h.jabbari
29th June 2013, 02:18 PM
http://hesabras.org/Portals/_Rainbow/images/default/63/The-role-of-electronic-surveillance-systems.jpg
پدیدآورندگان: كوروش حیدری و جمال محمدی
مقدمه
امروزه تحولهای شگرفی در زمینه فناوری اطلاعات رخ داده و پیشرفتهای آن فراگیر شده، بهطوری که موجب دگرگونی در زمینههای مختلف شده است. فناوری اطلاعات عنصری کلیدی در حذف محدودیت زمانی و مکانی، دسترسی بهتر و سریعتر به اطلاعات، بروز بودن و ... است. بهعبارت دیگر، فناوری اطلاعات روش انجام کارها را دگرگون کرده و باعث شده بستری که بر کاغذ بنا شده بود به بسترهای الکترونیکی تبدیل شود که آن را در اصطلاح تبادل الکترونیکی اطلاعات مینامند (الهی، 1378). فناوری اطلاعات، استفاده از رایانه و ارتباطهای راه دور برای جمعآوری، پردازش، ذخیرهسازی و انتشار اطلاعات صوتی، تصویری، متنی و عددی است (Tansey, 2003). مهمترین ویژگی فناوری اطلاعات، سرعت زیاد در پردازش دادهها، دقت فوقالعاده زیاد، سرعت بالای دسترسی به اطلاعات، بروز بودن، امکان مبادله الکترونیکی اطلاعات1، کیفیت بالا و قیمت تمامشده پایین است (اعتمادی، 1385).
گسترش حجم عملیات، پیچیده شدن معاملات و انجام آنها بهصورت الکترونیکی، باعث شده که اسناد الکترونیکی جایگزین اسناد کاغذی شود. به تبع آن، روشهای حسابرسی نیز دچار تغییر و تحول زیادی شده است. از اینرو ضروری است که حسابرسان بهدلیل این تغییرها و تاثیر آن بر سیستمهای حسابداری و فرایند حسابداری بهصورت الکترونیکی و بدون استفاده از اسناد کاغذی، با فناوری اطلاعات آشنا شوند؛ چون فناوری اطلاعات بهترین ابزار برای ارتقای کیفیت پروندههای حسابرسی و کار حسابرسان است. بهعبارت دیگر، این فناوری کمک میکند تا حسابرسان برای حمایت از نظر خود شواهد حسابرسی2 بهتری را در مورد صورتهای مالی بهدست آورند (رحیمیان، 1377). از طرفی، در حالیکه بیشتر متنهای امروزی بر خودکارسازی حسابرسی تمرکز دارند، اما توجه کمی به یکی از عمدهترین مزایای فناوری در حسابرسی، یعنی امکان کاهش مقدار کار حسابرسی در محل کار و انتقال کار به اعضای تیم از طریق سامانه نظارت الکترونیکی شده است؛ در حالیکه حسابرسی مستمر3 با اتخاذ روشهای پیوسته و مبتنی بر تقاضا، دامنه حسابرسی را گسترش داده است. حسابرسی از طریق نظارت الکترونیکی، الزام مکانی را برای حسابرسان رفع کرده و به آنها اجازه میدهد تا وظایف کاری را بین اعضای گروه حسابرسی مستقر در محل و غیرمستقر در آنجا، تقسیم کنند.
این نظر که حسابرسان برای انجام کار حسابرسی باید بهطور عینی حضور داشته باشند، دیگر خریدار ندارد. برای رفع این مشکل میتوان بسیاری از وظایف هیئتهای حسابرسی را از طریق گروههای مجازی و با سامانه نظارت الکترونیکی حسابرسی انجام داد؛ بههمین خاطر دیوان محاسبات کشور بهمنظور بهبود روشهای حسابرسی، برای برقراری هر چه بهتر نظم و انضباط مالی در کشور، طبق دستور ریاست دیوان، اجرای «سامانه نظارت الکترونیکی» را سرلوحه خود قرار داده بهطوریکه حسابرسی نظارت الکترونیکی، بهعنوان پارادیمی جدید در رسیدگیهای نوین و حسابرسی تحلیلی4 دیوان محاسبات کشور قرار گیرد.
نقش سامانه نظارت الکترونیکی در حسابرسی و تهیه گزارشهای تحلیلی
امروزه یکی از ویژگیهای اداره مطلوب کشورها، اجرا و تحقق قوانین در جهت توسعه کشور با بهکارگیری بهینه منابع مالی برای تامین نیازهای اولویتدار، همراه با نظارت کامل و دقیق است. از اینرو بهدلیل دسترسی نداشتن بموقع و سریع به اطلاعات و دادههای حسابرسی ناشی از انجام امور به شیوه سنتی، افزون بر افزایش هزینه و زمان، باعث کاهش دقت و کیفیت در انجام امور حسابرسیها شده است. بر این اساس، دیوان محاسبات با هدف رفع مشکل اشارهشده و ایجاد تحول و بروزرسانی حسابرسیهای خود، نسبت به ایجاد سامانه نظارت الکترونیکی موسوم به طرح «سنا» اقدام کرد که یکی از بزرگترین تحولهای مبتنی بر فناوری اطلاعات در کشور است. از این رهگذر، بیش از 3700 نقطه فعال مالی در تمام دستگاههای تحت نظارت دیوان اعم از ملی و استانی به این سامانه متصل میشود تا بدین طریق، با ایجاد بانک اطلاعاتی جامع مالی و تسهیل در تهیه گزارشهای تحلیلی، امکان توسعه نظارت سریع و بموقع و دقیق را نیز در کشور فراهم کند.
بهمنظور بهبود نظام مدیریت کشور در حوزه مصرف منابع و بودجه ملی، از طریق اعمال کنترل و نظارت مالی مستمر بهمنظور پاسداری از بیتالمال، دیوان محاسبات کشور اقدام به ایجاد سامانه نظارت الکترونیک (سنا) کرده است. به کمک این سامانه، حجم زیادی از اطلاعات مربوط به عملکرد دستگاههای اجرایی، از منابع مختلف در داخل یا خارج موسسه تحت نظارت و بررسی، در اختیار دیوان محاسبات قرار میگیرد که پالایش، طبقهبندی و ساماندهی و سرانجام پردازش، تحلیل و تفسیر میشوند.
