وحید 0319
28th August 2012, 10:31 PM
سیستم رایانه ای مدیریت اطلاعات در کارگاه
آنچه که امروزه در دنیای رقابت بسیار مورد توجه قرار می‌گیرد، استفاده بهبنه از انبوه اطلاعات است، نه داشتن اطلاعات انبوه. هدف نهایی در این تحقیق طراحی سیستم مدیریت اطلاعات در پروژه‌های اجرایی است تا بتوان اطلاعات موجود در کارگاه ساخت را به کمک آن ثبت، پردازش و تحلیل نمود. با توجه به خصوصیات منحصر به فرد پروژه‌ها، برای طراحی سیستم مدیریت اطلاعات دقیق، لازم بود تحقیق در چارچوب یک تخصص انجام گیرد.
http://up.vatandownload.com/images/nxw9to7gdh21g8s2vv4y.jpg
بنابراین از میان پروژه‌های اجرایی تخصص پل‌سازی انتخاب و مورد بررسی قرار گرفت. روش جمع‌آوری اطلاعات از طریق پرسش‌نامه در جامعه آماری 41 واحدی بوده که به روش تصادفی انتخاب گردیده‌اند. پس از جمع‌آوری پرسش‌نامه‌ها، اطلاعات 36 پرسش‌نامه تشریح، چالشهای موجود شناسایی و اولویتها در طراحی سیستم مورد نظر مشخص گردید.
1- مقدمه
با توجه به انبوه اطلاعات موجود در کارگاهها و استفاده از شیوه‌های سنتی مدیریت در استفاده از اطلاعات، شکاف عمیقی بین گزارشات و اطلاعات واقعی موجود در کارگاه احساس می‌شود. ضمن اینکه در شرایط موجود جمع‌آوری و تهیه همین گزارشات غیر شفاف نیز بسیار سخت و وقت‌گیر خواهد بود. طراحی سیستم مدیریت اطلاعات با استفاده از بانکهای اطلاعاتی متنوع، ایجاد دسترسی برای کاربران و پرسنل، تنظیم گزارشات و استفاده از استانداردها برای استفاده‌های موردنظر خواهد بود. استفاده از این سیستم در کارگاه کمک شایانی به کیفیت اجرای پروژه خواهد نمود.
به طور کلی می‌توان گفت یک سیستم اطلاعاتی (IS) عبارت است از یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یک موسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه[1]. سیستمهای اطلاعاتی دارای سطوح مختلفی هستند که هریک از این سطوح وظیفه خاصی را برعهده خواهند داشت:
1- سیستم پردازشگر واکنشها : این سیستم که به نام "سیستم پردازش مبادلات" نیز معروف است پایین‌ترین سطح در سیستمهای اطلاعاتی را برعهده دارد. این سیستم از طریق تعریف فرایندها و رویه‌ها و پردازش اطلاعات، انجام و کنترل عملیات سازمان را بر عهده دارد.
2- سیستم مدیریت اطلاعات : گونه‌ای از سیستمهای اطلاعاتی که اطلاعات داخلی سازمان را از سیستمهای پردازش عملیات دریافت و آنها را در قالب‌های با‌معنی و مفید به عنوان گزارش‌های مدیریت خلاصه می‌کنند تا در انجام وظایف مدیریتی مانند کنترل و تصمیم‌گیری استفاده شوند.
3- سیستم پشتیبان تصمیم‌گیری : این سیستم اطلاعاتی در تصمیم‌گیری‌های نیازمند مدل‌سازی، فرمول‌بندی، محاسبه، مقایسه، انتخاب بهترین گزینه یا پیش‌بینی سناریوهای محتمل به مدیریت کمک می‌کند.
2- کارگاه پل‌سازی و خصوصیات آن
واضح و مبرهن است که با توجه به ویژگیهای منحصر به فرد پروژه‌ها، تهیه سیستم مدیریت اطلاعات و ارتباطات در پروژه‌ها نیازمند بررسی موضوعی (مطالعات موردی) پروژه‌های مختلف بوده و نمی‌توان بر اساس دید کلی از پروژه‌ها سیستمی را طراحی نمود که تمام نیازها را برطرف نماید. بنابراین ناگزیر به انجام مطالعات موردی برای پروژه‌ها خواهیم بود. در این قسمت ضمن ذکر دلایل انتخاب کارگاه پل‌سازی، شرایط موجود در کارگاه پل‌سازی را نیز توصیف خواهیم نمود. خصوصیات صنعت پل‌سازی عبارت خواهند بود از:
• جزء معدود پروژه‌هایی هستند که هم در داخل شهر اجرا می‌شوند و هم در خارج شهر
• توجه به ابعاد گوناگون در ساخت آن شامل ملاحظات سازه‌ای، ترافیکی، مدیریت شهری، تأسیساتی ، هیدرولیک و هیدرولوژی، زیست‌محیطی، زمین‌شناسی، ژئوتکنیکی، معماری و اجرایی.
• مبلغ اجرایی نسبتا بالا
• گستردگی زیاد پروژه ( مصالح فراوان، ماشین‌آلات گوناگون، نیروی انسانی متخصص)
• اجرای سریع و دقیق بدلیل اتصال شریانها و مسیرهای درون شهری و برون شهری، اجرا در فصول خشک سال (پلهای رودخانه‌ای) و محدودیت ترافیکی در شهرها
• روشهای اجرایی مختلف
• اجرای متعدد پروژه در سطح کشور
متأسفانه در ایران هیچ‌گونه نرم‌افزار و سیستمی که اطلاعات و مستندات کارگاه را به‌طور کامل تحت پوشش قرار داده و به صورت تجاری در اختیار پیمانکاران قرار گیرد، وجود ندارد و نرم‌افزارهایی که اکنون موجود بوده و مورد استفاده پیمانکاران قرار می‌گیرند، فقط قسمتی از اطلاعات موجود در کارگاه را تحت پوشش قرار داده و یا قادر به تهیه گزارشات محدودی در سطح کارگاه برای پیمانکار، کارفرما و مشاور می‌باشند.
با توجه به انجام فعالیتهای گسترده در کارگاههای پل‌سازی، نیاز است که اطلاعات مربوط به امور مختلف شامل اطلاعات مالی، پرسنلی، صورت‌وضعیت و تعدیل، فنی و اجرایی، حقوقی و قراردادی، بایگانی، انبار، و امور مدیریتی تحت پوشش سیستم اطلاعاتی قرار گیرند. بنابراین به راحتی می‌توان گفت هرچند نرم‌افزارهای نامبرده قابلیتهای فراوان در حیطه فعالیت خود دارند ولی حتی استفاده از چندین نرم‌افزار در زمینه‌های مختلف نیز نمی‌تواند جوابگوی نیاز مدیریت پروژه باشد. بنابراین نیاز خواهد بود یک سیستم اطلاعاتی برای مدیریت پروژه طراحی و در کارگاه پل‌سازی مورد استفاده قرار گیرد. لازم به ذکر است که این سیستم باید تمامی اطلاعات موجود در کارگاه را ثبت و ضبط نموده، آنها را مورد بازیابی قرار داده و سپس در فرمتهای معین در اختیار مدیریت قرار دهد. ضمن اینکه مدیریت مستندات و مدارک نیز باید از دیگر قابلیتهای این سیستم باشد.
3- انجام تحقیق و نمونه‌گیری
از آنجایی که تحقق اهداف به صورت موفقیت‌آمیز، منوط به انجام مطالعات آماری دقیق و کامل، بررسی فعالیتهای پیشین و مطالعات نیازسنجی میباشد ضمن اینکه با توجه به غیرممکن بودن بررسی عملکرد تمامی پیمانکاران، برای انجام این تحقیق نیاز به انتخاب نمونه، تهیه و توزیع پرسش‌نامه، بررسی نمونه‌ای، تحلیل نتایج و در نهایت تعمیم نتایج آن به کل جامعه (در اینجا پیمانکاران پل‌سازی) خواهیم بود. در ادامه مکانیزم انجام کار نیز تشریح خواهد شد.
