مختلف به روشهاي متفاوتي اين چارچوبها را تقسيم بندي كرده اند. ويتال و همكاران (1986) متدولوژي‌هاي برنامه‌ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را به دو حوزه تقسيم مي‌كنند: هم راستايي و اثرگذاري. متدولوژي‌هاي اثرگذاري توجيه كننده استفاده‌هاي جديد از فناوري اطلاعات است در حالي‌كه متدولوژي‌هاي هم راستايي هدفشان ايجاد هم راستايي بين اهداف تجاري با اهداف سيستم‌هاي اطلاعاتي است. متدولوژي‌هاي اثرگذاري شامل تحليل زنجيره ارزش و عوامل كليدي موفقيت است. متدولوژي‌هاي هم راستايي هم شامل روش BSP ، روش SSP و روش مهندسي اطلاعات است.
هم راستايي استراتژيهاي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي
يكي از جنبه هاي كليدي برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از هم راستايي ميان برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري سازمان. هم راستايي بين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري سازمان براي حصول اطمينان از اينكه عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي از اهداف و فعاليتهاي سازماني در تمام سطوح پشتيباني مي‌كند و استفاده بهتر از فناوري اطلاعات به منظور دستيابي به مزيت استراتژيك، لازم و ضروري است چنين هم راستايي سازمان را در شناسايي برنامه هاي كاربردي كه بايد توسعه داده شوند و اطمينان از اينكه منابع كافي به اين برنامه هاي كاربردي اختصاص داده شده است، كمك مي‌كند. نبود هم راستايي در برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري يك عامل شكست سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات است. تصميمات سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات غالبا بر اساس برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و اهداف تجاري سازمان اتخاذ مي‌شود. بنابراين اين هم راستايي منجر به اثر بخشي سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌شود.
هم راستايي استراتژيك عبارت است از ارتباط برنامه هاي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمان. از طريق ايجاد اين هم راستايي، منابع اطلاعاتي سازمان، اهداف تجاري سازمان را پشتيباني مي كنند و از فرصتهاي پيش آمده براي استفاده استراتژيك از سيستم‌هاي اطلاعاتي بهره مند مي‌شوند.
كينگ (1978) چنين هم راستايي را در رابطه يك طرفه، كه برنامه هاي تجاري سازمان برنامه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي را متاثر مي‌كند، نشان داد، ولي برنامه هاي كاربردي، استراتژيهاي تجاري سازمان را تحت تاثير قرار مي‌دهند. بنابراين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي فقط برگرفته از برنامه هاي تجاري نيست بلكه بر آن تاثير نيز مي‌گذارد بنابراين برنامه ريزي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي بطور دو طرفه، بر هم تاثير مي‌گذارند. هم چنين برخي از مطالعات وجود رابطه منسجم بين اين دو نوع برنامه ريزي را بطور همزمان در يك فرايند برنامه ريزي نشان مي‌دهد.
كرنز و لدرر (2000) هم، در مطالعه خود دو دسته هم راستايي استراتژيك را شناسايي كردند. در نوع اول برنامه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي بطور مستقيم به بيانيه رسالت و اهداف و استراتژيهاي تجاري مرتبط مي‌شود. نوع دوم هم راستايي استراتژيك شامل هم راستايي برنامه ريزي تجاري با برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي است و اين زماني است كه برنامه هاي تجاري سازمان بطور مستقيم مرتبط با برنامه ريزيهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه هاي كاربردي ناشي از آن است.
باوجود اهميت انسجام اين دو نوع هم راستايي استراتژيك ، در غالب سازمانها اين دو نوع هم راستايي با هم وجود ندارد. مشاركت نداشتن مديريت در فرايند برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و وجود موانع داخلي در استفاده استراتژيك از سيستم‌هاي اطلاعاتي از جمله عوامل هم راستايي نبودن اهداف تجاري با اهداف سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان است. بر اساس مطالعه اي كه بر روي بيش از 300 سازمان صورت گرفته ، ارتباطات ضعيف بين مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي و ساير مديران سازمان، عامل اصلي در تحقق نيافتن هم راستايي استراتژيك شناخته شده است.
مدل مفهومي
يك مدل مفهومي براي شناسايي عوامل موثر بر كيفيت برنامه ريزي استراتژيك IS/IT به عنوان مبناي كار ، ارائه شده است.
عوامل موثر بر موفقيت برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي، شامل عوامل سازماني و ابعاد استراتژيك IS/IT است و كيفيت برنامه ريزي استراتژيك مي تواند از عوامل سازماني متاثر شود كه اين تاثير به واسطه ابعاد برنامه ريزي استراتژيك IS/IT صورت مي‌پذيرد. ابعاد برنامه ريزي استراتژيك IS/IT، شامل هم راستايي استراتژيك در برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي IS/IT، و ارزيابي محيطي است.
عوامل سازماني
عوامل سازماني شناسايي شده عبارتند از :
الف - مديريت دانش
در خلال فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT، چهار دسته دانش بايد با هم منسجم شوند كه عبارتند از:دانش تجاري، دانش خاص سازماني، دانش IS/IT و توانمنديهاي مديريتي. به عبارت ديگر فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT نيازمند دانش افراد مختلف سازمان است مثل CIO,CEO,CFO و... .