حسابرسان دیوان محاسبات در سایه دستیابی به اطلاعات روشن و قابل اعتماد توصیفی و تحلیلی درباره عملکرد دستگاههای اجرایی، میتوانند با بهکارگیری الگوهای ارزیابی و تحلیل عملکرد، با بیشترین روایی و اطمینان ممکن، داوریها و قضاوتهایی مستدل و منصفانه را فراهم آورند. رسیدگیهای بهنگام، جامع و موثر در موضوع فعالیتها، تراکنشها وتصمیمهای مالی دستگاهای اجرایی اعمال خواهد شد و درجه سلامت و اطمینان اقدامهای مالی و اجرایی در کشور بالا رفته و احتمال و امکان بروز خطا، سوءاستفاده، تقلب، فساد و جرم در فرایندهای مرتبط با هزینهسازی منابع عمومی، کاهش بیشتری خواهد یافت.
طرح ایجاد سامانه نظارت الکترونیکی دیوان محاسبات کشور (سنا)، یکی از بزرگترین طرحهای تحول سیستمی و مبتنی بر فناوری اطلاعات و ارتباطات5 در کشور است که بیگمان دارای پیامدهایی پردامنه و معنادار در کلیت نظام اداره امور اجرایی کشور و نحوه مصرف و هزینهسازی منابع مالی و نقدینگی بخش عمومی خواهد بود. این طرح در شبکهای گسترده در سطح کشور به اجرا درآمده و از رهگذر آن بیش از سه هزار نقطه فعال اداری و اجرایی در تمامی وزارتخانهها، نهادها، سازمانها و شرکتهای دولتی و وابسته به دولت و یا استفادهکننده از منابع عمومی و ملی، به یکدیگر پیوند خواهند خورد.
از طریق این سامانه، در حوزه مصرف منابع نقدینگی و بودجه عمومی یکی از بزرگترین مراکز انباشت دادهای در بخش دولتی و عمومی کشور بهوجود آمده و برای نخستین بار در گستره ملی، امکان رسیدگیهای فوری نسبت به عملکرد و اقدامهای مالی دستگاههای اجرایی و اعمال نظارتها و حسابرسیهای گوناگون فراهم میشود. این طرح در مقیاس ملی کمنظیر و یکی از جلوههای برجسته تحقق دولت الکترونیک (و به بیان بهتر حاکمیت ملی الکترونیک) محسوب میشود.
هدفها
مهمترین هدفهای طرح سامانه نظارت الکترونیکی (سنا) بهشرح زیر است:
• استفاده از قابلیتهای فناوریهای رایانهای در عرصه نظارت الکترونیکی،
• افزایش سرعت، دقت، صحت و جامعیت در نظارت حسابرسی،
• دستیابی به وضعیت مطلوب در خصوص تعاملها و ارتباطهای حسابرسی میان سازمانها و شرکتهای دولتی با دیوان محاسبات و توسعه و یکپارچگی پایگاههای دادهها و اطلاعات پایه،
• نگهداری و در دسترس بودن اطلاعات جامع و کامل حسابرسان و امکان دسترسی سریع به این اطلاعات،
• بهکارگیری شیوههای اعمال نظارت مقتدر در کنار تاثیرپذیری از تغییر و تحولات سیاسی و اجتماعی،
• کاهش حجم مدارک و مستندات ضمیمه گزارشها،
• ایجاد بستری مطمئن و امن برای تبادل اطلاعات با کمترین خطا و جلو گیری از افشای اطلاعات (امنیت اطلاعات)،
• کاهش امکان تغییر در اطلاعات مورد تبادل،
• سهولت در تجزیهوتحلیل و استنتاج از نحوه عملکرد مالی وزارتخانهها و شرکتهای دولتی،
• روزامد شدن قوانین و دستورالعملها در اعمال نظارت و کنترل عملکرد مالی و بودجهای وزارتخانهها و شرکتهای دولتی،
• ایجاد رویه یکسان، جلو گیری از اعمال سلیقهها و روشمندشدن نظارت،
• ارائه مشاوره لازم بهصورت هوشمند به سازمانهای مصرفکننده بودجه برای پیشگیری از تخلف،
• تسریع در رسیدگی به جرایم و سوءجریانهای مالی و بودجهای،
• توسعه گستره نظارت جامع و سیستمی نظاممند.
حسابرسی نظارت الکترونیکی
حسابرسی نظارت الکترونیکی را میتوان فرایندی تعریف کرد که بهموجب آن حسابرسان دیوان محاسبات کشور با بهرهگیری از فناوری اطلاعاتی و ارتباطی بههمراه تحلیل دادهها، صحت دادههای مالی و کنترلهای داخلی6 را ارزیابی کرده و درباره آنها گزارش دهند؛ شواهد الکترونیک7 را گرداوری کرده، و با حسابرسیشونده ارتباط برقرار کنند؛ بدون اینکه حضور فیزیکی در محل داشته باشند. به بیان دیگر، حسابرسی نظارت الکترونیکی فرایندی است منظم و باقاعده که حسابرسان دیوان محاسبات کشور را قادر میسازد تا اطمینانی را با استفاده از رشته گزارشهای حسابرسی از موضوعی که جزو مسئولیت مدیران واحد مورد رسیدگی است، بهطور همزمان و مجازی یا در اندک زمانی پس از وقوع رویداد مربوط به آن موضوع، فراهم آورند. یا میتوان آن را بهعنوان فرایندی منظم تعریف نمود که بهوسیله حسابرس تراکنشها (با استفاده از نرمافزارهای هوشمند) بهطور پیوسته برمبنای معیارهای تجویزشده آزمون شده و هنجارشکنی و انحرافها (استثنائها) از این معیارها شناسایی و گزارش شود.
