MR_Jentelman
22nd June 2009, 04:28 AM
1- مقدمه
چنانچه مديريت مشاركتي را مانند رهيافتي جامع براي جلب مشاركت فردي و گروهي كاركنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعريف كنيم و بر اين باور باشيم كه مديريت مشاركتي ارتباط دائم، متقابل و نزديك بين مديريت ارشد و كاركنان است میتوان گفت که مديريت مشاركتي به معناي مشاركت افراد مناسب، در زمان مناسب و براي انجام كار مناسب است. بر پايه اين تعريف، مشاركت كاركنان در كارهايي كه به خود آن ها مربوط مي شود، مشاركتي داوطلبانه، ارادي و آگاهانه خواهد بود كه اين درگيري شخص را تشويق مي كند كه به تحقق هدف هاي گروه كمك كند و در مسؤليت ها و پيامدهاي آنها سهيم شود. مديريت مشاركتي دو هدف عمده را دنبال مي كند: نخست، ارج نهادن به ارزش هاي انساني و به ياري طلبيدن افرادي كه به نوعي با سازمان در ارتباط اند. دوم، رسيدن به هدف هاي از پيش تعيين شده به كمك همين افراد.
اين هدف ها بر چند اصل اساسي استوار است:
هر فرد عضو سازمان جزئي از يك ماشين بزرگ به حساب نمي آيد بلكه انساني برخوردار از قدرت تفكر، هوش و استعداد و تجربه هاي گرانقدر است كه هر گاه زمينه ها و شرايط مساعد فراهم شود، مي تواند همه چيز را به نفع خود و سازمان خود تغيير دهد.
هر كار لزوماً به بهترين و مفيدترين حالت ممكن انجام نمي شود و بي ترديد مي توان هر كار معين را به گونه اي بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام كار به كمك اعضاي مجموعه به صورت گروهي انجام مي شود.
مشاركت كاركنان كمك مي كند تا مديريت از بسياري كارهاي جزئي آسوده شود و به كارهاي اساسي بپردازد.
چنانچه اجراي مديريت مشاركتي و نظام هاي تشكيل دهنده آن با موفقيت همراه باشد، از مزايا و پيامدهاي چون بهبود روابط انساني بين مديريت و كاركنان، تقويت انگيزش در كاركنان، بهبود گردش كار در سازمان، بروز خلاقيت و نوآوري، تقليل هزينه هاي توليد كالا و خدمات، افزايش احساس تعلق سازماني در كاركنان و همسو شدن هدف هاي آنان با هدف هاي سازمان و در نهايت افزايش رضايت مشتري و به دست آوردن سهم بيشتر در بازار برخوردار خواهد بود.
براي دستيابي به اين مزايا بايد ابتدا ويژگي هاي افراد مشاركت جو را بشناسيم. سلامت رواني و ادراكي و توانايي ايجاد انديشه هاي بسيار با سرعت زياد و ارائه آن ها به افراد فرادست، ابتكار، توانايي ايجاد و ارائه پيشنهادهاي جديد، استقلال راي و قدرت داوري، متفاوت بودن از همكاران در ارائه ديدگاهها و انديشه هاي نو و مسؤليت پذيري، از جمله مشخصات افـراد مشاركت جو است. معمولاً چنين افرادي را مي توان در سازمان هايي با ويژگي هاي زير يافت:
رقابت؛ در آن ها رقابت كامل و فشرده است چرا كه مشاركت در سازماني تحقق مي پذيرد كه رقابت كامل بر آن حاكم باشد.
دسترسي مديران به دانش گسترده؛ مديران سازمان هاي مشاركت جو بر اين اعتقادند كه دانش در سطح سازمانشان به وفور پراكنده است و خود به راحتي مي توانند انديشه ها و ديدگاه هاي ديگران را مستقيم و بي واسطه دريافت كنند.
احترام به افراد؛ كاركنان اين سازمان ها بر اين باورند كه مي توانند همگام با نيازهاي سازمان رشد كنند.
پس، مديريت مشاركتي عبارت است از به وجود آوردن فضا و نظامي توسط مديريت كه تمام كاركنان و مشتريان و مشاوران يك سازمان در روند تصميم گيري و حل مسائل و مشكلات سازمان با مديريت همكاري و مشاركت جويند. در واقع اين نوع مديريت مي‌خواهد از ايده‌ها، پيشنهادها، ابتكارات، خلاقيت‌ها و توان فني و علمي كاركنان و مشتريان در حل مسائل و مشكلات سازمان و بهبود مستمر فعاليت‌هاي آن استفاده نماید. آهنگ فعلي تغييرات آن چنان عظيم است كه تاخير در پاسخ به آن ممكن است بسيارگران و حتي فاجعه آفرين باشد. شركتها و دولت‌ها همه روزه به اين دليل ورشكسته مي‌شوند كه در سازگار كردن خود با اين تغيير كوتاهي كرده يا بسيار كند عمل كرده‌اند. سازگار شدن با تغييرات سريع جاري به تعديل‌هاي مكرر و بزرگي در نوع كارها و نحوه انجام آنها نياز دارد. بنابراين، بايد ابتدا تفكر را متحول كرد تا در عمل اين تغييرات ظهور كند. مشاركت كاركنان در مديريت، سازمان را توانمند مي‌كند كه خود را با سرعت بيشتري با اين تحولات هماهنگ نمايد. مشاركت فكري كاركنان و مشتريان با مديريت و بهبود مستمر در سازمان با پياده‌سازي «نظام پيشنهادها» قابل اجرا است بهترين راههاي استفاده از فكر بشر و اين سرمايه بزرگ خلقت، اجراي نظام پي روحيه كنجكاوي و كنكاش در انسان، زمينه ساز روند و فرايند خلاقيت اوست. اين روحيه باعث مي‌شود تا انسان به ميزان شناخت خويش و در جهت كمال جويي، همه چيز را ابتدا مورد سؤال قرارداده و درصدد يافتن پاسخي قابل دفاع برآيد و به اين ترتيب به نوآوري دست يابد.