با توجه به داشتن هدف معین از انجام این تحقیق- طراحی سیستم مدیریت اطلاعات برای کارگاه پیمانکاری (کارگاه پل‌سازی)- نیاز به شناخت چالشها و کاستی‌های موجود در زمینه ارتباطات و اطلاعات کارگاه خواهیم داشت. به عبارت دیگر، لازمه و پیش‌نیاز ارائه راهکار و طراحی نرم‌افزار اطلاعاتی، شناخت کامل از محیط کارگاه، بررسی اطلاعات و ارتباطات موجود در کارگاه، آگاهی از نرم‌افزارهای اطلاعاتی کارگاه (در صورت وجود) و اطلاع از توانایی آن، شناسایی چالشها در این زمینه، تعیین عوامل موفقیت سیستم نرم‌افزاری و اولویت‌بندی این عوامل خواهد بود. حال برای رسیدن به این پیش‌نیازها انجام تحقیق در این زمینه لازم و ضروری خواهد بود.
با توجه به توضیحات فوق، این تحقیق را می‌توان یک تحقیق توصیفی- استنباطی به شمار آورد. چراکه در این تحقیق در برخی موارد نیاز به توصیف شرایط موجود و در برخی دیگر به دنبال علل و نتایج خواهیم بود. لازم به ذکر است، برای تهیه لیست علل و عوامل با توجه به عدم انجام تحقیق در زمینه مورد نظر در گذشته و نبود اطلاعات، با حضور در 3 کارگاه پل‌سازی و با استفاده از حدسیات، لیست عوامل و علل تهیه و در نهایت از نظرات 3 تن از کارشناسان این حوزه (سرپرست کارگاه پل‌سازی) استفاده شد.
برای تعیین شرایط مکانی و زمانی تحقیق نیز لازم به ذکر است، زمان انجام تحقیق در زمان معاصر (حال) بوده و با توجه به ثبات رویه کاری در کارگاههای پل‌سازی به واسطه فعالیت پیمانکاران تحت شرایط تعیین شده توسط سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی، اعمال محدودیت جغرافیایی نیز نیاز نخواهد بود. به عبارت دیگر، فضای کلی حاکم بر کارگاههای پل‌سازی بواسطه تغییرات مکانی و جغرافیایی در سطح کشور، متغیر نخواهد بود.
در مورد استراتژی تحقیق نیز، با توجه به تعریف و کاربرد هریک از استراتژیها، بهترین گزینه برای این تحقیق استفاده از پیمایش خواهد بود. یعنی در این تحقیق با انتخاب تعدادی پیمانکار به عنوان نمونه و تکمیل پرسش‌نامه‌ای که در اختیار آنها قرار خواهد گرفت، به اطلاعات اولیه دست خواهیم یافت.
بنابراین جامعه نمونه‌گیری و واحدهای نمونه‌گیری در این تحقیق عبارت است از پیمانکاران شاغل در امر پل‌سازی که در این زمینه بیش از 3 سال سابقه اجرای پل داشته باشند. این پیمانکاران حداقل می‌بایست دارای پایه 3 رشته راه و ترابری باشند . دلیل این امر، به دلیل حصول اطمینان از فعالیت پیمانکاران در این زمینه میباشد. پیمانکاران پایه‌های پایینتر (پایه 4 و 5) به دلیل داشتن ظرفیت کاری کم، فقدان اعتبار در این زمینه، فقدان پشتوانه مالی و کمبود تجربه قادر نخواهند بود در کارهای بزرگ و حجیم پل‌سازی شرکت نمایند. بنابراین برای نمونه‌گیری و بررسی مشکلات و چالشهای موجود گزینه‌های مناسبی نمی‌باشند. علاوه بر این، پیمانکاران پایه 4 و 5، بیشتر بعنوان پیمانکاران دسته دوم در پروژه‌ها بکار گرفته می‌شوند که این مسئله باعث می‌شود تا این پیمانکاران بدلیل عدم مواجهه با کارفرما و دستگاه نظارت، فعالیت در زمینه‌ای خاص و فعالیت در محدوده زمانی کوتاه به جزئیات کارگاه و روابط موجود اطلاعات کافی نداشته باشند.
بنابراین در این تحقیق پیمانکاران رشته راه و ترابری در پایه‌های 1،2 و 3 بعنوان واحدهای جامعه شناخته خواهند شد. در جدول 1 تعداد پیمانکاران در پایه‌های مذکور مشخص شده‌ند. ذکر این نکته ضروریست به این دلیل که هر پیمانکار می‌تواند در صورت داشتن صلاحیت، بیش از یک پایه را احراز نماید، نام برخی پیمانکاران در پایه‌های مختلف تکرار می‌شود. لذا برای جلوگیری از تکرار در مرحله پیمایش، نام هر پیمانکار با بالاترین پایه احراز شده شناخته شده و فقط یکبار به عنوان واحد جامعه محسوب خواهد شد. بنابراین جامعه آماری، متشکل از 408 پیمانکار خواهد بود.
پس از مشخص شدن تعداد اعضای جامعه، با استفاده از فرمولهای آماری، تعداد واحدهای نمونه برابر 41 واحد تعیین شد و پس از توزیع پرسش‌نامه‌ها در میان 41 پیمانکار و جمع‌آوری آنها، با حذف 5 پرسش‌نامه بدلیل داشتن اطلاعات نامطمئن و غیردقیق، نتایج مربوط به پرسش‌نامه 36 پیمانکار مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت که در ادامه به برخی از آنها اشاره خواهد شد:
• اکثر قریب به اتفاق پیمانکاران اعتقاد دارند که اقدامات کمی در زمینه فناوری اطلاعات صورت پذیرفته است.
• بیشترین استفاده از نرم‌افزارهای اطلاعاتی در کارگاه در زمینه تهیه صورت‌وضعیت و تعدیل بوده است.
• به دلایل مختلف اکثریت قریب به اتفاق پیمانکاران تمایلی به استفاده از شبکه رایانه‌ای در کارگاه ندارند.
• به اعتقاد تمامی پاسخ‌دهندگان، استفاده از سیستمهای اطلاعاتی به هر نحوی بر زمینه‌های مختلف کارگاه تأثیر خواهد گذاشت.
• استفاده از سیستمهای اطلاعاتی بر عواملی همچون گزارش به مدیریت کارگاه، تهیه صورت‌حسابها و کنترل پروژه بیشترین تأثیر را خواهد گذاشت.
• مهمترین عوامل در انتخاب سیستمهای اطلاعاتی توسط کارشناسان و مدیران، به ترتیب سادگی و کاربرپسند بودن سیستم، امنیت اطلاعات و پوشش تمامی فعالیتها خواهد بود.
• عوامل مؤثر در موفقیت سیستم اطلاعاتی در کارگاه به این ترتیب خواهند بود: مدیریت کارگاه، ماهیت نرم‌افزار، میزان آموزش به پرسنل، سطح علمی پرسنل و ماهیت پروژه
• علی‌رغم اهمیت بالای اطلاعات و اسناد مالی و کنترل پروژه از نظر مدیریت کارگاه، سرعت دستیابی به این اطلاعات در حد مطلوبی نمی‌باشد.
4- انتخاب نرم‌افزار پایگاه داده و شبکه رایانه‌ای
با مقایسه مزايا و معايب نرم‌افزارهای بانک اطلاعاتی، می‌توان نرم‌افزار طراحي سيستم مديريت اطلاعات را انتخاب نمود. مزايا و معايب هريک از نرم‌افزارهاي بانک اطلاعاتي در جدول 2 آورده شده است. در نهایت با مقایسه تمامی نرم‌افزارهای پایگاههای داده، نرم‌افزار Access به عنوان نرم‌افزار طراحی انتخاب گردید. البته به قابلیتهای نرم‌افزار می‌بایست مزایایی همچون استفاده از نرم‌افزار Office در تمامی کامپیوترهای شخصی و اداری، امکان پشتیبانی و حمایت از نرم‌افزار Office، آسانی یادگیری و استفاده را نیز بیفزاییم، هرچند که به اعتقاد برخی از کارشناسان این نرم‌افزار قابلیت کامل یک بانک اطلاعات را ندارد[2].
لازم به ذکر است، با توجه به استفاده از زبان برنامه‌نویسی Visual Basic در نرم‌افزار اکسس، به راحتی می‌توان سیستم طراحی شده را بصورت Package بر روی کامپیوترها و شبکه‌های مختلف نصب نموده و مورد استفاده قرارداد. علاوه بر این در صورت نیاز به وارد کردن اطلاعات جدید، به راحتی می‌توان اطلاعات جدید را از نرم‌افزارهایی مثل Excel به این نرم‌افزار Import نمود. به عنوان مثال برای تهیه صورت‌وضعیت در هر پروژه که بر اساس فهارس بهای سال مشخصی صورت می‌گیرد، می‌توان فهارس بهای سال مورد نظر را که به صورت فایلهای Pdf و یا Excel موجودند، به راحتی به جداول اکسس Import نمود. بدین ترتیب سیستم مورد نظر برای تمامی پیمانهای جدید و قدیم کاربرد خواهد داشت.