نامبيسان و همكاران (1999) نشان دادند كه يكسري مكانيزمهاي سازماني وجود دارد كه مي‌توان از آن براي تسهيم و انتقال دانش در سازمان استفاده كرد، مثل كميته راهبري فناوري اطلاعات و تيم استراتژيك فناوري اطلاعات – سيستم‌هاي اطلاعاتي.
ب - ارتباط CIO و CEO
طبق مطالعات انجام شده توسط تاي و فلپس (2000) يكي از عـوامل شكست پروژه هاي فناوري اطلاعات ، تعـــــارض بين CIO) Chief Information Officer) و CEO) Chief Executive Officer ) است. كه اين تعارض ناشي از اختلافات نگرشي در زمينه فناوري اطلاعات و مباحث سازماني است. ارتباط نامناسب بين مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي با مديران ارشد سازمان دال بر نامناسب بودن برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي موجود در سازمان است. ارتباط مناسب بين اين دو، مي‌تواند باعث هم راستايي استراتژيك و موفقيت در استفاده استراتژيك از سيستم‌هاي اطلاعاتي شود.
بنابراين لازم است كه مديران ارشد سازمان آگاهي لازم را در زمينه منافع فناوري اطلاعات داشته باشند و مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي هم بايد اهداف تجاري سازمانشان را بخوبي درك كنند تا بتوانند به موقع فرصتها و تهديدات را شناسايي كنند.
ج - هماهنگي و تعامل بين ذي‌نفعان از فرايند IT/ISSP
تعامل، عملكرد گروهي را متاثر مي‌كند و هماهنگي عامل كليدي در موفقيت كار گروهي است. در فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT گروههاي ذي‌نفع به هم وابسته‌اند و هر كدام وظايف خاص خودشان را انجام مي‌دهند. بنابراين براي دستيابي به اهداف برنامه ريزي و اطمينان از اينكه برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي مطابق انتظارات اجرا شده، مستلزم هماهنگي موثر سازماني است. تعامل مستمر بين گروههاي ذي‌نفع از فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT باعث دستيابي آنها به يك چارچوب مشترك مي‌شود كه اين امر منجر به برقراري ثبات دروني و اعتبار خارجي در خروجيهاي حاصل از برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي است.
د - مديريت تغييرات
تغيير سازماني عامل مهم براي تسهيل تغيير و بهبود ساختار سازماني، فرهنگ ، وظايف، پرسنل و مهارتهاي كاري است. تغييرات سازماني مي‌تواند متاثر از عوامل مختلف داخلي و خارجي باشد كه بعضي از تغييرات قابل كنترل و برنامه ريزي شده و برخي غير قابل كنترل هستند. معرفي فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان نيز مستلزم تغييرات شايان ذكر سازماني است تا بتواند بستر لازم براي استفاده از اين ابزار نوين را در پشتيباني از اهداف تجاري سازمان فراهم كند.
دليل موفق نشدن بسياري از كسب و كارها در پياده سازي متدولوژي‌هاي برنامه ريزي استراتژيك IS/IT ، ناديده گرفتن تغييرات سازماني ناشي از آن است كه براي كاهش مقاومت در برابر تغيير ، فرايند IT/ISSP نه تنها بايد شامل استراتژيهاي تجاري و كنترل مديريت باشد، بلكه بايد «مديريت تغيير» را هم در پياده سازي چارچوبهاي برنامه ريزي استراتژيك IS/IT مد نظر قرار دهد.
مديريت تغيير مي‌تواند شامل مباحث متفاوتي باشد، مثل: تغيير در فرهنگ سازماني، تغيير در الگوي ارتباطات ميان مديران مختلف سازمان، تغيير در نحوه جريانهاي كاري، تغييرات ناشي از مهندسي مجدد فرايندها و.. .
ه - بلوغ سيستم‌هاي اطلاعاتي
طبق نظر لدرر و ستي (1996) بايد در مطالعات مربوط به برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي ، تخصص سازماني در برنامه ريزي استراتژيك IS/IT و بلوغ سازماني در بهره مندي از فناوري اطلاعات، مد نظر قرار گيرد. مطالعات سرپا و ورنر (1998) نشان مي‌دهد كه يكي از كليدي ترين مباحث در برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي اين است كه چگونه و به چه نحوي بلوغ فعاليتهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي، فرايند برنامه ريزي را متاثر مي‌كند. ميزان بلوغ فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT بستگي به سطح بلوغ فعاليتهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان و متدولوژي‌هاي مورد پذيرش براي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي ، دارد. به عبارت ديگر در سازمانهايي كه بلوغ سيستم‌هاي اطلاعاتي آنها در سطح بالاتري است، مديران ارشد سازمان اهميت تصميمات استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي را بيشتر درك مي‌كنند.