در موسسه ها، سازمان ها و به طور كلي بنگاه اقتصادی مي‌توان براي انجام امور به راهکارهای مناسب و موثرتر از آنچه در حال حاضر وجود دارد، دست يافت. نقطه شروع براي اين دستيابي تفكر پيرامون اهداف، امكانات موجود و شناخت از شكاف‌ها و نارسائي‌ها و همچنين درك شرايط بروني و نهايتا" اثرگذاري بر اين عوامل است. اين اثرگذاري را مي‌توان در جهت بهبود فرايند كار، افزايش رضايت خدمت گیرندگان، افزايش توليد، كاهش هزينه‌ها ، فناوري ،تنوع محصولات، و بالاخص افزايش توانمندي و آزادي تفكر نيروي انساني و امكان پرداختن به موارد والاتري كه با طبيعت جستجوگر و خلاق وي سازگار است، هدايت نمود. با ايجاد چنين تغييراتي است كه مي‌توان از ركود و سكون يك صنعت در ميان روش‌هاي سنتي و قديمي كه معمولا" منجر به غيرقابل رقابتي شدن محصولات و خدمات و از كارافتادگي بنگاه اقتصادي مي‌شود، جلوگيري نمود. مسیر رشد و تعالی سازمانها از طریق مشارکت نظام‌مند کارکنان و احساس تعلق قوی سازمانی مقدور می‌گردد. سازمانهای پیشرو، سازمان‌هایی هستند که با ایجاد محیط خلاق، ترس و دلهره کارکنان را نسبت به ارائه ایده‌های تحول آفرین از بین می‌برند و ایشان را در این راه ترغیب می‌نمایند.
يكي از عوامل مهم رشد و توسعه كشورها، اهميت دادن به فكر و انديشه نيروي انساني و استفاده صحيح از آن است و يكي از بهترين راههاي استفاده از فكر بشر و اين سرمايه بزرگ خلقت، اجراي نظام پيشنهادهاست. امروزه در اغلب كشورهاي پيشرفته و توسعه يافته در بيشتر سازمانها، شركتها و موسسات مختلف، اين سيستم اجرا شده و همه مردم از خرد و كلان در حال فكر كردن و پيشنهاد دادن هستند و علاوه بر اينكه مشخصاً از نتايج پيشنهادهاي خود بهره مي‌برند، پاداش مي‌گيرند و عزت و احترام به نفس را تجربه مي‌كنند، كشور و بقيه مردم نيز به طور قابل توجهي از آن بهره‌مند مي‌شوند.
با این اعتقاد که هیچکس، مسائل و مشکلات سازمان را بهتر از مدیران و کارکنان آن درک نکرده و راهکار حل آن را در سریعترین و کم‌هزینه‌ترین روش ممکن پیشنهاد نخواهد کرد، به‌نظر می‌رسد دلسوزترین و مناسبترین مشاور، مدیر تغییر و اصلاحگر سیستم در درون سازمان متمرکز است. يكي از مهمترين عوامل موفقيت سازمانها حاكميت روابط انساني مناسب بين مديران و كاركنان آن سازمان است. در سازمان‌هايي كه روابط انساني خصمانه و ناعادلانه حاكم باشد كاركنان انگيزه همكاري خود را با مديريت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظايف خود نگرديده و به اهداف خود دسترسي نخواهد يافت. مشاركت كاركنان انگيزه آنها را در حل مسائل سازمان افزايش مي‌دهد و چون كاركنان فضايي براي اظهار نظر پيدا مي‌كنند و مديريت به اين نظرات گوش مي‌دهد ارتباط بين مديريت و كاركنان بهبود می‌یابد وعواملی كه موجب نارضايتي مي‌شود كاهش يافته و يا از بين خواهد رفت.
نظام مدیریت مشارکتی یکی از نظام‌های مدیریتی پویاست که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی سازمانها ایفا می‌کند. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی است. در این نظام کلیه افراد سازمان درباره روشها و حل مسائل و ارتقاء بهره‌وری فعالانه اندیشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح‌ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می‌کنند.
نظام پیشنهادهای سازمانهای دولتی در جهت بهبود مستمر به منظور تعالی سازمانی تدوین و اجرا می‌گردد. در واقع نظام پیشنهادها تکنیکی است که از طریق آن میتوان به یافته‌های ذهنی و اندیشه‌های سرمایه‌های انسانی در حل مسائل و ایجاد سؤالات جدید و راه‌حل‌های بهینه، در راستای فرهنگ تغییر و بهسازی و بهبود مستمر سازمان دست یافت. به‌عبارت دیگر، نظام پیشنهادها، فرمانبری از دانایی و بگردش انداختن اندیشه است و از این رهگذر، سازمان آمادگی ورود به دوره بلوغ و ترویج روحیه مشارکت را پیدا می‌کند. آنچه در نظام پيشنهادها به عنوان اهداف آرماني و در حقيقت به‌عنوان فلسفه به كارگيري آن مطرح است، افزايش توان سازمان در مقابل خواست‌هاي متغير مصرف‌كنندگان خدمات يا محصولات آن بنگاه از طريق ارج نهادن به فضايل و توانائي‌هاي انسان و همسو كردن اهداف كاركنان با اهداف شركت و نهايتا" به كارگيري صحيح تجربه، انديشه، آراء و عقايد آنها در هر رده شغلي و در هر بخش سازماني است.