5- تشریح فرآیندهای کاری سیستم مدیریت اطلاعات
در طراحی سیستم مدیریت اطلاعات، اولین قدم تعریف سیستم گردش کار و تعیین کارگروههای مستقل است، به گونه‌ای که امور کاری مرتبط با هم در یک کارگروه قرار گرفته و نام کارگروه نیز گویای مسئولیتها و فعالیتهای آن باشد. به عبارت دیگر، کارگروه به مجموعه‌ای از واحدها گفته می‌شود که این واحدها دارای فعالیتهای مرتبط و مشترک با هم باشند. تعریف کارگروههای کاری، بدلیل پوشش تمامی فعالیتهای کارگاه، انجام امور مختلف بصورت همزمان و جلوگیری از دوباره‌کاری، بسیار حائز اهمیت میباشد. بنابراین تعریف کارگروههای مستقل به گونه‌ای که اطلاعات ورودی و خروجی هر کارگروه به طور کامل در اختیار مدیریت و در صورت لزوم کارگروههای دیگر قرار گیرد، می‌تواند با توجه به استاندارد زبان برنامه‌نویسی بانک اطلاعات، استانداردهای مدیریت پروژه و همچنین کارایی بالای سیستم به واسطه عامل کاربرپسندی ، صورت پذیرد.
سیستم گردش کار در سیستم مدیریت اطلاعات باید به گونه‌ای باشد که ضمن پاسخگویی به نیازهای موجود، خروجی آن به گونه‌ای مطلوب در اختیار دیگر کارگروهها و واحدها قرار گیرد. لذا گردش کار می‌بایست با توجه به سلسله مراتب موجود، تفکیک فعالیت واحدها و کنترل مرحله‌ای گزارشات طراحی شود.
همانطور که در جدول 3 نیز مشاهده می‌شود برای استفاده از MIS در کارگاههای پل‌سازی، 4 کارگروه اصلی وجود دارند که تمام واحدهای موجود در کارگاه را تحت پوشش قرار می‌دهند. هریک از این کارگروهها دارای وظایف مشترک و تخصصی هستند که با توجه به سطوح دسترسی در سیستم مدیریت اطلاعات می‌توانند، اطلاعات را وارد نموده و یا از خروجی اطلاعات استفاده نمایند. همانطور که در شکل 1 نیز مشاهده می‌شود صفحه اصلی سیستم طراحی شده نیز با توجه به همین کارگروهها تقسیم‌بندی شده به گونه‌ای که هر کاربر با دانستن موقعیت خود در نمودار سازمانی، به راحتی از آن استفاده خواهد نمود.
1-5- ثبت کارهای روزانه کارگاه
دسترسی به بانکهای اطلاعاتی مربوط به ثبت امور روزمره کارگاه که تقریبا هر روزه و یا در دوره‌های زمانی کوتاه تکرار می‌شوند، از طریق صفحه اصلی صورت می‌گیرد. این فعالیتها از طریق سطوح دسترسی تعریف شده برای کاربران قابل ثبت خواهند بود. هریک از کلید فرمانهای موجود در قسمت " ثبت کارهای روزانه کارگاه " توانایی ثبت اطلاعات زیر را خواهند داشت:
1. کارکرد پرسنل: ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان از طریق شماره پرسنلی.
2. کارکرد ماشین‌آلات: ثبت ساعات کارکرد ماشین‌آلات و هزینه‌های هریک از آنها
3. حجم فعالیتهای روزانه: ثبت حجم فعالیتهای صورت گرفته در روز.
4. هزینه‌های جاری و فاکتورها: وارد کردن هزینه‌های جاری کارگاه
5. پیمانکاران جزء: ثبت امور مربوط به پیمانکاران جزء
6. ثبت نامه‌نگاریها: وارد کردن اطلاعات نامه‌های دریافتی و ارسالی
7. ورود مصالح به کارگاه: ثبت اطلاعات مربوط به مصالح ورودی
همانطور که مشاهده می‌شود، اساس گزارشات نهایی و فرمهای خلاصه اطلاعات در این سیستم، ثبت صحیح و دقیق فعالیتهای روزانه میباشد. به عبارت دیگر، صحت اطلاعاتی که از طریق این فرمها به صورت روزانه و به مرور ذخیره می‌شود، دقت گزارشات پایانی را در پی خواهد داشت. در ادامه به تشریح چگونگی ثبت این امور خواهیم پرداخت.
2-5- امور اداری
بطور کلی کارگروه اداری شامل واحدهای بایگانی، کارگزینی و دبیرخانه خواهد بود. وظایفی که به طور اختصاصی برعهده این کارگروه گذاشته شده است عبارتند از:
• ثبت اطلاعات پرسنلی
• تهیه، ثبت و ضبط نامه‌ها
• بایگانی نامه‌ها و اطلاعات
• امور پرسنلی و حقوق کارکنان
بدین ترتیب، با شناخت کلی از وظایف کارگروه اداری می‌توان وظایف آنها را در سیستم طراحی شده بیان نمود. همانطور که در شکل 1 مشاهده می‌شود، در صفحه اصلی سیستم اطلاعاتی قسمت اداری دارای 2 دکمه فرمان بانک نامه‌ها و پرسنل و کارگزینی است که در مورد هریک، توضیحات لازم را ارائه خواهیم داد.
با استفاده از دکمه فرمان "بانک نامه‌ها" توانایی دسترسی به اطلاعات و نامه‌های ثبت شده را خواهیم داشت. به عبارت دیگر از این طریق هيچ‌گونه ورودي داده‌اي نداریم، بلکه مي‌توان عمليات بازخواني اطلاعات، کنترل و جستجو را انجام داد. در صورتيکه اطلاعات تمام نامه‌هاي ارسالي و دريافتي به صورت روزانه ثبت و ذخيره شوند، اکنون يک بايگاني کامل از تمام مکاتبات داريم که حتي براي مشاهده و استفاده از نامه‌ها، نياز به خروج از سيستم يا تهيه کپي نخواهيم داشت.
از طریق دکمه فرمان " پرسنل و کارگزيني "، می‌توان اطلاعات پرسنل، حقوق و مزايا، بيمه و ماليات هریک را مشخص و تعيين نمود. در صورت اضافه شدن پرسنل جديد، قبل از هر اقدامي مي‌بايست اطلاعات کارکنان جديد در فرم مربوطه وارد شود. با وارد شدن اطلاعات پرسنل جديد در اين فرم، خودبه‌خود نام اين پرسنل در ديگر گزارشات و فرمهاي مرتبط ثبت خواهد شد. به عنوان مثال پرسنل جديد در صورت ثبت اطلاعات و داشتن شماره پرسنلي، قابليت وارد کردن کارکرد روزانه خود را در فرم ثبت ساعات کاري روزانه خواهند داشت.
3-5- فنی و اجرایی
به طور کلی وظیفه کارگروه فنی و اجرایی، پیش‌بردن پروژه با در نظر گرفتن مسائل کیفی، فنی و اجرایی است. بنابراین تمامی فعالیتهای کارگاه تحت‌الشعاع فعالیتهای موفقیت‌آمیز این کارگروه خواهند بود. این کارگروه دارای قسمتهای مختلفی است که عبارتند از:
1. دفتر فنی: این واحد مسئولیت اجرای پروژه بر اساس خصوصیات فنی، آیین‌نامه و بخشنامه‌های مربوطه را به عهده دارد. پرسنل این واحد با نقشه‌ها و بخشنامه‌ها بسیار سروکار دارند.
2. واحد کنترل کیفی مصالح و تولیدات: انجام امور آزمایشی و کنترل کیفیت از اهم وظایف این واحد میباشد.
3. واحد ماشین‌آلات: تدارک تجهیزات فنی و کنترل کارکرد ماشین‌آلات و تجهیرات توسط این واحد انجام خواهد شد.
4. مصالح ساخت: سفارش، ثبت و تحویل مصالح ساخت از امور مربوط به این واحد خواهد بود. انبار مصالح اصلی‌ترین جزء این واحد خواهد بود.