این نوع حسابرسی، به حسابرسان دیوان این توانایی را میدهد تا دادههای کلیدی لازم را بهتر از گذشته برای تصمیمهای راهبردی و عملیاتی گرداوری و تحلیل کنند. همچنین استفاده از این روش حسابرسی برای پایشگری و اعلام خبر در هنگام وقوع تراکنشها یا الگوهای غیرعادی، میتواند حسابرسان دیوان را به ابزاری بهتر برای پایشگری و حسابرسی مجهز کند؛ زیرا بهکارگیری ابزار خودکار، برای استخراج و تحلیل دادهها از سامانههای دستگاههای حسابرسیشونده برای آزمون کنترلهای داخلی8 و آزمون معاملات9 و محتوا10، مفید و موثر است. بههمین دلیل یکی از انگیزههای اصلی دیوان محاسبات کشور را جهت ورود به حسابرسی نظارت الکترونیکی، میتوان بهبود کیفیت حسابرسی، مدیریت زمان، افزایش میزان پوشش حسابرسی، و کاهش بهای تمامشده نام برد (عرب مازار، 1384). اما با مطرح شدن حسابرسی نظارت الکترونیکی توسط دیوان محاسبات کشور، پیوسته مسائلی نیز بروز پیدا میکند. مسائلی که بیشتر ناشی از سوءاستفادههای احتمالی و نیز میزان کارامدی این شیوه حسابرسی است.
از جمله سئوالهایی که مطرح میشود این است که با فناوری اطلاعاتی و ارتباطاتی، دامنه حسابرسی تا چه اندازه میتواند گسترده شود؟ حسابرسان گروههای مجازی را چگونه تشکیل میدهند؟ آیا اگر کارکنان بدانند حسابرسی از سامانه نظارت الکترونیکی انجام میشوند، از ارتکاب تقلب باز داشته میشوند؟ انتظار میرود که در کنار اطمینانبخشی مستمر، با اجرای حسابرسی از راه دور اثر بازدارندگی شدیدی مشاهده شود. حسابرسی از طریق سامانه نظارت الکترونیکی این امکان را به حسابرسان دیوان محاسبات کشور میدهد تا بر معاملات نظارت نموده و با صاحبان کسبوکار بهطور پیوسته، مستمر و در پی کارهای حسابرسی رسمی ارتباط برقرار کرده و گزارش دهند. بههمین قیاس، هنگامی که سامانههای حسابرسی مستمر نقاط ضعف کنترلی، تقلب یا اشتباه بالقوهای را به حسابرسان هشدار دهند، حسابرسان میتوانند از راه دور برای رفع این مسائل و مشکلات به مدیریت کمک کنند.
کارایی حسابرسی میتواند از طریق کاهش زمان بیکاری (تاخیر) افزایش یابد. زمان بیکاری در تمام فرایندهای کاری روی میدهد؛ تدارک کار، برنامهریزی حسابرسی، ارزیابی کنترلهای داخلی، آزمونهای رعایت کنترلهای داخلی و آزمون محتوا، همگی زمانهای بیکاری درون و بین فرایندی را طی اجرای کار حسابرسی تجربه میکنند. همینطور زمانی که حسابرسان با مدیران کار میکنند تا موضوعها را مطرح و رفع کنند. زمان بیکاری و تاخیر برای هر یک از این فرایندها میتوانند موجب تلف کردن منابع شود بهویژه نیروی انسانی حسابرس که میتوانست در جای دیگر استفاده شود (Warren, 2005).
مزایای راهاندازی سیستم نظارت الکترونیکی
اجرای پروژه سامانه نظارت الکترونیکی توسط دیوان محاسبات کشور باعث ارتقای کیفیت حرفه حسابرسی دولتی با تحولهای اساسی در فناوری اطلاعات خواهد شد؛ بدین صورت که سیستمهای مالی وزارتخانهها و دستگاههای دولتی بهصورت مستقیم از طریق فیبر نوری در اختیار حسابرسان دیوان قرار گرفته و آنها در هر لحظه قادر خواهند بود به سیستمهای مالی دسترسی داشته و بتوانند گزارشها و صورتهای مالی را با آخرین تغییرها مشاهده و تجزیهوتحلیل نموده و در کوتاهترین زمان، حسابرسی تحلیلی و گزارشهای خود را ارائه دهند. از اینرو سامانه نظارت الکترونیکی در اجرای مراحل مختلف حسابرسی بهخصوص برای اجرای آزمونهای محتوا و فرایند اجرای بررسی تحلیلی، آزمونهای تفصیلی انجامشده روی نمونه معرف و آزمونهای تفصیلی ماندهحسابها و عملیات اصلی مورد استفاده قرار خواهد گرفت. همچنین، اجرای این پروژه میتواند در تهیه برنامهریزی حسابرسی، تدوین شرح کنترلهای داخلی، تهیه و ارائه گزارشها و صورتهای مالی و مدیریت امور حسابرسی نقش مهمی داشته باشد.
حسابرسان دیوان با بهرهگیری از سامانه نظارت الکترونیکی میتوانند تخصص خود را ارتقا داده، مهارتها و خلاقیت خود را افزایش دهند و ضمن افزایش استقلال، گزارشهای خود را با کیفیت بهتری ارائه کرده و از ارتقای موفقیت خود احساس خوشایندی بهدست آورند. همچنین استفاده از این سامانه میتواند باعث سهولت مدیریت بر پروندههای حسابرسی و بهبود کیفیت شواهد حسابرسی بدون افزایش هزینه شود. بیگمان بهکارگیری سیستم نظارت الکترونیکی در بررسیها و رسیدگیها، مزایای زیر را بهدنبال خواهد داشت:
• ثبت اطلاعات انواع برنامههای عملیاتی برای تهیه گزارش حسابرسی سالانه و تفریغ بودجه، انواع برنامههای پیشنهادی/ مصوب، برنامههای تفصیلی (در هیئتها)، درخواست شماره کار جدید، اطلاعات تخصیص کار در گروهها، فرم گردش کار،
• تلفیق اجزای گزارشهای حسابرسی گروهها در قالب گزارش کلی،
• امکان ثبت کاربرگهای حسابرسی و دستورالعملهای رسیدگی،
• امکان ارائه گزارشهای حسابرسی به تفکیک شرکتها و وزارتخانهها،
• امکان ارائه گزارشهای ترکیبی از اطلاعات ثبتشده در مرحله حسابرسی،
• امکان ارائه گزارشهای متنوع،
• تسریع و تسهیل در امر رسیدگی و اظهارنظر، و
• سهولت در دسترسی به اسناد و مدارک مالی.