2- سابقه نظام پیشنهادها
مشاركت يك مفهوم تاريخي است كه ريشه در اداره امور عمومي و افكار مذهبي دارد. به عنوان مثال، مشاركت بر مبناي مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن كريم به طور صريح مديران را مكلف مي‌كند در اموري كه نياز به تحقيق و تفحص دارند بر مبناي مشورت به تصميم‌گيري بپردازند. مديريت مشاركتي عليرغم قدمت تاريخي خود، بعد از انقلاب صنعتي به صورت علمي مورد بررسي قرار گرفت. مدیریت مشارکتی عبارتست از «بوجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمامی ذینفعان یک سازمان در روند تصمیم‌سازی، تصمیم‌گیری و حل مسایل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند.» نظام پذيرش و بررسي پيشنهادهاي كاركنان به عنوان يك ابزار اجرايي مديريت مشاركتي، نظام همكاري فكري و عملي كليه اعضاي يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن است. اين نظام كه مبتني بر اصل انسان مداري است، براي افكار و خلاقيت هاي كليه اعضاي سازمان ارزش قائل است و به عنوان يك نظام مطلوب و كارآمد مديريتي هم از لحاظ نظري و هم از لحاظ عملي آزمون‌هاي موفق خود را گذرانيده است. نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها به‌عنوان یک تکنیک مدیریتی در افزایش کارایی و سود سازمان در ایالات متحده مرسوم بوده است و بعد از جنگ جهانی دوم، ژاپنی‌ها با این سیستم در صنایع امریکا آشنا شدند و کم‌کم آن را در صنایع خود ترویج دادند. این نظام به‌طور فراگیر از دهه 1950 در شركتهاي توليدي- خدماتي كشور ژاپن به كار گرفته شد و سپس از سوي شركتها و سازمان های ديگر كشورهاي جهان پذيرفته و معمول گرديد. اين نظام از دهه 1360 در شماري از شركتهاي صنعتي كشور ايران نيز به اجرا گذاشته شد و با توجه به كاميابي‌هايي كه در اين گروه از شركتها بدست آمده، مورد استقبال ديگر شركتها و سازمانهاي صنعتي، توليدي و خدماتي قرار گرفته است. در ايران نظام پيشنهادها براي اولين بار در اوايل سال 1367 در يكي از شركتهاي تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران (شركت ايران رادياتور) به اجرا درآمد. از آن به بعد شركتهاي ديگري نيز به اجراي نظام پيشنهادها پرداختند كه امروزه در بسياري از سازمانها و شركتهاي داخلي، اين نظام پياده سازي شده است.
در سال 1377، با توجه به آثار مثبت و سودمندي كه اين نظام در شمار قابل توجهي از شركتها و سازمانهاي داخلي و خارجي پديد آورده بود، دولت جمهوري اسلامي ايران نظر به اهميت و ضرورت نقش مشاركت كاركنان در بالا بردن كارایي و اثربخشي دستگاه‌هاي دولتي و افزايش رضايت و توان كاري آنان، در نشست مورخ 28/5/1377 شوراي عالي اداري چنين تصويب كرد كه نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها در كليه وزارتخانه‌ها، مؤسسات، شركتها، بانك‌ها و كليه دستگاه‌ها استقرار يابد.
3- فلسفه استفاده از نظام پیشنهادها
آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به عنوان فلسفه به‌کارگیری آن مطرح است، افزایش توان سازمان در مقابل خواست‌های متغیر ذینفعان از طریق ارج نهادن به فضایل و توانایی‌های انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف سازمانمی‌باشد. به طور کلی فلسفه بکارگیری نظام پیشنهادها را میتوان به‌صورت زیر بیان کرد:
ارج نهادن به فضایل و توانایی‌های انسان در محیط کار و برخورد با مشکلات کاری
افزایش حس تعلق سازمانی در کارکنان
همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بنگاه
اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی
4- ویژگی‌های نظام پیشنهاد موفق
زماني يك نظام پيشنهادها موفق است كه بتواند زمينه حضور و مشاركت فعال تمامي پرسنل شركت را در ارايه پيشنهادها فراهم سازد و به شكلي طرح‌ريزي شود كه وضعيت سواد كاركنان و يا رده شغلي آنها مانعي براي مشاركت افراد نباشد. به‌طور كلي ويژگي‌هاي يك نظام پيشنهادهای موفق را مي‌توان به شرح زير بيان كرد:
شركت فعال كليه كاركنان سازمان در ارايه پيشنهاد
به‌حداقل رساندن بروکراسی و سهولت ارائه پيشنهادها از طريق فرم هاي مخصوص
سهولت روش‌هاي ارزيابي و تعيين پاداش‌ها
سهولت و ساده بودن آيين‌نامه‌ها و دستور العمل‌هاي پرداخت جوايز
شموليت پيشنهادهاي ارايه شده توسط كاركنان در تمامي زمينه‌ها
سمت‌گيري پيشنهادهاي ارايه شده به سمت پيشنهادهاي گروهي
كم بودن زمان ارزيابي و دادن جواب به پيشنهاددهنده
مشاركت پيشنهاددهندگان در اجراي پيشنهادها
هم راستا بودن پیشنهاد با اهداف، وظایف و اختیارات سازمان و امور کاری پیشنهاددهنده و یا واحدهای مرتبط
صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود سیستم‌ها در اثر اجرای پیشنهاد
ارائه مستندات کافی به صورت منطقی، شفاف و منظم همراه پیشنهاد
آیین‌نامه نظام می‌بایست متناسب با شرایط فرهنگی، اقتصادی و ساختار سازمانی شرکت باشد. در آئين‌نامه سازمانها، سعي شود تا اول، رعايت عدالت و عدم توجه به جايگاه سازماني پيشنهاددهندگان در جذب و نحوه بررسي پیشنهادها صورت پذيرد. دوم در عين حال كه زمينه مشاركت افراد را در راه‌حل‌يابي و مشكل‌يابي فراهم مي‌كند، اختيارات و مسئوليت مديريت‌ها به هيچ وجه تضعيف و يا مخدوش نشود. سوم شرايط را براي تشويق مادي و معنوي پيشنهاددهنده در قبال عرضه پيشنهاد سازنده فراهم كند و چهارم آنكه فضا و سيستمي در شركت ايجاد شود كه در آن امكان مشاركت براي تمامي كاركنان و ذينفعان فراهم باشد.