و - آگاهي مديران ارشد سازمان از منافع فناوري اطلاعات و تعهد به استفاده استراتژيك از IT
تخصيص منابع يكي از وظايف اصلي مديران است. از آنجايي‌كه منابع در هر سازمان محدود هستند و از آنجايي‌كه سرمايه‌گذاري در زمينه فناوري اطلاعات بسيار هزينه بر است، بسيار مهم است كه مديريت ارشد سازمان راجع به فناوري اطلاعات آگاهي داشته باشد تا بتواند بطور هدفمند پپيشنهادهاي مربوط را ارزيابي كند. اين دانش درباره فناوري اطلاعات شامل پتانسيل‌ها و محدوديتهاي زيرساختار فناوري اطلاعات در سازمان، فعاليتهاي IT رقبا و پتانسيل تكنولوژي‌هاي نوظهور براي كسب و كار سازمان است. همچنين با دانش در مورد فناوري اطلاعات، مديران ارشد مي‌توانند منافع حاصل از سرمايه گذاريهاي IT را ارزيابي كنند و همچنين انتظارات واقع بينانه تري نسبت به آنچه فناوري مي‌تواند يا نمي‌تواند حاصل كند، ايجاد مي‌كند. به عبارت ديگر از اين طريق، مديران مي‌توانند به انتظارات واقع بينانه تري در مورد فناوري اطلاعات دست پيدا كنند و تشخيص دهند كه فناوري اطلاعات براي تمامي مشكلات سازمان مناسب نيست.
مورد بعد تعهد مديريت ارشد به استفاده استراتژيك از فناوري اطلاعات است. مديريت ارشد به طرق مختلف مي‌تواند اين تعهد را اثبات كند مثل ترفيع موقعيت مدير سيستم‌هاي اطلاعاتي بنحوي كه او مستقيما به مديريت ارشد سازمان گزارش دهد ، يا تخصيص منابع كافي و مناسب براي توسعه برنامه هاي كاربردي فناوري اطلاعات. همچنين مديريت ارشد مي‌تواند يك كميته سيستم‌هاي اطلاعاتي تشكيل دهد كه عضويت CEO در اين كميته دليل تعهد اوست و يا هر عامل ديگر كه باعث درگيري بيشتر مديريت ارشد با فعاليتهاي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي شود.
ز - آشنايي مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي با فرايندها و اهداف تجاري سازمان
تئووكينگ (1996) نشان دادند كه دانش تجاري مدير سيستم‌هاي اطلاعاتي يك عامل كليدي در تسهيل هم راستايي ميان برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري است. بطوري‌كه دانش مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي درباره كسب و كار مهم تر از دانش مديريت ارشد درباره فناوري اطلاعات است. اين امر نشاندهنده اين نكته مهم است كه مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي نبايد فقط بر جنبه تكنيكي سيستم‌هاي اطلاعاتي تمركز داشته باشند.
ابعاد برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات
اين بخش از مدل شامل هم راستايي استراتژيك و ارزيابي محيطي است. هم راستايي استراتژيك عبارت است از ارتباط برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمان. ارزيابي محيطي عبارت است از ارزيابي محيط داخلي و خارجي. ارزيابي محيط داخلي عبارت است از تحليل مفهومي نقاط ضعف و قوت ، عملكرد گذشته ، دلايل شكست هاي گذشته و امكان سنجي برنامه ها. ارزيابي محيط خارجي هم عبارت است از تحليل رويدادها و وقايع اقتصادي، اجتماعي، قانوني و محيط فناوري اطلاعات.
نتيجه گيري
امروزه سازمانها به فناوري اطلاعات صرفا بعنوان ابزاري براي تسهيل فرايندها و اتوماسيون فعاليتها نگاه نمي‌كنند بلكه فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي نقش استراتژيك به خود گرفته است و سازمانها سعي مي‌كنند از آن براي تحقق استراتژيهاي تجاري خود استفاده كنند. همچنين جو فناوري اطلاعات به گونه اي است كه سازمانها ناگزير به استفاده از آن هستند. در اين مقاله در ابتدا يك تقسيم بندي از متدولوژي‌هاي مختلف برنامه ريزي استراتژيك IS/IT از ديدگاههاي مختلف ارايه شد. هم چنين اهميت و لزوم برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي مورد بررسي قرار گرفت. علي‌رغم وجود چارچوبهاي متفاوت براي برنامه ريزي استراتژيك IS/IT ، در اين مقاله سعي شد تا عوامل موثر بر كيفيت برنامه ريزي استراتژيك IS/IT مورد مطالعه قرار گيرد، زيرا كيفيت اين فرايند ، كيفيت خروجيهاي حاصل از آن‌را نيز متاثر مي‌كند.
بحث فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي صرفاً يك بحث تكنيكي و فني نيست، بلكه متاثر از مكانيزمهاي مختلف سازماني است. برنامه ريزي استراتژيك IS/IT كه از مهمترين مباحث در زمينه فناوري اطلاعات است نيز از اين قاعده مستثني نيست. در اين مقاله هفت مكانيزم سازماني شناسايي شد كه اين عوامل مي‌توانند به واسطه تاثيري كه روي ابعاد برنامه ريزي استراتژيك IS/IT دارند، كيفيت اين فرايند را تحت تاثير قرار دهند. ابعاد برنامه ريزي استراتژيك IS/IT شامل هم راستايي استراتژيك برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و ارزيابي محيطي است. نهايتا به اين نتيجه رسيديم كه بالا بودن كيفيت برنامه ريزي استراتژيك IS/IT به معناي تحقق اهداف برنامه ريزي است كه اين همانا اثربخشي برنامه ريزي استراتژيك IS/IT است.
منابع
[1] Anand, V., Manz, C.C. and Glick, W.H. (1998), ``An organizational memory approach to information management’’, Academy of Management Review, Vol. 23 No. 4, pp. 796-809.