مطابق شکل 1 در سیستم طراحی شده، قسمت فنی و اجرایی دارای چهار دکمه فرمان نقشه‌های اجرایی، کنترل کیفی، ماشین‌آلات و مصالح ساخت میباشد.
4-5- مالی و برآورد
در سیستم طراحی شده، کارگروه مالی و برآورد وظیفه تهیه صورت‌وضعیت، تهیه تعدیل، پیگیری صورت‌حسابها، کنترل امور پیمانکاران جزء و ثبت دریافتها و پرداختها را به عهده دارد. دکمه فرمانهای موجود در این کارگروه توانایی دارند تا از این اطلاعات استفاده نمایند:
1. تهیه صورت وضعیت: از طریق این دکمه فرمان، کاربر امکان دسترسی به فرمهای مربوط به تهیه صورت وضعیت و تعدیل را خواهد داشت.
2. دریافتها: وضعیت دریافتها اعم از تعدیل و صورت‌وضعیتهای تأیید شده و پولهای علی‌الحساب از این طریق مشخص می‌شود.
3. پرداختها: تمامی پرداختهای پیمانکار را می‌توانم با استفاده از این دکمه فرمان کنترل نمود.
5-5- مدیریت
قسمت مدیریت، آخرین و مهمترین کارگروه در کارگاه است که مسئولیت استفاده از گزارشات برای تعیین استراتژی و گرفتن تصمیمات راهبردی کارگاه را به عهده خواهد داشت. بنابراین اطلاعاتی که در این بخش مورد استفاده قرار می‌گیرد باید بسیار صریح، شفاف و کلی باشند. به همین دلیل سعی شده است که برخی گزارشات به صورت نموداری ارائه شوند. این کارگروه شامل سه واحد عمده میباشد که دارای وظایف متفاوتی هستند:
1- مدیریت کارگاه: شامل سرپرست کارگاه، مدیران و معاونان خواهد بود که تصمیم‌گیرندگان اصلی در اداره امور کارگاه به شمار می‌آیند.
2- واحد کنترل پروژه: این واحد نقش مشاور و بازوی مدیریت را ایفا می‌کند. گزارشات کلی کارگاه معمولا توسط این واحد تهیه و به اطلاع مدیریت می‌رسد.
3- مدیریت سیستم: به جهت محوریت نقش مدیر سیستم و لزوم هماهنگی کامل با مدیریت کارگاه، این واحد نیز به عنوان مشاور و دستیار مدیریت به حساب می‌آید.
چهار دکمه فرمان اطلاعات کلی، گزارشات، وضعیت نقدینگی و بانک اطلاعات در این کارگروه قرار دارند که هریک کارایی خاص خود را در این کارگروه انجام می‌دهند.
با انتخاب دکمه فرمان بانک اطلاعات، مدیر سیستم می‌تواند به تمامی بانکهای اطلاعات دسترسی داشته باشد. لازم به ذکر است با توجه به امکان بروز اشتباه در سیستم مثل ثبت اطلاعات نادرست و نیاز به تصحیح آنها، در نظر گرفتن چنین راهکاری بسیار ضروری خواهد بود. البته نباید فراموش کرد که دسترسی به بانکهای اطلاعاتی می‌بایست در اختیار افراد کارشناس و مسئول باشد و دسترسی افراد مختلف و غیرمسئول به بانکهای اطلاعاتی، مشکلات بسیار زیادی را به همراه خواهد داشت. بدین‌ترتیب در صورت بروز هر گونه اشکال، مدیر سیستم می‌تواند آنرا به راحتی حل نماید.
با توجه به داده‌هایی که در سیستم ثبت شده می‌توان وضعیت نقدینگی را در کارگاه مشخص نمود. به طور خلاصه می‌توان گفت با داشتن مجموع پرداختی و دریافتی، نقدینگی موجود را حساب نمود. واضح و مبرهن است که ثبت اطلاعات صحیح بر روی دقت نقدینگی بسیار مؤثر خواهد بود. علاوه بر مشاهده جزئیات مجموع آیتمهای دریافتی و پرداختی نیز قابل مشاهده میباشد.
در هر پروژه نیاز است تا اطلاعات اولیه پروژه شامل نام پروژه، اطلاعات قراردادی، طرفهای پیمان، مبلغ و مدت پیمان، مبلغ و مدت متمم و موارد مشابه تعیین گردد. اطلاعات اولیه به اطلاعاتی اطلاق می‌شود که با توجه به قرارداد و یا بخشنامه‌های مربوطه استخراج و به عنوان اساس فعالیتهای آتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. امکان وارد کردن اینگونه اطلاعات در فرم "مشخصات کلی پروژه" وجود دارد که از طریق دکمه فرمان مربوطه قابل دسترس خواهد بود..
چکیده داده‌هایی که وارد سیستم شده‌اند در قسمت گزارشات منعکس خواهد شد. در قسمت گزارشات سعی بر این است که اطلاعات بصورت خیلی کلی، واضح، شفاف و در صورت امکان از طریق نمودار در اختیار مدیریت قرار گیرند. گزارشات باید به گونه‌ای باشند که برداشتهای متفاوت از آنها نشود و امکان تفکیک اطلاعات در دوره‌های زمانی مختلف وجود داشته باشد. با فشردن دکمه فرمان " گزارشات "، فرمی باز خواهد شد که گزارشات مربوطه را در دو قسمت گزارشات ماهیانه و گزارشات کلی قرار داده است. گزارشات ماهیانه امکان گزارش‌گیری از اطلاعات را در دوره‌های یک ماهه در اختیار مدیریت قرار می دهد در حالی‌که در گزارشات کلی معمولا تمامی اطلاعات از شروع کار تا کنون منعکس شده است.
6- نتیجه‌گیری
1. در زمینه طراحی سیستمهای مدیریت اطلاعات در پروژه‌های اجرایی، تا کنون فعالیت چندانی نشده است و سیستمهای موجود یا برای پروژه‌ای خاص طراحی شده‌اند و یا فقط بخشی از فعالیتها را پوشش می‌دهند.
2. سیستم مدیریت اطلاعات موجود با استفاده از زبان برنامه‌نویسی پایگاههای داده (SQL) و نرم‌افزار Access طراحی شده و قابلیت فعالیت تحت شبکه را داراست.
3. در سیستم اطلاعاتی طراحی شده، با ثبت به مرور اطلاعات (Input)، می‌توان انواع گزارشات را بصورت دوره‌ای، ماهانه و سالانه دریافت نمود (Output). بدین ترتیب مدیریت کارگاه، از واقعیات موجود در کارگاه مطلع خواهد شد و نه از اطلاعات ساختگی.
4. در سیستم طراحی شده، امکان چاپ اطلاعات با فرمتهای مختلف وجود داشته و نیاز به صرف زمان برای طراحی گزارشات نخواهد بود.
5. در این سیستم گزارشات در حد امکان شفاف و روشن ارائه می‌گردد و در صورت نیاز با استفاده از نمودار امکان مقایسه فعالیتها در دوره‌های زمانی مختلف وجود دارد.
پیشنهادات
1. برگزاری سمینارهای آموزشی برای پیمانکاران و آشنا کردن مدیران شرکتهای پیمانکاری با مزایای استفاده از شبکه و سیستمهای مدیریت اطلاعات در کارگاه
2. تعلیم کارکنان و پرسنل کارگاه جهت استفاده بهینه از سیستمهای اطلاعاتی
3. تدوین قوانین و بخشنامه‌های جدید جهت تشویق استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در کارگاه
4. برگزاری دوره‌های کارآموزی برای دانشجویان رشته‌های مختلف- از قبیل عمران، فناوری اطلاعات، کامپیوتر و صنایع- در پروژه‌های عمرانی و صنعتی کشور توسط دستگاههای اجرایی
5. تشویق طراحان نرم‌افزاری برای تدوین سیستم اطلاعاتی برای پروژه‌های عمومی و نه خاص
6. در نظر گرفتن ضریب افزایشی یا هزینه بالاسری مربوط به هزینه‌های ناشی از تدوین سیستم اطلاعاتی و شبکه برای پیمانکار
7. گسترش دامنه کاری و تعیین نقش کارفرما و مشاور در سیستم طراحی شده
مراجع
1- متیو شیکر.، کتاب آموزشی SQL Server 7، مترجم قلی‌زاده نوری، فرهاد.، انتشارت نشر علوم روز، 1379
2- حسینی، جواد.، آشنایی با بانکهای اطلاعات، ضمیمه روزنامه جام جم (کلیک)، شماره 123، تاریخ انتشار 3/10/85
آنچه که امروزه در دنیای رقابت بسیار مورد توجه قرار می‌گیرد، استفاده بهبنه از انبوه اطلاعات است، نه داشتن اطلاعات انبوه. هدف نهایی در این تحقیق طراحی سیستم مدیریت اطلاعات در پروژه‌های اجرایی است تا بتوان اطلاعات موجود در کارگاه ساخت را به کمک آن ثبت، پردازش و تحلیل نمود. با توجه به خصوصیات منحصر به فرد پروژه‌ها، برای طراحی سیستم مدیریت اطلاعات دقیق، لازم بود تحقیق در چارچوب یک تخصص انجام گیرد.