5- اهداف نظام پیشنهادها
هدف از اجرای نظام پیشنهادها را به طور کلی ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان در جهت تحقق اهداف سازمانی بیان می‌کنند. چنانچه بخواهیم تصویری روشن‌تر از اهداف و منافع اجرای این نظام ارائه دهیم، موارد زیر قابل ذکر هستند:
استقرار و توسعه محیط خلاق در تمامی سطوح سازمان
تقویت فرهنگ و حس تعلق سازمانی
گسترش حوزه تفکر، تعمیق و نهادینه نمودن بهبود مبتنی بر تغییر
گسترش سطوح یادگیری سازمانی
بهره‌گیری از پیشنهادهای سازنده و مؤثر سازمانی در راستای فعالیت‌های بهبود
شناسایی و تقویت منابع خوشفکر و خلاق
همراستا سازی اهداف فردی و سازمانی
استفاده از راهکارهای حل مسئله با کمترین هزینه
مشارکت کارکنان در تصمیم‌سازی‌ها و برنامه‌ریزی‌ها
آگاهی مدیریت از میزان توانایی‌های بالفعل و بالقوه کارکنان
ارج نهادن به شخصیت وجودی و شأن و منزلت انسان‌ها از طریق ایجاد فضای مناسب برای بروز خلاقیت‌ها و استعدادهای آنان
بهبود کار سازمان، افزایش بهره‌وری و کیفیت، کاهش هزینه ها و ضایعات
تقویت و بهبود ارتباط میان کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد متقابل
ایجاد شرایط مناسب برای کار و فعالیت و حذف موانع در مشارکت فراگیر کارکنان
افزایش انگیزش در کارکنان، تشویق روحیه کاری و افزایش قابلیت حل مسأله
اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری دسته جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی
اصلاح و بهبود مقررات، آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های کاری، ساختار سازمانی، گردش کار و نظام تصمیم‌گیری
6- نکات قابل توجه در اجرای نظام پیشنهادها
سازمانهای علاقمند به مشارکت کارکنان در کارها باید نکات زیر را مورد توجه قرار دهند:
دخالت دادن کارکنان در فرآیند تصمیم گیری
مجهز کردن کارکنان به دانش و مهارتهای مورد نیاز
تعیین میزان اختیارات و دخالت کارکنان بر اساس ماموریت سازمان
ایجاد هدفهای فردی و سازمانی
متمرکز کردن توجه همگان به مشارکت در بهسازی مداوم
بیان کردن اثر بخشی مشارکت کارکنان در نیل به هدفهای سازمان
بوجود آوردن مدیریت پائین به بالا
7- نتیجه گیری
با مشارکت دادن کارکنان در امر سازمانی می توان نتایج و پیامدهای همه جانبه ای را برای سازمان و کارکنان آن فراهم آورد. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران و کارکنان به تبادل نظر با یکدیگر می پردازند و همین امر منجر به ایجاد محیطی دوستانه و توام با اعتماد اطمینان متقابل در سازمان می و شود. کارکنان با مشارکت در کارها، خود را در سود و زیان سازمان سهیم می سازند و همه تلاش خود را با کمک مدیران جهت افزایش کارآیی و اثربخشی سازمانی به کار می گیرند. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران برای رسیدن به هدفهایشان با راه حلهای پیشنهادی بسیاری از سوی کارکنان مواجه می شوند که پس از ارزیابی آنها می توانند بهترین راه حل ممکن را انتخاب کنند. باید توجه داشت که در شیوه های مشارکتی، را ه حلهای پیشنهادی کارکنان اجرا شود و تشویق مالی و معنوی مناسب از پیشنهاد دهندگان به عمل آید. نکته مهم در بکارگیری شیوه های مشارکتی توجه به موانع و دشواریهای فراروی مدیران در سازمانهاست زیرا با کسب آگاهی در زمین ههای اجرایی و درک صحیح موانع، بهتر می توان به رویارویی با آنها پرداخت. ضمناً باید زمینه های لازم اقتصادی، فرهنگی، سیاسی، ساختاری و … را برای اجرای موفقیت آمیز این نظام فراهم کرد تا اجرای آن با وقفه و بحران مواجه نشود.