گروههای مجازی
گروههای مجازی، گروههایی از کارکنان و همکاران متفرق از لحاظ جغرافیایی یا محل سکونت هستند که با استفاده از ترکیبی از ارتباطات راه دور و فناوریهای اطلاعاتی گرد هم میآیند تا وظایف مهم خود را انجام دهند.گروههای تخصصی دربرگیرنده افرادی هستند که از طریق فناوری اطلاعاتی و ارتباطاتی با یکدیگر مرتبط هستند و روابط پویایی را برای هماهنگی شکل میدهند (محمدی، 1391).
گروههای مجازی از طریق سامانه نظارت الکترونیکی نقش مهمی را در حسابرسی ایفا میکنند. در محیط حسابرسی از راه دور، گروه مجازی، فعالیتهای حسابرسی را میان حسابرسانی که بهطور فیزیکی در محل حسابرسی حضور دارند و حسابرسانی که در دیگر محلها از قبیل ادارههای مرکزی شرکت، مستقر شدهاند، هماهنگ میکند. همکاری و هماهنگی بین گروه مجازی و مجریان فرایند تجاری، اطمینان میدهد که حسابرسی بموقع انجام میشود. در حالی که اعتماد و ارتباطها عناصر اصلی گروههای مجازی هستند، محیط حسابرسی ممکن است با چالشهای منحصری روبهرو شود، از قبیل نقش تردید حرفهای که برای بیطرفی و سطح ارتباطهای لازم برای ایجاد اطمینان نسبت به کنترلهای داخلی ضروری است.
تغییر گروه حسابرسی از عملیات در محل، به ترکیبی از اعضای گروه از راه دور، مستلزم استفاده روزافزون از فناوری اطلاعات و ارتباطات و نیز آموزش در زمینه استفاده از فناوری و فرایندهای گروهی است.
فعالیتهای حسابرسی دیوان محاسبات کشور از طریق سامانه نظارت الکترونیکی
جدول 1 نشان میدهد که چگونه فعالیتهای مختلف حسابرسان دیوان محاسبات میتواند در محل یا از طریق سامانه نظارت الکترونیکی انجام شود. در عمل، انتظار میرود پیوستاری بین کاملاً در محل و کاملاً از طریق سامانه نظارت الکترونیکی وجود داشته باشد؛ این در حالی است که حسابرسان دیوان محاسبات باید تعیین کنند که با توجه به شرایط آنها، کدام شیوه مناسب است. از آنجا که حسابرسی از طریق سامانه نظارت الکترونیکی مستلزم ایجاد گروههای مجازی است، ارزیابی و صورتبندی روشهای حسابرسی11 به سرپرستان حسابرسی کمک میکند تا مسئولیتها را به اعضای گروه حسابرسی مجازی بسپارند و فناوری و شیوه حسابرسی مورد نیاز برای همکاری کارهای آنها را تعیین کنند. بهگونهای که حسابرسان دیوان محاسبات ازطریق سامانه نظارت الکترونیکی بتوانند نقش فعالی را در پایش مستمر ایفا کنند تا این کار، حسابرسان را بهنگام وقوع یک قصور یا کوتاهی آگاه سازد (محمدی، 1391).
http://hesabras.org/Portals/_Rainbow/images/default/63/The-role-of-electronic-surveillance-systems.pic1.jpg
نتیجهگیری
سامانه نظارت الکترونیکی (سنا) با هدف ایجاد نظام نظارتی هماهنگ و یکپارچه در دیوان محاسبات کشور بهعنوان یک طرح ملی بهصورت الکترونیکی از طریق ایجاد سامانه و زیرساختهای فناوری اطلاعات و ارتباطات بهمنظور دسترسی سریع، صحیح و بهموقع اطلاعات مورد نیاز ذینفعان برای ایجاد انضباط مالی و پاسداری از بیتالمال است. امید است با راهاندازی و بهرهبرداری این پروژه مهم بتوان ازطریق سامانه نظارت الکترونیکی نقش فعالی را در پایش مستمر ایفا نمود تا با این کار، حجم زیادی از اطلاعات مربوط به عملکرد دستگاههای اجرایی در کوتاهترین زمان پالایش، طبقهبندی و ساماندهی، پردازش، تحلیل و تفسیر گردد و به سلامت اقتصاد کشور جهت رشد و شکوفایی کمک شود.
پانوشتها:
Electronic Data Interchange
-1
Evidence Auditing
-2
Continuous Auditing
-3
Analytical Auditing
-4
(ITC)
Information and Communication Technology
-5
Internal Controls
-6
Electronic Evidence
-7
Tests of Controls
-8
Transactions Tests
-9
Substantive Tests
-10
Auditing Procedures
-11
Email
-12
Interview
-13
Analytical Tests
-14
Following Up
-15
منابع:
[*=center]آشنایی با سامانه نظارت الکترنیکی (سنا) دیوان محاسبات کشور، مرکز آموزش و برنامهریزی دیوان محاسبات کشور، 1390
[*=left]اعتمادی حسین، شعبان الهی، کامران حسین آقایی، بررسی تاثیر فناوری اطلاعات بر ویژگیهای کیفی اطلاعات حسابداری، بررسیهای حسابداری و حسابرسی، سال سیزدهم، شماره 43، 1385
[*=left]الهی شعبان، عادل آذر، سیستمهای هوشمند اطلاعاتی مدیریت: رویکرد فازی- عصبی، فصلنامه علمی و پژوهشی مدرس، شماره اول، 1378
[*=left]رحیمیان نظامالدین، نقش فناوری اطلاعات در حسابرسی، ماهنامه حسابدار، سال سیزدهم، شماره 131، 1377
[*=left] عربمازار یزدی محمد، امیر پوریا نسب، حسابرسی پیوسته، فصلنامه حسابدار رسمی، شماره 7، سال دوم، 1384
[*=left]محمدی جمال، علی بیات، کامران محمدی، حسابرسی پیشرفته، انتشارات صانعی، 1391
AICPA, Audit Practice Release, Audit Implications of Electronic Document Management, NewYork, 1997
[*=center]
AICPA, Audit Practice Release, The Information Echnology Age: Evidential Matter in the Electronic Environment, NewYork, 1997
[*=center]
Tansey D.T., G. Darnotn, J. Wateridge, Business Information, Technology and Society, Routledge, Lodin and NewYork, First wd, 2003
[*=center]
Warren J.R., D. Joseph, Continuous Auditing: Implication of The Current Technological, Regulatory and Corporate Environment, Unpublished, 2005
[*=center]
پدیدآورندگان: كوروش حیدری و جمال محمدی
مقدمه
امروزه تحولهای شگرفی در زمینه فناوری اطلاعات رخ داده و پیشرفتهای آن فراگیر شده، بهطوری که موجب دگرگونی در زمینههای مختلف شده است. فناوری اطلاعات عنصری کلیدی در حذف محدودیت زمانی و مکانی، دسترسی بهتر و سریعتر به اطلاعات، بروز بودن و ... است. بهعبارت دیگر، فناوری اطلاعات روش انجام کارها را دگرگون کرده و باعث شده بستری که بر کاغذ بنا شده بود به بسترهای الکترونیکی تبدیل شود که آن را در اصطلاح تبادل الکترونیکی اطلاعات مینامند (الهی، 1378). فناوری اطلاعات، استفاده از رایانه و ارتباطهای راه دور برای جمعآوری، پردازش، ذخیرهسازی و انتشار اطلاعات صوتی، تصویری، متنی و عددی است (Tansey, 2003). مهمترین ویژگی فناوری اطلاعات، سرعت زیاد در پردازش دادهها، دقت فوقالعاده زیاد، سرعت بالای دسترسی به اطلاعات، بروز بودن، امکان مبادله الکترونیکی اطلاعات1، کیفیت بالا و قیمت تمامشده پایین است (اعتمادی، 1385).