[2] Armestrong, C.P.,Sambamurthy,V. (1996),” creating business value through information technology : the effects of chief information officer and top management team characteristics”, Proceeding of the 17th international conference on information systems,16-18 December , Cleveland,ohaio,pp.195-208
[3] Bai,R.j.,Lee,G.G(2003),” organizational Factor influencing the quality of the IS/IT strategic planning process” industrial Management and Data systems ,vol.103 No.8, pp.622-632.
[4] Baker, B. (1995) ``the role of feedback in assessing information systems strategic planning effectiveness’’, Journal of Strategic Information Systems, Vol. 4 No. 1, pp. 61-80
[5] Basu,v., Hartono, E., lederer , A.L., sethi, v.(2002),”the impact of organizational commitment, senior management involvement and team involvement on strategic information systems planning” , Information and Management , vol.39, pp.513-524
چكيده
براي برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي چارچوبهاي متفاوتي ارائه شده است، ولي هنوز سازمانها در تدوين استراتژيهاي فناوري اطلاعات با مشكلاتي مواجه هستند كه نهايتا اين مشكلات منجر به شكست برنامه‌ها مي‌شود. اين شكست‌ها غالبا به اين دليل است كه چارچوبهاي مختلف برنامه‌ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات، در شناسايي مشكلات ريشه‌اي مربوط به سيستم‌هاي اطلاعاتي كه بندرت مشكلات فني و تكنولوژيك هستند، دچار ناكارايي هستند كه اين امر ناشي از توجه نكردن به رابطه بين فناوري اطلاعات با محتواي سازماني است. در اين مقاله سعي شده است تا با ارائه يك مدلي با رويكرد سازماني، عواملي كه كيفيت و موفقيت اين فرايند را متاثر مي‌كنند، شناسايي كنيم.
مقدمه
برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي(IT/ISSP) عامل اساسي در انسجام فناوري اطلاعات در يك سازمان براي افزايش مزيت رقابتي است. طبق مطالعات انجام شده روي مباحث مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي، برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي يكي از ده موضوع اصلي است كه مديران شركتها و متخصصان سيستم‌هاي اطلاعاتي با آن مواجهند.
فرايندIT/ISSP شامل افقهاي برنامه ريزي بلندمدت براي سرمايه ها، خدمات انساني، تخصص فني، الزامات سخت افزاري و نرم افزاري براي استفاده از فرصتهاي پيش آمده است. لدرر و ستي (1996) نشان دادند كه IT/ISSP ناقص ممكن است منجر به شكست پيش بيني هاي انجام شده براي سرمايه گذاريها در سيستم‌هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات شود كه نهايتا منجر به ايجاد سيستم‌هاي اطلاعاتي غير منعطف ، تكراري و ناقص مي‌شود. برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي يك وظيفه مديريتي بسيار مهم است كه باعث مي‌شود تا سازمان بطور اثربخشتر و مناسبتر از فناوري اطلاعات استفاده كند.
مطالعات گذشته در اين زمينه، عموماً بر متدولوژي‌هاي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، منافع و مشكلات برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، ارزيابي اثر، مراحل رشد، نقش كميته راهبري، طرح تحقيق براي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، ابعاد فرايندي و محتوايي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي، هم راستايي بين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري و خود فرايند برنامه ريزي، تمركز داشته‌اند.
براي مثال (لدرر و ستي 1911) گزارش دادند كه سازماندهي و پياده سازي ، ابعاد مهم برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند. داس و همكاران، ابعاد برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را به متغيرهاي محتوايي و فرايندي تقسيم كردند و نشان دادند كه رسميت، حوزه كاربري، مشاركت ، نفوذ و همكاري ، ابعاد مهم برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند. محققان ديگري ادعا مي‌كنند كه ابعاد برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارتند از: رسميت، ميزان تلاش براي برنامه ريزي، توجيه فرايندها، افق برنامه ريزي و ميزان مشاركت و درگيري مديران ارشد سازمان. همچنين يكسري از مطالعات، تاثير فرايند برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و انسجام برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را مورد بررسي قرار داده اند.
(سگارز و گروور، 1998) چهار عامل هم راستايي، تحليل برنامه ريزي، همكاري و توانمندي در برنامه ريزي را بعنوان عوامل موثر بر برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي شناسايي كردند. راگواناتان و راگواناتان (1996) مدل موفقيت برنامه ريزي را از ادبيات مديريت استراتژيك توسعه دادند و تلاش كردند تا موفقيت برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را مفهوم سازي و اعتبار سنجي كنند.
با توجه به پيشينه ارائه شده، فرايند برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي خيلي پيچيده تر از آن است كه بتوان آن را با تغييرات تكنولوژيك اداره كرد. تئووآنگ (2000) بيان مي‌كنند كه فرايند IT/ISSP بسيار وابسته به محتوي است و بايد از ديدگاه سازماني به آن نگاه شود. بنابراين اثربخشي و كيفيت برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي وابسته به ماهيت عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي، خصوصيات و مشخصه هاي سازماني و خود فرايند برنامه ريزي است. اگرچه مطالعات گذشته يكسري فاكتورها و ابعاد را شناسايي كرده اند، ولي بين آنها ارتباط اندكي را پيدا كرده اند. بنابراين در اين مقاله سعي شده است تا بيشتر با ديد سازماني و مديريتي و با عنايت به مطالعات گذشته ، عوامل موثر بر كيفيت فرايند IT/ISSP شناسايي شود و به كمك آن مدلي براي سنجش ميزان موفقيت اين فرايند مهم، ارائه شود.