http://up.vatandownload.com/images/nxw9to7gdh21g8s2vv4y.jpg
بنابراین از میان پروژه‌های اجرایی تخصص پل‌سازی انتخاب و مورد بررسی قرار گرفت. روش جمع‌آوری اطلاعات از طریق پرسش‌نامه در جامعه آماری 41 واحدی بوده که به روش تصادفی انتخاب گردیده‌اند. پس از جمع‌آوری پرسش‌نامه‌ها، اطلاعات 36 پرسش‌نامه تشریح، چالشهای موجود شناسایی و اولویتها در طراحی سیستم مورد نظر مشخص گردید.
1- مقدمه
با توجه به انبوه اطلاعات موجود در کارگاهها و استفاده از شیوه‌های سنتی مدیریت در استفاده از اطلاعات، شکاف عمیقی بین گزارشات و اطلاعات واقعی موجود در کارگاه احساس می‌شود. ضمن اینکه در شرایط موجود جمع‌آوری و تهیه همین گزارشات غیر شفاف نیز بسیار سخت و وقت‌گیر خواهد بود. طراحی سیستم مدیریت اطلاعات با استفاده از بانکهای اطلاعاتی متنوع، ایجاد دسترسی برای کاربران و پرسنل، تنظیم گزارشات و استفاده از استانداردها برای استفاده‌های موردنظر خواهد بود. استفاده از این سیستم در کارگاه کمک شایانی به کیفیت اجرای پروژه خواهد نمود.
به طور کلی می‌توان گفت یک سیستم اطلاعاتی (IS) عبارت است از یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یک موسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه[1]. سیستمهای اطلاعاتی دارای سطوح مختلفی هستند که هریک از این سطوح وظیفه خاصی را برعهده خواهند داشت:
1- سیستم پردازشگر واکنشها : این سیستم که به نام "سیستم پردازش مبادلات" نیز معروف است پایین‌ترین سطح در سیستمهای اطلاعاتی را برعهده دارد. این سیستم از طریق تعریف فرایندها و رویه‌ها و پردازش اطلاعات، انجام و کنترل عملیات سازمان را بر عهده دارد.
2- سیستم مدیریت اطلاعات : گونه‌ای از سیستمهای اطلاعاتی که اطلاعات داخلی سازمان را از سیستمهای پردازش عملیات دریافت و آنها را در قالب‌های با‌معنی و مفید به عنوان گزارش‌های مدیریت خلاصه می‌کنند تا در انجام وظایف مدیریتی مانند کنترل و تصمیم‌گیری استفاده شوند.
3- سیستم پشتیبان تصمیم‌گیری : این سیستم اطلاعاتی در تصمیم‌گیری‌های نیازمند مدل‌سازی، فرمول‌بندی، محاسبه، مقایسه، انتخاب بهترین گزینه یا پیش‌بینی سناریوهای محتمل به مدیریت کمک می‌کند.
2- کارگاه پل‌سازی و خصوصیات آن
واضح و مبرهن است که با توجه به ویژگیهای منحصر به فرد پروژه‌ها، تهیه سیستم مدیریت اطلاعات و ارتباطات در پروژه‌ها نیازمند بررسی موضوعی (مطالعات موردی) پروژه‌های مختلف بوده و نمی‌توان بر اساس دید کلی از پروژه‌ها سیستمی را طراحی نمود که تمام نیازها را برطرف نماید. بنابراین ناگزیر به انجام مطالعات موردی برای پروژه‌ها خواهیم بود. در این قسمت ضمن ذکر دلایل انتخاب کارگاه پل‌سازی، شرایط موجود در کارگاه پل‌سازی را نیز توصیف خواهیم نمود. خصوصیات صنعت پل‌سازی عبارت خواهند بود از:
• جزء معدود پروژه‌هایی هستند که هم در داخل شهر اجرا می‌شوند و هم در خارج شهر
• توجه به ابعاد گوناگون در ساخت آن شامل ملاحظات سازه‌ای، ترافیکی، مدیریت شهری، تأسیساتی ، هیدرولیک و هیدرولوژی، زیست‌محیطی، زمین‌شناسی، ژئوتکنیکی، معماری و اجرایی.
• مبلغ اجرایی نسبتا بالا
• گستردگی زیاد پروژه ( مصالح فراوان، ماشین‌آلات گوناگون، نیروی انسانی متخصص)
• اجرای سریع و دقیق بدلیل اتصال شریانها و مسیرهای درون شهری و برون شهری، اجرا در فصول خشک سال (پلهای رودخانه‌ای) و محدودیت ترافیکی در شهرها
• روشهای اجرایی مختلف
• اجرای متعدد پروژه در سطح کشور
متأسفانه در ایران هیچ‌گونه نرم‌افزار و سیستمی که اطلاعات و مستندات کارگاه را به‌طور کامل تحت پوشش قرار داده و به صورت تجاری در اختیار پیمانکاران قرار گیرد، وجود ندارد و نرم‌افزارهایی که اکنون موجود بوده و مورد استفاده پیمانکاران قرار می‌گیرند، فقط قسمتی از اطلاعات موجود در کارگاه را تحت پوشش قرار داده و یا قادر به تهیه گزارشات محدودی در سطح کارگاه برای پیمانکار، کارفرما و مشاور می‌باشند.
با توجه به انجام فعالیتهای گسترده در کارگاههای پل‌سازی، نیاز است که اطلاعات مربوط به امور مختلف شامل اطلاعات مالی، پرسنلی، صورت‌وضعیت و تعدیل، فنی و اجرایی، حقوقی و قراردادی، بایگانی، انبار، و امور مدیریتی تحت پوشش سیستم اطلاعاتی قرار گیرند. بنابراین به راحتی می‌توان گفت هرچند نرم‌افزارهای نامبرده قابلیتهای فراوان در حیطه فعالیت خود دارند ولی حتی استفاده از چندین نرم‌افزار در زمینه‌های مختلف نیز نمی‌تواند جوابگوی نیاز مدیریت پروژه باشد. بنابراین نیاز خواهد بود یک سیستم اطلاعاتی برای مدیریت پروژه طراحی و در کارگاه پل‌سازی مورد استفاده قرار گیرد. لازم به ذکر است که این سیستم باید تمامی اطلاعات موجود در کارگاه را ثبت و ضبط نموده، آنها را مورد بازیابی قرار داده و سپس در فرمتهای معین در اختیار مدیریت قرار دهد. ضمن اینکه مدیریت مستندات و مدارک نیز باید از دیگر قابلیتهای این سیستم باشد.
3- انجام تحقیق و نمونه‌گیری
از آنجایی که تحقق اهداف به صورت موفقیت‌آمیز، منوط به انجام مطالعات آماری دقیق و کامل، بررسی فعالیتهای پیشین و مطالعات نیازسنجی میباشد ضمن اینکه با توجه به غیرممکن بودن بررسی عملکرد تمامی پیمانکاران، برای انجام این تحقیق نیاز به انتخاب نمونه، تهیه و توزیع پرسش‌نامه، بررسی نمونه‌ای، تحلیل نتایج و در نهایت تعمیم نتایج آن به کل جامعه (در اینجا پیمانکاران پل‌سازی) خواهیم بود. در ادامه مکانیزم انجام کار نیز تشریح خواهد شد.