گسترش حجم عملیات، پیچیده شدن معاملات و انجام آنها بهصورت الکترونیکی، باعث شده که اسناد الکترونیکی جایگزین اسناد کاغذی شود. به تبع آن، روشهای حسابرسی نیز دچار تغییر و تحول زیادی شده است. از اینرو ضروری است که حسابرسان بهدلیل این تغییرها و تاثیر آن بر سیستمهای حسابداری و فرایند حسابداری بهصورت الکترونیکی و بدون استفاده از اسناد کاغذی، با فناوری اطلاعات آشنا شوند؛ چون فناوری اطلاعات بهترین ابزار برای ارتقای کیفیت پروندههای حسابرسی و کار حسابرسان است. بهعبارت دیگر، این فناوری کمک میکند تا حسابرسان برای حمایت از نظر خود شواهد حسابرسی2 بهتری را در مورد صورتهای مالی بهدست آورند (رحیمیان، 1377). از طرفی، در حالیکه بیشتر متنهای امروزی بر خودکارسازی حسابرسی تمرکز دارند، اما توجه کمی به یکی از عمدهترین مزایای فناوری در حسابرسی، یعنی امکان کاهش مقدار کار حسابرسی در محل کار و انتقال کار به اعضای تیم از طریق سامانه نظارت الکترونیکی شده است؛ در حالیکه حسابرسی مستمر3 با اتخاذ روشهای پیوسته و مبتنی بر تقاضا، دامنه حسابرسی را گسترش داده است. حسابرسی از طریق نظارت الکترونیکی، الزام مکانی را برای حسابرسان رفع کرده و به آنها اجازه میدهد تا وظایف کاری را بین اعضای گروه حسابرسی مستقر در محل و غیرمستقر در آنجا، تقسیم کنند.
این نظر که حسابرسان برای انجام کار حسابرسی باید بهطور عینی حضور داشته باشند، دیگر خریدار ندارد. برای رفع این مشکل میتوان بسیاری از وظایف هیئتهای حسابرسی را از طریق گروههای مجازی و با سامانه نظارت الکترونیکی حسابرسی انجام داد؛ بههمین خاطر دیوان محاسبات کشور بهمنظور بهبود روشهای حسابرسی، برای برقراری هر چه بهتر نظم و انضباط مالی در کشور، طبق دستور ریاست دیوان، اجرای «سامانه نظارت الکترونیکی» را سرلوحه خود قرار داده بهطوریکه حسابرسی نظارت الکترونیکی، بهعنوان پارادیمی جدید در رسیدگیهای نوین و حسابرسی تحلیلی4 دیوان محاسبات کشور قرار گیرد.
نقش سامانه نظارت الکترونیکی در حسابرسی و تهیه گزارشهای تحلیلی
امروزه یکی از ویژگیهای اداره مطلوب کشورها، اجرا و تحقق قوانین در جهت توسعه کشور با بهکارگیری بهینه منابع مالی برای تامین نیازهای اولویتدار، همراه با نظارت کامل و دقیق است. از اینرو بهدلیل دسترسی نداشتن بموقع و سریع به اطلاعات و دادههای حسابرسی ناشی از انجام امور به شیوه سنتی، افزون بر افزایش هزینه و زمان، باعث کاهش دقت و کیفیت در انجام امور حسابرسیها شده است. بر این اساس، دیوان محاسبات با هدف رفع مشکل اشارهشده و ایجاد تحول و بروزرسانی حسابرسیهای خود، نسبت به ایجاد سامانه نظارت الکترونیکی موسوم به طرح «سنا» اقدام کرد که یکی از بزرگترین تحولهای مبتنی بر فناوری اطلاعات در کشور است. از این رهگذر، بیش از 3700 نقطه فعال مالی در تمام دستگاههای تحت نظارت دیوان اعم از ملی و استانی به این سامانه متصل میشود تا بدین طریق، با ایجاد بانک اطلاعاتی جامع مالی و تسهیل در تهیه گزارشهای تحلیلی، امکان توسعه نظارت سریع و بموقع و دقیق را نیز در کشور فراهم کند.
بهمنظور بهبود نظام مدیریت کشور در حوزه مصرف منابع و بودجه ملی، از طریق اعمال کنترل و نظارت مالی مستمر بهمنظور پاسداری از بیتالمال، دیوان محاسبات کشور اقدام به ایجاد سامانه نظارت الکترونیک (سنا) کرده است. به کمک این سامانه، حجم زیادی از اطلاعات مربوط به عملکرد دستگاههای اجرایی، از منابع مختلف در داخل یا خارج موسسه تحت نظارت و بررسی، در اختیار دیوان محاسبات قرار میگیرد که پالایش، طبقهبندی و ساماندهی و سرانجام پردازش، تحلیل و تفسیر میشوند.