رويكرد هاي برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات
سه نقش اساسي فناوري اطلاعات عبارتند از نقشهاي اجرايي، عملياتي و رقابتي. نقش اجرايي شامل اتوماسيون فعاليتهاي حسابرسي و كنترل است كه مستلزم استقرار يك بستر كارا از فناوري اطلاعات است. نقش عملياتي، يك حالت توسعه يافته‌اي از نقش اجرايي است، با اين وجه تمايز كه شامل ايجاد و استقرار يك بستري از فناوري اطلاعات است كه باعث ايجاد توانايي در اتوماسيون كل فرايندهاي تجاري سازمان مي‌شود. نقش رقابتي هم، شامل استقرار يكسري برنامه هاي كاربردي جديد از فناوري اطلاعات است كه بتوان به آن به عنوان يك مزيت رقابتي در محيط بازار نگريست. امروزه بيشتر به نقش و اساس رقابتي فناوري اطلاعات توجه مي‌شود. بنابراين براي استفاده از فناوري اطلاعات بعنوان يك مزيت رقابتي ما نياز به برنامه ريزي استراتژيك داريم تا بتوان از آن در تحقق اهداف استراتژيك سازمان استفاده كرد.
از نظر (لدرر و ستي، 1996) برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از فرايند شناسايي يك پرتفوليويي از برنامه هاي كاربردي مبتني بر كامپيوتر كه به سازمان در تحقق اهداف تجاري اش كمك مي‌كند. برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي يك فرايند مديريتي است براي ايجاد انسجام سيستم‌هاي اطلاعاتي با فرايند برنامه ريزي سازمان، مرتبط كردن برنامه هاي كاربردي سيستم‌هاي اطلاعاتي با اهداف تجاري سازمان و تعيين الزامات اطلاعاتي براي دستيابي به اهداف بلند مدت و كوتاه مدت سازماني. به عبارت ديگر برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از فرايند جستجوي يكسري برنامه هاي كاربردي از سيستم‌هاي اطلاعاتي استراتژيك كه سازمان را قادر به كسب مزيت رقابتي كند. نتيجه برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از يكسري برنامه هاي اجرايي كه وجود اين برنامه ها براي ايجاد هم راستايي بين نيازهاي اطلاعاتي سازمان با جهت گيريهاي استراتژيك آن لازم و ضروري است.
بر اساس مطالعه انجام شده توسط تئووآنگ (2000) يكسري دلايل براي نشان دادن لزوم برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي ليست شده است كه از آن جمله عبارتند از: پشتيباني بهتر از اهداف تجاري سازمان، بهبود انسجام بين سيستمها، بهره مندي از فناوري اطلاعات بعنوان يك مزيت رقابتي، اولويت بندي پروژه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي، افزايش پشتيباني مديريت ارشد سازمان از عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي، تسهيل تصميم گيري راجع به سرمايه گذاري در زمينه سيستم‌هاي اطلاعاتي، بهبود تخصيص منابع، پيش بيني منابع مورد نياز ، تسهيل ارتباطات با مديريت ارشد و ... .
براي برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي چارچوبهاي مختلفي ارائه شده است، مثل مدل BSP ارائه شده توسط شركتIBM، دگر سازي استراتژي‌ها، عوامل كليدي موفقيت، مديريت پورتفوليو، مهندسي اطلاعات، توصيف اطلاعات تجاري، روش تحليل End/Means و ... به دليل پيچيدگي فرايند برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و به دليل وجود موقعيتهاي خاص براي هر سازمان، نمي‌توان يك بهترين روش را براي اين فرايند مهم پيشنهاد كرد.
محققان مختلف به روشهاي متفاوتي اين چارچوبها را تقسيم بندي كرده اند. ويتال و همكاران (1986) متدولوژي‌هاي برنامه‌ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي را به دو حوزه تقسيم مي‌كنند: هم راستايي و اثرگذاري. متدولوژي‌هاي اثرگذاري توجيه كننده استفاده‌هاي جديد از فناوري اطلاعات است در حالي‌كه متدولوژي‌هاي هم راستايي هدفشان ايجاد هم راستايي بين اهداف تجاري با اهداف سيستم‌هاي اطلاعاتي است. متدولوژي‌هاي اثرگذاري شامل تحليل زنجيره ارزش و عوامل كليدي موفقيت است. متدولوژي‌هاي هم راستايي هم شامل روش BSP ، روش SSP و روش مهندسي اطلاعات است.
هم راستايي استراتژيهاي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي
يكي از جنبه هاي كليدي برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارت است از هم راستايي ميان برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري سازمان. هم راستايي بين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري سازمان براي حصول اطمينان از اينكه عمليات سيستم‌هاي اطلاعاتي از اهداف و فعاليتهاي سازماني در تمام سطوح پشتيباني مي‌كند و استفاده بهتر از فناوري اطلاعات به منظور دستيابي به مزيت استراتژيك، لازم و ضروري است چنين هم راستايي سازمان را در شناسايي برنامه هاي كاربردي كه بايد توسعه داده شوند و اطمينان از اينكه منابع كافي به اين برنامه هاي كاربردي اختصاص داده شده است، كمك مي‌كند. نبود هم راستايي در برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري يك عامل شكست سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات است. تصميمات سرمايه گذاري در فناوري اطلاعات غالبا بر اساس برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و اهداف تجاري سازمان اتخاذ مي‌شود. بنابراين اين هم راستايي منجر به اثر بخشي سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌شود.
هم راستايي استراتژيك عبارت است از ارتباط برنامه هاي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمان. از طريق ايجاد اين هم راستايي، منابع اطلاعاتي سازمان، اهداف تجاري سازمان را پشتيباني مي كنند و از فرصتهاي پيش آمده براي استفاده استراتژيك از سيستم‌هاي اطلاعاتي بهره مند مي‌شوند.
كينگ (1978) چنين هم راستايي را در رابطه يك طرفه، كه برنامه هاي تجاري سازمان برنامه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي را متاثر مي‌كند، نشان داد، ولي برنامه هاي كاربردي، استراتژيهاي تجاري سازمان را تحت تاثير قرار مي‌دهند. بنابراين برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي فقط برگرفته از برنامه هاي تجاري نيست بلكه بر آن تاثير نيز مي‌گذارد بنابراين برنامه ريزي تجاري و سيستم‌هاي اطلاعاتي بطور دو طرفه، بر هم تاثير مي‌گذارند. هم چنين برخي از مطالعات وجود رابطه منسجم بين اين دو نوع برنامه ريزي را بطور همزمان در يك فرايند برنامه ريزي نشان مي‌دهد.
كرنز و لدرر (2000) هم، در مطالعه خود دو دسته هم راستايي استراتژيك را شناسايي كردند. در نوع اول برنامه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي بطور مستقيم به بيانيه رسالت و اهداف و استراتژيهاي تجاري مرتبط مي‌شود. نوع دوم هم راستايي استراتژيك شامل هم راستايي برنامه ريزي تجاري با برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي است و اين زماني است كه برنامه هاي تجاري سازمان بطور مستقيم مرتبط با برنامه ريزيهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه هاي كاربردي ناشي از آن است.
باوجود اهميت انسجام اين دو نوع هم راستايي استراتژيك ، در غالب سازمانها اين دو نوع هم راستايي با هم وجود ندارد. مشاركت نداشتن مديريت در فرايند برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و وجود موانع داخلي در استفاده استراتژيك از سيستم‌هاي اطلاعاتي از جمله عوامل هم راستايي نبودن اهداف تجاري با اهداف سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان است. بر اساس مطالعه اي كه بر روي بيش از 300 سازمان صورت گرفته ، ارتباطات ضعيف بين مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي و ساير مديران سازمان، عامل اصلي در تحقق نيافتن هم راستايي استراتژيك شناخته شده است.
مدل مفهومي
يك مدل مفهومي براي شناسايي عوامل موثر بر كيفيت برنامه ريزي استراتژيك IS/IT به عنوان مبناي كار ، ارائه شده است.
عوامل موثر بر موفقيت برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي، شامل عوامل سازماني و ابعاد استراتژيك IS/IT است و كيفيت برنامه ريزي استراتژيك مي تواند از عوامل سازماني متاثر شود كه اين تاثير به واسطه ابعاد برنامه ريزي استراتژيك IS/IT صورت مي‌پذيرد. ابعاد برنامه ريزي استراتژيك IS/IT، شامل هم راستايي استراتژيك در برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي IS/IT، و ارزيابي محيطي است.
عوامل سازماني
عوامل سازماني شناسايي شده عبارتند از :
الف - مديريت دانش
در خلال فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT، چهار دسته دانش بايد با هم منسجم شوند كه عبارتند از:دانش تجاري، دانش خاص سازماني، دانش IS/IT و توانمنديهاي مديريتي. به عبارت ديگر فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT نيازمند دانش افراد مختلف سازمان است مثل CIO,CEO,CFO و... .
نامبيسان و همكاران (1999) نشان دادند كه يكسري مكانيزمهاي سازماني وجود دارد كه مي‌توان از آن براي تسهيم و انتقال دانش در سازمان استفاده كرد، مثل كميته راهبري فناوري اطلاعات و تيم استراتژيك فناوري اطلاعات – سيستم‌هاي اطلاعاتي.
ب - ارتباط CIO و CEO
طبق مطالعات انجام شده توسط تاي و فلپس (2000) يكي از عـوامل شكست پروژه هاي فناوري اطلاعات ، تعـــــارض بين CIO) Chief Information Officer) و CEO) Chief Executive Officer ) است. كه اين تعارض ناشي از اختلافات نگرشي در زمينه فناوري اطلاعات و مباحث سازماني است. ارتباط نامناسب بين مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي با مديران ارشد سازمان دال بر نامناسب بودن برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي موجود در سازمان است. ارتباط مناسب بين اين دو، مي‌تواند باعث هم راستايي استراتژيك و موفقيت در استفاده استراتژيك از سيستم‌هاي اطلاعاتي شود.