منابع:
1-مقاله مديريت مشاركتي مفاهيم ، روشها و راهكارهاي نونوشته نيلي آرام علي برگرفته از كتاب تحول اداري دوره ششم شماره 22
2. مشاركت در مديريت و مالكيت گرد آورنده دكتر طوسيمحمدعلي سازمان امور اداري و استخدامي كشور سال 1377
3. ارتقاء و حفظ كرامات مردم در نظام اداري ،سازمان مديريت و برنامه ريزي،1383
4. مديريت مشاركتي،صادقي فر،ناصر،مركز آموزش و تحقيقات،1382
5. نظام پيشنهادهادر سازمانهاي دولتي از تئوري تا عمل،دكتر مقيمي،محمود،انجمن خدمات فرهنگي ايرانيان خارج از كشور،1385
6. مديريت مشاركتي راهبرد موثر در اداره امور سازمان،والايي شريف،حميد،مولف،1384
چنانچه مديريت مشاركتي را مانند رهيافتي جامع براي جلب مشاركت فردي و گروهي كاركنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعريف كنيم و بر اين باور باشيم كه مديريت مشاركتي ارتباط دائم، متقابل و نزديك بين مديريت ارشد و كاركنان است میتوان گفت که مديريت مشاركتي به معناي مشاركت افراد مناسب، در زمان مناسب و براي انجام كار مناسب است. بر پايه اين تعريف، مشاركت كاركنان در كارهايي كه به خود آن ها مربوط مي شود، مشاركتي داوطلبانه، ارادي و آگاهانه خواهد بود كه اين درگيري شخص را تشويق مي كند كه به تحقق هدف هاي گروه كمك كند و در مسؤليت ها و پيامدهاي آنها سهيم شود. مديريت مشاركتي دو هدف عمده را دنبال مي كند: نخست، ارج نهادن به ارزش هاي انساني و به ياري طلبيدن افرادي كه به نوعي با سازمان در ارتباط اند. دوم، رسيدن به هدف هاي از پيش تعيين شده به كمك همين افراد.
اين هدف ها بر چند اصل اساسي استوار است:
هر فرد عضو سازمان جزئي از يك ماشين بزرگ به حساب نمي آيد بلكه انساني برخوردار از قدرت تفكر، هوش و استعداد و تجربه هاي گرانقدر است كه هر گاه زمينه ها و شرايط مساعد فراهم شود، مي تواند همه چيز را به نفع خود و سازمان خود تغيير دهد.
هر كار لزوماً به بهترين و مفيدترين حالت ممكن انجام نمي شود و بي ترديد مي توان هر كار معين را به گونه اي بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام كار به كمك اعضاي مجموعه به صورت گروهي انجام مي شود.
مشاركت كاركنان كمك مي كند تا مديريت از بسياري كارهاي جزئي آسوده شود و به كارهاي اساسي بپردازد.
چنانچه اجراي مديريت مشاركتي و نظام هاي تشكيل دهنده آن با موفقيت همراه باشد، از مزايا و پيامدهاي چون بهبود روابط انساني بين مديريت و كاركنان، تقويت انگيزش در كاركنان، بهبود گردش كار در سازمان، بروز خلاقيت و نوآوري، تقليل هزينه هاي توليد كالا و خدمات، افزايش احساس تعلق سازماني در كاركنان و همسو شدن هدف هاي آنان با هدف هاي سازمان و در نهايت افزايش رضايت مشتري و به دست آوردن سهم بيشتر در بازار برخوردار خواهد بود.
براي دستيابي به اين مزايا بايد ابتدا ويژگي هاي افراد مشاركت جو را بشناسيم. سلامت رواني و ادراكي و توانايي ايجاد انديشه هاي بسيار با سرعت زياد و ارائه آن ها به افراد فرادست، ابتكار، توانايي ايجاد و ارائه پيشنهادهاي جديد، استقلال راي و قدرت داوري، متفاوت بودن از همكاران در ارائه ديدگاهها و انديشه هاي نو و مسؤليت پذيري، از جمله مشخصات افـراد مشاركت جو است. معمولاً چنين افرادي را مي توان در سازمان هايي با ويژگي هاي زير يافت:
رقابت؛ در آن ها رقابت كامل و فشرده است چرا كه مشاركت در سازماني تحقق مي پذيرد كه رقابت كامل بر آن حاكم باشد.
دسترسي مديران به دانش گسترده؛ مديران سازمان هاي مشاركت جو بر اين اعتقادند كه دانش در سطح سازمانشان به وفور پراكنده است و خود به راحتي مي توانند انديشه ها و ديدگاه هاي ديگران را مستقيم و بي واسطه دريافت كنند.
احترام به افراد؛ كاركنان اين سازمان ها بر اين باورند كه مي توانند همگام با نيازهاي سازمان رشد كنند.
پس، مديريت مشاركتي عبارت است از به وجود آوردن فضا و نظامي توسط مديريت كه تمام كاركنان و مشتريان و مشاوران يك سازمان در روند تصميم گيري و حل مسائل و مشكلات سازمان با مديريت همكاري و مشاركت جويند. در واقع اين نوع مديريت مي‌خواهد از ايده‌ها، پيشنهادها، ابتكارات، خلاقيت‌ها و توان فني و علمي كاركنان و مشتريان در حل مسائل و مشكلات سازمان و بهبود مستمر فعاليت‌هاي آن استفاده نماید. آهنگ فعلي تغييرات آن چنان عظيم است كه تاخير در پاسخ به آن ممكن است بسيارگران و حتي فاجعه آفرين باشد. شركتها و دولت‌ها همه روزه به اين دليل ورشكسته مي‌شوند كه در سازگار كردن خود با اين تغيير كوتاهي كرده يا بسيار كند عمل كرده‌اند. سازگار شدن با تغييرات سريع جاري به تعديل‌هاي مكرر و بزرگي در نوع كارها و نحوه انجام آنها نياز دارد. بنابراين، بايد ابتدا تفكر را متحول كرد تا در عمل اين تغييرات ظهور كند. مشاركت كاركنان در مديريت، سازمان را توانمند مي‌كند كه خود را با سرعت بيشتري با اين تحولات هماهنگ نمايد. مشاركت فكري كاركنان و مشتريان با مديريت و بهبود مستمر در سازمان با پياده‌سازي «نظام پيشنهادها» قابل اجرا است بهترين راههاي استفاده از فكر بشر و اين سرمايه بزرگ خلقت، اجراي نظام پي روحيه كنجكاوي و كنكاش در انسان، زمينه ساز روند و فرايند خلاقيت اوست. اين روحيه باعث مي‌شود تا انسان به ميزان شناخت خويش و در جهت كمال جويي، همه چيز را ابتدا مورد سؤال قرارداده و درصدد يافتن پاسخي قابل دفاع برآيد و به اين ترتيب به نوآوري دست يابد.