حسابرسان دیوان محاسبات در سایه دستیابی به اطلاعات روشن و قابل اعتماد توصیفی و تحلیلی درباره عملکرد دستگاههای اجرایی، میتوانند با بهکارگیری الگوهای ارزیابی و تحلیل عملکرد، با بیشترین روایی و اطمینان ممکن، داوریها و قضاوتهایی مستدل و منصفانه را فراهم آورند. رسیدگیهای بهنگام، جامع و موثر در موضوع فعالیتها، تراکنشها وتصمیمهای مالی دستگاهای اجرایی اعمال خواهد شد و درجه سلامت و اطمینان اقدامهای مالی و اجرایی در کشور بالا رفته و احتمال و امکان بروز خطا، سوءاستفاده، تقلب، فساد و جرم در فرایندهای مرتبط با هزینهسازی منابع عمومی، کاهش بیشتری خواهد یافت.
طرح ایجاد سامانه نظارت الکترونیکی دیوان محاسبات کشور (سنا)، یکی از بزرگترین طرحهای تحول سیستمی و مبتنی بر فناوری اطلاعات و ارتباطات5 در کشور است که بیگمان دارای پیامدهایی پردامنه و معنادار در کلیت نظام اداره امور اجرایی کشور و نحوه مصرف و هزینهسازی منابع مالی و نقدینگی بخش عمومی خواهد بود. این طرح در شبکهای گسترده در سطح کشور به اجرا درآمده و از رهگذر آن بیش از سه هزار نقطه فعال اداری و اجرایی در تمامی وزارتخانهها، نهادها، سازمانها و شرکتهای دولتی و وابسته به دولت و یا استفادهکننده از منابع عمومی و ملی، به یکدیگر پیوند خواهند خورد.
از طریق این سامانه، در حوزه مصرف منابع نقدینگی و بودجه عمومی یکی از بزرگترین مراکز انباشت دادهای در بخش دولتی و عمومی کشور بهوجود آمده و برای نخستین بار در گستره ملی، امکان رسیدگیهای فوری نسبت به عملکرد و اقدامهای مالی دستگاههای اجرایی و اعمال نظارتها و حسابرسیهای گوناگون فراهم میشود. این طرح در مقیاس ملی کمنظیر و یکی از جلوههای برجسته تحقق دولت الکترونیک (و به بیان بهتر حاکمیت ملی الکترونیک) محسوب میشود.
هدفها
مهمترین هدفهای طرح سامانه نظارت الکترونیکی (سنا) بهشرح زیر است:
• استفاده از قابلیتهای فناوریهای رایانهای در عرصه نظارت الکترونیکی،
• افزایش سرعت، دقت، صحت و جامعیت در نظارت حسابرسی،
• دستیابی به وضعیت مطلوب در خصوص تعاملها و ارتباطهای حسابرسی میان سازمانها و شرکتهای دولتی با دیوان محاسبات و توسعه و یکپارچگی پایگاههای دادهها و اطلاعات پایه،
• نگهداری و در دسترس بودن اطلاعات جامع و کامل حسابرسان و امکان دسترسی سریع به این اطلاعات،
• بهکارگیری شیوههای اعمال نظارت مقتدر در کنار تاثیرپذیری از تغییر و تحولات سیاسی و اجتماعی،
• کاهش حجم مدارک و مستندات ضمیمه گزارشها،
• ایجاد بستری مطمئن و امن برای تبادل اطلاعات با کمترین خطا و جلو گیری از افشای اطلاعات (امنیت اطلاعات)،
• کاهش امکان تغییر در اطلاعات مورد تبادل،
• سهولت در تجزیهوتحلیل و استنتاج از نحوه عملکرد مالی وزارتخانهها و شرکتهای دولتی،
• روزامد شدن قوانین و دستورالعملها در اعمال نظارت و کنترل عملکرد مالی و بودجهای وزارتخانهها و شرکتهای دولتی،
• ایجاد رویه یکسان، جلو گیری از اعمال سلیقهها و روشمندشدن نظارت،
• ارائه مشاوره لازم بهصورت هوشمند به سازمانهای مصرفکننده بودجه برای پیشگیری از تخلف،
• تسریع در رسیدگی به جرایم و سوءجریانهای مالی و بودجهای،
• توسعه گستره نظارت جامع و سیستمی نظاممند.
حسابرسی نظارت الکترونیکی
حسابرسی نظارت الکترونیکی را میتوان فرایندی تعریف کرد که بهموجب آن حسابرسان دیوان محاسبات کشور با بهرهگیری از فناوری اطلاعاتی و ارتباطی بههمراه تحلیل دادهها، صحت دادههای مالی و کنترلهای داخلی6 را ارزیابی کرده و درباره آنها گزارش دهند؛ شواهد الکترونیک7 را گرداوری کرده، و با حسابرسیشونده ارتباط برقرار کنند؛ بدون اینکه حضور فیزیکی در محل داشته باشند. به بیان دیگر، حسابرسی نظارت الکترونیکی فرایندی است منظم و باقاعده که حسابرسان دیوان محاسبات کشور را قادر میسازد تا اطمینانی را با استفاده از رشته گزارشهای حسابرسی از موضوعی که جزو مسئولیت مدیران واحد مورد رسیدگی است، بهطور همزمان و مجازی یا در اندک زمانی پس از وقوع رویداد مربوط به آن موضوع، فراهم آورند. یا میتوان آن را بهعنوان فرایندی منظم تعریف نمود که بهوسیله حسابرس تراکنشها (با استفاده از نرمافزارهای هوشمند) بهطور پیوسته برمبنای معیارهای تجویزشده آزمون شده و هنجارشکنی و انحرافها (استثنائها) از این معیارها شناسایی و گزارش شود.