بنابراين لازم است كه مديران ارشد سازمان آگاهي لازم را در زمينه منافع فناوري اطلاعات داشته باشند و مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي هم بايد اهداف تجاري سازمانشان را بخوبي درك كنند تا بتوانند به موقع فرصتها و تهديدات را شناسايي كنند.
ج - هماهنگي و تعامل بين ذي‌نفعان از فرايند IT/ISSP
تعامل، عملكرد گروهي را متاثر مي‌كند و هماهنگي عامل كليدي در موفقيت كار گروهي است. در فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT گروههاي ذي‌نفع به هم وابسته‌اند و هر كدام وظايف خاص خودشان را انجام مي‌دهند. بنابراين براي دستيابي به اهداف برنامه ريزي و اطمينان از اينكه برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي مطابق انتظارات اجرا شده، مستلزم هماهنگي موثر سازماني است. تعامل مستمر بين گروههاي ذي‌نفع از فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT باعث دستيابي آنها به يك چارچوب مشترك مي‌شود كه اين امر منجر به برقراري ثبات دروني و اعتبار خارجي در خروجيهاي حاصل از برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي است.
د - مديريت تغييرات
تغيير سازماني عامل مهم براي تسهيل تغيير و بهبود ساختار سازماني، فرهنگ ، وظايف، پرسنل و مهارتهاي كاري است. تغييرات سازماني مي‌تواند متاثر از عوامل مختلف داخلي و خارجي باشد كه بعضي از تغييرات قابل كنترل و برنامه ريزي شده و برخي غير قابل كنترل هستند. معرفي فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان نيز مستلزم تغييرات شايان ذكر سازماني است تا بتواند بستر لازم براي استفاده از اين ابزار نوين را در پشتيباني از اهداف تجاري سازمان فراهم كند.
دليل موفق نشدن بسياري از كسب و كارها در پياده سازي متدولوژي‌هاي برنامه ريزي استراتژيك IS/IT ، ناديده گرفتن تغييرات سازماني ناشي از آن است كه براي كاهش مقاومت در برابر تغيير ، فرايند IT/ISSP نه تنها بايد شامل استراتژيهاي تجاري و كنترل مديريت باشد، بلكه بايد «مديريت تغيير» را هم در پياده سازي چارچوبهاي برنامه ريزي استراتژيك IS/IT مد نظر قرار دهد.
مديريت تغيير مي‌تواند شامل مباحث متفاوتي باشد، مثل: تغيير در فرهنگ سازماني، تغيير در الگوي ارتباطات ميان مديران مختلف سازمان، تغيير در نحوه جريانهاي كاري، تغييرات ناشي از مهندسي مجدد فرايندها و.. .
ه - بلوغ سيستم‌هاي اطلاعاتي
طبق نظر لدرر و ستي (1996) بايد در مطالعات مربوط به برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي ، تخصص سازماني در برنامه ريزي استراتژيك IS/IT و بلوغ سازماني در بهره مندي از فناوري اطلاعات، مد نظر قرار گيرد. مطالعات سرپا و ورنر (1998) نشان مي‌دهد كه يكي از كليدي ترين مباحث در برنامه ريزي استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي اين است كه چگونه و به چه نحوي بلوغ فعاليتهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي، فرايند برنامه ريزي را متاثر مي‌كند. ميزان بلوغ فرايند برنامه ريزي استراتژيك IS/IT بستگي به سطح بلوغ فعاليتهاي سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان و متدولوژي‌هاي مورد پذيرش براي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي ، دارد. به عبارت ديگر در سازمانهايي كه بلوغ سيستم‌هاي اطلاعاتي آنها در سطح بالاتري است، مديران ارشد سازمان اهميت تصميمات استراتژيك سيستم‌هاي اطلاعاتي را بيشتر درك مي‌كنند.
و - آگاهي مديران ارشد سازمان از منافع فناوري اطلاعات و تعهد به استفاده استراتژيك از IT
تخصيص منابع يكي از وظايف اصلي مديران است. از آنجايي‌كه منابع در هر سازمان محدود هستند و از آنجايي‌كه سرمايه‌گذاري در زمينه فناوري اطلاعات بسيار هزينه بر است، بسيار مهم است كه مديريت ارشد سازمان راجع به فناوري اطلاعات آگاهي داشته باشد تا بتواند بطور هدفمند پپيشنهادهاي مربوط را ارزيابي كند. اين دانش درباره فناوري اطلاعات شامل پتانسيل‌ها و محدوديتهاي زيرساختار فناوري اطلاعات در سازمان، فعاليتهاي IT رقبا و پتانسيل تكنولوژي‌هاي نوظهور براي كسب و كار سازمان است. همچنين با دانش در مورد فناوري اطلاعات، مديران ارشد مي‌توانند منافع حاصل از سرمايه گذاريهاي IT را ارزيابي كنند و همچنين انتظارات واقع بينانه تري نسبت به آنچه فناوري مي‌تواند يا نمي‌تواند حاصل كند، ايجاد مي‌كند. به عبارت ديگر از اين طريق، مديران مي‌توانند به انتظارات واقع بينانه تري در مورد فناوري اطلاعات دست پيدا كنند و تشخيص دهند كه فناوري اطلاعات براي تمامي مشكلات سازمان مناسب نيست.