با توجه به داشتن هدف معین از انجام این تحقیق- طراحی سیستم مدیریت اطلاعات برای کارگاه پیمانکاری (کارگاه پل‌سازی)- نیاز به شناخت چالشها و کاستی‌های موجود در زمینه ارتباطات و اطلاعات کارگاه خواهیم داشت. به عبارت دیگر، لازمه و پیش‌نیاز ارائه راهکار و طراحی نرم‌افزار اطلاعاتی، شناخت کامل از محیط کارگاه، بررسی اطلاعات و ارتباطات موجود در کارگاه، آگاهی از نرم‌افزارهای اطلاعاتی کارگاه (در صورت وجود) و اطلاع از توانایی آن، شناسایی چالشها در این زمینه، تعیین عوامل موفقیت سیستم نرم‌افزاری و اولویت‌بندی این عوامل خواهد بود. حال برای رسیدن به این پیش‌نیازها انجام تحقیق در این زمینه لازم و ضروری خواهد بود.
با توجه به توضیحات فوق، این تحقیق را می‌توان یک تحقیق توصیفی- استنباطی به شمار آورد. چراکه در این تحقیق در برخی موارد نیاز به توصیف شرایط موجود و در برخی دیگر به دنبال علل و نتایج خواهیم بود. لازم به ذکر است، برای تهیه لیست علل و عوامل با توجه به عدم انجام تحقیق در زمینه مورد نظر در گذشته و نبود اطلاعات، با حضور در 3 کارگاه پل‌سازی و با استفاده از حدسیات، لیست عوامل و علل تهیه و در نهایت از نظرات 3 تن از کارشناسان این حوزه (سرپرست کارگاه پل‌سازی) استفاده شد.
برای تعیین شرایط مکانی و زمانی تحقیق نیز لازم به ذکر است، زمان انجام تحقیق در زمان معاصر (حال) بوده و با توجه به ثبات رویه کاری در کارگاههای پل‌سازی به واسطه فعالیت پیمانکاران تحت شرایط تعیین شده توسط سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی، اعمال محدودیت جغرافیایی نیز نیاز نخواهد بود. به عبارت دیگر، فضای کلی حاکم بر کارگاههای پل‌سازی بواسطه تغییرات مکانی و جغرافیایی در سطح کشور، متغیر نخواهد بود.
در مورد استراتژی تحقیق نیز، با توجه به تعریف و کاربرد هریک از استراتژیها، بهترین گزینه برای این تحقیق استفاده از پیمایش خواهد بود. یعنی در این تحقیق با انتخاب تعدادی پیمانکار به عنوان نمونه و تکمیل پرسش‌نامه‌ای که در اختیار آنها قرار خواهد گرفت، به اطلاعات اولیه دست خواهیم یافت.
بنابراین جامعه نمونه‌گیری و واحدهای نمونه‌گیری در این تحقیق عبارت است از پیمانکاران شاغل در امر پل‌سازی که در این زمینه بیش از 3 سال سابقه اجرای پل داشته باشند. این پیمانکاران حداقل می‌بایست دارای پایه 3 رشته راه و ترابری باشند . دلیل این امر، به دلیل حصول اطمینان از فعالیت پیمانکاران در این زمینه میباشد. پیمانکاران پایه‌های پایینتر (پایه 4 و 5) به دلیل داشتن ظرفیت کاری کم، فقدان اعتبار در این زمینه، فقدان پشتوانه مالی و کمبود تجربه قادر نخواهند بود در کارهای بزرگ و حجیم پل‌سازی شرکت نمایند. بنابراین برای نمونه‌گیری و بررسی مشکلات و چالشهای موجود گزینه‌های مناسبی نمی‌باشند. علاوه بر این، پیمانکاران پایه 4 و 5، بیشتر بعنوان پیمانکاران دسته دوم در پروژه‌ها بکار گرفته می‌شوند که این مسئله باعث می‌شود تا این پیمانکاران بدلیل عدم مواجهه با کارفرما و دستگاه نظارت، فعالیت در زمینه‌ای خاص و فعالیت در محدوده زمانی کوتاه به جزئیات کارگاه و روابط موجود اطلاعات کافی نداشته باشند.
بنابراین در این تحقیق پیمانکاران رشته راه و ترابری در پایه‌های 1،2 و 3 بعنوان واحدهای جامعه شناخته خواهند شد. در جدول 1 تعداد پیمانکاران در پایه‌های مذکور مشخص شده‌ند. ذکر این نکته ضروریست به این دلیل که هر پیمانکار می‌تواند در صورت داشتن صلاحیت، بیش از یک پایه را احراز نماید، نام برخی پیمانکاران در پایه‌های مختلف تکرار می‌شود. لذا برای جلوگیری از تکرار در مرحله پیمایش، نام هر پیمانکار با بالاترین پایه احراز شده شناخته شده و فقط یکبار به عنوان واحد جامعه محسوب خواهد شد. بنابراین جامعه آماری، متشکل از 408 پیمانکار خواهد بود.
پس از مشخص شدن تعداد اعضای جامعه، با استفاده از فرمولهای آماری، تعداد واحدهای نمونه برابر 41 واحد تعیین شد و پس از توزیع پرسش‌نامه‌ها در میان 41 پیمانکار و جمع‌آوری آنها، با حذف 5 پرسش‌نامه بدلیل داشتن اطلاعات نامطمئن و غیردقیق، نتایج مربوط به پرسش‌نامه 36 پیمانکار مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت که در ادامه به برخی از آنها اشاره خواهد شد:
• اکثر قریب به اتفاق پیمانکاران اعتقاد دارند که اقدامات کمی در زمینه فناوری اطلاعات صورت پذیرفته است.
• بیشترین استفاده از نرم‌افزارهای اطلاعاتی در کارگاه در زمینه تهیه صورت‌وضعیت و تعدیل بوده است.
• به دلایل مختلف اکثریت قریب به اتفاق پیمانکاران تمایلی به استفاده از شبکه رایانه‌ای در کارگاه ندارند.
• به اعتقاد تمامی پاسخ‌دهندگان، استفاده از سیستمهای اطلاعاتی به هر نحوی بر زمینه‌های مختلف کارگاه تأثیر خواهد گذاشت.
• استفاده از سیستمهای اطلاعاتی بر عواملی همچون گزارش به مدیریت کارگاه، تهیه صورت‌حسابها و کنترل پروژه بیشترین تأثیر را خواهد گذاشت.
• مهمترین عوامل در انتخاب سیستمهای اطلاعاتی توسط کارشناسان و مدیران، به ترتیب سادگی و کاربرپسند بودن سیستم، امنیت اطلاعات و پوشش تمامی فعالیتها خواهد بود.
• عوامل مؤثر در موفقیت سیستم اطلاعاتی در کارگاه به این ترتیب خواهند بود: مدیریت کارگاه، ماهیت نرم‌افزار، میزان آموزش به پرسنل، سطح علمی پرسنل و ماهیت پروژه
• علی‌رغم اهمیت بالای اطلاعات و اسناد مالی و کنترل پروژه از نظر مدیریت کارگاه، سرعت دستیابی به این اطلاعات در حد مطلوبی نمی‌باشد.
4- انتخاب نرم‌افزار پایگاه داده و شبکه رایانه‌ای
با مقایسه مزايا و معايب نرم‌افزارهای بانک اطلاعاتی، می‌توان نرم‌افزار طراحي سيستم مديريت اطلاعات را انتخاب نمود. مزايا و معايب هريک از نرم‌افزارهاي بانک اطلاعاتي در جدول 2 آورده شده است. در نهایت با مقایسه تمامی نرم‌افزارهای پایگاههای داده، نرم‌افزار Access به عنوان نرم‌افزار طراحی انتخاب گردید. البته به قابلیتهای نرم‌افزار می‌بایست مزایایی همچون استفاده از نرم‌افزار Office در تمامی کامپیوترهای شخصی و اداری، امکان پشتیبانی و حمایت از نرم‌افزار Office، آسانی یادگیری و استفاده را نیز بیفزاییم، هرچند که به اعتقاد برخی از کارشناسان این نرم‌افزار قابلیت کامل یک بانک اطلاعات را ندارد[2].
لازم به ذکر است، با توجه به استفاده از زبان برنامه‌نویسی Visual Basic در نرم‌افزار اکسس، به راحتی می‌توان سیستم طراحی شده را بصورت Package بر روی کامپیوترها و شبکه‌های مختلف نصب نموده و مورد استفاده قرارداد. علاوه بر این در صورت نیاز به وارد کردن اطلاعات جدید، به راحتی می‌توان اطلاعات جدید را از نرم‌افزارهایی مثل Excel به این نرم‌افزار Import نمود. به عنوان مثال برای تهیه صورت‌وضعیت در هر پروژه که بر اساس فهارس بهای سال مشخصی صورت می‌گیرد، می‌توان فهارس بهای سال مورد نظر را که به صورت فایلهای Pdf و یا Excel موجودند، به راحتی به جداول اکسس Import نمود. بدین ترتیب سیستم مورد نظر برای تمامی پیمانهای جدید و قدیم کاربرد خواهد داشت.
