بر مبنای هدف مدیریت کنید
دقیقه مطالعه
بازدیدها: 0
تعيين هدف يا هدف‌هاي مشخص، تصميم‌گيري مشارکتي، تعيين زمان مشخص و بازخورد نتيجه عملکرد يا فيدبک دادن، چهار رکن اصلي اين نوع مديريت هستند و گام برداشتن درست در اين مسير مي‌تواند موفقيت يک تيم را تضمين کند. اما چطور مي‌شود به بهترين شکل به اعضاي تيم بازخورد داد و مشارکتشان را بيشتر کرد؟
چطور به تيمتان فيدبک بدهيد
1. به رفتارهاي خاص توجه کنيد. نتيجه بايد به صورتي مشخص – و نه به صورت کلي – بيان شود. براي مثال، به جاي گفتن اين جمله که «شما نگرش بدي داريد»، به عنوان يک مدير موثر بگوييد «من نگران نگرش شما به کارتان هستم. شما ديروز نيم ساعت ديرتر به جلسه وارد شديد و تازه گفتيد دستورالعمل جلسه را هم نخوانده‌ايد. امروز هم مي‌خواهيد سه ساعت مرخصي بگيريد چون با يک دندانپزشک قرار ملاقات داريد.» بيان اين جمله‌ها به شخص مي‌گويد که نوع رفتار وي مورد انتقاد قرار گرفته است.
2. يادتان باشد که در فيدبک دادن نبايد مسائل شخصي را مطرح کنيد. بازخورد يا همان فيدبک دادن بايد در رابطه با کار اعضاي تيم باشد. هرگز ديدگاه شخصي خود را به اعضاي تيمتان نگوييد و از اين منظر آن‌ها را سرزنش نکنيد. گفتن عبارت‌‌‌‌‌‌‌‌هايي مانند «احمق بي‌صلاحيت» و… نمي‌تواند نتيجه‌اي سازنده به بار آورد.
3. نتيجه کار بايد در جهت هدف به اعضاي تيم داده شود. اگر مدير بخواهد يک فيدبک منفي را به يکي از اعضاي تيم بدهد بايد مطمئن شود که اين بازخورد در رابطه با هدف‌هاي گيرنده پيام است. مدير بايد دقت کند که مقصودش از بيان مطلب چيست. در واقع، او اگر قصد دارد چنين پيامي را به اعضاي تيم بدهد که «من مطلبي دارم که مي‌خواهم آن را به شما يادآور شوم و – به اصطلاح – اين بار را از شانه خودم بردارم»، بهتر است اصلا حرفي نزند.
4. براي فيدبک دادن بايد زمان مناسب را پيدا کرد. بهتر است بلافاصله پس از انجام يک عمل خاص، نتيجه را به اعضاي تيم بازخور کرد چون اين مساله مي‌تواند روي رفتار اعضا اثر بگذارد.
5. اگر مي‌خواهيد فيدبکي به يکي از اعضاي تيمتان بدهيد بايد مطمئن شويد که او پيامتان را گرفته است. همچنين نتيجه‌اي که بازخور مي‌شود بايد روشن و کامل باشد به گونه‌اي که گيرنده پيام بتواند آن را به صورت کامل درک کند. مدير بايد توجه کند که گيرنده پيام مي‌تواند آنچه را شنيده است بازگو کند تا مطمئن شود که وي مقصود وي را درک کرده است.
6. فيدبک دادن بايد مربوط به رفتار قابل کنترل اعضاي تيم باشد. اگر در مورد کوتاهي‌هاي شخص به او تذکر داده شود ولي او بابت آن نتوانسته باشد هيچ کاري انجام دهد يا در واقع بر اين رفتار کنترلي نداشته است، در آن صورت نتيجه‌اي که بازخور شده، منفي است. بنابراين بهتر است چنين اقدامي صورت نگيرد و بازخور کردن نتيجه به گونه‌اي باشد که گيرنده پيام بتواند بعد از فيدبک گرفتن دست به اقدام مثبتي بزند که در جهت اهداف گروه باشد.
چطور شنونده بهتري باشيد
1. به چشمان گوينده خوب نگاه کنيد. ما با گوش‌هاي خود مي‌شنويم ولي قضاوت مردم در مورد گوش دادن ما اين است که آيا به چشمان آنان نگاه مي‌کنيم يا خير. تماس دو چشم باعث مي‌شود که سخنگو مورد توجه قرار گيرد، کمتر به بيراهه برود و به صحبت کردن تشويق شود.
2. با حرکات چشم و ابرو گفته‌هاي او را تاييد کنيد و توجه و علاقه خود را نشان دهيد. سر تکان دادن به نشانه داشتن نظر مثبت و حرکات چشم و ابرو و همزمان با آن نگاه کردن به چشمان گوينده باعث مي‌شود اين پيام به او مخابره شود که شما با تمام وجود به او گوش مي‌دهيد.
3. از حرکات يا عمليات اضافه اجتناب کنيد. کارهايي چون نگاه کردن به ساعت، ورق زدن کاغذ و بازي کردن با مداد نشانه خستگي و بي‌علاقگي فرد است. البته اگر هيچ حرکتي هم نکنيد، طرف مقابلتان احساس مي‌کند که کاملا او را فراموش کرده‌ايد.
4. پرسش‌هايي را مطرح کنيد. کسي که گوش مي‌دهد، آنچه را مي‌شنود تجزيه و تحليل و درباره آن پرسش‌هايي را مطرح مي‌کند. پرسش مؤيد اين است که شما مطالب را فهميده و آن‌ها را تجزيه و تحليل کرده‌ايد و به گوينده اطمينان مي‌دهد در حال گوش دادن هستيد.
5. تفسير کنيد. کسي که به صورت دقيق گوش مي‌دهد، از چنين عبارت‌ها يا جملاتي استفاده مي‌کند: «فکر مي‌کنم شما مي‌گوييد…» يا «مقصود شما اين است که…» گفتن اين جملات از جمله ابزارهاي خوبي است که ثابت مي‌کند شنونده در حال گوش دادن است و نيز صحت گفتار طرف مقابل هم با اين کار کنترل مي‌شود.
6. سعي کنيد حرف گوينده را قطع نکنيد. اجازه بدهيد گوينده کلام خود را به پايان برساند و پس از آن پرسش‌هاي خود را مطرح کنيد. هيچ‌گاه سعي نکنيد حدس بزنيد که افکار گوينده چيست.
7. در صحبت کردن زياده‌روي نکنيد. بيشتر افراد تمايل دارند که بيشتر حرف بزنند و نظرات خود را ابراز کنند و کمتر به حرف‌هاي ديگري گوش مي‌دهند. بسياري از ما از آن جهت گوش مي‌دهيم که تنها بدين وسيله قيمت حرف‌هايي را که مي‌خواهيم بزنيم، بپردازيم. حرف زدن لذت‌بخش‌تر است و سکوت موجب ناراحتي مي‌شود ولي نمي‌توان به صورت همزمان هم حرف زد و هم گوش داد. کسي که خوب گوش بدهد متوجه اين واقعيت مي‌شود و بيش از حد صحبت نمي‌کند.