مورد بعد تعهد مديريت ارشد به استفاده استراتژيك از فناوري اطلاعات است. مديريت ارشد به طرق مختلف مي‌تواند اين تعهد را اثبات كند مثل ترفيع موقعيت مدير سيستم‌هاي اطلاعاتي بنحوي كه او مستقيما به مديريت ارشد سازمان گزارش دهد ، يا تخصيص منابع كافي و مناسب براي توسعه برنامه هاي كاربردي فناوري اطلاعات. همچنين مديريت ارشد مي‌تواند يك كميته سيستم‌هاي اطلاعاتي تشكيل دهد كه عضويت CEO در اين كميته دليل تعهد اوست و يا هر عامل ديگر كه باعث درگيري بيشتر مديريت ارشد با فعاليتهاي برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي شود.
ز - آشنايي مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي با فرايندها و اهداف تجاري سازمان
تئووكينگ (1996) نشان دادند كه دانش تجاري مدير سيستم‌هاي اطلاعاتي يك عامل كليدي در تسهيل هم راستايي ميان برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و برنامه ريزي تجاري است. بطوري‌كه دانش مديريت سيستم‌هاي اطلاعاتي درباره كسب و كار مهم تر از دانش مديريت ارشد درباره فناوري اطلاعات است. اين امر نشاندهنده اين نكته مهم است كه مديران سيستم‌هاي اطلاعاتي نبايد فقط بر جنبه تكنيكي سيستم‌هاي اطلاعاتي تمركز داشته باشند.
ابعاد برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات
اين بخش از مدل شامل هم راستايي استراتژيك و ارزيابي محيطي است. هم راستايي استراتژيك عبارت است از ارتباط برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمان. ارزيابي محيطي عبارت است از ارزيابي محيط داخلي و خارجي. ارزيابي محيط داخلي عبارت است از تحليل مفهومي نقاط ضعف و قوت ، عملكرد گذشته ، دلايل شكست هاي گذشته و امكان سنجي برنامه ها. ارزيابي محيط خارجي هم عبارت است از تحليل رويدادها و وقايع اقتصادي، اجتماعي، قانوني و محيط فناوري اطلاعات.
نتيجه گيري
امروزه سازمانها به فناوري اطلاعات صرفا بعنوان ابزاري براي تسهيل فرايندها و اتوماسيون فعاليتها نگاه نمي‌كنند بلكه فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي نقش استراتژيك به خود گرفته است و سازمانها سعي مي‌كنند از آن براي تحقق استراتژيهاي تجاري خود استفاده كنند. همچنين جو فناوري اطلاعات به گونه اي است كه سازمانها ناگزير به استفاده از آن هستند. در اين مقاله در ابتدا يك تقسيم بندي از متدولوژي‌هاي مختلف برنامه ريزي استراتژيك IS/IT از ديدگاههاي مختلف ارايه شد. هم چنين اهميت و لزوم برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي مورد بررسي قرار گرفت. علي‌رغم وجود چارچوبهاي متفاوت براي برنامه ريزي استراتژيك IS/IT ، در اين مقاله سعي شد تا عوامل موثر بر كيفيت برنامه ريزي استراتژيك IS/IT مورد مطالعه قرار گيرد، زيرا كيفيت اين فرايند ، كيفيت خروجيهاي حاصل از آن‌را نيز متاثر مي‌كند.
بحث فناوري اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي صرفاً يك بحث تكنيكي و فني نيست، بلكه متاثر از مكانيزمهاي مختلف سازماني است. برنامه ريزي استراتژيك IS/IT كه از مهمترين مباحث در زمينه فناوري اطلاعات است نيز از اين قاعده مستثني نيست. در اين مقاله هفت مكانيزم سازماني شناسايي شد كه اين عوامل مي‌توانند به واسطه تاثيري كه روي ابعاد برنامه ريزي استراتژيك IS/IT دارند، كيفيت اين فرايند را تحت تاثير قرار دهند. ابعاد برنامه ريزي استراتژيك IS/IT شامل هم راستايي استراتژيك برنامه ريزي تجاري و برنامه ريزي سيستم‌هاي اطلاعاتي و ارزيابي محيطي است. نهايتا به اين نتيجه رسيديم كه بالا بودن كيفيت برنامه ريزي استراتژيك IS/IT به معناي تحقق اهداف برنامه ريزي است كه اين همانا اثربخشي برنامه ريزي استراتژيك IS/IT است.
منابع
[1] Anand, V., Manz, C.C. and Glick, W.H. (1998), ``An organizational memory approach to information management’’, Academy of Management Review, Vol. 23 No. 4, pp. 796-809.
[2] Armestrong, C.P.,Sambamurthy,V. (1996),” creating business value through information technology : the effects of chief information officer and top management team characteristics”, Proceeding of the 17th international conference on information systems,16-18 December , Cleveland,ohaio,pp.195-208
[3] Bai,R.j.,Lee,G.G(2003),” organizational Factor influencing the quality of the IS/IT strategic planning process” industrial Management and Data systems ,vol.103 No.8, pp.622-632.
[4] Baker, B. (1995) ``the role of feedback in assessing information systems strategic planning effectiveness’’, Journal of Strategic Information Systems, Vol. 4 No. 1, pp. 61-80
[5] Basu,v., Hartono, E., lederer , A.L., sethi, v.(2002),”the impact of organizational commitment, senior management involvement and team involvement on strategic information systems planning” , Information and Management , vol.39, pp.513-524