5- تشریح فرآیندهای کاری سیستم مدیریت اطلاعات
در طراحی سیستم مدیریت اطلاعات، اولین قدم تعریف سیستم گردش کار و تعیین کارگروههای مستقل است، به گونه‌ای که امور کاری مرتبط با هم در یک کارگروه قرار گرفته و نام کارگروه نیز گویای مسئولیتها و فعالیتهای آن باشد. به عبارت دیگر، کارگروه به مجموعه‌ای از واحدها گفته می‌شود که این واحدها دارای فعالیتهای مرتبط و مشترک با هم باشند. تعریف کارگروههای کاری، بدلیل پوشش تمامی فعالیتهای کارگاه، انجام امور مختلف بصورت همزمان و جلوگیری از دوباره‌کاری، بسیار حائز اهمیت میباشد. بنابراین تعریف کارگروههای مستقل به گونه‌ای که اطلاعات ورودی و خروجی هر کارگروه به طور کامل در اختیار مدیریت و در صورت لزوم کارگروههای دیگر قرار گیرد، می‌تواند با توجه به استاندارد زبان برنامه‌نویسی بانک اطلاعات، استانداردهای مدیریت پروژه و همچنین کارایی بالای سیستم به واسطه عامل کاربرپسندی ، صورت پذیرد.
سیستم گردش کار در سیستم مدیریت اطلاعات باید به گونه‌ای باشد که ضمن پاسخگویی به نیازهای موجود، خروجی آن به گونه‌ای مطلوب در اختیار دیگر کارگروهها و واحدها قرار گیرد. لذا گردش کار می‌بایست با توجه به سلسله مراتب موجود، تفکیک فعالیت واحدها و کنترل مرحله‌ای گزارشات طراحی شود.
همانطور که در جدول 3 نیز مشاهده می‌شود برای استفاده از MIS در کارگاههای پل‌سازی، 4 کارگروه اصلی وجود دارند که تمام واحدهای موجود در کارگاه را تحت پوشش قرار می‌دهند. هریک از این کارگروهها دارای وظایف مشترک و تخصصی هستند که با توجه به سطوح دسترسی در سیستم مدیریت اطلاعات می‌توانند، اطلاعات را وارد نموده و یا از خروجی اطلاعات استفاده نمایند. همانطور که در شکل 1 نیز مشاهده می‌شود صفحه اصلی سیستم طراحی شده نیز با توجه به همین کارگروهها تقسیم‌بندی شده به گونه‌ای که هر کاربر با دانستن موقعیت خود در نمودار سازمانی، به راحتی از آن استفاده خواهد نمود.
1-5- ثبت کارهای روزانه کارگاه
دسترسی به بانکهای اطلاعاتی مربوط به ثبت امور روزمره کارگاه که تقریبا هر روزه و یا در دوره‌های زمانی کوتاه تکرار می‌شوند، از طریق صفحه اصلی صورت می‌گیرد. این فعالیتها از طریق سطوح دسترسی تعریف شده برای کاربران قابل ثبت خواهند بود. هریک از کلید فرمانهای موجود در قسمت " ثبت کارهای روزانه کارگاه " توانایی ثبت اطلاعات زیر را خواهند داشت:
1. کارکرد پرسنل: ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان از طریق شماره پرسنلی.
2. کارکرد ماشین‌آلات: ثبت ساعات کارکرد ماشین‌آلات و هزینه‌های هریک از آنها
3. حجم فعالیتهای روزانه: ثبت حجم فعالیتهای صورت گرفته در روز.
4. هزینه‌های جاری و فاکتورها: وارد کردن هزینه‌های جاری کارگاه
5. پیمانکاران جزء: ثبت امور مربوط به پیمانکاران جزء
6. ثبت نامه‌نگاریها: وارد کردن اطلاعات نامه‌های دریافتی و ارسالی
7. ورود مصالح به کارگاه: ثبت اطلاعات مربوط به مصالح ورودی
همانطور که مشاهده می‌شود، اساس گزارشات نهایی و فرمهای خلاصه اطلاعات در این سیستم، ثبت صحیح و دقیق فعالیتهای روزانه میباشد. به عبارت دیگر، صحت اطلاعاتی که از طریق این فرمها به صورت روزانه و به مرور ذخیره می‌شود، دقت گزارشات پایانی را در پی خواهد داشت. در ادامه به تشریح چگونگی ثبت این امور خواهیم پرداخت.
2-5- امور اداری
بطور کلی کارگروه اداری شامل واحدهای بایگانی، کارگزینی و دبیرخانه خواهد بود. وظایفی که به طور اختصاصی برعهده این کارگروه گذاشته شده است عبارتند از:
• ثبت اطلاعات پرسنلی
• تهیه، ثبت و ضبط نامه‌ها
• بایگانی نامه‌ها و اطلاعات
• امور پرسنلی و حقوق کارکنان
بدین ترتیب، با شناخت کلی از وظایف کارگروه اداری می‌توان وظایف آنها را در سیستم طراحی شده بیان نمود. همانطور که در شکل 1 مشاهده می‌شود، در صفحه اصلی سیستم اطلاعاتی قسمت اداری دارای 2 دکمه فرمان بانک نامه‌ها و پرسنل و کارگزینی است که در مورد هریک، توضیحات لازم را ارائه خواهیم داد.
با استفاده از دکمه فرمان "بانک نامه‌ها" توانایی دسترسی به اطلاعات و نامه‌های ثبت شده را خواهیم داشت. به عبارت دیگر از این طریق هيچ‌گونه ورودي داده‌اي نداریم، بلکه مي‌توان عمليات بازخواني اطلاعات، کنترل و جستجو را انجام داد. در صورتيکه اطلاعات تمام نامه‌هاي ارسالي و دريافتي به صورت روزانه ثبت و ذخيره شوند، اکنون يک بايگاني کامل از تمام مکاتبات داريم که حتي براي مشاهده و استفاده از نامه‌ها، نياز به خروج از سيستم يا تهيه کپي نخواهيم داشت.
از طریق دکمه فرمان " پرسنل و کارگزيني "، می‌توان اطلاعات پرسنل، حقوق و مزايا، بيمه و ماليات هریک را مشخص و تعيين نمود. در صورت اضافه شدن پرسنل جديد، قبل از هر اقدامي مي‌بايست اطلاعات کارکنان جديد در فرم مربوطه وارد شود. با وارد شدن اطلاعات پرسنل جديد در اين فرم، خودبه‌خود نام اين پرسنل در ديگر گزارشات و فرمهاي مرتبط ثبت خواهد شد. به عنوان مثال پرسنل جديد در صورت ثبت اطلاعات و داشتن شماره پرسنلي، قابليت وارد کردن کارکرد روزانه خود را در فرم ثبت ساعات کاري روزانه خواهند داشت.
3-5- فنی و اجرایی
به طور کلی وظیفه کارگروه فنی و اجرایی، پیش‌بردن پروژه با در نظر گرفتن مسائل کیفی، فنی و اجرایی است. بنابراین تمامی فعالیتهای کارگاه تحت‌الشعاع فعالیتهای موفقیت‌آمیز این کارگروه خواهند بود. این کارگروه دارای قسمتهای مختلفی است که عبارتند از:
1. دفتر فنی: این واحد مسئولیت اجرای پروژه بر اساس خصوصیات فنی، آیین‌نامه و بخشنامه‌های مربوطه را به عهده دارد. پرسنل این واحد با نقشه‌ها و بخشنامه‌ها بسیار سروکار دارند.
2. واحد کنترل کیفی مصالح و تولیدات: انجام امور آزمایشی و کنترل کیفیت از اهم وظایف این واحد میباشد.
3. واحد ماشین‌آلات: تدارک تجهیزات فنی و کنترل کارکرد ماشین‌آلات و تجهیرات توسط این واحد انجام خواهد شد.
4. مصالح ساخت: سفارش، ثبت و تحویل مصالح ساخت از امور مربوط به این واحد خواهد بود. انبار مصالح اصلی‌ترین جزء این واحد خواهد بود.
مطابق شکل 1 در سیستم طراحی شده، قسمت فنی و اجرایی دارای چهار دکمه فرمان نقشه‌های اجرایی، کنترل کیفی، ماشین‌آلات و مصالح ساخت میباشد.