در موسسه ها، سازمان ها و به طور كلي بنگاه اقتصادی مي‌توان براي انجام امور به راهکارهای مناسب و موثرتر از آنچه در حال حاضر وجود دارد، دست يافت. نقطه شروع براي اين دستيابي تفكر پيرامون اهداف، امكانات موجود و شناخت از شكاف‌ها و نارسائي‌ها و همچنين درك شرايط بروني و نهايتا" اثرگذاري بر اين عوامل است. اين اثرگذاري را مي‌توان در جهت بهبود فرايند كار، افزايش رضايت خدمت گیرندگان، افزايش توليد، كاهش هزينه‌ها ، فناوري ،تنوع محصولات، و بالاخص افزايش توانمندي و آزادي تفكر نيروي انساني و امكان پرداختن به موارد والاتري كه با طبيعت جستجوگر و خلاق وي سازگار است، هدايت نمود. با ايجاد چنين تغييراتي است كه مي‌توان از ركود و سكون يك صنعت در ميان روش‌هاي سنتي و قديمي كه معمولا" منجر به غيرقابل رقابتي شدن محصولات و خدمات و از كارافتادگي بنگاه اقتصادي مي‌شود، جلوگيري نمود. مسیر رشد و تعالی سازمانها از طریق مشارکت نظام‌مند کارکنان و احساس تعلق قوی سازمانی مقدور می‌گردد. سازمانهای پیشرو، سازمان‌هایی هستند که با ایجاد محیط خلاق، ترس و دلهره کارکنان را نسبت به ارائه ایده‌های تحول آفرین از بین می‌برند و ایشان را در این راه ترغیب می‌نمایند.
يكي از عوامل مهم رشد و توسعه كشورها، اهميت دادن به فكر و انديشه نيروي انساني و استفاده صحيح از آن است و يكي از بهترين راههاي استفاده از فكر بشر و اين سرمايه بزرگ خلقت، اجراي نظام پيشنهادهاست. امروزه در اغلب كشورهاي پيشرفته و توسعه يافته در بيشتر سازمانها، شركتها و موسسات مختلف، اين سيستم اجرا شده و همه مردم از خرد و كلان در حال فكر كردن و پيشنهاد دادن هستند و علاوه بر اينكه مشخصاً از نتايج پيشنهادهاي خود بهره مي‌برند، پاداش مي‌گيرند و عزت و احترام به نفس را تجربه مي‌كنند، كشور و بقيه مردم نيز به طور قابل توجهي از آن بهره‌مند مي‌شوند.
با این اعتقاد که هیچکس، مسائل و مشکلات سازمان را بهتر از مدیران و کارکنان آن درک نکرده و راهکار حل آن را در سریعترین و کم‌هزینه‌ترین روش ممکن پیشنهاد نخواهد کرد، به‌نظر می‌رسد دلسوزترین و مناسبترین مشاور، مدیر تغییر و اصلاحگر سیستم در درون سازمان متمرکز است. يكي از مهمترين عوامل موفقيت سازمانها حاكميت روابط انساني مناسب بين مديران و كاركنان آن سازمان است. در سازمان‌هايي كه روابط انساني خصمانه و ناعادلانه حاكم باشد كاركنان انگيزه همكاري خود را با مديريت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظايف خود نگرديده و به اهداف خود دسترسي نخواهد يافت. مشاركت كاركنان انگيزه آنها را در حل مسائل سازمان افزايش مي‌دهد و چون كاركنان فضايي براي اظهار نظر پيدا مي‌كنند و مديريت به اين نظرات گوش مي‌دهد ارتباط بين مديريت و كاركنان بهبود می‌یابد وعواملی كه موجب نارضايتي مي‌شود كاهش يافته و يا از بين خواهد رفت.
نظام مدیریت مشارکتی یکی از نظام‌های مدیریتی پویاست که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی سازمانها ایفا می‌کند. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی است. در این نظام کلیه افراد سازمان درباره روشها و حل مسائل و ارتقاء بهره‌وری فعالانه اندیشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح‌ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می‌کنند.
نظام پیشنهادهای سازمانهای دولتی در جهت بهبود مستمر به منظور تعالی سازمانی تدوین و اجرا می‌گردد. در واقع نظام پیشنهادها تکنیکی است که از طریق آن میتوان به یافته‌های ذهنی و اندیشه‌های سرمایه‌های انسانی در حل مسائل و ایجاد سؤالات جدید و راه‌حل‌های بهینه، در راستای فرهنگ تغییر و بهسازی و بهبود مستمر سازمان دست یافت. به‌عبارت دیگر، نظام پیشنهادها، فرمانبری از دانایی و بگردش انداختن اندیشه است و از این رهگذر، سازمان آمادگی ورود به دوره بلوغ و ترویج روحیه مشارکت را پیدا می‌کند. آنچه در نظام پيشنهادها به عنوان اهداف آرماني و در حقيقت به‌عنوان فلسفه به كارگيري آن مطرح است، افزايش توان سازمان در مقابل خواست‌هاي متغير مصرف‌كنندگان خدمات يا محصولات آن بنگاه از طريق ارج نهادن به فضايل و توانائي‌هاي انسان و همسو كردن اهداف كاركنان با اهداف شركت و نهايتا" به كارگيري صحيح تجربه، انديشه، آراء و عقايد آنها در هر رده شغلي و در هر بخش سازماني است.