این نوع حسابرسی، به حسابرسان دیوان این توانایی را میدهد تا دادههای کلیدی لازم را بهتر از گذشته برای تصمیمهای راهبردی و عملیاتی گرداوری و تحلیل کنند. همچنین استفاده از این روش حسابرسی برای پایشگری و اعلام خبر در هنگام وقوع تراکنشها یا الگوهای غیرعادی، میتواند حسابرسان دیوان را به ابزاری بهتر برای پایشگری و حسابرسی مجهز کند؛ زیرا بهکارگیری ابزار خودکار، برای استخراج و تحلیل دادهها از سامانههای دستگاههای حسابرسیشونده برای آزمون کنترلهای داخلی8 و آزمون معاملات9 و محتوا10، مفید و موثر است. بههمین دلیل یکی از انگیزههای اصلی دیوان محاسبات کشور را جهت ورود به حسابرسی نظارت الکترونیکی، میتوان بهبود کیفیت حسابرسی، مدیریت زمان، افزایش میزان پوشش حسابرسی، و کاهش بهای تمامشده نام برد (عرب مازار، 1384). اما با مطرح شدن حسابرسی نظارت الکترونیکی توسط دیوان محاسبات کشور، پیوسته مسائلی نیز بروز پیدا میکند. مسائلی که بیشتر ناشی از سوءاستفادههای احتمالی و نیز میزان کارامدی این شیوه حسابرسی است.
از جمله سئوالهایی که مطرح میشود این است که با فناوری اطلاعاتی و ارتباطاتی، دامنه حسابرسی تا چه اندازه میتواند گسترده شود؟ حسابرسان گروههای مجازی را چگونه تشکیل میدهند؟ آیا اگر کارکنان بدانند حسابرسی از سامانه نظارت الکترونیکی انجام میشوند، از ارتکاب تقلب باز داشته میشوند؟ انتظار میرود که در کنار اطمینانبخشی مستمر، با اجرای حسابرسی از راه دور اثر بازدارندگی شدیدی مشاهده شود. حسابرسی از طریق سامانه نظارت الکترونیکی این امکان را به حسابرسان دیوان محاسبات کشور میدهد تا بر معاملات نظارت نموده و با صاحبان کسبوکار بهطور پیوسته، مستمر و در پی کارهای حسابرسی رسمی ارتباط برقرار کرده و گزارش دهند. بههمین قیاس، هنگامی که سامانههای حسابرسی مستمر نقاط ضعف کنترلی، تقلب یا اشتباه بالقوهای را به حسابرسان هشدار دهند، حسابرسان میتوانند از راه دور برای رفع این مسائل و مشکلات به مدیریت کمک کنند.
کارایی حسابرسی میتواند از طریق کاهش زمان بیکاری (تاخیر) افزایش یابد. زمان بیکاری در تمام فرایندهای کاری روی میدهد؛ تدارک کار، برنامهریزی حسابرسی، ارزیابی کنترلهای داخلی، آزمونهای رعایت کنترلهای داخلی و آزمون محتوا، همگی زمانهای بیکاری درون و بین فرایندی را طی اجرای کار حسابرسی تجربه میکنند. همینطور زمانی که حسابرسان با مدیران کار میکنند تا موضوعها را مطرح و رفع کنند. زمان بیکاری و تاخیر برای هر یک از این فرایندها میتوانند موجب تلف کردن منابع شود بهویژه نیروی انسانی حسابرس که میتوانست در جای دیگر استفاده شود (Warren, 2005).
مزایای راهاندازی سیستم نظارت الکترونیکی
اجرای پروژه سامانه نظارت الکترونیکی توسط دیوان محاسبات کشور باعث ارتقای کیفیت حرفه حسابرسی دولتی با تحولهای اساسی در فناوری اطلاعات خواهد شد؛ بدین صورت که سیستمهای مالی وزارتخانهها و دستگاههای دولتی بهصورت مستقیم از طریق فیبر نوری در اختیار حسابرسان دیوان قرار گرفته و آنها در هر لحظه قادر خواهند بود به سیستمهای مالی دسترسی داشته و بتوانند گزارشها و صورتهای مالی را با آخرین تغییرها مشاهده و تجزیهوتحلیل نموده و در کوتاهترین زمان، حسابرسی تحلیلی و گزارشهای خود را ارائه دهند. از اینرو سامانه نظارت الکترونیکی در اجرای مراحل مختلف حسابرسی بهخصوص برای اجرای آزمونهای محتوا و فرایند اجرای بررسی تحلیلی، آزمونهای تفصیلی انجامشده روی نمونه معرف و آزمونهای تفصیلی ماندهحسابها و عملیات اصلی مورد استفاده قرار خواهد گرفت. همچنین، اجرای این پروژه میتواند در تهیه برنامهریزی حسابرسی، تدوین شرح کنترلهای داخلی، تهیه و ارائه گزارشها و صورتهای مالی و مدیریت امور حسابرسی نقش مهمی داشته باشد.
حسابرسان دیوان با بهرهگیری از سامانه نظارت الکترونیکی میتوانند تخصص خود را ارتقا داده، مهارتها و خلاقیت خود را افزایش دهند و ضمن افزایش استقلال، گزارشهای خود را با کیفیت بهتری ارائه کرده و از ارتقای موفقیت خود احساس خوشایندی بهدست آورند. همچنین استفاده از این سامانه میتواند باعث سهولت مدیریت بر پروندههای حسابرسی و بهبود کیفیت شواهد حسابرسی بدون افزایش هزینه شود. بیگمان بهکارگیری سیستم نظارت الکترونیکی در بررسیها و رسیدگیها، مزایای زیر را بهدنبال خواهد داشت:
• ثبت اطلاعات انواع برنامههای عملیاتی برای تهیه گزارش حسابرسی سالانه و تفریغ بودجه، انواع برنامههای پیشنهادی/ مصوب، برنامههای تفصیلی (در هیئتها)، درخواست شماره کار جدید، اطلاعات تخصیص کار در گروهها، فرم گردش کار،
• تلفیق اجزای گزارشهای حسابرسی گروهها در قالب گزارش کلی،
• امکان ثبت کاربرگهای حسابرسی و دستورالعملهای رسیدگی،
• امکان ارائه گزارشهای حسابرسی به تفکیک شرکتها و وزارتخانهها،
• امکان ارائه گزارشهای ترکیبی از اطلاعات ثبتشده در مرحله حسابرسی،
• امکان ارائه گزارشهای متنوع،
• تسریع و تسهیل در امر رسیدگی و اظهارنظر، و
• سهولت در دسترسی به اسناد و مدارک مالی.