4-5- مالی و برآورد
در سیستم طراحی شده، کارگروه مالی و برآورد وظیفه تهیه صورت‌وضعیت، تهیه تعدیل، پیگیری صورت‌حسابها، کنترل امور پیمانکاران جزء و ثبت دریافتها و پرداختها را به عهده دارد. دکمه فرمانهای موجود در این کارگروه توانایی دارند تا از این اطلاعات استفاده نمایند:
1. تهیه صورت وضعیت: از طریق این دکمه فرمان، کاربر امکان دسترسی به فرمهای مربوط به تهیه صورت وضعیت و تعدیل را خواهد داشت.
2. دریافتها: وضعیت دریافتها اعم از تعدیل و صورت‌وضعیتهای تأیید شده و پولهای علی‌الحساب از این طریق مشخص می‌شود.
3. پرداختها: تمامی پرداختهای پیمانکار را می‌توانم با استفاده از این دکمه فرمان کنترل نمود.
5-5- مدیریت
قسمت مدیریت، آخرین و مهمترین کارگروه در کارگاه است که مسئولیت استفاده از گزارشات برای تعیین استراتژی و گرفتن تصمیمات راهبردی کارگاه را به عهده خواهد داشت. بنابراین اطلاعاتی که در این بخش مورد استفاده قرار می‌گیرد باید بسیار صریح، شفاف و کلی باشند. به همین دلیل سعی شده است که برخی گزارشات به صورت نموداری ارائه شوند. این کارگروه شامل سه واحد عمده میباشد که دارای وظایف متفاوتی هستند:
1- مدیریت کارگاه: شامل سرپرست کارگاه، مدیران و معاونان خواهد بود که تصمیم‌گیرندگان اصلی در اداره امور کارگاه به شمار می‌آیند.
2- واحد کنترل پروژه: این واحد نقش مشاور و بازوی مدیریت را ایفا می‌کند. گزارشات کلی کارگاه معمولا توسط این واحد تهیه و به اطلاع مدیریت می‌رسد.
3- مدیریت سیستم: به جهت محوریت نقش مدیر سیستم و لزوم هماهنگی کامل با مدیریت کارگاه، این واحد نیز به عنوان مشاور و دستیار مدیریت به حساب می‌آید.
چهار دکمه فرمان اطلاعات کلی، گزارشات، وضعیت نقدینگی و بانک اطلاعات در این کارگروه قرار دارند که هریک کارایی خاص خود را در این کارگروه انجام می‌دهند.
با انتخاب دکمه فرمان بانک اطلاعات، مدیر سیستم می‌تواند به تمامی بانکهای اطلاعات دسترسی داشته باشد. لازم به ذکر است با توجه به امکان بروز اشتباه در سیستم مثل ثبت اطلاعات نادرست و نیاز به تصحیح آنها، در نظر گرفتن چنین راهکاری بسیار ضروری خواهد بود. البته نباید فراموش کرد که دسترسی به بانکهای اطلاعاتی می‌بایست در اختیار افراد کارشناس و مسئول باشد و دسترسی افراد مختلف و غیرمسئول به بانکهای اطلاعاتی، مشکلات بسیار زیادی را به همراه خواهد داشت. بدین‌ترتیب در صورت بروز هر گونه اشکال، مدیر سیستم می‌تواند آنرا به راحتی حل نماید.
با توجه به داده‌هایی که در سیستم ثبت شده می‌توان وضعیت نقدینگی را در کارگاه مشخص نمود. به طور خلاصه می‌توان گفت با داشتن مجموع پرداختی و دریافتی، نقدینگی موجود را حساب نمود. واضح و مبرهن است که ثبت اطلاعات صحیح بر روی دقت نقدینگی بسیار مؤثر خواهد بود. علاوه بر مشاهده جزئیات مجموع آیتمهای دریافتی و پرداختی نیز قابل مشاهده میباشد.
در هر پروژه نیاز است تا اطلاعات اولیه پروژه شامل نام پروژه، اطلاعات قراردادی، طرفهای پیمان، مبلغ و مدت پیمان، مبلغ و مدت متمم و موارد مشابه تعیین گردد. اطلاعات اولیه به اطلاعاتی اطلاق می‌شود که با توجه به قرارداد و یا بخشنامه‌های مربوطه استخراج و به عنوان اساس فعالیتهای آتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. امکان وارد کردن اینگونه اطلاعات در فرم "مشخصات کلی پروژه" وجود دارد که از طریق دکمه فرمان مربوطه قابل دسترس خواهد بود..
چکیده داده‌هایی که وارد سیستم شده‌اند در قسمت گزارشات منعکس خواهد شد. در قسمت گزارشات سعی بر این است که اطلاعات بصورت خیلی کلی، واضح، شفاف و در صورت امکان از طریق نمودار در اختیار مدیریت قرار گیرند. گزارشات باید به گونه‌ای باشند که برداشتهای متفاوت از آنها نشود و امکان تفکیک اطلاعات در دوره‌های زمانی مختلف وجود داشته باشد. با فشردن دکمه فرمان " گزارشات "، فرمی باز خواهد شد که گزارشات مربوطه را در دو قسمت گزارشات ماهیانه و گزارشات کلی قرار داده است. گزارشات ماهیانه امکان گزارش‌گیری از اطلاعات را در دوره‌های یک ماهه در اختیار مدیریت قرار می دهد در حالی‌که در گزارشات کلی معمولا تمامی اطلاعات از شروع کار تا کنون منعکس شده است.
6- نتیجه‌گیری
1. در زمینه طراحی سیستمهای مدیریت اطلاعات در پروژه‌های اجرایی، تا کنون فعالیت چندانی نشده است و سیستمهای موجود یا برای پروژه‌ای خاص طراحی شده‌اند و یا فقط بخشی از فعالیتها را پوشش می‌دهند.
2. سیستم مدیریت اطلاعات موجود با استفاده از زبان برنامه‌نویسی پایگاههای داده (SQL) و نرم‌افزار Access طراحی شده و قابلیت فعالیت تحت شبکه را داراست.
3. در سیستم اطلاعاتی طراحی شده، با ثبت به مرور اطلاعات (Input)، می‌توان انواع گزارشات را بصورت دوره‌ای، ماهانه و سالانه دریافت نمود (Output). بدین ترتیب مدیریت کارگاه، از واقعیات موجود در کارگاه مطلع خواهد شد و نه از اطلاعات ساختگی.
4. در سیستم طراحی شده، امکان چاپ اطلاعات با فرمتهای مختلف وجود داشته و نیاز به صرف زمان برای طراحی گزارشات نخواهد بود.
5. در این سیستم گزارشات در حد امکان شفاف و روشن ارائه می‌گردد و در صورت نیاز با استفاده از نمودار امکان مقایسه فعالیتها در دوره‌های زمانی مختلف وجود دارد.
پیشنهادات
1. برگزاری سمینارهای آموزشی برای پیمانکاران و آشنا کردن مدیران شرکتهای پیمانکاری با مزایای استفاده از شبکه و سیستمهای مدیریت اطلاعات در کارگاه
2. تعلیم کارکنان و پرسنل کارگاه جهت استفاده بهینه از سیستمهای اطلاعاتی
3. تدوین قوانین و بخشنامه‌های جدید جهت تشویق استفاده از سیستمهای اطلاعاتی در کارگاه
4. برگزاری دوره‌های کارآموزی برای دانشجویان رشته‌های مختلف- از قبیل عمران، فناوری اطلاعات، کامپیوتر و صنایع- در پروژه‌های عمرانی و صنعتی کشور توسط دستگاههای اجرایی
5. تشویق طراحان نرم‌افزاری برای تدوین سیستم اطلاعاتی برای پروژه‌های عمومی و نه خاص
6. در نظر گرفتن ضریب افزایشی یا هزینه بالاسری مربوط به هزینه‌های ناشی از تدوین سیستم اطلاعاتی و شبکه برای پیمانکار
7. گسترش دامنه کاری و تعیین نقش کارفرما و مشاور در سیستم طراحی شده
مراجع
1- متیو شیکر.، کتاب آموزشی SQL Server 7، مترجم قلی‌زاده نوری، فرهاد.، انتشارت نشر علوم روز، 1379
2- حسینی، جواد.، آشنایی با بانکهای اطلاعات، ضمیمه روزنامه جام جم (کلیک)، شماره 123، تاریخ انتشار 3/10/85