2- سابقه نظام پیشنهادها
مشاركت يك مفهوم تاريخي است كه ريشه در اداره امور عمومي و افكار مذهبي دارد. به عنوان مثال، مشاركت بر مبناي مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن كريم به طور صريح مديران را مكلف مي‌كند در اموري كه نياز به تحقيق و تفحص دارند بر مبناي مشورت به تصميم‌گيري بپردازند. مديريت مشاركتي عليرغم قدمت تاريخي خود، بعد از انقلاب صنعتي به صورت علمي مورد بررسي قرار گرفت. مدیریت مشارکتی عبارتست از «بوجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمامی ذینفعان یک سازمان در روند تصمیم‌سازی، تصمیم‌گیری و حل مسایل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند.» نظام پذيرش و بررسي پيشنهادهاي كاركنان به عنوان يك ابزار اجرايي مديريت مشاركتي، نظام همكاري فكري و عملي كليه اعضاي يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن است. اين نظام كه مبتني بر اصل انسان مداري است، براي افكار و خلاقيت هاي كليه اعضاي سازمان ارزش قائل است و به عنوان يك نظام مطلوب و كارآمد مديريتي هم از لحاظ نظري و هم از لحاظ عملي آزمون‌هاي موفق خود را گذرانيده است. نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها به‌عنوان یک تکنیک مدیریتی در افزایش کارایی و سود سازمان در ایالات متحده مرسوم بوده است و بعد از جنگ جهانی دوم، ژاپنی‌ها با این سیستم در صنایع امریکا آشنا شدند و کم‌کم آن را در صنایع خود ترویج دادند. این نظام به‌طور فراگیر از دهه 1950 در شركتهاي توليدي- خدماتي كشور ژاپن به كار گرفته شد و سپس از سوي شركتها و سازمان های ديگر كشورهاي جهان پذيرفته و معمول گرديد. اين نظام از دهه 1360 در شماري از شركتهاي صنعتي كشور ايران نيز به اجرا گذاشته شد و با توجه به كاميابي‌هايي كه در اين گروه از شركتها بدست آمده، مورد استقبال ديگر شركتها و سازمانهاي صنعتي، توليدي و خدماتي قرار گرفته است. در ايران نظام پيشنهادها براي اولين بار در اوايل سال 1367 در يكي از شركتهاي تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران (شركت ايران رادياتور) به اجرا درآمد. از آن به بعد شركتهاي ديگري نيز به اجراي نظام پيشنهادها پرداختند كه امروزه در بسياري از سازمانها و شركتهاي داخلي، اين نظام پياده سازي شده است.
در سال 1377، با توجه به آثار مثبت و سودمندي كه اين نظام در شمار قابل توجهي از شركتها و سازمانهاي داخلي و خارجي پديد آورده بود، دولت جمهوري اسلامي ايران نظر به اهميت و ضرورت نقش مشاركت كاركنان در بالا بردن كارایي و اثربخشي دستگاه‌هاي دولتي و افزايش رضايت و توان كاري آنان، در نشست مورخ 28/5/1377 شوراي عالي اداري چنين تصويب كرد كه نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها در كليه وزارتخانه‌ها، مؤسسات، شركتها، بانك‌ها و كليه دستگاه‌ها استقرار يابد.
3- فلسفه استفاده از نظام پیشنهادها
آنچه در نظام پیشنهادها به عنوان اهداف آرمانی و در حقیقت به عنوان فلسفه به‌کارگیری آن مطرح است، افزایش توان سازمان در مقابل خواست‌های متغیر ذینفعان از طریق ارج نهادن به فضایل و توانایی‌های انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف سازمانمی‌باشد. به طور کلی فلسفه بکارگیری نظام پیشنهادها را میتوان به‌صورت زیر بیان کرد:
ارج نهادن به فضایل و توانایی‌های انسان در محیط کار و برخورد با مشکلات کاری
افزایش حس تعلق سازمانی در کارکنان
همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بنگاه
اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی
4- ویژگی‌های نظام پیشنهاد موفق
زماني يك نظام پيشنهادها موفق است كه بتواند زمينه حضور و مشاركت فعال تمامي پرسنل شركت را در ارايه پيشنهادها فراهم سازد و به شكلي طرح‌ريزي شود كه وضعيت سواد كاركنان و يا رده شغلي آنها مانعي براي مشاركت افراد نباشد. به‌طور كلي ويژگي‌هاي يك نظام پيشنهادهای موفق را مي‌توان به شرح زير بيان كرد:
شركت فعال كليه كاركنان سازمان در ارايه پيشنهاد
به‌حداقل رساندن بروکراسی و سهولت ارائه پيشنهادها از طريق فرم هاي مخصوص
سهولت روش‌هاي ارزيابي و تعيين پاداش‌ها
سهولت و ساده بودن آيين‌نامه‌ها و دستور العمل‌هاي پرداخت جوايز
شموليت پيشنهادهاي ارايه شده توسط كاركنان در تمامي زمينه‌ها
سمت‌گيري پيشنهادهاي ارايه شده به سمت پيشنهادهاي گروهي
كم بودن زمان ارزيابي و دادن جواب به پيشنهاددهنده
مشاركت پيشنهاددهندگان در اجراي پيشنهادها
هم راستا بودن پیشنهاد با اهداف، وظایف و اختیارات سازمان و امور کاری پیشنهاددهنده و یا واحدهای مرتبط
صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و یا بهبود سیستم‌ها در اثر اجرای پیشنهاد
ارائه مستندات کافی به صورت منطقی، شفاف و منظم همراه پیشنهاد
آیین‌نامه نظام می‌بایست متناسب با شرایط فرهنگی، اقتصادی و ساختار سازمانی شرکت باشد. در آئين‌نامه سازمانها، سعي شود تا اول، رعايت عدالت و عدم توجه به جايگاه سازماني پيشنهاددهندگان در جذب و نحوه بررسي پیشنهادها صورت پذيرد. دوم در عين حال كه زمينه مشاركت افراد را در راه‌حل‌يابي و مشكل‌يابي فراهم مي‌كند، اختيارات و مسئوليت مديريت‌ها به هيچ وجه تضعيف و يا مخدوش نشود. سوم شرايط را براي تشويق مادي و معنوي پيشنهاددهنده در قبال عرضه پيشنهاد سازنده فراهم كند و چهارم آنكه فضا و سيستمي در شركت ايجاد شود كه در آن امكان مشاركت براي تمامي كاركنان و ذينفعان فراهم باشد.