گروههای مجازی
گروههای مجازی، گروههایی از کارکنان و همکاران متفرق از لحاظ جغرافیایی یا محل سکونت هستند که با استفاده از ترکیبی از ارتباطات راه دور و فناوریهای اطلاعاتی گرد هم میآیند تا وظایف مهم خود را انجام دهند.گروههای تخصصی دربرگیرنده افرادی هستند که از طریق فناوری اطلاعاتی و ارتباطاتی با یکدیگر مرتبط هستند و روابط پویایی را برای هماهنگی شکل میدهند (محمدی، 1391).
گروههای مجازی از طریق سامانه نظارت الکترونیکی نقش مهمی را در حسابرسی ایفا میکنند. در محیط حسابرسی از راه دور، گروه مجازی، فعالیتهای حسابرسی را میان حسابرسانی که بهطور فیزیکی در محل حسابرسی حضور دارند و حسابرسانی که در دیگر محلها از قبیل ادارههای مرکزی شرکت، مستقر شدهاند، هماهنگ میکند. همکاری و هماهنگی بین گروه مجازی و مجریان فرایند تجاری، اطمینان میدهد که حسابرسی بموقع انجام میشود. در حالی که اعتماد و ارتباطها عناصر اصلی گروههای مجازی هستند، محیط حسابرسی ممکن است با چالشهای منحصری روبهرو شود، از قبیل نقش تردید حرفهای که برای بیطرفی و سطح ارتباطهای لازم برای ایجاد اطمینان نسبت به کنترلهای داخلی ضروری است.
تغییر گروه حسابرسی از عملیات در محل، به ترکیبی از اعضای گروه از راه دور، مستلزم استفاده روزافزون از فناوری اطلاعات و ارتباطات و نیز آموزش در زمینه استفاده از فناوری و فرایندهای گروهی است.
فعالیتهای حسابرسی دیوان محاسبات کشور از طریق سامانه نظارت الکترونیکی
جدول 1 نشان میدهد که چگونه فعالیتهای مختلف حسابرسان دیوان محاسبات میتواند در محل یا از طریق سامانه نظارت الکترونیکی انجام شود. در عمل، انتظار میرود پیوستاری بین کاملاً در محل و کاملاً از طریق سامانه نظارت الکترونیکی وجود داشته باشد؛ این در حالی است که حسابرسان دیوان محاسبات باید تعیین کنند که با توجه به شرایط آنها، کدام شیوه مناسب است. از آنجا که حسابرسی از طریق سامانه نظارت الکترونیکی مستلزم ایجاد گروههای مجازی است، ارزیابی و صورتبندی روشهای حسابرسی11 به سرپرستان حسابرسی کمک میکند تا مسئولیتها را به اعضای گروه حسابرسی مجازی بسپارند و فناوری و شیوه حسابرسی مورد نیاز برای همکاری کارهای آنها را تعیین کنند. بهگونهای که حسابرسان دیوان محاسبات ازطریق سامانه نظارت الکترونیکی بتوانند نقش فعالی را در پایش مستمر ایفا کنند تا این کار، حسابرسان را بهنگام وقوع یک قصور یا کوتاهی آگاه سازد (محمدی، 1391).
http://hesabras.org/Portals/_Rainbow/images/default/63/The-role-of-electronic-surveillance-systems.pic1.jpg
نتیجهگیری
سامانه نظارت الکترونیکی (سنا) با هدف ایجاد نظام نظارتی هماهنگ و یکپارچه در دیوان محاسبات کشور بهعنوان یک طرح ملی بهصورت الکترونیکی از طریق ایجاد سامانه و زیرساختهای فناوری اطلاعات و ارتباطات بهمنظور دسترسی سریع، صحیح و بهموقع اطلاعات مورد نیاز ذینفعان برای ایجاد انضباط مالی و پاسداری از بیتالمال است. امید است با راهاندازی و بهرهبرداری این پروژه مهم بتوان ازطریق سامانه نظارت الکترونیکی نقش فعالی را در پایش مستمر ایفا نمود تا با این کار، حجم زیادی از اطلاعات مربوط به عملکرد دستگاههای اجرایی در کوتاهترین زمان پالایش، طبقهبندی و ساماندهی، پردازش، تحلیل و تفسیر گردد و به سلامت اقتصاد کشور جهت رشد و شکوفایی کمک شود.
پانوشتها:
Electronic Data Interchange
-1
Evidence Auditing
-2
Continuous Auditing
-3
Analytical Auditing
-4
(ITC)
Information and Communication Technology
-5
Internal Controls
-6
Electronic Evidence
-7
Tests of Controls
-8
Transactions Tests
-9
Substantive Tests
-10
Auditing Procedures
-11
-12
Interview
-13
Analytical Tests
-14
Following Up
-15
منابع:
[*=center]آشنایی با سامانه نظارت الکترنیکی (سنا) دیوان محاسبات کشور، مرکز آموزش و برنامهریزی دیوان محاسبات کشور، 1390
[*=left]اعتمادی حسین، شعبان الهی، کامران حسین آقایی، بررسی تاثیر فناوری اطلاعات بر ویژگیهای کیفی اطلاعات حسابداری، بررسیهای حسابداری و حسابرسی، سال سیزدهم، شماره 43، 1385
[*=left]الهی شعبان، عادل آذر، سیستمهای هوشمند اطلاعاتی مدیریت: رویکرد فازی- عصبی، فصلنامه علمی و پژوهشی مدرس، شماره اول، 1378
[*=left]رحیمیان نظامالدین، نقش فناوری اطلاعات در حسابرسی، ماهنامه حسابدار، سال سیزدهم، شماره 131، 1377
[*=left] عربمازار یزدی محمد، امیر پوریا نسب، حسابرسی پیوسته، فصلنامه حسابدار رسمی، شماره 7، سال دوم، 1384
[*=left]محمدی جمال، علی بیات، کامران محمدی، حسابرسی پیشرفته، انتشارات صانعی، 1391
AICPA, Audit Practice Release, Audit Implications of Electronic Document Management, NewYork, 1997
[*=center]
AICPA, Audit Practice Release, The Information Echnology Age: Evidential Matter in the Electronic Environment, NewYork, 1997
[*=center]
Tansey D.T., G. Darnotn, J. Wateridge, Business Information, Technology and Society, Routledge, Lodin and NewYork, First wd, 2003
[*=center]
Warren J.R., D. Joseph, Continuous Auditing: Implication of The Current Technological, Regulatory and Corporate Environment, Unpublished, 2005
[*=center]