5- اهداف نظام پیشنهادها
هدف از اجرای نظام پیشنهادها را به طور کلی ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان در جهت تحقق اهداف سازمانی بیان می‌کنند. چنانچه بخواهیم تصویری روشن‌تر از اهداف و منافع اجرای این نظام ارائه دهیم، موارد زیر قابل ذکر هستند:
استقرار و توسعه محیط خلاق در تمامی سطوح سازمان
تقویت فرهنگ و حس تعلق سازمانی
گسترش حوزه تفکر، تعمیق و نهادینه نمودن بهبود مبتنی بر تغییر
گسترش سطوح یادگیری سازمانی
بهره‌گیری از پیشنهادهای سازنده و مؤثر سازمانی در راستای فعالیت‌های بهبود
شناسایی و تقویت منابع خوشفکر و خلاق
همراستا سازی اهداف فردی و سازمانی
استفاده از راهکارهای حل مسئله با کمترین هزینه
مشارکت کارکنان در تصمیم‌سازی‌ها و برنامه‌ریزی‌ها
آگاهی مدیریت از میزان توانایی‌های بالفعل و بالقوه کارکنان
ارج نهادن به شخصیت وجودی و شأن و منزلت انسان‌ها از طریق ایجاد فضای مناسب برای بروز خلاقیت‌ها و استعدادهای آنان
بهبود کار سازمان، افزایش بهره‌وری و کیفیت، کاهش هزینه ها و ضایعات
تقویت و بهبود ارتباط میان کارکنان و سازمان و ایجاد حس اعتماد متقابل
ایجاد شرایط مناسب برای کار و فعالیت و حذف موانع در مشارکت فراگیر کارکنان
افزایش انگیزش در کارکنان، تشویق روحیه کاری و افزایش قابلیت حل مسأله
اشاعه فرهنگ مشارکتی و همکاری دسته جمعی در حل مشکلات و بهبود روابط کاری و رفتار سازمانی
اصلاح و بهبود مقررات، آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های کاری، ساختار سازمانی، گردش کار و نظام تصمیم‌گیری
6- نکات قابل توجه در اجرای نظام پیشنهادها
سازمانهای علاقمند به مشارکت کارکنان در کارها باید نکات زیر را مورد توجه قرار دهند:
دخالت دادن کارکنان در فرآیند تصمیم گیری
مجهز کردن کارکنان به دانش و مهارتهای مورد نیاز
تعیین میزان اختیارات و دخالت کارکنان بر اساس ماموریت سازمان
ایجاد هدفهای فردی و سازمانی
متمرکز کردن توجه همگان به مشارکت در بهسازی مداوم
بیان کردن اثر بخشی مشارکت کارکنان در نیل به هدفهای سازمان
بوجود آوردن مدیریت پائین به بالا
7- نتیجه گیری
با مشارکت دادن کارکنان در امر سازمانی می توان نتایج و پیامدهای همه جانبه ای را برای سازمان و کارکنان آن فراهم آورد. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران و کارکنان به تبادل نظر با یکدیگر می پردازند و همین امر منجر به ایجاد محیطی دوستانه و توام با اعتماد اطمینان متقابل در سازمان می و شود. کارکنان با مشارکت در کارها، خود را در سود و زیان سازمان سهیم می سازند و همه تلاش خود را با کمک مدیران جهت افزایش کارآیی و اثربخشی سازمانی به کار می گیرند. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران برای رسیدن به هدفهایشان با راه حلهای پیشنهادی بسیاری از سوی کارکنان مواجه می شوند که پس از ارزیابی آنها می توانند بهترین راه حل ممکن را انتخاب کنند. باید توجه داشت که در شیوه های مشارکتی، را ه حلهای پیشنهادی کارکنان اجرا شود و تشویق مالی و معنوی مناسب از پیشنهاد دهندگان به عمل آید. نکته مهم در بکارگیری شیوه های مشارکتی توجه به موانع و دشواریهای فراروی مدیران در سازمانهاست زیرا با کسب آگاهی در زمین ههای اجرایی و درک صحیح موانع، بهتر می توان به رویارویی با آنها پرداخت. ضمناً باید زمینه های لازم اقتصادی، فرهنگی، سیاسی، ساختاری و … را برای اجرای موفقیت آمیز این نظام فراهم کرد تا اجرای آن با وقفه و بحران مواجه نشود.
منابع:
1-مقاله مديريت مشاركتي مفاهيم ، روشها و راهكارهاي نونوشته نيلي آرام علي برگرفته از كتاب تحول اداري دوره ششم شماره 22
2. مشاركت در مديريت و مالكيت گرد آورنده دكتر طوسيمحمدعلي سازمان امور اداري و استخدامي كشور سال 1377
3. ارتقاء و حفظ كرامات مردم در نظام اداري ،سازمان مديريت و برنامه ريزي،1383
4. مديريت مشاركتي،صادقي فر،ناصر،مركز آموزش و تحقيقات،1382
5. نظام پيشنهادهادر سازمانهاي دولتي از تئوري تا عمل،دكتر مقيمي،محمود،انجمن خدمات فرهنگي ايرانيان خارج از كشور،1385
6. مديريت مشاركتي راهبرد موثر در اداره امور سازمان،والايي شريف،حميد،مولف،1384